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hbz-Verbundabgleich nutzen

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Verbundunterstützung

In BIBLIOTHECAnext steht Ihnen für das hbz und das BSZ eine Verbundunterstützung zum Datenabgleich zur Verfügung.

hbz-Verbundabgleich

Beim hbz-Verbundabgleich katalogisieren Sie Ihre Daten direkt im Verbund des hbz. Zusätzlich setzen Sie BIBLIOTHECAnext als Lokalsystem ein. Um Ihre Daten aus dem Verbund mit Ihrem BIBLIOTHECAnext-Lokalsystem abzugleichen, nutzen Sie das Daten-Import-Modul von BIBLIOTHECAnext für folgende drei vom hbz gelieferten Daten/Dateien:

  • Titeldaten / Mediendaten

  • Lokaldaten

  • Exemplardaten

Alle drei Datenarten sind durch individuelle ID-Nummern miteinander verknüpft. Sie können alle drei Datenarten in BIBLIOTHECAnext einlesen. Da BIBLIOTHECAnext die Unterscheidung auf Mediendaten und Exemplardaten begrenzt, werden die Daten aus den Lokalsätzen je nach Zugehörigkeit in den Mediensatz oder in das Exemplar übertragen.

Die Beziehung zwischen den Daten wird ebenfalls über die ID-Nummern des hbz abgewickelt. Dazu werden in BIBLIOTHECAnext separate Felder angelegt, in denen diese Nummern gespeichert werden. So ist gewährleistet, dass die Verknüpfungen zwischen den Daten 1:1 abgebildet werden.

Einstellungen

Um die Zuordnung der Mediensätze zu den Lokal- und Exemplarsätzen in BIBLIOTHECAnext zu ermöglichen, legen Sie zusätzliche Felder an, in die die ID-Nummern des hbz abgelegt werden:

  1. Rufen Sie das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext auf.

  2. Rufen Sie unter dem Menüpunkt Registerpflege den Punkt Zusätzliche Felder auf.
    Hier können Sie neue Felder anlegen, die für den hbz-Abgleich benötigt werden.

  3. Klicken Sie auf der linken Seite unter Tabelle den Punkt MedienExemplar an.

  4. Geben Sie unter Felder HBZIDNr ein. Achten Sie dabei auf die Groß- und Kleinschreibung!

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  6. Geben Sie unter Felder HBZIDNrLok ein. Achten Sie dabei auf die Groß- und Kleinschreibung!

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  8. Schließen Sie das Einstellungsmodul.

  9. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.

Funktionsweise des Daten-Imports

Nach der Einstellung der benötigten zusätzlichen Felder können Sie mit Hilfe des Daten-Import-Moduls die Daten des hbz in Ihren Bestand importieren.

Beim Daten-Import sind einige Vorgaben zu beachten:

  • Für jeden importierten Medien- und Lokalsatz wird ein Exemplar angelegt. Das ist notwendig, da es in BIBLIOTHECAnext keine Mediensätze ohne Exemplardaten geben darf.
    Wird nachträglich ein Exemplar zu diesem Medien- und Lokalsatz importiert, wird das bereits bestehende Exemplar mit dem zusätzlich importierten Exemplar verrechnet. Es werden dadurch die bereits vorhandenen Exemplardaten ergänzt. Es wird also kein zweites Exemplar angelegt, solange noch kein erstes ordnungsgemäßes Exemplar existiert.
    Werden weitere Exemplare importiert, werden diese als Mehrfachexemplare zu dem bereits bestehenden Medien- und Lokalsatz hinzugefügt.

  • Die hbz-ID-Nummer des Mediensatzes wird im Mediensatz in der Registerkarte Verwaltung im Feld Externe ID-Nummer abgespeichert.

  • Die hbz-ID-Nummer des Lokalsatzes wird im zusätzlichen Feld HBZIDNrLok im Exemplardatensatz abgespeichert. Sie finden das zusätzliche Feld im Exemplardatensatz auf der Registerkarte Weitere Felder.

