Voraussetzungen für die Statistik

Benutzer- und Mediengruppen

Viele Statistiken basieren auf der Auswertung zum Vergleich verschiedener Benutzer- oder Mediengruppen . Diese müssen in den einzelnen Benutzer- und Exemplardatensätzen eingetragen sein. Wird die Ausleihstatistik genutzt, sollten Änderungen an Benutzer- oder Mediengruppen vermieden werden. Wenn diese unvermeidlich sind, sollte die Änderung zum Jahreswechsel erfolgen, damit Auswertungen, die eventuell über das ganze Jahr erfolgen mit einheitlichen Werten arbeiten.

Tagesabschluss und Jahresabschluss

Für eine Ausleihstatistik im Statistikmodul ist der Tagesabschluss (Statistik) notwendig. Dieser wird in der Verbuchung über Abschluss > Tagesabschluss (Statistik) oder Automatischer Abschluss (Tagesabschluss Statistik) durchgeführt. Wir empfehlen, den Tagesabschluss jeden Abend zu starten. Verlängerungen werden auch als Ausleihen gezählt.

Im Einstellungsmodul muss zum Jahreswechsel der Jahresabschluss durchgeführt werden, nach Abschluss der Jahresstatistik.

Nähere Informationen: Statistik - Jahresarbeiten – Jahresabschluss

Ressourcen

Wir empfehlen statistische Auswertungen nicht während der Öffnungszeiten (Ausleihbetrieb) durchzuführen. Auf Grund der großen Datentransaktionen bei statistischen Anfragen kann der Bibliotheksbetrieb ansonsten blockiert werden.

Datenhaltung

Damit in Medienstatistiken die Ausleihdaten aus dem Exemplarsatz für die Auswertung erhalten bleiben, müssen Medien im Katalog bis zum Abschluss der erforderlichen Statistiken erhalten bleiben. Wird ein Medium im Katalog gelöscht, verschwinden auch die Ausleihen aus der Auswertung der Ausleihzahlen. Ebenso dürfen – damit die Benutzerstatistiken genau ausgewertet werden – keine Benutzer gelöscht werden, da dann die entsprechenden Daten ebenfalls gelöscht werden.

 

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Einstellungen

Im Statistikmodul können Sie Menü unter Datei > Optionen und Datei > Kennzahlen Einstellungen vornehmen.

Optionen

Unter Optionen > Registerkarte Hitliste erfolgt die Voreinstellung für die Auswertung der Hitlisten (Medien) sowie der Besten- und Langweilerlisten:

Maximal anzuzeigende Datensätze: Legt fest, wie viele Datensätze bei den verschiedenen Besten- und Langweilerlisten tatsächlich angezeigt werden. Die Summe der Gesamtanzahl wird in jedem Fall angezeigt. In vielen Fällen ist es für Auswertungen günstiger, eine Auswahl z. B. nach Mediengruppe oder Systematik zu treffen, als den Wert auf weit über 1000 zu setzen.

Bei den Hitlisten nur Datensätze mit mind. n Ausleihen im aktuellen Jahr anzeigen: Schränkt die Auswertung für Hit- und Bestenlisten ein. Nur ab dieser Anzahl Ausleihen werden Benutzer oder Medien in der Auswertung berücksichtigt.

Bei den Negativlisten nur Datensätze mit maximal n Ausleihen im aktuellen Jahr anzeigen: Schränkt die Auswertung für Langweilerlisten ein. Nur Benutzer und Medien, die weniger als die hier angegebene Anzahl von Medien entliehen haben, werden in der Auswertung berücksichtigt.

Unter Optionen > Registerkarte Sonstiges finden Sie folgende Einstellungen:

Jahresstatistik: Abgänge unabhängig vom Makulierungsdatum: In den Jahresstatistiken (Statistik DBS, Statistik St. Michaelsbund und Jahresmeldung) werden in der Position Abgang standardmäßig alle Exemplare, denen zwischen dem 01.01. und 31.12. des ausgewerteten Jahres der Exemplarstatus makuliert zugeordnet wurde, gezählt.
Wird dieses Kontrollkästchen markiert, werden alle Exemplare mit dem Exemplarstatus makuliert gezählt, unabhängig davon, wann sie den Status erhielten. Das jeweilige Abgangsdatum finden Sie in den Exemplardaten auf der Registerkarte Weitere Felder.

Systematik nur nach Anfangsbuchstaben gruppieren: Diese Einstellung betrifft die Auswertungsmöglichkeit nach Systematik (Hauptgruppen). Ist das Kontrollkästchen markiert, sind die Hauptgruppen jeweils einstellig: Aa über Ahk bis Az, alle mit A beginnenden Systematikgruppen würden zusammengefasst unter A.

Nach wie viel Zeichen soll die Systematik gruppiert werden? Entsprechend der Auswahl an dieser Stelle kann alternativ auch eine beliebige Stellenanzahl angegeben werden, um für in Ihrer Bibliothek sinnvolle Aussagen zu erhalten. Je höher die eingetragene Zahl, desto detaillierter die Auswertung.

 Beispiel: Der Eintrag 2 führt dazu, dass die Anzeige Aa Ab Ac Ad unterscheidet, die Gruppen Ah, Ahk, Ahm zusammengefasst werden unter Ah.

 

Kennzahlen

Unter Datei > Kennzahlen können Sie spezifische Kennzahlen Ihrer Bibliothek angeben. Die Eingabe ist Voraussetzung für einige Auswertungen:

Potentielle Leser: Diese Zahl ist eine Art ideale Anzahl von Lesern. Für öffentliche Bibliotheken wird die Anzahl der potenziellen Leser oft als die Einwohnerzahl der Gemeinde oder des geographischen Einzugsgebiets festgelegt. Für Firmenbibliotheken kann die Anzahl der Mitarbeiter angenommen werden. Wissenschaftliche Bibliotheken können z. B. die Anzahl der Institutsmitglieder und Anzahl eingeschriebener Studierender erfassen.

Personalstellen: Theoretische Anzahl von Vollzeitstellen (eventuell also auch Dezimalzahlen).

Jahresetat: Geld, das der Bibliothek insgesamt für ein Jahr zur Verfügung steht.

Öffnungsstunden pro Woche

Export

Die Ergebnisse der statistischen Auswertungen können in einer Tabellenkalkulation (z. B. Excel) oder in einer Textverarbeitung weiterverwendet werden. Dabei können sowohl die Zahlen aus der Ergebnistabelle als auch die Grafik exportiert werden. Mit der Tabellenkalkulation können dann individuelle Auswertungen oder Grafiken erstellt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um Daten zu exportieren:

 Klicken Sie zum Exportieren der Tabelle auf die Schaltfläche Kopie, die sich bei der Ergebnisanzeige jeder Auswertung über der Tabelle befindet.

Öffnen Sie das Tabellen- oder Textverarbeitungssystem, in das die statistischen Daten importiert werden soll.

Fügen Sie die Tabelle über die Menüleiste Bearbeiten > Einfügen im Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm ein.

Die grafischen Darstellungen können mittels eines Bildschirmdrucks in die Zwischenablage kopiert werden und so in andere Programme exportiert werden. Drücken Sie dazu die Tastenkombination Alt+Drucktaste.

Wechseln Sie in die Textverarbeitung.

Fügen Sie die Grafik über die Menüleiste Einfügen oder die Tastenkombination Strg+C in die Textverarbeitung ein.

 

 Achtung:: Es können nicht beliebig große Mengen exportiert werden, der Umfang ist abhängig von der Größe des in Windows eingerichteten Zwischenspeichers. Sollten also nicht alle Daten im Programm ankommen, bitten Sie Ihre Systemadministration um eine entsprechende Vergrößerung des Zwischenspeichers.

Grafiken bearbeiten

Neben der tabellarischen Statistik wird ein Diagramm erstellt. Je nach Eignung werden entweder zwei- oder dreidimensionale Kuchen-, Balken- oder Liniengrafiken erstellt.

 Über die Schaltfläche Eigenschaften kann die Grafik nach den gewünschten Anforderungen geändert werden. Beim Erstellen der Grafiken ist zu beachten, dass zwar grundsätzlich alle Grafiken zur Verfügung stehen, i. d. R. aber nicht alle für die Anforderungen geeignet sind.

Die Legendentexte (sofern mehr als eine Datenstrecke vorhanden ist) sowie die Titelangaben für die X-Achse, die Y-Achse und das Diagramm insgesamt können ebenfalls in diesem Dialog geändert werden. Zudem kann eingestellt werden, ob die X-Achse mit Werten beschriftet werden soll.

Bestätigen Sie die Änderungen mit der Schaltfläche Anwenden und wählen Sie: OK, um den Dialog zu schließen, oder verwenden Sie die Schaltfläche Schließen, um den Assistenten wieder zu verlassen, ohne die Änderungen zu speichern.

Jedes Diagramm kann über die Schaltfläche Druck ausgedruckt werden.

Jedes 3D-Diagramm kann mittels Halten der linken Maustaste gedreht werden.

Um die Größe des Grafikelements zu verändern, klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste in die Grafik, es erscheint daraufhin ein Symbol einer Hand. Halten Sie die Taste Strg erneut gedrückt und klicken Sie auf ein Grafikelement, um die Grafik wieder auf die normale Größe zu bringen.

Benutzerstatistik

Die Benutzerstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung der aktiven Leser, der Altersstruktur und geographischen Verteilung der Benutzer. Sie basiert auf in den Benutzerdaten gespeicherten Werten. Bei jedem Ausleihvorgang wird das Datum der letzten Ausleihe überschrieben und der Wert der Ausleihen des Jahres und der Gesamtausleihen entsprechend erhöht.

Übersicht

Die Auswahl erfolgt über die rechte Menüleiste Benutzer > Übersicht.

Die Neuanmeldungen des aktuellen Monats und des Vormonats des aktuellen Jahres können ermittelt werden oder die Neuanmeldungen, die im gesamten aktuellen Jahr oder Vorjahr erfolgten:

 Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Auswertung gestartet. Das Alter der Benutzer und die Anzahl der Benutzer werden angezeigt. Bei Neuanmeldungen ohne Altersangabe handelt es sich um Institutionen. Die Auswertung erfolgt über das Feld Gültig seit (Benutzererfassung) / Anmeldung von bis (Statistik).

Markieren Sie in der Tabelle eine Zeile (Altersangabe) und drücken die Schaltfläche Detail werden die Namen der neu angemeldeten Leser aufgelistet. Es erfolgt der Wechsel zur Benutzerstatistik.

Über die Schaltfläche Auswahl kann eine individuelle Anfrage gestellt werden.

Über die Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Benutzerstatistik

Die Auswertungsmöglichkeit über Benutzer > Benutzerstatistik ermöglicht Auswertungen über die Benutzerstruktur Ihrer Bibliothek.

 Der Assistent wird nach Klick auf Benutzerstatistik geöffnet. Die Registerkarte Erklärung enthält Hinweise zur Statistik.

Über die Registerkarte Auswahl geben Sie die Kriterien an, über die Sie eine Statistik erstellen möchten, z. B.:

Alle Leser sollen ausgewertet werden: Bei Auswahl keine Eintragung vornehmen.

Aktive Leser, die das physische Angebot der Bibliothek nutzen, sollen ermittelt werden: Bei Letzte Ausleihe von z.B. 01.01. eines Jahres bis zum aktuellen Tagesdatum eintragen. Das Feld Letzte Ausleihe findet alle Leser, die physische Medien ausgeliehen haben.

Aktive Leser, die das Online-Angebot der Bibliothek nutzen, sollen ermittelt werden: Bei Letzter Login von z.B. 01.01. eines Jahres bis zum aktuellen Tagesdatum eintragen. Das Feld Letzter Login findet alle Leser, die eines der elektronischen Angebote genutzt haben, die über eine Schnittstelle an BIBLIOTHECAnext angebunden sind (z.B. OPEN, E-Medienschnittstelle, E-Medien).

Alle Aktive Leser, die entweder das physische oder das Online-Angebot der Bibliothek nutzen, sollen ermittelt werden: Dies ist mit folgender Abfrage möglich:

Letztes Login von 01.01.2017 bis 31.12.2017 und Letzte Ausleihe von 01.01. eines Jahres bis zum aktuellen Tagesdatum eintragen. Damit werden alle Leser gefunden, die entweder nur physische Medien oder physische Medien und Online-Medien ausgeliehen haben sowie alle Leser, die nur das elektronische Angebot genutzt und keine physische Ausleihe getätigt haben.

 Hinweis: Die Felder Letzte Ausleihe sowie Letztes Login suchen mit einer ODER-Verknüpfung die entsprechenden Daten.

 

Möchten Sie genauer differenzieren, welche Leser die Bibliothek besuchen bzw. welche ausschließlich online Ihre Bibliothek nutzen, ist dies mit folgenden Abfragen möglich:
1. Abfrage: Letzte Ausleihe von 01.01. eines Jahres bis zum aktuellen Tagesdatum eintragen. Damit werden Leser gefunden, die entweder nur physische Medien, oder physische Medien und Online-Medien ausgeliehen haben.
2. Abfrage: Letztes Login von 01.01.2017 bis 31.12.2017 und Letzte Ausleihe von leer bis 31.12. des Vorjahres. Hiermit werden alle Leser gefunden, die nur das elektronische Angebot genutzt und keine physische Ausleihe getätigt haben.
Die Abfragen ergeben die Liste der aktiven Leser. Tipp: Die Listen lassen sich mit der rechten Maustaste nach Excel exportieren.

Neuanmeldungen des Jahres ermitteln: Bei Anmeldung von z. B. 01.01. des Kalenderjahres bis zum aktuellen Tagesdatum oder 31.12. des Kalenderjahres eintragen.

Alle Kinder und Jugendlichen ermitteln: Bei Benutzergruppe, z. B. KUJ auswählen.

In der Registerkarte Auswahl können auch mehrere Felder mit UND verknüpft werden, um z. B. alle Kinder und Jugendlichen einer bestimmten Zweigstelle ermitteln.

