Einstellungen für die Statistik

Optionen

Unter Optionen > Registerkarte Hitliste erfolgt die Voreinstellung für die Auswertung der Hitlisten (Medien) sowie der Besten- und Langweilerlisten:

Maximal anzuzeigende Datensätze: Legt fest, wie viele Datensätze bei den verschiedenen Besten- und Langweilerlisten tatsächlich angezeigt werden. Die Summe der Gesamtanzahl wird in jedem Fall angezeigt. In vielen Fällen ist es für Auswertungen günstiger, eine Auswahl z. B. nach Mediengruppe oder Systematik zu treffen, als den Wert auf weit über 1000 zu setzen.

Bei den Hitlisten nur Datensätze mit mind. n Ausleihen im aktuellen Jahr anzeigen: Schränkt die Auswertung für Hit- und Bestenlisten ein. Nur ab dieser Anzahl Ausleihen werden Benutzer oder Medien in der Auswertung berücksichtigt.

Bei den Negativlisten nur Datensätze mit maximal n Ausleihen im aktuellen Jahr anzeigen: Schränkt die Auswertung für Langweilerlisten ein. Nur Benutzer und Medien, die weniger als die hier angegebene Anzahl von Medien entliehen haben, werden in der Auswertung berücksichtigt.

Unter Optionen > Registerkarte Sonstiges finden Sie folgende Einstellungen:

Jahresstatistik: Abgänge unabhängig vom Makulierungsdatum: In den Jahresstatistiken (Statistik DBS, Statistik St. Michaelsbund und Jahresmeldung) werden in der Position Abgang standardmäßig alle Exemplare, denen zwischen dem 01.01. und 31.12. des ausgewerteten Jahres der Exemplarstatus makuliert zugeordnet wurde, gezählt.
Wird dieses Kontrollkästchen markiert, werden alle Exemplare mit dem Exemplarstatus makuliert gezählt, unabhängig davon, wann sie den Status erhielten. Das jeweilige Abgangsdatum finden Sie in den Exemplardaten auf der Registerkarte Weitere Felder.

Systematik nur nach Anfangsbuchstaben gruppieren: Diese Einstellung betrifft die Auswertungsmöglichkeit nach Systematik (Hauptgruppen). Ist das Kontrollkästchen markiert, sind die Hauptgruppen jeweils einstellig: Aa über Ahk bis Az, alle mit A beginnenden Systematikgruppen würden zusammengefasst unter A.

Nach wie viel Zeichen soll die Systematik gruppiert werden? Entsprechend der Auswahl an dieser Stelle kann alternativ auch eine beliebige Stellenanzahl angegeben werden, um für in Ihrer Bibliothek sinnvolle Aussagen zu erhalten. Je höher die eingetragene Zahl, desto detaillierter die Auswertung.

 Beispiel: Der Eintrag 2 führt dazu, dass die Anzeige Aa Ab Ac Ad unterscheidet, die Gruppen Ah, Ahk, Ahm zusammengefasst werden unter Ah.

Kennzahlen

Unter Datei > Kennzahlen können Sie spezifische Kennzahlen Ihrer Bibliothek angeben. Die Eingabe ist Voraussetzung für einige Auswertungen:

Potentielle Leser: Diese Zahl ist eine Art ideale Anzahl von Lesern. Für öffentliche Bibliotheken wird die Anzahl der potenziellen Leser oft als die Einwohnerzahl der Gemeinde oder des geographischen Einzugsgebiets festgelegt. Für Firmenbibliotheken kann die Anzahl der Mitarbeiter angenommen werden. Wissenschaftliche Bibliotheken können z. B. die Anzahl der Institutsmitglieder und Anzahl eingeschriebener Studierender erfassen.

Personalstellen: Theoretische Anzahl von Vollzeitstellen (eventuell also auch Dezimalzahlen).

Jahresetat: Geld, das der Bibliothek insgesamt für ein Jahr zur Verfügung steht.

Öffnungsstunden pro Woche

Druck

Jede Ergebnisanzeige kann über die Schaltfläche Druck neben der Tabellenanzeige ausgedruckt werden. Das Ergebnis kann auf dem Drucker oder zur Weiterbearbeitung in eine Datei gedruckt werden.

Der Drucker ist über die Schaltfläche Drucker wählbar. Für den Ausdruck steht eine Auswahlliste vordefinierter Berichte zur Verfügung.