  • Die hbz-ID-Nummer des Exemplarsatzes wird im zusätzlichen Feld HBZIDNr im Exemplardatensatz abgespeichert. Sie finden das zusätzliche Feld ebenfalls im Exemplardatensatz in der Registerkarte Weitere Felder.

  • Mehrbändige Werke werden mit den notwendigen Hierarchien importiert und können somit auch in BIBLIOTHECAnext, z. B. über die Baumanzeige im Katalog abgebildet werden.

Ausführung des Daten-Imports

Um Daten vom hbz-Verbund mit BIBLIOTHECAnext abzugleichen, benutzen Sie das Import-Modul. Wenn Sie Daten importieren, sollten Sie immer zuerst die Mediendaten einlesen, als nächstes die Lokaldaten und als letztes die Exemplardaten:

  1. Starten Sie das Import-Modul von BIBLIOTHECAnext.
  2. Klicken Sie auf der rechten Seite des Import-Moduls auf Assistent starten.
  3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Format die Option HBZ-Abgleich.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei > Anzahl auf die Schaltfläche Datei wählen.
  6. Das Fenster Öffne Fremddatendatei öffnet sich.
  7. Wählen Sie aus dem betroffenen Ordner die gewünschte Datei des hbz aus, die Sie importieren möchten.
    Bei einer neuen Lieferung beginnen Sie immer mit dem Import des Mediensatzes.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
    Neben der Schaltfläche Datei wählen steht nun der Dateiname der zu importierenden Datei.
  9. Aktivieren Sie die Option Von dieser Datei alle Titelaufnahmen übernehmen.
  10. Klicken Sie auf Weiter.
  11. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Modus folgende Punkte:
  12. Neue Medien hinzufügen
  13. Vorhandene Medien ergänzen
  14. Aktivieren Sie beim Punkt Ersetze die Felder bei Bedarf die folgenden Optionen:
  • Syst(ematik)
  • Interessenkreis

  • Zusatztitel

  • Nebeneintr.

  • Fussnoten

  • 2./3. Verfasser

  • Schlagwörter

  • Annotation

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ersetze alle sonstigen Felder der Titelaufnahme mit dem Zusatz nur wenn in Datei ein Wert angegeben (Ergänzemodus).

  2. Beim Punkt Wie sollen vorhandene Medien erkannt werden? aktivieren Sie nur das Kontrollkästchen für Externe ID-Nr./Bestellnr.

  3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Stellen Sie auf der Registerkarte Wertevorgaben das gewünschte Zugangsdatum ein. Alle anderen Werte bleiben unverändert.

  5. Bei Status der TA wählen Sie Eingearbeitet aus.

  6. Bei Exemplarstatus wählen Sie Verfügbar aus. Die Option Immer hinter beiden Felder kann deaktiviert oder aktiviert sein – sie spielt für den hbz-Abgleich keine Rolle.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Auf der Registerkarte Einstellungen aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schreibe Fehler in Datei und kürze zu lange Werte automatisch.
    Bei Bedarf können Sie zusätzlich das Kontrollkästchen bei Automatisch Register verknüpfen aktivieren.Dadurch werden Personen-, Körperschaft-, und Schlagwortdaten automatisch mit dem in BIBLIOTHECAnext vorhandenen Register verknüpft. Falls beispielsweise eine Person noch nicht im Register vorkommt, wird der Eintrag automatisch im Register ergänzt. Der Vorteil dieser Funktion ist, dass nach dem Import alle Daten im Katalog korrekt mit den Registern verknüpft sind (grüne Punkte). Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dauert der Import allerdings etwas länger.

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Experteneinstellungen die beiden Kontrollkästchen für Stichworte aufbauen und Suchtabellen aufbauen.

  11. Tragen Sie unter Commit als Wert 100 ein.

  12. Klicken Sie auf OK.

  13. Die Einstellungen zum Import sind nun abgeschlossen. Diese werden für den nächsten Import gespeichert. Kontrollieren Sie die Einstellungen trotzdem vor jedem Import über den Assistenten.