Das Geschlecht wird durch M (männlich), W (weiblich), D (divers), P (Institutionen) oder O (ohne Angabe) angegeben.

Über die Schaltfläche Weiter wechseln Sie in die Registerkarte Gruppierung.

Sie geben an, nach welchem Kriterium die Leser gegliedert werden sollen.

In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, wonach sortiert werden soll:

Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Leser.

Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.

Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre).

Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter Gruppierung ausgewählt wurde.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt:

Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.

Die Anzahl gibt die Summe der Leser, z. B. der jeweiligen Benutzergruppe, an.

Gesamt meldet die Anzahl der Ausleihen, welche im aktuellen Jahr und über einen längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden.

Die Jahreszahl meldet die Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr. Voraussetzung ist, dass am Jahresende der Statistiklauf Jahresstatistik durchgeführt wurde.

Am Ende der Tabelle werden die Summe der Leser, der gesamten Ausleihen und der Ausleihen im aktuellen Jahr angezeigt.

Durchschnitt zeigt Summe / Anzahl der Gruppierung.

Über die Schaltfläche Auswahl wechseln Sie wieder in den Assistenten. Mit der Schaltfläche Kopie werden die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher kopiert. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen. Die Ausgabe der Statistik auf den Drucker erfolgt mit der Schaltfläche Druck.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Besucheraktivitäten

Ausgewertet wird die Aktivität der Benutzer. Bei jeder Ausleihaktion des Lesers wird die Aktivität gespeichert. Mit dem Tagesabschluss wird diese Aktivität in eine für diese Auswertung erstellte Tabelle übertragen. Sie können hiermit auswerten, wie viele Benutzer in der Bibliothek aktiv waren. Die Daten werden dauerhaft gespeichert, d. h., auch nach einem Jahresabschluss können Sie weiterhin die Aktivität auswerten.

Als Aktivität werden folgende Aktionen gewertet: Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung, Vormerkung, Änderung der Benutzerdaten. Nicht als Aktivitäten zählen Logins oder Ausleihen von E-Medien.

Nicht als Aktivität wird gewertet: Buchen oder Bezahlen von Gebühren, Aufruf der Kontofunktion, Aktionen mit der rechten Maustaste im Benutzerkonto außer Rückgabe und Verlängerung.

Die Aktivität der Benutzer kann in der Statistik nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden, z. B. nach der aktiven Zweigstelle, Benutzergruppen, Benutzerkennzeichen oder Alter.

Gehen Sie wie folgt vor:

 Wählen Sie im Menü Benutzer > Besucheraktivitäten. Es öffnet sich der Assistent mit der Registerkarte Erklärung.

Über die Registerkarte Auswahl geben Sie die Kriterien an, über die Sie eine Statistik erstellen möchten. Die angebotenen Felder entsprechen meist Feldern gleichen Namens aus dem Benutzerdatensatz.

Zweigstelle: Berücksichtigt den Eintrag im Feld Zweigstelle in den Benutzerdaten und bezieht sich daher auf die Zweigstelle, in der ein Benutzer angemeldet ist, nicht unbedingt jene, in der er aktiv war.

Geschlecht: Wird durch M (männlich), W (weiblich), D (divers), P (Institutionen) oder O (ohne Angabe) angegeben. Die Werte müssen in Großbuchstaben angegeben werden. Die Werte müssen in Großbuchstaben angegeben werden.

Statistikkennzeichen: Dieses Feld kann in den Benutzerdaten einen anderen Namen tragen, entsprechend der Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKZ.

Aktive Zweigstelle: Dieses Feld hat keine Entsprechung in den Benutzerdaten. Die Auswahl bezieht sich auf die Zweigstelle, in der die betreffende Aktion tatsächlich durchgeführt wurde. Der Wert wird an jedem einzelnen Arbeitsplatz im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe auf der Registerkarte Zweigstellen im Feld Zweigstelle in der sich dieser Arbeitsplatz befindet festgelegt.
Es können in der Auswahlmaske auch mehrere Werte eingetragen werden, die dann automatisch mit UND verknüpft werden, z. B. können Sie alle Kinder und Jugendlichen einer bestimmten Zweigstelle ermitteln durch Auswahl der Benutzergruppe Kinder und Jugendliche sowie der Zweigstelle.

Mit Weiter wechseln Sie auf die Registerkarte Gruppierungen.

Sie geben an, nach welchem Kriterium die Leser in der Anzeige gegliedert werden sollen.

 Beispiel: Bei Auswahl haben Sie keine Eintragung vorgenommen. Bei Gruppierung markieren Sie Benutzergruppe. Die Anzeige fasst dann die Werte für verschiedene Benutzergruppen zusammen, z. B. die Zahlen für Erwachsene, Schüler, Mitarbeiter.

 

In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, wonach die Ergebnisanzeige sortiert werden soll:

Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter Gruppierung ausgewählt wurde

Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Leser.

Mit Weiter / Zurück blättern Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.

Anzahl gibt die Summe der Leser z. B. der jeweiligen Benutzer- oder Altersgruppe an. Dabei wird jeweils die Anzahl der heute aktiven Benutzer ausgewertet, nicht die Anzahl der Aktionen, die getätigt wurden.

 Beispiel: Ein Benutzer ändert seine Benutzerdaten, leiht ein Buch aus und verlängert eine CD. Der Tagesabschluss wird am Abend durchgeführt und es wird in der Statistik eine Aktivität gezählt. Leiht der Benutzer morgen erneut ein Medium aus, wird wiederum eine Aktivität gezählt, d.h. es gibt für dieses Jahr in der Statistik bereits zwei Aktivitäten.

Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe angezeigt und ein Durchschnittswert ermittelt. Durchschnitt: Summe / Anzahl der Gruppierung.

Auswahl öffnet erneut den Assistenten. Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten. Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Bestenlisten

Über den Menüpunkt Benutzer können die Bestenlisten ausgewählt werden. Sie haben im Menü folgende Auswahlmöglichkeiten:

Jahresbestenliste: Ermittelt diejenigen Benutzer, die im aktuellen Jahr besonders fleißig entliehen haben.

Gesamtbestenliste: Wählt diejenigen Benutzer, die in der gesamten Ausleihzeit am meisten entliehen haben.

Über den Menüpunkt Datei > Optionen > Hitlisten wird festgelegt, ab wie vielen Ausleihen im aktuellen Jahr der Leser in die Jahresbestenliste kommt.

Die Auflistung der Benutzer erfolgt nach Namen, jeweils mit Gesamtausleihen und Ausleihen des aktuellen Jahres und des Vorjahres. Nicht bewertet werden Ausleihen von E-Medien

Über Auswahl kann der Jahres- oder Gesamtbeste aller Leser ermittelt werden (keinen Eintrag vornehmen) oder z. B. der Jahres- oder Gesamtbeste einer bestimmten Benutzergruppe (Benutzergruppe eingrenzen).

Die angebotenen Felder entsprechen Feldern gleichen Namens aus dem Benutzerdatensatz. Ausnahme: Statistikkennzeichen, dieses Feld kann in den Benutzerdaten einen anderen Namen tragen, entsprechend der Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKZ.

 Beispiel: Sie möchten alle Leser auswerten, egal wann die letzte Ausleihe stattfand: Nehmen Sie bei Auswahl keine Eintragung vor.

Sie möchten alle Kinder und Jugendlichen ermitteln:

 Wählen Sie bei Benutzergruppe KUJ aus.

Es können auch mehrere Werte eingetragen werden, die dann automatisch mit UND verknüpft werden.

Die Auswahl einer Zweigstelle berücksichtigt den Eintrag im Feld Zweigstelle in den Benutzerdaten und bezieht sich daher auf die Zweigstelle, in der ein Benutzer angemeldet ist, nicht unbedingt jene, in der er aktiv war.

Das Geschlecht wird durch M (männlich), W (weiblich), D (divers), P (Institutionen) oder O (ohne Angabe) angegeben. Die Werte müssen in Großbuchstaben angegeben werden, sonst findet die entsprechende Auswahl nicht statt.

 Hinweis: Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.

Ergebnisanzeige:

Die Tabelle wird absteigend nach der Anzahl der Jahres- oder Gesamtausleihen sortiert.

In der ersten Spalte werden Name und Vorname des Benutzers angegeben.

Gesamt gibt die Gesamtsumme der Ausleihen dieses Lesers seit Nutzung des Ausleihmoduls an.

Jahr und Vorjahr die Ausleihen aus dem aktuellen und vergangenen Jahr. Voraussetzung hierfür ist die Durchführung des Jahresabschluss.

Am Ende der Tabelle wird die Gesamtanzahl von Lesern, die ermittelt wurden, angezeigt. Wie viele mit Namen in der Liste angezeigt werden, kann über den Menüpunkt Datei > Optionen eingestellt werden. Der Durchschnittswert errechnet sich aus der Anzahl der Ausleihen / Anzahl der Leser.

 Beispiel: Durchschnitt 7,57 = 5000 Ausleihen in der Spalte Gesamt / 10 Benutzer: Jeder Benutzer der Bestenliste hat insgesamt / im Jahr durchschnittlich 500 Ausleihen getätigt.

Sie haben folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

Langweilerlisten

Im Menü unter Benutzer können Benutzer ermittelt werden, die nur wenige oder gar keine Medien entliehen haben. Sie haben folgende Optionen:

Jahreslangweiler: Ermittelt diejenigen Benutzer, die im aktuellen Jahr besonders wenig entliehen haben.

Gesamtlangweiler: Wählen diejenigen Benutzer, die in der gesamten Ausleihzeit am wenigsten entliehen haben.

Über den Menüpunkt Datei > Optionen > Hitlisten wird festgelegt, ab wie wenigen Ausleihen im aktuellen Jahr der Leser in die Jahres- oder Gesamtbestenliste kommt.

Die Auflistung der Benutzer erfolgt nach Namen, jeweils mit Gesamtausleihen und Ausleihen des aktuellen Jahres und des Vorjahres.

Über Auswahl können nun die Jahres- oder Gesamtlangweiler aller Leser ermittelt werden (keinen Eintrag vornehmen) oder die Auswahl eingegrenzt werden.

Die angebotenen Felder entsprechen Feldern gleichen Namens aus dem Benutzerdatensatz. Ausnahme: Statistikkennzeichen, dieses Feld kann in den Benutzerdaten einen anderen Namen tragen, entsprechend der Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKZ.

Es können auch mehrere Werte eingetragen werden, die dann automatisch mit UND verknüpft werden, z. B. können Sie alle Kinder und Jugendlichen einer bestimmten Zweigstelle ermitteln.

Die Auswahl einer Zweigstelle berücksichtigt den Eintrag im Feld Zweigstelle in den Benutzerdaten und bezieht sich daher auf die Zweigstelle, in der ein Benutzer angemeldet ist, nicht unbedingt jene, in der er aktiv war.

Das Geschlecht wird durch M (männlich), W (weiblich), D (divers), P (Institutionen) oder O (ohne Angabe) angegeben..

 Hinweis: Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.

Ergebnisanzeige:

Die Tabelle wird absteigend nach der Anzahl der Jahres- oder Gesamtausleihen sortiert.

In der ersten Spalte werden Name und Vorname des Benutzers angegeben.

Gesamt gibt die Gesamtsumme der Ausleihen dieses Lesers seit Nutzung des Ausleihmoduls an.

Jahr und Vorjahr die Ausleihen aus dem aktuellen und vergangenen Jahr. Voraussetzung hierfür ist die Durchführung des Jahresabschluss.

Am Ende der Tabelle wird die Gesamtanzahl von Lesern, die ermittelt wurden, angezeigt. Wie viele mit Namen in der Liste angezeigt werden, kann über den Menüpunkt Datei > Optionen eingestellt werden. Der Durchschnittswert errechnet sich aus der Anzahl der Ausleihen / Anzahl der Leser.

 Beispiel: Durchschnitt 7,57 = 5000 Ausleihen in der Spalte Gesamt / 10 Benutzer: Jeder Benutzer der Bestenliste hatte insgesamt / im Jahr durchschnittlich 500 Ausleihen getätigt.

Sie haben folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

Medienstatistik

Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu Statistiken für Medien .

Übersicht

Über Medien > Übersicht im rechten Menü erreichen Sie die Übersicht der Medien.

 Hinweis: Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Statistik ausgewertet.

Über die Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Anzahl Mediensätze zählt alle Titelaufnahmen, d. h., ein Gesamtwerk (übergeordnete Einheit) wird als Mediensatz gezählt. Der Stücktitel, unselbstständige Literatur, einbändige Werke, AV-Medien, Spiele, Loseblattwerke werden als Mediensatz gezählt.

Anzahl Exemplarsätze zählt alle Exemplarsätze (doppelte Exemplare, Exemplare aller Statusbezeichnungen wie verfügbar, entliehen, bestellt, beim Buchbinder). Bei Gesamtaufnahmen und unselbstständiger Literatur existiert kein Exemplarsatz, diese werden deshalb nicht gezählt.

Von der Anzahl Exemplare sind momentan eine bestimmte Anzahl Exemplare z. B. verfügbar, makuliert. Es gibt in BIBLIOTHECAnext noch zahlreiche andere Statusbezeichnungen, z. B. gesperrt, zurückgelegt, beim Buchbinder, heute zurückgegeben, d. h., die Summe der genannten Statusbezeichnungen ist nicht die Gesamtsumme aller Exemplare.

Absenzquote: Durchschnittswert der entliehenen Medien (in Prozent)
Absenzquote = 100 / Anzahl Exemplarsätze x entliehener Medien

Anzahl Ausleihen im aktuellen Jahr, gezählt unabhängig vom Tagesabschluss

Anzahl Benutzer: Anzahl der angemeldeten Benutzer (alle Leser; aktive Leser und Leser, die längere Zeit nichts mehr entliehen haben).

Anz. Benutzer im akt. Jahr: Anzahl der aktiven Benutzer (Leser, die im aktuellen Jahr mindestens einmal in der Bibliothek waren und ein Medium ausgeliehen oder verlängert haben).

Ausleihen heute

Ausleihen pro Benutzer: Ausleihen pro Benutzer = Anzahl Ausleihen / Anzahl Benutzer.

