Exemplare aufnehmen

Registerkarte Daten

Die folgenden Felder finden Sie in der Registerkarte Daten:

• Buchungsnr.: Der Barcode kann eingescannt oder manuell eingegeben werden, und es besteht die Möglichkeit, die Barcodenummer automatisch zu vergeben im Einstellungsmodul unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte: Barcodes. Die Länge des Barcodes ist abhängig von der Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Katalog > Länge Buchungsnummer. Entsprechend dieser Einstellung wird der Barcode bei manueller Eingabe mit Nullen auf die entsprechende Länge aufgefüllt. Eine Einstellung zur Prüfziffernprüfung kann hier ebenfalls aktiviert werden.
•  Eine weitere Vorgabe für Barcodes findet sich unter Konfiguration (Sys) > Ausleihe (Nummernkreise).
•  Standort > Signatur: Der Eintrag in diesem Feld sollte i. d. R. den Signaturetiketten auf dem Buchrücken des Exemplars entsprechen.
  Als Standard wird das Feld Standort aus Einträgen in den Feldern Systematik und Verfasser aus dem Mediensatz automatisch generiert. Dabei wird die erstgenannte Systematik mit den ersten drei Buchstaben des Verfassers in das Feld Standort übernommen. Diese Funktion kann bei Bedarf deaktiviert oder geändert werden: im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: GenStandort. Weitere Einstellungen, um die Generierung den Bedürfnissen der Bibliothek anzupassen, gibt es unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: GenStandortAnzChar und GenStandortGross.
  Mit Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: GenStandortUpdate kann das Nachziehen der Angaben im Standort bei Änderungen der Systematik definiert werden.
  Aktivierung Numerus Currens:Die automatische Vergabe nach dem Numerus-Currens-Prinzip kann eingerichtet werden. Wenn Sie den Individualanteil Ihrer Signatur durch eine fortlaufende Zählung ermitteln, wird die Nummer automatisch vergeben, wenn Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: NummerusCurrens aktivieren. Im Exemplarsatz erscheint nun neben dem Feld Standort > Signatur eine Schaltfläche, über die automatisch eine Nummer vergeben werden kann. Geben Sie also z. B. Wbr als den Anfang der Signatur ein und betätigen Sie die Schaltfläche Numerus Currens. Wenn die letzte dem System bekannte Signatur mit diesem Anfang Wbr 29 ist, würde Wbr 30 vergeben.
• Farbe: Es besteht die Möglichkeit der Zuordnung einer Signaturfarbe. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Sie mit verschiedenfarbigen Signaturschildern arbeiten. Exemplare können so über ihre Farbe gesucht und die Signaturetiketten direkt auf farbige Etiketten gedruckt werden. Außerdem erscheint die Farbe sowohl im Katalog bei der Kataloganzeige als auch im LAN- und Web-OPAC und dient damit als zusätzliche Orientierungsmöglichkeit. Eine Automatisierung anhand von Mediengruppen lässt sich im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Katalog > Mediengruppen/Bilder vorgeben.
• Zugangsdatum: Wird vom System automatisch vergeben. Wenn der Cursor im Feld Zugangsdatum steht, kann über einen Klick auf die Schaltfläche Alle das aktuell eingetragene Datum für alle Exemplare übernommen werden. Für die retrospektive Katalogisierung kann, wenn gewünscht, über Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: ZugangsDatumStandard ein anderes Datum gewählt werden, das statt des aktuellen Tagesdatums an diesem Arbeitsplatz vorgegeben wird.