  14. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Import starten.

  15. Die Daten des hbz werden nun importiert. Während des Imports sollte im Katalog von BIBLIOTHECAnext nicht gearbeitet werden. Die Daten sind nach dem Import sofort recherchierbar.

Verwendung von Registern

Beim Einlesen von Daten des hbz in das Import-Modul werden bisher Medien-, Lokal- und Exemplardaten berücksichtigt. Informationen zu Normdaten werden dabei nicht importiert.
Um Registerdaten zu verwalten, haben Sie folgende Möglichkeit: Beim Daten-Import kann, wie beschrieben, im Import-Assistenten in der Registerkarte Einstellungen der Punkt Automatisch Register verknüpfen aktiviert werden.

Dies hat den Hintergrund, dass Personen, Körperschaften und Schlagworte durch die Mediendaten automatisch mit importiert werden. Dabei wird die Hauptansetzung berücksichtigt und in den jeweiligen Mediensatz eingetragen.

  • Wenn die Funktion Automatisch Register verknüpfen nicht aktiviert ist: Personen, Körperschaften und Schlagworte sind voll recherchierbar.
    Sind die Personen, Körperschaften oder Schlagworte bereits in Ihrem Register vorhanden, wird eine Verknüpfung hergestellt. Die Daten erscheinen dann in BIBLIOTHECAnext mit grünem Punkt.
    Sind die Daten noch nicht im Register hinterlegt, erfolgt keine Verknüpfung. Die Daten erscheinen in BIBLIOTHECAnext somit mit rotem Punkt.
    Die Daten können dann von Ihnen nachbearbeitet und manuell mit dem Register verknüpft werden.

  • Wenn die Funktion Automatisch Register verknüpfen aktiviert ist: Personen, Körperschaften und Schlagworte sind voll recherchierbar.
    Sind die Personen, Körperschaften oder Schlagworte bereits in Ihrem Register vorhanden, wird eine Verknüpfung hergestellt. Die Daten erscheinen dann in BIBLIOTHECAnext mit grünem Punkt.
    Sind die Daten noch nicht im Register hinterlegt, werden die Einträge dem Register hinzugefügt. Die Daten erscheinen somit in BIBLIOTHECAnext ebenfalls mit grünem Punkt.

 Hinweis: Die Funktion Automatisch Register verknüpfen berücksichtigt keine Verweisungen oder andere Inhalte, die sich auf Normdaten beziehen.

Normdaten verwenden (GND)

Im Folgenden erhalten Sie Informationen zum Import von Normdaten. Wenn Sie Normdaten für Schlagworte, Personen oder Körperschaften erhalten, können Sie diese in BIBLIOTHECAnext einspielen. Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) wird ab Mitte April 2012 die Normdaten in Form der „Gemeinsamen Normdatei“ (GND) im MARC-Format zur Verfügung stellen.

Die Gemeinsame Normdatei (GND) wird von der DNB erstellt. Sowohl das Format als auch die Aufgliederung der Normdaten (Personen-, Körperschaften- und Schlagwortansetzungen) werden von der DNB bestimmt. Die Normdaten werden als zip-Dateien zur Verfügung gestellt und haben entpackt die Endung *.mrc. Der Import der Normdaten (GND) erfolgt über eine Schnittstelle (Datei swdimp.exe).

Zweck des Normdatenimports in BIBLIOTHECAnext ist die Bereitstellung dieser Daten in den Registern Personen, Körperschaften > Orchester und Schlagworte im Katalogmodul.

 Hinweis:

  • Die Datenbanken sollten angesichts der großen Datenbeständen regelmäßig auf Fehler überprüft. Statistiken sollten aktuell gehalten werden. Dies kann die Performance bei der Verarbeitung verbessern.