Ausleihen pro potentiellem Benutzer: Potenzielle Benutzer sind Personen aus dem Einzugsgebiet der Bibliothek, die in der Bibliothek noch nicht als Leser gemeldet sind. Zu Grunde gelegt wird i. d. R. die Einwohnerzahl. Diese kann über die Menüleiste Datei > Kennzahlen eingegeben werden.

Bestand pro Benutzer = Anzahl der Exemplarsätze – makulierte Exemplare / Anzahl Benutzer; für jeden Benutzer steht eine bestimmte Anzahl an Medien zur Verfügung.

Bestand pro potentiellem Benutzer = Anzahl der Exemplare – makulierte Exemplare / potentielle Leser (Datei > Kennzahlen).

Etat pro Benutzer = Jahresetat (Datei > Kennzahlen) / Anzahl Benutzer; pro Benutzer wird dieser Betrag in EUR von der Bibliothek ausgegeben.

Etat pro potentiellem Benutzer = Jahresetat / potentielle Leser

Ausleihen pro Mitarbeiter = Anzahl Ausleihen / Personalstellen (Datei > Kennzahlen)

Bestand

Sie erreichen die Bestandsstatistik über Klick auf Bestand im rechten Menü. Über die Menüleiste Datei > Optionen hinterlegen Sie, nach wie viel Zeichen die Systematik gruppiert werden soll (empfehlenswert 1, Eingabe von 2 oder 3 möglich).

Gehen Sie in der Bestandsstatistik wie folgt vor:

 Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Anzahl der Exemplare und Ausleihen gegliedert nach Systematik ausgewertet. Die Auswertung erfolgt nur über das aktuelle Jahr oder das Vorjahr.

Im Ergebnis wird die Systematikstelle angezeigt, die Anzahl der Exemplare (Standort/Signatur B% je nach Auswahl aktuelles Jahr oder Vorjahr eingegrenzt auf das Zugangsdatum des aktuellen Kalenderjahres oder des Vorjahres) und die Anzahl der Ausleihen der Exemplare in dem jeweiligen Jahr (unabhängig vom Tagesabschluss).

Markieren Sie in der Tabelle eine Systematik und drücken Sie auf die Schaltfläche Detail für eine detaillierte Auswertung.

Über Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Entwicklung

Sie erreichen die Entwicklungsstatistik über Klick auf Entwicklung im rechten Menü. Wie viele Systemstellen von der Systematik angezeigt werden sollen, wird über Datei > Optionen eingestellt.

Gehen Sie in der Entwicklungsstatistik wie folgt vor:

 Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Auswertung gestartet.

Die Spalte Zugang zeigt die Summe der Exemplare je Systematik, die in dem gewählten Monat oder Jahr in der Bibliothek eingetroffen und katalogisiert wurden. Abgang summiert je Systematik die Anzahl der Exemplare, die in dem gewählten Monat oder Jahr von der Bibliothek ausgesondert (makuliert) wurden. Die Spalte Bestandsentwicklung weist die Summe der Exemplare je Systematik aus, die zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres im Programm katalogisiert waren.

 Existiert in der Tabelle eine Zeile ohne Systematik aber mit Zugangs-, Abgangs- oder Bestandszahlen, handelt es sich um Medien, denen keine Systematik bei der Katalogisierung zugeordnet wurde. Diese Medien können im Katalog über die Expertenrecherche gesucht und nachgearbeitet werden. Am Tabellenende erhalten Sie eine Summe der Zugänge, Abgänge oder des Bestandes bis zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres

 Wenn Sie in der Tabelle eine Systematik markieren und die Schaltfläche Detail drücken, wird diese Systematik detailliert ausgewertet. Weitere individuelle Anfragen können über die Schaltfläche Auswahl gestellt werden. Über die Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Medienstatistik

Sie gelangen zur Medienstatistik, indem Sie im rechten Menü Medienstatistik klicken
oder im Menü Medien > Medienstatistik wählen. Es öffnet sich der Assistent in der Registerkarte Erklärung. Die Medienstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung der Bestandszusammensetzung in Bezug auf Mediengruppen, Systematikstellen und Sprachen.

Die Daten stammen aus dem Exemplarsatz. Auf der Registerkarte Ausleihdaten eines Exemplarsatzes werden diese angezeigt: Letzte Ausleihe, Jahr, Gesamt. Bei einer Ausleihe wird das Datum der letzten Ausleihe überschrieben und die Anzahl an Ausleihen des Jahres oder Gesamt um 1 erhöht. Exemplare mit den Statusbezeichnungen M (makuliert), B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.

Im Assistenten können Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien eingeben, nach denen Sie auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie keinen Eintrag vor. Mehrere Kriterien werden automatisch mit UND verknüpft (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz auf der Registerkarte Ausleihdaten zugegriffen.

Die Felder Sprache (aus dem Mediensatz) und 2. Standort (aus den Exemplardaten) lassen sich auswerten. Ebenso ist eine Gruppierung für diese Felder möglich.

Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des Präsenzbestandes.

 Tipp: Der Exemplarstatus M (makuliert) wird bei der generellen Bestandsauswertung nicht berücksichtigt. Wenn Sie aber explizit den Exemplarstatus M (makuliert) auswählen, kann dieser gesamt und in Kombination mit anderen Auswahlkriterien ausgewertet werden.

Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste aktuelles Jahr/Vorjahr ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt.

Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Im Feld Durchschnittliche Bewertung von … bis kann die Auswertung auf Exemplare mit einer bestimmten Bewertung (zwischen 1 und 5) eingeschränkt werden. Voraussetzung für die Bewertung ist der Einsatz von OPEN, hier können Bibliotheksbenutzer eine Bewertung abgeben.

In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie, nach welcher Aufgliederung die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen, z. B.:

Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle angezeigt.

Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5 Stellen der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der Menüleiste Datei > Optionen > Sonstiges ein.

Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag aus dem Feld Standort/Signatur.

Kurztitel greift auf die Exemplardaten (Registerkarte Ausleihdaten) zurück.

Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) zurück.

Durchschnittliche Bewertung zeigt die Bewertungen an, welche von den Lesern in OPEN abgeben werden können.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie hier aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

Bei Mediengruppen tragen Sie bitte die Kürzel der Mediengruppen ein. Hierbei muss auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden. Die Kürzel der Mediengruppen können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Mediengruppe ermitteln. Mehrere Werte werden durch Komma getrennt.

Bei Systematikgruppen können Sie die vollständige Systematikgruppe eintragen oder auf eine gesamte Hauptgruppe zurückgreifen (A%, ...).

Das Medienkennzeichen besteht nur aus einem Wert (kein Kürzel), hier muss die vollständige Bezeichnung eingetragen oder über % trunkiert werden.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

Beispiel: Die Systematik S% wird bei Auswahl eingestellt. Die Systematikgruppe SL (Romane) soll nicht berücksichtigt werden. Bei Ausnahmen tragen Sie SL ein.

Registerkarte Sortierung:

Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, das unter Gruppierung ausgewählt wurde.

Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Medien.

Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.

Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre).

 Klicken Sie auf OK, um die Statistik zu ermitteln.

Über die Schaltfläche Auswahl gelangen Sie wieder in den Assistenten.

Über die Schaltfläche X wechseln Sie in die Dienstrecherche. Wählen Sie das Kriterium (z. B. Interessenkreis: Thriller) aus, auf das Sie die bereits angezeigte Statistik weiter eingrenzen möchten. Voraussetzung dafür ist eine erfolgte Medienstatistik von Auswahl bis Sortierung.

Über Gruppierung, Anzahl, Gesamt, Jahr kann die Sortierung geändert werden.

Sie haben zudem die Option zum Drucken, Kopieren der Statistik und Ändern der grafischen Darstellung.

Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Individuelle Medienstatistik

Über den Menüpunkt Medien > Individuell rufen Sie den Assistenten für die individuelle Medienstatistik auf. Diese ermöglicht die Analyse des Bestandes nach besonders umfangreichen Gruppierungsmöglichkeiten. So kann z. B. ermittelt werden, ob der Bestand in einzelnen Zweigstellen aktueller ist, weil viele Exemplare mit einem aktuellen Erscheinungsjahr vorhanden.

Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- und Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt.

Exemplare mit den Statusbezeichnungen M (makuliert), B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl des Assistenten die Kriterien ein, die Sie auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.

Zweigstelle greift auf den Eintrag im Feld Zweigstelle im Exemplarsatz zu.

Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Im Feld Durchschnittliche Bewertung von … bis kann die Auswertung auf
Exemplare mit einer bestimmten Bewertung (zwischen 1 und 5) eingeschränkt werden. Voraussetzung für die Bewertung ist der Einsatz von OPEN, hier können Bibliotheksbenutzer eine Bewertung abgeben.

Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welchem Merkmal die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen.

Die Liste enthält fast alle Felder aus Medien- und Exemplarsatz, kann z. B. nach dem 2. Standort aus dem Exemplarsatz oder der Medienart aus dem Mediensatz gruppiert werden.

Die Gruppierung nach Mediengruppe wertet die Einträge aus dem Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) aus, die Gruppierung nach Medienkennzeichen wertet an dieser Stelle die Einträge aus dem Mediensatz (Registerkarte Verwaltung) aus.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

Beispiel: Die Systematik S% wird bei Auswahl eingestellt. Die Systematikgruppe SL (Romane) soll nicht berücksichtigt werden. Bei Ausnahmen tragen Sie diese Systematikgruppe SL ein.

Sie haben folgende Optionen im Assistenten:

Weiter / Zurück blättern zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.

Die Anzahl gibt den Gesamtbestand z. B. der jeweiligen Mediengruppen oder Zweigstellen an, ohne die makulierten, bestellten und vorgeschlagenen Exemplare.

Ausl. Ges. zeigt die Anzahl der Ausleihen, die im aktuellen Jahr und über einen längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden, unabhängig vom Tagesabschluss.

Die mit Jahreszahlen überschriebenen Spalten zeigen die Ausleihzahlen des aktuellen und der Vorjahre an. Voraussetzung für diese Zahlen ist, dass am jeweiligen Jahresende der Jahresabschluss durchgeführt wurde.

Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe angezeigt.

Sie haben folgende Optionen in der Ergebnisanzeige:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Bestandsentwicklung

Über den Menüpunkt Medien > Bestandsentwicklung rufen Sie den Assistenten für die Bestandsentwicklung auf. Dieser ermöglicht die Analyse der Entwicklung des Gesamtbestands oder für einzelne Gruppen unter Betrachtung eines festgelegten Zeitraums. Das Ergebnis sind die Zahlen für die makulierten und neu erworbenen Exemplare sowie den Gesamtbestand.

Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- und Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt. Exemplare mit den Statusbezeichnungen B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.

In der Registerkarte Auswahl und Zeitabschnitt geben Sie die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

Das Zugangsdatum soll bei dieser Statistik hauptsächlich berücksichtigt werden und ist daher voreingestellt (01.01. des aktuellen Jahres bis zum aktuellen Tag). Der Eintrag kann gelöscht und geändert werden.

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort kann über das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.

Zweigstelle greift auf den Eintrag im Feld Zweigstelle im Exemplarsatz zu.

Mit Standort wird das Feld Standort/Signatur aus dem Exemplarsatz ausgewertet.

Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Im Feld Zeitabschnitt kann Jahr oder Monat gewählt werden. Die Statistik zeigt anschließend die Zugänge, Abgänge und Bestandszahlen monatsweise oder nach Jahren.

 Hinweis: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in der Tabelle MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle, sowie einer grafischen Darstellung angezeigt. Die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt die Gruppierung nach dem gewählten Zeitabschnitt.

Die Spalte Zugang zeigt die Summe der Exemplare je Systematik, die in dem gewählten Monat oder Jahr in der Bibliothek eingetroffen sind oder katalogisiert wurden, für diese Auswertung muss im Exemplarsatz das Zugangsdatum eingetragen sein.

Abgang summiert je Systematik die Anzahl der Exemplare, die in dem gewählten Monat oder Jahr von der Bibliothek makuliert wurden. Diese Auswertung funktioniert nur, wenn ausgesonderte Exemplare auf den Status makuliert gesetzt und nicht ganz aus dem Katalog gelöscht werden. Das Abgangsdatum wird im Exemplarsatz beim Makulieren automatisch gesetzt.

Die Spalte Bestand weist die Summe der Exemplare je Zeitabschnitt aus, die zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres im Programm katalogisiert waren.

Am Tabellenende erhalten Sie die Summe der Zugänge, Abgänge und des Bestandes bis zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres und die Durchschnittswerte. Durchschnitt = Summe Zugang oder Abgang / Bestand.

 Beispiel: Durchschnitt 41,67 = 500 Abgänge / 12 Zeitabschnitte in jedem Zeitabschnitt (z. B. in jedem Monat der ausgewerteten 12 Monate) sind durchschnittlich ca. 42 Medien makuliert worden.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

X öffnet die Dienstrecherche. Sie können Ihre Auswahl nach beliebigen Kriterien weiter verfeinern, z. B. kann vor einer Lesung genau der Gesamtbestand und die Anzahl der Ausleihen der Medien eines Autors ermittelt werden und für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden. Auch eine Auswertung nach Signaturfarben ist über eine entsprechende Expertenrecherche möglich. Die Erstellung der Auswertung erfolgt aus der Dienstrecherche über die Schaltfläche Suchen.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Hitlisten für Medien

Im Menü unter Hitlisten finden Sie Funktionen zur Anzeige von Bestenlisten und Langweilerlisten, bezogen auf Medien.

Bestenlisten

Sie können unter folgenden Bestenlisten wählen:

Jahresbestenliste: welche Medien im aktuellen Jahr am häufigsten entliehen wurden (Spalte Jahr).

Vorjahresbestenliste: welche Medien im Vorjahr am häufigsten entliehen wurden (Spalte Vorjahr).

Gesamtbestenliste: welche Medien insgesamt (über mehrere Jahre) am häufigsten entliehen wurden (Spalte Gesamt).