• Zugangsnummer: Die Zugangsnummer kann manuell eingetragen oder mit der Schaltfläche Auto automatisiert vergeben werden, es wird dann jeweils die nächst höhere Zugangsnummer automatisch eingetragen.
  Zugangsnummernkreise und Zugangsnummernformat: Wenn Sie für bestimmte Medien unterschiedliche Zugangsnummern vergeben möchten, z. B. jeweils andere fortlaufende Nummern für Bücher und CDs, kann die Vergabe der Zugangsnummer auch anhand von Zugangsnummernkreisen erfolgen. Diese können vorgegeben werden unter Konfiguration(Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: ZUGNRKREISE. Das Format wird bestimmt unter Konfiguration(Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: ZUGNRFORM. Zusätzlich können Sie noch unter Systempflege > Nummern vergeben > Systemtabellen eine Startnummer pro Nummernkreis angeben (dort kann man die Zugangsnummer beim Jahreswechsel auch auf 0 stellen). Bei der Vergabe der Zugangsnummer über die Schaltfläche Auto wird somit ein Auswahlfenster für die Zugangsnummernkreise eingeblendet und die jeweils nächste Nummer pro Nummernkreis zugeordnet.
• 2. Standort: Feld für temporäre oder dauerhafte Standorte, die von dem für das Exemplar sonst üblichen Standort abweichen. Beispiele sind Magazin, Archiv, Handapparat, Ausstellungen, Lehrerzimmer. Ein Register hierzu kann im Einstellungsmodul hinterlegt werden unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Standort2.
•  3. Standort: Feld für temporäre oder dauerhafte Standorte, die von dem für das Exemplar sonst üblichen Standort abweichen, z. B. Zentralbibliothek. Ein Register hierzu kann im Einstellungsmodul hinterlegt werden unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Standort3. Bei Bedarf können die Standorte 2 und 3 zur Abbildung einer Standorthierarchie verwendet werden.
• Zweigstelle: In einem Zweigstellensystem kann das Exemplar einer Zweigstelle zugeordnet werden. Ein Register hierzu kann hinterlegt werden unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Zweigstelle. Bei Verwendung des Ausleihmoduls ist ein Eintrag an dieser Stelle wichtig, wenn die Herkunft des Mediums bei der Rückgabe in einer anderen Zweigstelle angezeigt werden soll.
• Status (Exemplarstatus): Der Exemplarstatus wird entsprechend systeminternen Abläufen wie folgt automatisch vergeben: Im Katalog wird, sobald der Status der Titelaufnahme im Mediensatz auf Eingearbeitet steht, der Exemplarstatus automatisch auf Verfügbar gesetzt. Bei Makulierung erhält ein Exemplar entsprechend den Status Makuliert. Bei Nutzung des Erwerbungsmoduls wird bei offenen Bestellungen Bestellt vergeben. Mit Nutzung des Ausleihmoduls kommen mindestens die Status Entliehen und Zurückgelegt (für vorgemerkte Medien) hinzu. An den Exemplarstatus Präsenzbestand ist zudem gekoppelt, dass bei der Ausleihe eine Sperre erscheint. Die einzelnen Exemplarstatus sind unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Exemplarstatus hinterlegt. Ändern Sie, wenn überhaupt, nur die Werte und nicht die Kürzel, da das Programm diese für ein korrektes Arbeiten benötigt, Sie können bei Bedarf weitere Exemplarstatus hinzufügen.
• Bemerkung: Diese Bemerkung erscheint in der Ausleihe und kann z. B. für die Angabe von Beschädigungen oder fehlenden Seiten, aber auch für eine eventuelle Nummerierung von Non-Books als Ordnungskriterium hinter der Theke verwendet werden.