  • Beim Einsatz einer SQLBase-Datenbank sollte die Datenbank nach größeren Änderungen reorganisiert werden. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder den OCLC-Support, sofern Ihnen die Datenbank-Reorganisation nicht vertraut ist.

  • Initial-Import / Änderungsdienst: Der gesamte Datenbestand wird zunächst vollständig in Form von sieben Dateien, getrennt nach Entitäten, zur Verfügung gestellt. Später wird beim wöchentlichen Änderungsdienst eine komplette Datei der geänderten Daten geliefert.

Voraussetzungen

Beachten Sie folgende Voraussetzungen und Empfehlungen:

  • Da die GND insgesamt etwa 9 Millionen Einzeldatensätze enthält, empfehlen wir dringend, die Normdaten in eine eigene Datenbank („Normdatenpool“) einzuspielen. Diese Datenbank enthält keine Titelsätze oder Ausleihvorgänge, sondern wird ausschließlich für die Bereitstellung der Register genutzt. Auf gewohnte Weise kann in der Produktivdatenbank der Zugriff auf diesen Normdatenpool eingerichtet werden, so dass die Normdaten während der Katalogisierung direkt genutzt werden können. Für die Übernahme der Normdaten in die Register der Produktivdatenbank gilt die Beschreibung in der Hilfe-Funktion des Systems.

  • Während des Einspielens der Normdaten dürfen keine Katalogisierungen im BIBLIOTHECAnext-System vorgenommen werden.

  • Die Normdaten müssen im MARC-Format vorliegen.

 Hinweis: Die Deutsche Nationalbibliothek wird frühestens ab Mitte April 2012 die GND im MARC-Format zur Verfügung stellen. Die Schnittstelle für den Import der Normdaten (Datei swdimp.exe) wurde ursprünglich entwickelt, um Normdaten im MAB-Format in BIBLIOTHECAnext einspielen zu können. Sie wurde für die GND um die Möglichkeit erweitert, die Normdaten des neuen Formats (MARC / Unicode) einspielen zu können. Für eine Übergangszeit lässt sie es allerdings noch zu, Normdaten zu importieren, die im MAB-Format vorliegen.

 

 Achtung: Beachten Sie, dass das initiale Einspielen der GND-Daten sehr lange dauern kann. Planen Sie hierfür mehrere Arbeitstage ein.

GND-Normdaten importieren

Gehen Sie für einen Import wie folgt vor:

  1. Um die GND-Daten zu importieren, starten Sie das Programm swdimp.exe, das sich im Verzeichnis ..\BIBLIO_CLIENT\BIN befindet, und wählen Sie die Registerkarte MARC21-Import. Sie ist standardmäßig aktiviert.

  2. Relevant sind innerhalb des MARC21-Imports folgende Registerkarten

  • Allgemeines

  • Optionen

  • Datenbankoptionen

  1. Machen Sie alle relevanten Angaben auf diesen Registerkarten.

  2. Klicken Sie auf Start, um den Import zu starten.

Registerkarte Allgemeines

Im Folgenden erfahren Sie Hinweise zu den Bereichen dieser Registerkarte.

Bereich Konfiguration

Machen Sie Ihre Angaben:

  • Datenbank: Eintrag des Namens der Datenbank, in die die Normdatensätze importiert werden sollen.

 Achtung: Wir empfehlen dringend das Anlegen einer (leeren) Datenbank, in die ausschließlich die Normdatensätze importiert werden.

In das Eingabefeld Datenbank muss der Wert eingetragen werden, der sich in der Datei winoeb.ini im Parameter DBNAMEX= befindet und auf Ihre Normdatenbank verweist.

Beispiele:

  • norm

  • gnd@oracle1

  • HUSER1#SERVER1

Wenden Sie sich an Ihren Systemverwalter oder den OCLC-Support, wenn es um das grundsätzliche Einrichten einer neuen, leeren Datenbank geht. Nach dem Import der Normdatensätze in diese Normdatenbank können die Personen-, Körperschafts- oder Schlagwortansetzungen je nach Bedarf in die Produktivdatenbank übernommen werden. Mit Produktivdatenbank ist die Datenbank gemeint, in der der eigene Medienbestand Ihrer Bibliothek katalogisiert wird und z. B. die Ausleihen verbucht werden. Meist trägt diese den Namen „BIBLIO“.