Über die Menüleiste Datei > Optionen > Hitlisten kann die Anzeige der Jahres- / Vorjahres- / Gesamtbesten auf maximal anzuzeigende Datensätze begrenzt werden.

Über die Menüleiste Datei > Optionen > Hitlisten wird ebenfalls festgelegt, ab wie vielen Ausleihen im aktuellen Jahr das Medium in die Jahresbestenliste kommt.

Über den Assistenten (Registerkarte Auswahl) können die Jahres-/ Vorjahres-/ Gesamtbesten aller Medien ermittelt werden oder z. B. auf eine bestimmte Mediengruppe oder Systematik eingegrenzt werden.

Mit dem %-Zeichen kann trunkiert werden, d. h., mehrere Mediengruppen können gemeinsam auswertet werden.

Beispiel: Die Sachbücher (SB) und Sachbücher Ostern (SBO) und Sachbücher Weihnachten (SBW) werden gemeinsam über SB% ausgewertet.

Über die zweite Registerkarte Ausnahmen können Ausnahmen definiert werden.

Bei Anzahl Ausleihen von bis… handelt es sich nicht um ein Datumsfeld. Es ist nicht das Ausleihdatum gemeint, sondern die Anzahl der Ausleihen im Jahr, z. B. von 30 (Ausleihen) bis 100 (Ausleihen).

Letzte Entleihung von bis bezieht sich ebenfalls nicht auf das Ausleihdatum. Es empfiehlt sich, diese Abfrage immer bis zum aktuellen Tag durchzuführen.

Bei Auswertungen über den Exemplarstatus wird auf die Kürzel der Exemplarstatus-Bezeichnungen zurückgegriffen (V, E, etc.). Im Einstellungsmodul über Registerpflege/ Werte/ Tabelle: Exemplarstatus kann die Bezeichnung ermittelt werden.

Mehrere Kriterien (z. B. Zweigstelle und Mediengruppe) können zusammengefasst werden (UND-Verknüpfung).

Die Tabelle zeigt Verfasser und Titel oder nur den Titel der Medien und absteigend sortiert die Anzahl der Ausleihen.

Langweilerlisten

Sie können unter folgenden Langweilerlisten wählen:

Jahreslangweiler: welche Medien im aktuellen Jahr selten entliehen wurden (Spalte Jahr in der Ergebnisanzeige).

Vorjahreslangweiler: welche Medien im Vorjahr selten entliehen wurden (Spalte Vorjahr in der Ergebnisanzeige).

Gesamtlangweiler: welche Medien insgesamt (über mehrere Jahre) selten entliehen wurden (Spalte Gesamt in der Ergebnisanzeige).

Die den Auswertungen zugrunde liegenden Daten werden aus dem Exemplarsatz ermittelt.

Über den Menüpunkt Datei > Optionen > Hitlisten wird festgelegt, ab wie wenigen Ausleihen im aktuellen Jahr ein Medium in die Langweilerliste kommt. Durch den Eintrag von null in den Einstellungen können Sie Nulllisten ermitteln, also nur Medien, die über einen bestimmten Zeitraum überhaupt nicht entliehen wurden.

Im Assistenten in der Registerkarte Auswahl tragen Sie die Kriterien ein, die Sie auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter Auswahl keinen Eintrag vor.

Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle):

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden.

Bei Auswertungen über den Exemplarstatus wird auf die Kürzel der Exemplarstatusangaben zurückgegriffen (V, E, etc.). Im Einstellungsmodul über Registerpflege > Werte > Tabelle: Exemplarstatus kann die Bezeichnung angezeigt werden.

Die Zweigstelle bezieht sich auf die besitzende Zweigstelle des Exemplars, den Eintrag aus dem Exemplarsatz, nicht die Zweigstelle in dem das Medium entliehen wurde.

Das Feld Anzahl Ausleihen von bis ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es werden Medien ermittelt, die beispielsweise im aktuellen Kalenderjahr (von) 0 (bis) 3 Mal entliehen wurden.

Bei Letzte Entleihung handelt es sich um das Datum, an dem das Medium das letzte Mal entliehen wurde. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Sie können aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe und Exemplarstatusangaben müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

Beispiel: Die Systematik S% wird bei Auswahl eingestellt. Die Systematikgruppe SL (i. d.R. Romane) soll nicht berücksichtigt werden. Bei Ausnahmen tragen Sie diese Systematikgruppe SL ein.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

Die Tabelle zeigt unter Name den Verfasser und Titel oder bei Sachtitelwerken nur den Titel der Medien und in den Spalten Gesamt, Jahr und Vorjahr aufsteigend sortiert die Anzahl der Ausleihen. Die Sortierung unterscheidet sich je nach Auswertung:

Bei den Gesamtlangweilern wird nach den Gesamtausleihen sortiert.

Bei den Jahreslangweilern nach den Jahresausleihen.

Bei den Vorjahreslangweilern nach den Vorjahresausleihen.

In der letzten Spalte wird zusätzlich der Standort (Signatur) ausgegeben. So kann die Liste nach dem Druck mit der Standortangabe auch als Grundlage für die Prüfung und eventuelle Aussonderung von Exemplaren dienen.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

Ausleihstatistik

Im Folgenden erhalten Sie Informationen über die Ausleihstatistik.

Übersicht

Wählen Sie im rechten Menü Ausleihen > Übersicht, um die Anzahl der Ausleihen vom aktuellen Tag, sortiert wahlweise nach Zeit (Uhrzeit der Ausleihe) oder nach zu ermitteln.

Die dieser Auswertung zugrundeliegenden Daten werden in der Verbuchung beim Tagesabschluss (Statistik in die Ausleihstatistik geschrieben. Die Ausleihen des aktuellen Datums können also immer erst nach dem Tagesabschluss angezeigt werden.

 Hinweis: Klicken Sie die Taschenrechner-Schaltfläche an, um die Auswertung zu erstellen.

Mit den Pfeilen links und rechts von der Schaltfläche Heute kann ein anderes Datum gewählt werden, die Taschenrechner-Schaltfläche muss dann erneut gedrückt werden.

Über die Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Individuelle Ausleihstatistik

Klicken Sie rechts auf Ausleihen > Statistik individuell oder im Menü auf Ausleihen > Individuell, um die individuelle Ausleihstatistik zu starten.

Die Ausleihstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung besonders aktiver Benutzergruppen, beliebter Medienarten oder Mediengruppen. Ebenfalls berechnet werden können Stoßzeiten, die für die Personalplanung und Öffnungszeitenregelung von Bedeutung sind. In der Verbuchung bei Tagesabschluss (Statistik wird die Anzahl der Ausleihen und Verlängerungen gezählt und in die Ausleihstatistik geschrieben.

Zunächst öffnet sich der Assistent und unter der Registerkarte Auswahl werden die Kriterien eingetragen.

Die Angabe des genauen Zeitraums über Ausleihdatum ist möglich, z. B.: 01.10. des Jahres bis 31.10. Wird das Bis-Feld frei gelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Mit der Anfrage nach Stunde, Tag, Monat oder Jahr kann ausgewertet werden, wie hoch die Ausleihenzahlen immer zu einer bestimmten Stunde, einem bestimmten Zeitraum, immer an einem bestimmten Tag oder immer in einem bestimmten Monat über mehrere Jahre sind. Bei Stunde kann z. B. die Zeit zwischen 08:00 bis 10:00 Uhr ausgewertet werden. Von jedem Ausleihtag werden die Ausleihen im Zeitraum ausgewertet.

Bei Tag kann immer ein bestimmter Tag z. B. 10 bis 10 oder 01 bis 10 ausgewertet werden.

Bei Monat kann ein bestimmter Monat, z. B. 08 bis 08 herangezogen werden.

Bei Jahr kann ein gesamtes Jahr ausgewertet werden, z. B. 05 bis 05.

 Achtung: Es besteht keine Auswertungsmöglichkeit über die Schaltfläche Gesamt in der folgenden Registerkarte.

In der Verbuchung bei Tagesabschluss (Statistik wird die Anzahl der Ausleihen und Verlängerungen gezählt und in die Ausleihstatistik geschrieben. Die Ausleihart (Art) kann getrennt ausgewertet werden. D. h., Sie können getrennt ermitteln, wie viele Medien entliehen oder verlängert wurden.

Mehrere Auswahlkriterien können verknüpft werden. Z. B. kann die Auswertung über ein angegebenes Ausleihdatum auf eine Benutzergruppe eingegrenzt werden oder auf eine Mediengruppe.

Das Kontrollkästchen Verbuchung nicht in der Exemplarzweigstelle (besitzende Zweigstelle) dient Ihnen für die Auswertung von Büchern, die in einer anderen als der besitzenden Zweigstelle zurückgegeben wurden.

Ausleihort bezieht sich auf den Platz, an dem eine Verbuchung vorgenommen wird, z. B. PC 1. Die Ausleihstelle bezieht sich auf die Zweigstelle, die im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte Zweigstellen > Zweigstelle, in der sich dieser AP befindet hinterlegt ist.

 Hinweis: Alter und Erscheinungsjahr können nur in Kombination mit der Schaltfläche Drei Monate auf der Registerkarte Gruppe ausgewertet werden.

In der Registerkarte Gruppe geben Sie die Kategorie an, in welcher die Ausleihen angezeigt werden sollen.

Art steht für Ausleihart oder Ausleihstatus.

Das vollständige Ausleihdatum kann angezeigt werden oder darüber hinaus nur Ausleihjahr, Ausleihmonat und Ausleihtag. Bei Gruppe kann auch Ausleihjahr, Ausleihmonat und Ausleihjahr gemeinsam angewählt werden.

Ausleihstunde kann gewählt werden auch in Kombination z. B. mit Ausleihtag.

Bei Zweigstelle und Ausleihstelle ist folgender Unterschied zu beachten: Bei Zweigstelle handelt es sich um den Standort des Mediums (siehe Exemplarsatz). Bei Ausleihstelle handelt es sich um den Ort der Entleihung.
Beispiel: Ein Medium der Zweigstelle 1 (Zweigstelle) wird in der Hauptstelle (Ausleihstelle) entliehen.

Bei BEKZ handelt es sich um das Benutzerkennzeichen (2. Kriterium außer der Benutzergruppe für statistische Auswertungen). Das Feld BEKZ kann in den Benutzerdaten z. B. auch als Teilort, Abteilung oder Statistikkennzeichen benannt sein.

Systematik, Hauptgruppe: Wie viele Systemstellen von der Systematik angezeigt werden sollen, wird über Datei > Optionen eingestellt.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Bei Drei Monate werden nur die Ergebnisse der letzten drei Monate ausgegeben. Ältere Statistikwerte werden gelöscht (Hinweis: Das gilt nicht für Oracle-Datenbanken).

Die Schaltfläche Gesamt wertet auch Ausleihen aus, die länger als drei Monate zurückliegen.

Weiter / Zurück: Blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

OK: Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

Die ersten Spalten zeigen die ausgewählten Gruppierungsmerkmale.

Die Anzahl gibt die Summe der Ausleihen, z.B. der jeweiligen Benutzer- oder Altersgruppe an.

Am Ende der Tabelle wird die Gesamtsumme der Ausleihen angezeigt.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl: Öffnet erneut den Assistenten.

Kopie: Verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck: Öffnet das Fenster Drucken / Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Kreuzstatistik

Die Kreuzstatistik ermöglicht statistische Auswertungen in Form einer Kreuztabelle, d. h., zwei Kriterien werden gegenübergestellt. Sie können z. B. ermitteln, wie viele Ausleihen in diesem Jahr von den Benutzergruppen in den einzelnen Mediengruppen getätigt wurden. Die den Auswertungen zugrundeliegenden Daten werden in der Verbuchung beim Tagesabschluss (Statistik in die Ausleihstatistik geschrieben.

 Über Ausleihen > Kreuzstatistik im Menü rufen Sie den Assistenten für die Kreuzstatistik auf.

Sie können in der Registerkarte Auswahl nach Merkmalen von Benutzern einschränken:

Über das Feld Alter können bestimmte Altersstufen ausgewertet werden. Die Auswertung des Alters ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich Über das Feld Geschlecht steht die Auswertung von W (weiblich), M (männlich), D (divers), P (Institutionen) und O (ohne Angabe) zur Verfügung. Achten Sie in diesem Feld auf Groß- und Kleinschreibung. Achten Sie in diesem Feld auf Groß- und Kleinschreibung. Auch bei Nation muss das Kürzel eingetragen werden. Außerdem wird die Auswertung nach der Benutzergruppe angeboten.

Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Zweigstelle beziehen sich auf die Einträge im Exemplarsatz.

Die Angabe des genauen Zeitraums über Ausleihdatum ist möglich: 01.01. bis 31.12. (für das Jahr) oder 01.10. bis 31.10. (für den Oktober). Wird das bis-Feld frei gelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Zweigstelle beziehen sich auf die Einträge im Exemplarsatz.

Die Art (Ausleihart) kann getrennt ausgewertet werden. D.  h., Sie können getrennt ermitteln, wie viele Medien entliehen oder verlängert wurden. Folgende Ausleiharten gibt es:
A = Ausleihen (inkl. Verlängerungen)
E = Ausleihen ohne Verlängerungen
1-9 = jeweilige Verlängerungsstufen (1 = 1. Verlängerung)
R = Rückgaben.
Bei der Auswertung ist die Art A voreingestellt.

 Achtung: Rückgaben können nicht nach Stunden ausgewertet werden, da nur die Ausleihstunde und nicht die Rückgabestunde statistisch erfasst wird

 Über die Schaltfläche Weiter wechseln Sie auf die Registerkarte Gruppe.

In der Registerkarte Gruppe geben Sie an, nach welchen Kriterien die Ausleihen in der Anzeige gegliedert werden sollen.

Wenn die Auswertung die letzten drei Monate betrifft, klicken Sie auf die Schaltfläche Drei Monate.

Wenn es sich um einen längeren Auswertungszeitraum handelt, klicken Sie auf die Schaltfläche Gesamt.