Über Optionen kann dem Ausdruck ein anderer Titel gegeben werden. Ein Eintrag unter Fußzeile wird im Ausdruck dagegen nicht berücksichtigt.

Über die Registerkarte In Datei drucken wird die Statistik als RTF- oder ASCII-Datei gespeichert. Geben Sie im Feld Datei die Laufwerks- und Pfadbezeichnung und den Dateinamen an (z. B. c:\biblio\medstat.rtf).

 Hinweis: Es kommt vor, dass beim Druck folgende Meldung erscheint: „Die Variablen stimmen nicht mit den Berichtsvariablen überein: Die Version der für diesen Ausdruck vorgesehenen Vorlagedatei stimmt dann nicht mit der genutzten Datenbankversion überein.“ Im Drucken-Fenster finden Sie unter Beschreibung den Namen der genutzten Vorlagedatei, z. B. auslin.qrp. Nehmen Sie die aktuellste Ihnen vorliegende Service-CD zur Hand und kopieren diese Datei aus dem Biblio-Verzeichnis dieser CD in das zentrale BIBLIOTHECAnext-Verzeichnis auf Ihrem Server. Überschreiben Sie die vorhandene und nicht mehr aktuelle Datei. Die Meldung erscheint danach nicht mehr.

Export

Die Ergebnisse der statistischen Auswertungen können in einer Tabellenkalkulation (z. B. Excel) oder in einer Textverarbeitung weiterverwendet werden. Dabei können sowohl die Zahlen aus der Ergebnistabelle als auch die Grafik exportiert werden. Mit der Tabellenkalkulation können dann individuelle Auswertungen oder Grafiken erstellt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um Daten zu exportieren:

 Klicken Sie zum Exportieren der Tabelle auf die Schaltfläche Kopie, die sich bei der Ergebnisanzeige jeder Auswertung über der Tabelle befindet.

Öffnen Sie das Tabellen- oder Textverarbeitungssystem, in das die statistischen Daten importiert werden soll.

Fügen Sie die Tabelle über die Menüleiste Bearbeiten > Einfügen im Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm ein.

Die grafischen Darstellungen können mittels eines Bildschirmdrucks in die Zwischenablage kopiert werden und so in andere Programme exportiert werden. Drücken Sie dazu die Tastenkombination Alt+Drucktaste.

Wechseln Sie in die Textverarbeitung.

Fügen Sie die Grafik über die Menüleiste Einfügen oder die Tastenkombination Strg+C in die Textverarbeitung ein.

 Achtung:: Es können nicht beliebig große Mengen exportiert werden, der Umfang ist abhängig von der Größe des in Windows eingerichteten Zwischenspeichers. Sollten also nicht alle Daten im Programm ankommen, bitten Sie Ihre Systemadministration um eine entsprechende Vergrößerung des Zwischenspeichers.

Grafiken bearbeiten

Neben der tabellarischen Statistik wird ein Diagramm erstellt. Je nach Eignung werden entweder zwei- oder dreidimensionale Kuchen-, Balken- oder Liniengrafiken erstellt.

 Über die Schaltfläche Eigenschaften kann die Grafik nach den gewünschten Anforderungen geändert werden. Beim Erstellen der Grafiken ist zu beachten, dass zwar grundsätzlich alle Grafiken zur Verfügung stehen, i. d. R. aber nicht alle für die Anforderungen geeignet sind.

Die Legendentexte (sofern mehr als eine Datenstrecke vorhanden ist) sowie die Titelangaben für die X-Achse, die Y-Achse und das Diagramm insgesamt können ebenfalls in diesem Dialog geändert werden. Zudem kann eingestellt werden, ob die X-Achse mit Werten beschriftet werden soll.

Bestätigen Sie die Änderungen mit der Schaltfläche Anwenden und wählen Sie: OK, um den Dialog zu schließen, oder verwenden Sie die Schaltfläche Schließen, um den Assistenten wieder zu verlassen, ohne die Änderungen zu speichern.

Jedes Diagramm kann über die Schaltfläche Druck ausgedruckt werden.

Jedes 3D-Diagramm kann mittels Halten der linken Maustaste gedreht werden.

Um die Größe des Grafikelements zu verändern, klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste in die Grafik, es erscheint daraufhin ein Symbol einer Hand. Halten Sie die Taste Strg erneut gedrückt und klicken Sie auf ein Grafikelement, um die Grafik wieder auf die normale Größe zu bringen.