Registerkarte Ausleihdaten

In der Exemplarmaske finden Sie neben den Standard-Exemplardaten weitere Angaben unter der Registerkarte Ausleihdaten. Diese Maske dient zur Erfassung aller Angaben für die Anzeige in der Ausleihe und auch für statistische Auswertungen. Diese Angaben können sich für jedes einzelne Exemplar unterscheiden.
Sie haben folgende Optionen:

• Speichern: Speichern der Exemplardaten
• Abbrechen: Abbruch der Erfassung ohne Speichern
• Hinzufügen: Hinzufügen zusätzlicher Exemplare zum gerade bearbeiteten Mediensatz
• Löschen: Löschen von Exemplaren: dazu das zu löschende Exemplar in der Tabelle auswählen und auf Löschen klicken.
• Alle: Steht für Mediengruppe, Medienkennzeichen, Ausleihhinweis und Altersfreigabe zur Verfügung und damit kann nach Auswahl des zu übernehmenden Wertes dieser für alle Exemplare auf einmal gesetzt werden.

Die Ausleihdaten werden aus dem Mediensatz automatisch übernommen und müssen nur geprüft und ggf. exemplarspezifisch abgeändert werden. Wird im Mediensatz in den hier aufgeführten Feldern eine Änderung durchgeführt, werden beim Speichern automatisch auch die Werte auf dieser Registerkarte aktualisiert. Werden dagegen exemplarspezifische Änderungen vorgenommen, sollte die Option Titel/Verf. nicht automatisch überschreiben mit einem Häkchen versehen werden, damit die automatische Aktualisierung im Mediensatz verhindert wird und die exemplarspezifischen Einträge erhalten bleiben. Auch Einträge aus den Feldern Mediengruppe, Medienkennzeichen und Ausleihhinweis werden aus dem Mediensatz übernommen.
Diese Übernahme unterbleibt, wenn Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: KeinAutoAushinUpd, KeinAutoMediengrpUpd, KeinAutoMekzUpd die Werte auf J stehen.

Sie finden außerdem im mittleren Fensterbereich automatisch eingetragene statistische Informationen zum Exemplar und dessen Ausleihen:

• Letzte Ausleihe: Anzeige der zuletzt vorgenommenen Ausleihe
• Rückgabe: Anzeige der letzten Rückgabe oder des nächsten Rückgabedatums
• Mahnung: Eintrag des Datums der ersten Mahnung bei der Entleihung oder der jeweils anstehenden nächsten Mahnung
• Letzter Leser: Anzeige der internen Benutzernummer des letzten Lesers
• Statistikdaten: Die beiden unteren Zeilen zeigen die bisherigen Ausleihen im aktuellen Jahr (Akt. Jahr), die Ausleihen im letzten Jahr (-1) und der entsprechenden vorangegangenen Jahre (-2, -3, -4) sowie die Anzahl der Ausleihen insgesamt (Gesamt) an.

Registerkarte Weitere Felder

Zusätzliche Informationen zum Exemplar stehen unter der Registerkarte Weitere Felder.
Sie haben folgende Optionen:

• Speichern: Speichern der Exemplardaten
• Abbrechen: Abbruch der Erfassung ohne Speichern
• Hinzufügen: Hinzufügen zusätzlicher Exemplare zum gerade bearbeiteten Mediensatz
• Löschen: Löschen von Exemplaren: dazu das zu löschende Exemplar in der Tabelle auswählen und auf Löschen klicken.
• Alle: Steht hier nicht zur Verfügung

Es stehen Ihnen folgende Felder für die Erfassung zur Verfügung:

• Preis, Lieferant, Erwerbungsart: Bei Nutzung des Erwerbungsmoduls werden diese Felder automatisch gefüllt. Eine manuelle Erfassung ist möglich. Soll die Preisangabe in der Ausleihe und der Statistik im Zugriff sein, muss der Eintrag hier erfolgen.
• Abgangsdatum: Feld wird beim Makulieren automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt und auf dieser Grundlage kann die Abgangsstatistik erstellt werden.
• Änderungsgrund: Über die mit H gekennzeichnete Schaltfläche können Sie sich eine Liste aller mit diesem Exemplarsatz geschehenen Vorgänge anzeigen lassen. Die Standardeintragungen sind Neuanlage, Datum, Änderung und der jeweils angemeldete Bearbeiter. Die erzeugten automatischen Einträge können weder gelöscht noch geändert werden. In der weißen Zeile neben dieser Schaltfläche können Sie einen erläuternden Text zu den automatischen Einträgen hinzufügen, z.B. wie mit Dr. Müller abgesprochen. Diese Einträge sind jedoch nicht zwingend erforderlich.
• Bestellnr.: Wird automatisch gefüllt
• Sortierbox: Sie können je Exemplar durch diese Eingabe definieren, welchen Wert das Feld BIN in der Tabelle Exemplar haben soll. Für die Unterstützung von Sortierern ist datenbankseitig diese Spalte BIN für Exemplare vorhanden, die den „Korb“ enthält, in den das Medium einsortiert werden soll.
• Zusätzliche Felder: Sie können entscheiden, welche Felder zusätzlich exemplarbezogen für Ihre Bibliothek interessant sind und diese im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Zusätzliche Felder > Tabelle: Exemplar einrichten.

Um einen Wert einzutragen, muss das Feld im linken Fenster markiert werden, der Eintrag erfolgt dann in der rechten Zeile. Diese Vorgehensweise kann bei mehrfacher Belegung