Im Assistenten haben Sie folgende Optionen:

Weiter / Zurück: Damit blättern Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

OK: Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

Zeilenbezeichnungen entsprechen dem im linken Fenster ausgewählten Kriterium, die Spaltenüberschriften entsprechen dem im rechten Fenster ausgewählten Kriterium.

Am unteren Ende der Tabelle wird die Gesamtsumme der Ausleihen entsprechend der Spaltenbezeichnungen angezeigt.

 Beispiel: In der Anzeige steht als 1. Zeilenbezeichnung BE für Belletristik, die erste Spalte ist mit ERW für Erwachsene überschrieben. Die erste Zahl zeigt an, wie viele Ausleihen es von Benutzern der Benutzergruppe ERW von Medien aus dem Bereich der Belletristik gab. So können Trends festgestellt und Erwerbungsprofile abgestimmt werden.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl: Öffnet erneut den Assistenten.

Kopie: Verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck: Öffnet das Fenster Drucken > Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Zeitverlauf

In der Statistik Zeitverlauf werden die Ausleihen speziell in Zeitintervallen zusammengefasst. Interessant ist diese Statistik für die ausleihstarken oder ausleihschwachen Zeitintervalle.

Gehen Sie wie folgt vor:

 Über Ausleihen > Zeitverlauf im Menü rufen Sie den Assistenten für die detaillierte Auswertung von speziellen Zeitintervallen auf.

Unter Auswahl im Assistenten treffen Sie nur eine Eingrenzung auf bestimmte Medien- oder Benutzergruppen. Bei Auswahl muss keine Eintragung erfolgen.

In der Registerkarte Zeitraum wird standardmäßig der Zeitraum 01.01. des aktuellen Jahres bis zum heutigen Tag angezeigt. Der Zeitraum kann überschrieben werden.

Wählen Sie die Schaltfläche Drei Monate oder Gesamt und Sie Ihr gewünschtes Intervall.

Mit OK erhalten Sie die Statistik.

Registerkarte Auswahl:

Über das Feld Alter können bestimmte Altersstufen ausgewertet werden. Die Auswertung des Alters ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich.

Über das Feld Geschlecht steht die Auswertung von W (weiblich), M (männlich), D (divers), P (Institutionen) und O (ohne Angabe) zur Verfügung. Achten Sie in diesem Feld auf Groß- und Kleinschreibung.

Auch bei Nation muss das Kürzel eingetragen werden.

Es wird die Auswertung nach der Benutzergruppe angeboten.

Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Zweigstelle beziehen sich auf die Einträge im Exemplarsatz.

Die Angabe des genauen Zeitraums über Ausleihdatum ist möglich: 01.01. bis 31.12. (für das Jahr) oder 01.10. bis 31.10. (für den Oktober) Wird das Bis-Feld frei gelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Die Art (Ausleihart) kann getrennt ausgewertet werden. D. h., Sie können getrennt ermitteln, wie viele Medien entliehen oder verlängert wurden. Folgende Ausleiharten gibt es:
A = Ausleihen (inklusive Verlängerungen)
E = Ausleihen ohne Verlängerungen
1-9 = jeweilige Verlängerungsstufen (1 = 1. Verlängerung)
R = Rückgaben.
Bei der Auswertung ist die Art A voreingestellt.

Registerkarte Zeitraum:

Es muss entschieden werden, ob die Auswertung die letzten drei Monate betrifft, dann muss die Schaltfläche Drei Monate aktiviert werden. Handelt es sich um einen längeren Auswertungszeitraum, muss die Schaltfläche Gesamt aktiviert werden. Damit ändern sich auch die Auswertungsmöglichkeiten entsprechend den technischen Vorgaben.

Standardmäßig wird der Zeitraum vom 01.01. des aktuellen Jahres bis zum heutigen Tag angezeigt. Der Zeitraum kann überschrieben werden.

Die Auswahlliste Intervall ändert die Einträge je nachdem, ob Sie die Schaltfläche Drei Monate oder Gesamt gedrückt haben. Sie geben durch die Angabe Stunde (nur bei Drei Monate), Wochentag, Tag, Monat (nur bei Gesamt) und Jahr (nur bei Gesamt) an, nach welchem Intervall die Statistik gegliedert sein soll.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt das ausgewählte Gruppierungsmerkmal.

Die Anzahl gibt die Summe der Ausleihen, z. B. des jeweiligen Jahres, Monats, oder Wochentags an.

Am Ende der Tabelle wird die Gesamtsumme der Ausleihen im gewählten Zeitraum angezeigt.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Monatswerte

Über Ausleihen > Monatswerte rufen Sie den Assistenten für die Monatswerte auf. Diese Auswertung ist eine Statistik speziell für Zeitintervalle mit der Anzeige der Systematik oder Systematik und Hauptgruppe.

Gehen Sie wie folgt vor:

 Entscheiden Sie im Assistenten zunächst, ob die Auswertung die letzten drei Monate betrifft, aktivieren Sie in diesem Fall Drei Monate. Wenn es sich um einen längeren Auswertungszeitraum handelt, aktivieren Sie Gesamt.

Wählen Sie den Zeitraum, der ausgewertet werden soll (Monat und Jahr).

Markieren Sie die Gruppierung nach Hauptgruppen oder Systematik.
Bei der Auswahl von Systematik wird detailliert jede Notation einzeln ausgewertet, bei Hauptgruppen werden verschiedene Notationen zusammengefasst, entsprechen den Vorgaben unter dem Menüpunkt Datei > Optionen auf der Registerkarte Sonstiges.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen, Medienkennzeichen oder Exemplarstatusangaben ausnehmen.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe und Exemplarstatusangaben müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp und Exemplarstatus Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, diese Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

In der ersten Spalte wird die Notation angezeigt.

Bestand für den gewählten Zeitraum. Die Auswertung zählt wie die Medienstatistik auf die Exemplarsätze zu, Medien mit dem Status makuliert, bestellt oder Desiderat/Vorschlagsliste werden grundsätzlich nicht mitgezählt.

Ausleihen zeigen die Gesamtausleihen für den gewählten Zeitraum an.

% v. Bestand gibt an, wie groß der prozentuale Anteil der Systematikgruppe am Gesamtbestand ist (Gesamtbestand / Bestand der Systematikgruppe). Je größer die Zahl, desto umfangreicher ist der Bestand zu einer bestimmten Systematikgruppe.

% v. Ausleihen gibt an, wie groß der prozentuale Anteil der Systematikgruppe an den Gesamtausleihen ist (Gesamtausleihen / Ausleihen der Systematikgruppe). Je größer die Zahl, desto beliebter ist die Systematikgruppe bei den Nutzern. Diese Zahl kann zur Zuteilung von Etatposten an verschiedene Sachgruppen genutzt werden, z. B. um schwache Gruppen durch Aktualisierung des Bestands zu fördern oder starke Gruppen durch Extra-Zuteilungen weiter auszubauen.

Zugang gibt an, wie viele neue Exemplarsätze im gewählten Zeitraum zu einer bestimmten Systematikgruppe hinzukamen. Ausgewertet wird dabei das Feld Zugangsdatum im Exemplarsatz.

Abgang gibt an, wie viele Exemplare makuliert wurden. Ausgewertet wird dabei das Feld Abgangsdatum im Exemplarsatz sowie der Exemplarstatus (makuliert). Gelöschte Medien werden nicht gezählt, da die Datensätze nicht mehr vorhanden sind. Soll dieser Wert aussagekräftig sein, dürfen ausgemusterte Exemplare nur makuliert werden, bis alle Statistiken für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen sind.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

 Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Bewertungsstatistik

Voraussetzung für die Bewertungsstatistik ist der Einsatz von OPEN. In OPEN können die Bibliotheksbenutzer Bewertungen für Medien in Form von Sternen von 1 bis 5 vergeben. Diese können in BIBLIOTHECAnext im Statistikmodul über das Menü Bewertungen ausgewertet werden.

Unter dem Menüpunkt Bewertungen / Topliste kann eine Liste erzeugt werden mit den Medien, die am besten von den Lesern bewertet wurden.

Über Bewertungen / Flopliste kann eine Liste erzeugt werden mit den Medien, die von den Lesern am schlechtesten bewertet wurden.

Im Assistenten können Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien eingeben, nach denen Sie auswerten möchten. Dabei kann nach den folgenden Kriterien eingeschränkt
werden:

Mediengruppe

Medienkennzeichen

Systematik

Erscheinungsjahr von … bis …

Sprache

Interessenskreis

Mit der Schaltfläche OK wird Ihnen die Liste angezeigt. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste mit dem Titel, Mediennummer, der durchschnittlichen Bewertung (von 1 bis 5) und der Anzahl der Bewertungen (wie viele Leser eine Bewertung für diesen Titel abgegeben haben). Sowohl bei der Topliste als auch bei der Flopliste wird die Einstellung maximal anzuzeigende Datensätze unter Datei / Optionen in der Registerkarte Hitlisten beachtet. Für den Zugriff auf die Bewertungsstatistik wird im Einstellungsmodul die entsprechende Berechtigung unter Kennungen / Kennungen verwalten benötigt.

Mahnstatistik

Im Menü über Mahnstatistik > Mahnung können alle verwendeten Mahnstufen (1-5) der Mahnungen oder Gebührenmahnungen ausgewertet werden. Ziel ist es hierbei, zu erfahren, wie viele Medien oder Leser in einem bestimmten Zeitraum gemahnt wurden. Die Auswertung der Mahnstufen beruht auf Daten, die mit jedem Tagesabschluss in die Statistik übertragen werden und kann also jederzeit rückwirkend ausgewertet werden.

Gehen Sie in der Registerkarte Auswahl wie folgt vor:

 Geben Sie die Daten des auszuwertenden Zeitraums ein. Geht es nur um einen Tag, geben Sie das Datum als Anfang- und Endpunkt an (z. B. 27.02. bis 27.02. des aktuellen Jahres).

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte Statistik gibt die Mahnstufe an.

Die Spalte Medien gibt die Anzahl der gemahnten Exemplare an.

Die Spalte Leser gibt die Anzahl der gemahnten Leser an.

Am Tabellenende erhalten Sie die Summe der gemahnten Exemplare oder Leser und die Durchschnittswerte. Durchschnitt = Summe Exemplare oder Leser / Anzahl der Mahnstufen.
Beispiel: Durchschnitt 110,4 = 552 Leser / 5 Mahnstufen in jeder Mahnstufe wurden durchschnittlich 110 Leser gemahnt.

Sie haben folgende Optionen in der Ergebnisanzeige:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

Über Mahnstatistik > Gebührenmahnung können Sie analog zu Mahnstatistik > Mahnung eine Statistik ermitteln. Die Ergebnisanzeige besteht aber nur aus den Spalten Statistik und Medien.

Vormerkungsstatistik

Über Vormerkungen > Vormerkungsstatistik kann nachvollzogen werden, wie viele Vormerkungen im System erfasst wurden. Voraussetzung ist die Durchführung des Tagesabschlusses. Die Vormerkungen können anhand verschiedener Kriterien ermittelt werden, z. B. nach Vormerkungsstunde, -monat, Systematik, Mediengruppe. Gezählt wird eine Vormerkung in dem Moment, in dem sie erfolgt und nicht beim Zurücklegen oder Entleihen von vorgemerkten Exemplaren.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

Es kann nach Merkmalen von Benutzern eingeschränkt werden:

Über das Feld Alter können bestimmte Altersstufen ausgewertet werden. Die Auswertung des Alters ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich.

Über das Feld Geschlecht die fünf Geschlechter W (weiblich), M (männlich), D (divers), P (Institutionen) und O (ohne Angabe), achten Sie in diesem Feld auf Groß- und Kleinschreibung.

Auch bei Nation muss das Kürzel eingetragen werden. Außerdem wird die Auswertung nach der Benutzergruppe angeboten.

Zweigstelle bezieht sich auf die Zweigstelle, in der die Vormerkung erfolgte, abhängig davon, was an dem Arbeitsplatz, an dem die Vormerkung stattfand unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Zweigstellen unter Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet, eingetragen ist.

Die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen beziehen sich auf die Einträge im Exemplarsatz, Erscheinungsjahr auf den Eintrag im Mediensatz.

Ausleihort bezieht sich auf den Namen des Arbeitsplatzes, an dem die Vormerkung angelegt wurde und der unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: Ausleihort eingetragen ist, z.B. PC 1.

Die Angabe des genauen Zeitraums über Vormerkungsdatum ist möglich: 01.01. bis 31.12. (für das gesamte Jahr) oder 01.10. bis 31.10. (für den Monat Oktober). Wird das Bis-Feld frei gelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Mit der Anfrage nach Stunde, Tag, Monat oder Jahr kann ausgewertet werden, wie die Vormerkungen immer zu einer bestimmten Stunde oder Zeitraum oder immer an einem bestimmten Tag oder immer in einem bestimmten Monat etc. über mehrere Jahre sind.

 Beispiel: Bei Stunde kann die Zeit zwischen 08:00 bis 10:00 (Eintrag: von 8 bis 10) oder 15:00 bis 15:00 (Eintrag: von 15 bis 15) ausgewertet werden. Von jedem Tag werden die Vormerkungen in dem Zeitraum ausgewertet.

 Achtung: Die Auswertung der Vormerkstunde ist nur für die jeweils letzten drei Monate möglich.

Mehrere Auswahlkriterien können verknüpft werden, z. B. kann die Auswertung über ein angegebenes Vormerkungsdatum auf eine Benutzergruppe eingegrenzt werden oder auf eine Mediengruppe. Oder die Vormerkungen des angegebenen Zeitraums können auf Frauen (Eintrag: W für weiblich) begrenzt werden.

Geben Sie in der Registerkarte Gruppe an, nach welchen Kriterien die Ausleihen in der Anzeige gegliedert werden sollen. Es sind die beiden Schaltflächen Drei Monate und Gesamt sichtbar:

Bei SQLBase-Datenbanken wird unter Drei Monate alles aus den letzten drei Monaten gespeichert. Über die Schaltfläche Gesamt werden alle Daten seit Beginn der Erfassung ausgewertet. Es können allerdings bestimmte Kriterien, z. B. die Vormerkungsstunde, nicht ausgewertet werden.