  • Unicode-Datei: Über die Schaltfläche … (Bezeichnung: drei Punkte) kann die Unicode-Datei, deren Inhalt importiert werden soll, ausgewählt werden. Die DNB stellt für die verschiedenen Normdatensätze getrennte Dateien zur Verfügung. Es gibt folgende Dateien:

    • Tb*: Körperschaften (Import in Körperschafts- und Schlagwortregister)

    • Tf*: Kongresse (Import in Körperschafts- und Schlagwortregister)

    • Tg*: Geografika (Import in Körperschafts- und Schlagwortregister)

    • Tn*: Personennamen = nicht individualisierte Personen (Import in Personen- und Schlagwortregister)

    • Tp*: Personen (Import in Personen- und Schlagwortregister)

    • Ts*: Sachbegriffe (Import in Schlagwortregister)

    • Tu*: Werke (Import in Schlagwortregister)

 Achtung: Die Dateien sind sehr groß. Insgesamt stellt die DNB mehr als 9 Millionen Einträge zur Verfügung.

  • Schaltfläche Datei in ISO-8859-1 konvertieren: Die Dateien werden im Unicode-Format geliefert. Dieses muss zunächst in das ISO-8859-1-Format konvertiert werden, damit die Daten korrekt in einer BIBLIOTHECAnext-Datenbank gespeichert werden können.

Nach Auswahl der zu importierenden Unicode-Datei und nach Klick auf diese Schaltfläche startet die Konvertierung automatisch. Nach abgeschlossener Konvertierung erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung, und der Dateiname der konvertierten Datei wird automatisch ins Feld Konvertierte Datei übertragen.

  • Kontrollkästchen: Die GND wird von der DNB in Einzeldateien geliefert (siehe Abschnitt „Unicode-Datei“). Sie entscheiden durch das Kontrollkästchen, in welches BIBLIOTHECAnext-Register importiert werden soll. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen.

Bei Personen importieren werden Personennormdaten verarbeitet. Wenn Sie versehentlich beim Personenimport auf eine Körperschaftsdatei zurückgreifen, wird dies beim Import erkannt.

Beispiel: Sie aktivieren das Kontrollkästchen Personen importieren, wählen aber als zu importierende Datei versehentlich die Datei TB*.* (Körperschaften). Da bei einem Import alle Einträge auch im Schlagwortregister landen sollen, werden in diesem Beispiel die Körperschaftsansetzungen korrekt ins Schlagwortregister übertragen, aber das Personen- und Körperschaftsregister füllt sich nicht. Die BIBLIOTHECAnext-Register Personen und Körperschaften würden sich nur dann füllen, wenn aktiviertes Kontrollkästchen und ausgewählte Datei jeweils zusammen passen.

Bereich Verarbeitungsinformationen

Die Felder werden nach Auslösen des Imports mit Klick auf die Schaltfläche Start automatisch befüllt und dokumentieren den Verlauf des Imports.

  • Felder

  • Verarbeite Satz: aktuelle Zeile der Datei

  • von: Gesamtanzahl der Zeilen

  • Anzahl Fehler: Anzahl der Fehler, die während der Verarbeitung aufgetreten sind.

  • Satzstatus (C,D,N,X): Anzahl der jeweiligen Sätze

  • C = Der Datensatz wurde korrigiert und revidiert.

  • D = Der Datensatz wurde gelöscht.

  • N = Der Datensatz ist neu.

  • X = Der Datensatz wurde korrigiert und auf einen anderen umgelenkt.