Bei Oracle-Datenbanken wird unter den Schaltflächen Drei Monate und Gesamt jeweils alles abgespeichert und ausgewertet.

Das vollständige Vormerkungsdatum kann angezeigt werden oder darüber hinaus nur Vormerkungsjahr, Vormerkungsmonat und Vormerkung (Vormerkungstag). Es kann auch Ausleihjahr, Ausleihmonat und Ausleihjahr gemeinsam angewählt werden.

Vormerkungsstunde kann gewählt werden, auch in Kombination z. B. mit Ausleihtag.

Zweigstelle bezieht sich auf die Zweigstelle, in der die Vormerkung erfolgte, abhängig davon, was an dem Arbeitsplatz, an dem die Vormerkung stattfand unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Zweigstellen unter Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet, eingetragen ist.

Bei BEKZ handelt es sich um das Benutzerkennzeichen (2. Kriterium außer der Benutzergruppe für statistische Auswertungen). Dieses Feld kann in den Benutzerdaten einen anderen Namen tragen, entsprechend der Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKZ.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren, über das die Auswertung ausgedruckt werden kann

Die Ergebnisanzeige liefert die gewünschte Statistik, mit den Spalten Mediengruppe und Anzahl.

Controlling

Diese Funktion bietet z. B. Informationen zu den Ausgaben für einzelne Medien- oder Sachgruppen und die Ermittlung des Umsatzes. Die Daten werden wie bei der Medienstatistik aus dem Exemplarsatz ermittelt.

Preisstatistik

Über einen Klick im Menü auf Controlling > Preisstatistik oder rechts auf Controlling > Preise können Sie eine Auswertung der Anschaffungskosten im Vergleich zu den Ausleihzahlen des Bestandes erstellen. Aus dieser Statistik können Informationen für die Etatverteilung gewonnen werden.

Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- oder Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt. Der Preis wird aus dem Feld Preis in den Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) ermittelt. Die Felder Preis, Lieferant, Erwerbungsart werden automatisch gefüllt, wenn das Medium über die Erwerbung eingetroffen ist. Bei der Katalogisierung werden die Werte manuell eingetragen. Nur wenn der Preis in das Feld in den Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) konsequent eingetragen wird, ist hier eine sinnvolle Auswertung möglich.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter Auswahl keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle):

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden.
Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe und/oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.

Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des Präsenzbestandes. Grundsätzlich werden in der Preisstatistik alle Exemplarstatusangaben mitgerechnet, auch makulierte, bestellte und Exemplare auf der Vorschlagsliste.

Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste zum Jahr ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt, die beispielsweise im Vorjahr (von) 50 (bis) 100 Mal entliehen wurden.

Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welcher Aufgliederung die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen.

Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle angezeigt.

Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5 Stellen der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der Menüleiste Datei > Optionen > Sonstiges ein.

Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag aus dem Feld Standort/Signatur.

Mediengruppe, Medienkennzeichen, Kurztitel greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Ausleihdaten) zurück.

Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) zurück.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, nach dem die Ergebnisanzeige sortiert werden soll:

Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, das unter Gruppierung ausgewählt wurde.

Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach Größe des Bestands.

Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.

Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre).

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.

Die Spalte Preis addiert die Einträge aus allen Exemplaren, die in die ausgewählte Gruppe gehören. Die Angabe entspricht dem insgesamt für diese Gruppe ausgegebenen Betrag.

Gesamt meldet die Anzahl der Ausleihen, welche im aktuellen Jahr und über einen längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden (unabhängig vom Tagesabschluss).

Die mit Jahr überschriebene Spalte zeigt die Ausleihzahlen des aktuellen Jahres an. Voraussetzung für diese Zahl ist, dass am jeweiligen Jahresende der Jahresabschluss durchgeführt wurde.

Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe angezeigt und ein Durchschnittswert ermittelt. Durchschnitt = Summe / Ergebnis in der jeweiligen Gruppe.
Beispiel: Durchschnitt in der Spalte Preis 75,71 = 530 / 7 Mediengruppen – für jede Mediengruppe sind durchschnittlich 75,71 Euro ausgegeben worden.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren.

Absenzquote

Über Controlling > Absenzquote im Menü der Controlling > Absenz im rechten Fensterbereich kann die momentane Absenzquote in Prozent des Bestands ermittelt werden. Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- oder Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter Auswahl keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden.

Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe und/oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.

Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des Präsenzbestandes. Grundsätzlich werden in der Preisstatistik alle Exemplarstatusangaben mitgerechnet, auch makulierte, bestellte und Exemplare auf der Vorschlagsliste.

Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste aktuelles Jahr / Vorjahr ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt, die beispielsweise im Vorjahr (von) 50 (bis) 100 Mal entliehen wurden.

Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welcher Aufgliederung die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen.

Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle angezeigt.

Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5 Stellen der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der Menüleiste Datei > Optionen > Sonstiges ein.

Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag aus dem Feld Standort/Signatur.

Mediengruppe, Medienkennzeichen, Kurztitel greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Ausleihdaten) zurück.

Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) zurück.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

 

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

Auf der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, nach dem die Ergebnisanzeige sortiert werden soll:

Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter Gruppierung ausgewählt wurde

Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach Größe des Bestands

Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr

Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre)

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.

Die Spalte Absenz gibt die momentane Absenzquote an. Die Absenzquote wird wie folgt ermittelt: Momentan entliehene Medien / Anzahl des Bestandes x 100. Die Anzahl der momentan entliehenen Medien hängt von dem Exemplarstatus E (entliehen) ab.

Bestand gibt den derzeitigen Bestand an, also ohne die Exemplare mit Exemplarstatus B (bestellt), D (Vorschlagsliste) und M (makuliert).

Jahr gibt zur Orientierung die bisherigen Ausleihen im aktuellen Jahr an, unabhängig vom Tagesabschluss. Voraussetzung für diese Zahl ist, dass am jeweiligen Jahresende der Jahresabschluss durchgeführt wurde.

Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe angezeigt und ein Durchschnittswert ermittelt. Durchschnitt = Summe / Ergebnis in der jeweiligen Gruppe.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Umsatzstatistik

Über den Menüpunkt Controlling > Umsatzstatistik oder im rechten Fensterbereich über Controlling > Umsatz kann der Umsatz des Bestandes ermittelt werden. Der Umsatz gibt an, welcher Anteil des Bestandes in diesem Jahr entliehen wurde. Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- oder Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter Auswahl keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden.

Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe und Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.

Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des Präsenzbestandes. Grundsätzlich werden in der Preisstatistik alle Exemplarstatusangaben mitgerechnet, auch makulierte, bestellte und Exemplare auf der Vorschlagsliste.

Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste zum Jahr ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt, die beispielsweise im Vorjahr (von) 50 (bis) 100 Mal entliehen wurden.

Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.

Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welcher Aufgliederung die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen.

Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle angezeigt.

Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5 Stellen der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der Menüleiste Datei > Optionen > Sonstiges ein.

Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag aus dem Feld Standort/Signatur.

Mediengruppe, Medienkennzeichen, Kurztitel greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Ausleihdaten) zurück.

Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) zurück.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

 Achtung: Bei Einträgen unter Mediengruppe müssen die Kürzel genutzt werden. Die Kürzel können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in den Tabellen MedienGrp herausfinden. Bei allen Angaben kann mit % trunkiert werden.

In der Registerkarte Sortierung wählen Sie das Kriterium, nach dem die Ergebnisanzeige sortiert werden soll:

Bezeichnung: alphabetische Sortierung des Kriteriums, welches unter Gruppierung ausgewählt wurde.

Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach Größe des Bestands.

Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.

Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung der Gruppierung nach der Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre).

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Sortierung.

Ergebnisanzeige:

Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.

Bestand gibt den derzeitigen Bestand an (also ohne die Exemplare mit Exemplarstatus B (bestellt), D (Vorschlagsliste) und M (makuliert).

Jahr gibt zur Orientierung die bisherigen Ausleihen im aktuellen Jahr an, unabhängig vom Tagesabschluss. Voraussetzung für diese Zahl ist, dass am jeweiligen Jahresende der Jahresabschluss durchgeführt wurde. Es werden aus allen Exemplarsätzen die Ausleihen des aktuellen Jahres addiert.

Die Spalte Umsatz ergibt sich durch Ausleihen des Jahres / Anzahl der Exemplare (Bestand). Ein Ergebnis von 2 bedeutet, dass der gesamte Bestand einer Gruppe (theoretisch) zweimal ausgeliehen wurde. Ein hoher Wert bei Umlauf bedeutet also einerseits gute Nutzung des Bestandes, eine hohe Umsatzzahl zeigt allerdings auch, dass die Regale ziemlich leer sind. Umsatzstarke Bestandsbereiche sollten deshalb in der Etatzuteilung entsprechend berücksichtigt werden.

Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe angezeigt und ein Durchschnittswert ermittelt. Durchschnitt = Summe / Ergebnis in der jeweiligen Gruppe.
Beispiel: Durchschnitt in der Spalte Bestand 75,71 = 530 / 7 Mediengruppen – zu jeder der 7 Mediengruppe gehören im Durchschnitt 530 Medien.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Vergleichsstatistik

Die Vergleichsstatistik ermöglicht einen schnellen Überblick darüber, wie oft Medien einer bestimmten Systematik und Hauptgruppe entliehen wurden im Vergleich zu den Ergebnissen einer anderen Bibliothek oder des vorigen Jahres. Es stehen dabei keine Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die Vergleichsstatistik wird sofort nach Auswahl über das Menü Controlling > Vergleichsstatistik ermittelt.

Ergebnisanzeige:

Mit Hauptgruppe ist die Auswertung nach der ersten Stelle der Notation gemeint, eine detailliertere Auswertung ist an dieser Stelle nicht vorgesehen.

Gesamt und Jahr geben die Gesamtausleihen oder die Ausleihen des aktuellen Jahres an.

Der Prozentwert ergibt sich aus: 100 / Anzahl aller Ausleihen im aktuellen Jahr x Anzahl der Ausleihen einer bestimmten Systematikhauptgruppe.

Die Vergleichswerte werden manuell in die Spalte Vergleich eingeschrieben. Drücken Sie die Schaltfläche Speichern. Die Vergleichszahlen bleiben erhalten und können immer wieder zum Vergleich herangezogen werden. Vergleichswerte können z. B. die Ergebnisse der Nachbarbibliothek oder Auswertungen einer Fachzeitschrift, der DBS oder der Bertelsmann-Stiftung sein. Es kann auch die Zahl eines besonders guten Jahres eingetragen werden, um das Ziel, wieder ein solches Ergebnis zu erreichen schnell und komfortabel immer wieder überprüfen zu können.

Sie haben folgende Optionen:

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Speichern speichert die in der Spalte Vergleich eingetragenen Werte für zukünftige Auswertungen.

OPEN und Schnittstellenstatistik

Schnittstellenstatistik

Die Schnittstellenstatistik gibt Ihnen einen Überblick über die Nutzung von Angeboten, die über eine Schnittstelle an BIBLIOTHECAnext angebunden sind (z.B. OPEN, E-Medienschnittstelle, E-Medien-Angebote). Dabei wird nicht die Ausleihe oder Verlängerung, sondern die Anmeldung (Login) an dieser Schnittstelle statistisch ausgewertet. Die Statistik ist sinnvoll, um zu prüfen, ob bzw. welche Online-Angebote der Bibliothek genutzt werden.

Die Schnittstellenstatistik wird über das Menü Controlling > OPEN + Schnittstellen > Schnittstellenstatistik ermittelt.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien an, die ausgewertet werden sollen (beispielsweise nur einen bestimmten Anbieter / eine bestimmte Schnittstelle):

Letzter Login von … bis … : Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein, den Sie auswerten wollen.

Schnittstelle: Wählen Sie hier einen bestimmten Anbieter oder eine Schnittstelle aus, die ausgewertet werden soll. Betrifft die statistische Auswertung alle Anbieter, nehmen Sie hier keinen Eintrag vor.

In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie aus, nach welchem Kriterium die Statistik aufgeschlüsselt werden soll.

Schnittstelle: Die Statistik wird nach Schnittstelle bzw. nach dem Anbieter der Angebote ausgewertet.

Zeitraum: Nach Zeitraum kann die Statistik nur für einen einzelnen Anbieter ausgewertet werden. Deshalb ist diese Option nur aktiv, wenn Sie zuvor in der Registerkarte Auswahl einen bestimmte Schnittstelle ausgewählt haben.

Ergebnisanzeige:

Schnittstelle: Bei der Auswahl nach Schnittstellen werden alle Anbieter aufgelistet, die über die Schnittstellenstatistik ausgewertet werden können.

Zeit: Je nach Auswahl werden hier die Tage, Monate oder Jahre angezeigt.

Anzahl: Hier wird die Anzahl der Anmeldungen (Logins) an einer bestimmten Schnittstelle oder in einem bestimmten Zeitabschnitt pro Schnittstelle angezeigt.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Prozess-Statistik

In der Prozessstatistik wird ermittelt, wie oft bestimmte OPEN-Modulen verwendet oder Aktionen wie Verlängerungen oder Vorbestellungen in OPEN durchgeführt werden.

Die Prozessstatistik wird über Menü Controlling > OPEN + Schnittstellen > Prozessstatistik ermittelt.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien an, die ausgewertet werden sollen.

Zeitraum von … bis … : Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein, den Sie auswerten wollen.

Anwendung: Wählen Sie hier OPEN oder die OPEN_API Schnittstelle aus, um die beiden Anwendungen separat auszuwerten. Sollen beide ausgewertet werden, lassen Sie das Feld leer.

Prozess: Wählen Sie hier einen Prozess aus, falls nur eine bestimmte Aktion ausgewertet werden soll. Prozesse sind beispielsweise Aktionen in OPEN wie Fernleihen, Vormerkungen, Verlängerungen, Benutzer- oder Passwortänderungen, Ausweisverlängerungen, Onlinebezahlungen, Benutzerregistrierung (Neuanmeldung), oder die Nutzung von Karussellen, Coverreihen, TagClouds, Benutzerkonten, Trefferlisten oder Detailanzeigen.

In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie aus, nach welchem Kriterium die Statistik aufgeschlüsselt werden soll:

Prozess (Aktion): Dies macht nur Sinn, wenn Sie in der Registerkarte Auswahl das Feld Prozess leer gelassen haben. In dem Fall werden Ihnen als Ergebnis alle Prozesse mit der Häufigkeit der Nutzung angezeigt.

Zeitraum: Wenn Sie in der Registerkarte Auswahl einen bestimmten Prozess ausgewählt haben, so können Sie sehen, an welchen Tagen bzw. wie häufig im Monat oder im Jahr dieser genutzt wurde.

Erstellen Sie die Statistik mit der Schaltfläche OK.

Ergebnisanzeige:

Prozess: Bei Auswahl nach Prozess (Aktion) werden alle Prozesse in OPEN aufgelistet, die von den Benutzern verwendet wurden im betroffenen Zeitraum. In der Spalte Anzahl wird die Häufigkeit der Nutzungen angezeigt.

Zeitraum: Je nach Auswahl werden hier die Tage, Monate oder Jahre angezeigt sowie die Anzahl der Nutzungen .

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Webseitenaufrufstatistik

Die Webseitenaufrufstatistik liefert Informationen zu den Seitenaufrufen pro Tag sowie von welchem Zugriffsort diese erfolgt sind (von einem internen oder externen Netzwerk).

Voraussetzung: Für die Unterscheidung zwischen Intern und Extern müssen in OPEN die IP-Bereiche der Bibliothek eingetragen werden unter OCLC OPEN > OPEN-Einstellungen > Allgemeine Einstellungen / Interne IP-Adressen/Masken.

Die Webseitenaufrufstatistik wird über Menü Controlling > OPEN + Schnittstellen > Webseitenaufrufstatistik ermittelt.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien an, die ausgewertet werden sollen.

Zeitraum von … bis … : Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein, den Sie auswerten wollen.

In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie aus, nach welchem Zeitraum (Tag, Monat oder Jahr) die Statistik aufgeschlüsselt werden soll.

Ergebnisanzeige: Je nach Auswahl werden Ihnen die Tage, Monate oder Jahre angezeigt, an denen OPEN-Webseiten aufgerufen wurden, sowie die Anzahl der Zugriffe aus dem Internen Netzwerk (z.B. aus den Bibliotheksräumen), aus dem externen Netzwerk sowie von der mobilen Seite. In der Spalte Gesamtanzahl werden die Zahlen zusammengerechnet.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Suchstatistik

Die Suchstatistik liefert mehr Information über das Suchverhalten von Lesern. Sie erfasst alle Suchanfragen Informationen zu den Suchbegriffen, über welche Module die Suchabfrage gestellt wurde (Einfache Suche, Suchschlitz, Erweiterte Suche, DNN Schnellsuche, API-Schnittstelle, Quicklinks). Sie können zudem eine Top- und eine Flopliste zusammenstellen mit den Suchbegriffen, die am häufigsten gesucht werden, beziehungsweise mit den Suchbegriffen, die am häufigsten ohne Treffer enden.

Die Suchstatistik wird über Menü Controlling > OPEN + Schnittstellen >Suchstatistik ermittelt.

Geben Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien an, die ausgewertet werden sollen.

Zeitraum von … bis … : Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein, den Sie auswerten wollen.

Modul: Wählen Sie hier ein Modul aus, falls Sie nur ein bestimmtes Modul näher betrachten wollen. Ansonsten lassen Sie das Feld leer.

In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie aus, nach welchem Kriterium die Statistik aufgeschlüsselt werden soll:

Auslöser (Modul): Über welches Modul hat der Benutzer eine Suchabfrage abgesetzt oder hat der Benutzer die Suche über einen Quicklink (z.B. Klick auf den Verfasser in der Trefferanzeige) ausgelöst.

Zeitraum: Ein Gruppierung nach Zeitraum ist vor allem sinnvoll in der Kombination mit der Einschränkung auf einen bestimmten Auslöser (Modul) in der Registerkarte Auswahl. Somit wird ausgewertet, wann dieses Modul genutzt wurde. Ohne Einschränkung wird angezeigt, wie häufig pro Tag, Monat oder Jahr eine Suche ausgelöst wird.

Häufigste Suchanfragen (100): Hiermit erstellen Sie eine Liste mit den 100 am Häufigsten gesuchten Suchbegriffen

Häufigste Suchbegriffe ohne Treffer (100): Hiermit erstellen Sie eine Liste mit den 100 am Häufigsten gesuchten Suchbegriffen, bei denen die Suche keine Treffer ergab.

Ergebnisanzeige

Je nach Auswahl der Gruppierung werden unterschiedliche Ergebnisse angezeigt. Einerseits die Auslöser und die Anzahl der Suchen über diese, andererseits die Anzahl der Tage, Monat, Jahre, in der eine Suche stattgefunden hat und die Anzahl der Suchen. Bei den Häufigsten Suchanfragen und Suchbegriffen ohne Treffer erhalten Sie eine Top- beziehungsweise Flopliste mit den 100 häufigsten Suchbegriffen. Trefferanzahl Für die Top- und Flop-Statistiken der Suchbegriffe werden keine Diagramme dargestellt.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

Auswahl öffnet erneut den Assistenten.

Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs-oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.

Druck öffnet das Fenster Drucken/Kopieren.

Jahresarbeiten

Im Folgenden erhalten Sie Informationen über Jahresarbeiten. Hierzu zählen der Jahresabschluss im Einstellungsmodul und Jahresstatistiken wie die DBS im Statistikmodul.

Jahresstatistiken

Im Folgenden finden Sie Informationen zu Jahresstatistiken, die Sie für Ihre Bibliothek durchführen können.

Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS)

Die Betreuung der Deutschen Bibliotheksstatistik wurde vom hbz übernommen. Das hbz hat einen aktuellen Fragenkanon zur Erstellung der DBS erarbeitet. Dieser Bogen ist in BIBLIOTHECAnext hinterlegt. Bibliotheken, die mit BIBLIOTHECAnext arbeiten, können diesen über das Statistikmodul ausfüllen. Sie können diese Daten über das Online-Formular auf den Internetseiten des hbz http://www.bibliotheksstatistik.de/ direkt manuell eingeben oder per csv-Datei zusenden.

Aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAnext gelangen Sie über Module > Statistik in das Statistikmodul. Sie finden im Statistikmodul unter DBS den Punkt Statistik. Damit können Sie am Jahresende die Deutsche Bibliotheksstatistik erstellen.

Voraussetzung hierfür ist die Zuordnung Ihrer Medien über von Ihnen bereits definierte Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den von der Deutschen Bibliotheksstatistik vorgegebenen Kategorien.

Medienzuordnung

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.

 Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.

Wählen Sie aus der Auswahlliste Festlegung für eine DBS-Kategorie aus. Für die DBS mögliche Kategorien sind:

Belletristik

Kinderbücher

Magazin

Non-Prints

Sachliteratur

Virtueller Bestand

Zeitschriften

AndereNBMedien, die vor 2019 gültig waren, sind weiterhin in der Medienzuordnung sichtbar, haben aber für die aktuelle DBS-Statistik keinen Einfluss und müssen somit nicht ausgefüllt werden. Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint darunter in blauer Schrift die Information, für welche Statistik die Kategorie relevant ist. Für alte Kategorien wird zusätzlich angegeben, bis wann diese gültig waren.

Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Definition verwenden möchten.

 Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik und Standort.

 Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten.
Beispielsweise kann eine Bibliothek, die die entsprechenden Werte benutzt, die Mediengruppe SAC für Sachliteratur, oder das Medienkennzeichen Bilderbuch für Kinderbücher zuordnen. Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Registerpflege > Werte.

Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben beginnen und somit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den Operatoren Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein.

Im grauen Feld Definition sehen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie durch Anklicken des Pfeils in das weiße Editierfeld übernehmen. Je nach Auswahl könnte z. B. stehen ME.MEDIENGRP=‘SAC‘ oder ME.MEKZ LIKE ‘S%‘. Möchten Sie eine Auswertung z. B. der Mediengruppe oder des Medienkennzeichens aus dem Exemplarsatz, können Sie die Angabe im weißen Editierfeld ändern, z. B. von ME.MEDIENGRP auf EX.MEDIENGRP.
Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.

Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, weil die Kürzel nicht mit den gleichen Buchstaben anfangen oder Sie verschiedene Felder abfragen möchten, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im weißen Editierfeld erscheint AND oder OR.

Nehmen Sie eine weitere Zuordnung vor.

Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.

Speichern Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen und OK.

Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

 Hinweis: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 10.000 Zeichen sein darf.

 Tipps:

Einzelne Zweigstellen können ausgewertet werden, indem im Auswahlfeld oberhalb von Festlegung für die entsprechende Auswahl getroffen wird.

Wir empfehlen die Auswertung über den Exemplarsatz (EX.).

Bei komplizierten Medienzuordnungen empfehlen wir Ihnen diese regelmäßig zu sichern. Im Statistikmodul unter DBS --> Medienzuordnung über die Schaltfläche Exportieren können alle Medienzuordnungen exportiert werden.

Nachträgliche Änderung einer Festlegung

 Rufen Sie über den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.

Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Zuordnung.

Wenn Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern möchten, löschen Sie diese indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken. Nun können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.

Durchführung der Statistik

Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS > Statistik auf. Es werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular für die Deutsche Bibliotheksstatistik ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert.

 Hinweis: Die Statistik sollte zum Jahreswechsel durchgeführt werden. Empfehlenswert ist, die eventuell vorhandene Schließzeit zwischen Weihnachten und Neujahr zu nutzen. Nur wenn die Statistik im Zeitraum zwischen der letzten Ausleihe des alten Jahres und der ersten Ausleihe des neuen Jahres erstellt wird, kann Aktualität gewährleistet werden.

Das Formular zur Statistik zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und Ausleihzahlen, die in den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System bekannte Informationen werden dabei automatisch eingetragen. In den weißen Feldern können Sie selbst Eintragungen vornehmen. Der Bogen kann durch Anklicken der Schaltfläche mit dem Drucken-Symbol ausgedruckt werden.

Statistik für wissenschaftliche Spezialbibliotheken

Wählen Sie im Statistikmodul DBS > Statistik WB, um diese Funktion aufzurufen. Sie erhalten das Formular für wissenschaftliche Bibliotheken, das Sie ergänzen und ausdrucken können.

Statistik für den Sankt Michaelsbund

Aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAnext gelangen Sie über den Menüpunkt Module > Statistik in das Statistikmodul. Sie rufen im Statistikmodul über DBS > Statistik MB das Statistikformular für den Sankt Michaelsbund auf. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, am Jahresende die Jahresstatistik für den Sankt Michaelsbund zu erstellen.

Voraussetzung hierfür ist die Zuordnung Ihrer Medien über von Ihnen bereits definierte Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den vom Sankt Michaelsbund vorgegebenen Kategorien.

Medienzuordnung

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.

 Wählen Sie im Statistikmodul DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.

Klicken Sie im Feld Festlegung für auf den schwarzen Pfeil und wählen Sie aus der Liste eine Kategorie des Sankt Michaelsbunds aus. Die Bezeichnungen für den Sankt Michaelsbund relevanten Kategorien beginnen mit M. (z. B. M.Digit, M.KinderB, M.Romane, M.SachB). Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint direkt unter dem Feld Festlegung für in blauer Schrift die Beschreibung der Kategorie. Bei M.Video z. B. Statistik für Sankt Michaelsbund / Videobänder.

Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Definition verwenden möchten.
Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienart, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort. Für Festlegungen, die mit dem Standort arbeiten, muss oberhalb der Tabelle die Schaltfläche Exemplar angeklickt werden, dann erscheinen in der Tabelle Felder aus dem Exemplarsatz. Hier finden Sie z. B. das Feld Standort.

Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten, z. B. die Mediengruppe VID für Videobänder, oder das Medienkennzeichen Bilderbuch für Kinderbücher. Beachten Sie, dass immer die Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle.
Beispiel: Dem Feld Mediengruppe kann in einer Bibliothek, die dieses Kürzel verwendet, das Kürzel CDR für CD-ROM, oder dem Feld Medienkennzeichen SV für Sachvideos zugeordnet werden. Möchten Sie einer Kategorie für den Sankt Michaelsbund mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben beginnen und somit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den Operator Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein, z. B. V%, wenn Sie die Mediengruppen VF (Videos – Spielfilme) und VS (Sachvideos) zusammenfassen möchten.

Übernehmen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie im Feld Definition sehen, durch Anklicken des Pfeils in das weiße Editierfeld.
Je nach Auswahl könnte hier z. B. stehen ME.MEDIENGRP=‘VID‘ oder ME.MEKZ LIKE ‘V%‘.

Wenn Sie einer Kategorie für den Sankt Michaelsbund mehrere Werte zuordnen möchten, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, weil z. B. die Kürzel nicht mit den gleichen Buchstaben anfangen oder Sie verschiedene Felder abfragen möchten, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im weißen Editierfeld erscheint AND oder OR. Nehmen Sie nun eine weitere Zuordnung vor.

Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.

Mit der Schaltfläche Übernehmen speichern Sie die Zuordnung.

Klicken Sie auf OK.

Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

 Achtung: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 10.000 Zeichen sein darf.

 Tipp: Einzelne Zweigstellen können ausgewertet werden, indem im Auswahlfeld oberhalb von Festlegung für die entsprechende Auswahl getroffen wird.

Bei komplizierten Medienzuordnungen empfehlen wir Ihnen diese regelmäßig zu sichern. Im Statistikmodul unter DBS > Medienzuordnung über die Schaltfläche Exportieren können alle Medienzuordnungen exportiert werden.

Nachträgliche Änderung einer Festlegung

Gehen Sie wie folgt vor:

 Rufen Sie über den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.

Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Festlegung.

Möchten Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern, löschen Sie diese, indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken. Nun können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.