  • Personen- / Körperschafts- / Schlagwortzähler: Anzahl der jeweiligen Sätze

  • Startzeit / aktuelle Zeit / verstrichen: Startzeit, aktuelle Uhrzeit und die seit dem Start vergangene Zeit

  • Endzeit/ Pro Minute / ung. Restzeit: Endzeit, durchschnittl. Anzahl von Datensätzen pro Minute und geschätzte Restzeit. Diese werden ca. alle 3 Sekunden aktualisiert. Die Werte können auf Grund der Daten aus der Datei stark schwanken.

  • Schaltfläche Einstellungen speichern

Das Programm kann die Konfiguration über die Schaltfläche Einst. speichern in der Datei winoeb.ini speichern. Dies bedeutet, dass die von Ihnen getroffene Konfiguration beim nächsten Aufruf der Datei swdimp.exe wieder angezeigt wird.
Die Parameter befinden sich im Abschnitt [IMPORT] der Datei winoeb.ini, Beispiel:

GNDLoggingEnabled=1

GNDLogFile=c:\temp\prot.txt

GNDErrorLoggingEnabled=1

GNDErrorLogFile=c:\temp\error.txt

GNDMARCDatei=C:\Temp\Import\_gnd_testdaten_1-1gnd.mrc

GNDBName=base115

GNDPerson=1

GNDKoerperschaft=1

GNDSchlagwort=1

GNDImportNurUpdate=0

GNDImportAlles=1

GNDImportPool=1

GNDImportDublettenCheckOff=1

GNDImportDublettenCheckNameOnInsertOn=0

GNDImportDublettenCheckReplace=0

GNDCommitCount=100

Registerkarte Optionen

Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Neue Datensätze einfügen bzw. vorhandene Datensätze aktualisieren: Neue Datensätze werden eingefügt bzw. vorhandene aktualisiert, wenn sich die ID des Datensatzes aus der Datei geändert hat. „ID“ steht für eine eindeutige Identifikationsnummer, die je Normdatensatz von der DNB vergeben wurde.

  • Nur vorhandene Datensätze aktualisieren: Es werden keine neuen Datensätze eingefügt. Bereits vorhandene werden aktualisiert.

  • Zeilen zählen (empfohlen, es werden die beiden Dateien verglichen): Es wird die Anzahl der Zeilen in der Unicode-Datei mit der Anzahl der Zeilen in der konvertierten ISO-8859-1-Datei verglichen. Dies dient der Kontrolle der Vollständigkeit der Konvertierung.

  • Gesamte Datei verarbeiten: Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird die konvertierte Datei vollständig importiert. Sie können die zu importierenden Zeilen z.B. für Testzwecke auch eingrenzen. Nutzen Sie hierfür die Eingabefelder Start bei Zeile bzw. Anzahl Zeilen verarbeiten).

  • Start bei Zeile: Geben Sie den gewünschten Startpunkts des Importvorgangs ein.

  • Anzahl Zeilen verarbeiten: Geben Sie die Anzahl der Zeilen an, nach der der Import enden soll. Es wird also nur eine bestimmte Anzahl von Zeilen der Eingabedatei verarbeitet.

  • Bereich Logging

Das Programm kann Protokolldateien anlegen, die einerseits die Verarbeitungsinformationen, andererseits auftretende Fehler beinhalten.

  • Protokoll aktivieren: Es werden Verarbeitungsinformationen in eine Datei geschrieben, die an dieser Stelle angegeben wird, einschließlich Pfadangabe, z.B. C:\biblio\gnd.log.

  • Fehlerprotokoll aktiv: Es werden Fehlerinformationen in eine Datei geschrieben, die an dieser Stelle angegeben wird, einschließlich Pfadangabe, z.B. C:\biblio\error.log.

 Achtung: Diese Datei kann, je nach Anzahl der zu importierenden Zeilen, sehr groß werden.

Bereich Dublettenkontrolle

Eine Dublettenkontrolle kann ausgeführt werden, wenn Sie nicht in einen Normdatenpool, sondern in Ihre Hauptdatendank importieren. Die Dublettenkontrolle wird auf Basis von exakter Namensgleichheit der Normdateneinträge durchgeführt.