Durchführung der Statistik

Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS > Statistik MB auf. Es werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular des Sankt Michaelsbundes ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu überprüfen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert. Sie können das Formular über die Drucken-Schaltfläche ausdrucken.

Das Formular zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und Ausleihzahlen, die in den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System bekannte Informationen werden dabei automatisch eingetragen. In den weißen Feldern können Sie selbst Eintragungen vornehmen.

Jahresmeldung (Österreich)

Aus dem Hauptmodul von BIBLIOTHECAnext gelangen Sie über den Menüpunkt Module > Statistik in das Statistikmodul. Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS > Jahresmeldung auf. Mit dieser Funktion können Sie am Jahresende die Jahresmeldung für Ihre Bibliothek zu erstellen.

Voraussetzung hierfür ist die Zuordnung Ihrer Medien über von Ihnen bereits definierte Mediengruppen, Medienkennzeichen oder Standorte zu den von der Jahresmeldung vorgegebenen Kategorien. So wird in der Jahresmeldung z. B. die Kategorie Sachbücher abgefragt. In einer Bücherei, in der Sachbücher die Mediengruppe BS haben, würde der Kategorie Sachliteraturdie Mediengruppe BS zugeordnet.

Medienzuordnung zur Ermittlung der Bestandszahlen

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.

 Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.

Wählen Sie im Feld Festlegung für eine für die Jahresmeldung relevante Kategorie aus.

 

 Hinweis: Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint direkt unter dem Feld Festlegung für in blauer Schrift die Beschreibung der Kategorie. Derzeit für die Jahresmeldung vorgesehene Festlegungen sind:

Belletristik

Computerspiele

eAudio

eBook

eMusic

ePaper

eVideo

Film

Geräte

Hörbuch

KinderBel

KinderSach

Musik

Noten

Sachliteratur

SonstigeAV

Spiele

Zeitschriften 

 

Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Zuordnung verwenden möchten.

 Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik und Standort.
Für Festlegungen, die mit dem Standort arbeiten, muss über der Tabelle die Schaltfläche Exemplar angeklickt werden, dann erscheinen in der Tabelle Felder aus dem Exemplarsatz. Hier finden Sie z. B. das Feld Standort.

 

Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten, z. B. das bei Ihnen verwendete Kürzel für die entsprechende Mediengruppe. Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle. Möchten Sie einer Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit dem gleichen Buchstaben beginnen, so dass eine Trunkierung mit % möglich ist, wählen Sie bei den Operatoren Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein.
Beispiel: Dem Feld Mediengruppe kann in einer Bibliothek, die diese Kürzel verwendet, das Kürzel CDR für CD-ROM oder dem Feld Medienkennzeichen SV für Sachvideos zugeordnet werden. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Registerpflege > Werte.

Übernehmen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie im Feld Definition sehen, durch Anklicken des Pfeils in das Editierfeld. Wenn Sie einer Kategorie in der Jahresmeldung mehrere Werte zuordnen möchten, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im Editierfeld erscheint AND oder OR. Nehmen Sie eine weitere Zuordnung vor.

Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.

Speichern Sie Ihre Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen und bestätigen Sie mit OK.

Nun können Sie weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

 Hinweis: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 10.000 Zeichen sein darf. Einzelne Zweigstellen können derzeit im Bogen für die Jahresmeldung nicht ausgewertet werden. Die Medienzuordnungen können unter DBS > Medienzuordnung über die Schaltfläche Exportieren gesichert werden.

Nachträgliche Änderung einer Festlegung

Gehen Sie wie folgt vor:

 Rufen Sie über den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.

Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Festlegung.

Möchten Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern, löschen Sie diese, indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken.

Sie können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.

Durchführung der Statistik

Unter DBS > Jahresmeldung werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular für die Jahresmeldung ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert. Das Formular kann über die Schaltfläche mit dem Drucken-Symbol in der rechten oberen Ecke des Bogens ausgedruckt werden.

Bibliotheksindex (BIX)

Im Statistikmodul unter BIX > Erhebungsbogen rufen Sie den Erhebungsbogen für den Bibliotheksindex (BIX) auf. Der BIX wurde von der Bertelsmann-Stiftung initiiert und wurde 2005 vom dbv und hbz übernommen.

 Weitere Informationen:

Internetauftritt zum Bibiliotheksindex

Einige der in BIBLIOTHECAnext enthaltenen Daten werden beim Erhebungsbogen bereits ermittelt und zur Verfügung gestellt, z. B der Gesamtbestand, der die Zahlen aus Medien > Medienstatistik enthält oder die Entleihungen (Medien > Übersicht).

Andere Werte, z. B. die Quadratmeterfläche, können von Ihnen zusätzlich erfasst werden. Anschließend können Sie den Bogen ausdrucken.

Jahresabschluss

Ist die Statistik erledigt, z. B. die DBS ausgeführt und ausgedruckt, kann der Jahresabschluss durchgeführt werden.

Systempflege

Folgende Tätigkeiten sind im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss zu finden.

Jahresstatistik abschließen

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss. Sie bewirkt, dass die Ausleihzahlen für das neue Jahr (z. B. 2011) auf null gesetzt werden, indem die Ausleihen auf das Vorjahr (z. B. 2010) umgebucht werden.

Werden statistische Auswertungen mit BIBLIOTHECAnext vorgenommen, ist der Jahresabschluss also unbedingt notwendig.

Gehen Sie wie folgt vor:

 Wählen Sie Jahresstatistik abschließen, es erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Mit Ja bestätigen, sofern Sie die Statistik für die DBS abgeschlossen haben.

Wählen Sie im nächsten Fenster Starten. Beachten Sie die Sicherheitsabfragen.
Nach dem erfolgreichen Abschluss erscheint das Fenster zum Umsetzen der neuen Jahres-Werte.

Geben Sie hier die Bezeichnung ein, die in der Medien- und Benutzerstatistik als Spaltenüberschrift für die Jahre angezeigt werden sollen. Beachten Sie, dass die Werte nicht zu lang sein und keine Kommas verwendet werden dürfen. Beispiele für Benennungen: "2016" (für aktuelle Jahreszahl), "KJ 2016" (für Kalenderjahr) oder "SJ 15/16" (Schuljahr). Nicht ausgefüllte Werte werden mit den Standardwerten gefüllt.

Speichern Sie die Änderung mit der Schaltfläche OK.
Die Beschriftung kann auch im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) > Direkteinstellung im Abschnitt Statistik im Parameter 'SpaltenBezJahre' geändert werden. Hier müssen alle Werte in der Reihenfolge JAHR, VJAHR, VVJAHR, VVVJAHR, VVVVJAHR eingegeben und mit Komma getrennt werden. Beispiel: 2016, 2015, 2014, 2013, 2012

Schließen Sie das Fenster über Abbrechen.

Erst nach der automatischen Umstellung des Rechnerdatums durch den kalendarischen Jahreswechsel werden Sie u. a. in der Medienstatistik in der Ergebnisliste die Spalte für das neue Jahr (z. B. 2011) erhalten (diese zeigt die Anzahl 0) sowie die Spalte für das alte Jahr (z. B. 2010; diese Spalte zeigt die Ausleihen aus dem Jahr 2010).

 Achtung: Führen Sie den Jahresabschluss auf keinen Fall mehrmals durch.

Makulierte Medien löschen

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss.

Bei der Arbeit mit BIBLIOTHECAnext sollten ausgesonderte Medien nicht sofort gelöscht, sondern zunächst nur makuliert werden, damit die für die Medien gespeicherten Ausleihdaten in der Statistik ausgewertet werden können. Nach Abschluss der Jahresstatistik bietet es sich an die makulierten Medien zu löschen.

Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

 Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss > Makulierte Medien löschen.

Geben Sie im Fenster Makulierte Medien löschen das Datum ein, bis zu dem die makulierten Medien gelöscht werden sollen. Wir empfehlen, den Vorgang anhand des Datums zu staffeln.

 Hinweis: Geben Sie im Datumsfeld den 01.03.2010 ein. Damit werden alle Medien, die bis zum 01.03.2010 makuliert wurden, gelöscht. Wenn dieser Vorgang beendet wurde, geben Sie das Datum 01.06.2010 ein usw. So können Sie die Systemauslastung minimieren

Klicken Sie auf Starten. Damit sind die makulierten Medien gelöscht und die Bestandszahlen entsprechend aktualisiert.

Klicken Sie auf Abbrechen, wenn der Vorgang beendet wurde.

 Hinweis: Dieser Vorgang ist nicht unbedingt notwendig und kann unabhängig vom Jahreswechsel, jedoch nach dem Abschluss der Jahresstatistik, zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden.

Erwerbungsbudgets kopieren

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss.

Dieser Vorgang muss nicht durchgeführt werden und ist generell nur relevant, wenn mit der Etatüberwachung im Erwerbungsmodul gearbeitet wird. Sie können die Erwerbungsbudgets automatisch für die Etatüberwachung verschieben.

Wählen Sie im Erwerbungsmodul Etat > Etatüberwachung:

 Mit der rechten Maustaste können Sie auf den Punkt Budget anzeigen klicken. Dort werden Ihnen die Budgets für das nächste Jahr, das laufende Jahr und das Vorjahr angezeigt.

Wenn Sie die Erwerbungsbudgets kopieren, wird folgende Aktion durchgeführt:

Die Angaben aus der Spalte Budget Vorjahr werden gelöscht.

Die Angaben aus der Spalte Budget laufendes Jahr werden in die Spalte Budget Vorjahr verschoben.

Die Angaben aus der Spalte Budget nächstes Jahr werden in die Spalte Budget laufendes Jahr verschoben.

 Hinweis: Die Aktion durchzuführen, ist nur dann sinnvoll, wenn alle Spalten bereits vorab ausgefüllt wurden – auch die Spalte Budget nächstes Jahr.

Bestellungen löschen

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss.

Über diese Funktion können Sie alte Bestellsätze aus dem Erwerbungsmodul löschen. Dieser Vorgang ist nicht zwingend notwendig. Es werden nur diejenigen Bestellungen aufgelistet, bei denen alle unter einer Bestellnummer zusammengefassten Titel auf dem Bestellstatus Abgeschlossen stehen. Sind einzelne Titel einer Bestellung noch in einem anderen Erwerbungsstatus, storniert oder reklamiert, werden sie nicht für den Systemlauf zum Löschen von Bestellungen vorgesehen und nicht angezeigt.

Bei Bedarf können auch die Etatbuchungen zu den Bestellsätzen gelöscht werden. Dazu kann der Parameter EtatBuchungenLoeschen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog genutzt werden.

Erwerbungsspezifischer Abschluss

Folgende Tätigkeiten sind für die Erwerbung durchzuführen. Sie finden die Funktionen im Einstellungsmodul.

Haushaltsjahr umstellen

Gehen Sie wie folgt vor:

 Um das Haushaltsjahr für die Erwerbung umzustellen, gehen Sie im Einstellungsmodul auf Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Registerkarte Buchungen.

Ändern Sie das Haushaltsjahr ab und klicken Sie auf OK.

Nach einem Neustart von BIBLIOTHECAnext wird bei der Eingabe von Bestellungen in der Erwerbung das neue Haushaltsjahr verwendet.

Offene Bestellung in das neue Haushaltsjahr übertragen

Über den Menüpunkt Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Registerkarte: Buchungen kann bei Bedarf die Funktion Offene Bestellungen dem o.g. Haushaltsjahr zuordnen genutzt werden.

Wenn diese Schaltfläche angeklickt wird, werden alle Bestellungen aus der Erwerbung, die noch nicht den Status Abgeschlossen aufweisen, auf das Haushaltsjahr übertragen, welches an dieser Stelle angegeben ist. Wenn Sie z. B. das Haushaltsjahr 2011 angeben, werden alle offenen Bestellungen auf 2011 gesetzt.

Das betrifft auch Bestellungen, die den Status Eingetroffen aufweisen. Kontrollieren Sie deshalb vorab Ihre erledigten Bestellungen, ob diese korrekt auf den Status Abgeschlossen gesetzt wurden.

Dieser Vorgang ist nur bei Bedarf durchzuführen.

 Achtung: Es sollte während dieser Aktion niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten.

Katalogspezifischer Abschluss

Folgende Tätigkeiten sind für den Katalog durchzuführen. Sie finden die Funktionen im Einstellungsmodul.

Unverknüpfte Titelaufnahmen

Über Systempflege > Unverknüpfte Titelaufnahmen im Einstellungsmodul können Sie kontrollieren, ob es Medien mit fehlenden Verknüpfungen im System gibt. Dies ist vor allem relevant, wenn Sie makulierte Medien gelöscht haben, die Gesamtwerke suchen und ebenfalls löschen möchten. Dieser Vorgang muss nicht zwingend beim Jahresabschluss erfolgen, sondern kann jederzeit im System vorgenommen werden.

 Achtung: Zu beachten ist, dass während des Vorgangs niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten sollte.

Zugangsnummer zurücksetzen

Wenn Sie mit Zugangsnummern arbeiten und keine fortlaufende Zählung nutzen, haben Sie die Möglichkeit, im Einstellungsmodul unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte Systemtabellen die Zugangsnummer auf null zu setzen.

Setzen Sie nur Zugangsnummern auf null, deren Format an eine Jahreszahl gebunden ist. Vergeben Sie Zugangsnummern nach z. B. folgendem Schema: 03 / 0001 (Jahreszahl / laufende Nummer). Dadurch wird zu Beginn eines neuen Jahres die Jahreszahl geändert, aber nicht die laufende Zahl. Die fortlaufende Zahl müssen Sie wieder auf null zurückstellen.

 Gehen Sie in das Einstellungsmodul unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte: Systemtabellen.

Setzen Sie den Wert auf 0 zurück, so dass die Zeile dann folgendermaßen aussieht:
Zugangsnummer 0 Bücher (Nummernkreis) JJ/#### (Format)

Feiertagskalender

Überprüfen Sie im Rahmen des Jahresabschlusses im Einstellungsmodul unter Konditionen > Feiertage die Vollständigkeit und Richtigkeit der von Ihnen einzutragenden oder automatisch erzeugten Feier- und Schließtage.