  • Ich importiere in einen Datenpool (nicht Hauptdatenbank): Die Daten werden in einen gesonderten Datenpool (Datenbank / Instanz) importiert, der nicht der Hauptdatenbank (Produktivdatenbank) der Bibliothek entspricht. Dieser Datenpool wird auch als Normdatenpool bezeichnet. Der Begriff „Datenpool“ bedeutet, dass eine zweite Datenbank für den Import der Normdaten verwendet wird.

 Achtung: Wir empfehlen dringend diese Vorgehensweise, aus den bereits in den vorherigen Kapiteln beschriebenen Gründen

In der Produktivdatenbank wird im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Katalog über die Parameter RegDBPers, RegDBUrh bzw. RegDBSchlag der Name des Normdatenpools hinterlegt. Während des Katalogisierungsvorgangs in der Produktivdatenbank kann dann auf die Normdaten zurückgegriffen werden.

Die folgenden Optionen sind nur relevant, wenn Sie nicht in einen Normdatenpool, sondern in Ihre Produktivdatendank importieren. Diese Vorgehensweise wird allerdings nicht von uns empfohlen.

  • Keinen Dublettencheck ausführen: Es wird keine Dublettenkontrolle durchgeführt.

  • Dublettenprüfung über den Namen (es werden keine neuen Sätze mit dem gleichen Namen eingespielt): Die Dublettenkontrolle wird auf Basis von exakter Namensgleichheit der Normdateneinträge durchgeführt.

  • Die Option Vorhandene Dubletten ersetzen bewirkt, dass selbst erfasste Registereinträge durch jene der Datei ersetzt werden. Die Bezeichnung muss dabei gleich sein. Wenn zusätzlich die Option Nur vorhandene Datensätze aktualisieren aktiviert ist, werden die selbst erfassten Registereinträge dennoch aktualisiert.

 Hinweis: Suchtabellen müssen über das Einstellungsmodul unter Systempflege > Suchtabellen aktualisieren angepasst werden.

  • Bereich Importdatei splitten
    Ein Klick auf die Schaltfläche Datei splitten bewirkt, dass die Eingabedatei, die unter Dateiname eingetragen oder ausgewählt wurde, in mehrere Dateien aufgeteilt wird. Die Anzahl der Zeilen je Datei kann eingegeben werden. Die Funktion ist sinnvoll, wenn Sie eine Originaldatei der DNB nicht sofort vollständig konvertieren und importieren möchten, sondern zunächst kleinere Datenpakete z.B. zu Testzwecken in den Normdatenpool einspielen möchten.

Registerkarte Datenbankoptionen

In dieser Registerkarte können Sie Datenbankeinstellungen für die Verarbeitung vornehmen.

  • Bereich Allgemein
    Die Option Commit nach [n] Zeilen durchführen bewirkt, dass die Daten erst nach der Anzahl von [n]-Zeilen tatsächlich in der Datenbank gespeichert werden. Diese Einstellung kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit stark beeinflussen. Empfohlen wird ein Wert zwischen 1 und 100 (1 = Verarbeitung wird langsamer / 100= Verarbeitung wird schneller).

  • Bereich SqlBase (ggf. sind Systemrechte erforderlich): Nehmen Sie die Einstellungen für SQLBase vor:

    • Schaltfläche Statistiken aktualisieren: Es werden die Datenbankstatistiken aktualisiert, die für die Verarbeitung von der Datenbank verwendet werden. Die Ausführung kann je nach Datenbankgröße entsprechend lange dauern.

    • Schaltfläche Datenbank prüfen: Die Datenbank wird auf Fehler geprüft. Die Ausführung kann je nach Datenbankgröße entsprechend lange dauern.

    • Optionen Datenbank entsperren bzw. Datenbank exklusiv sperren: Während der Verarbeitung kann sich sonst niemand an die Datenbank anmelden. Das kann die Performance verbessern. Nach Programmende wird die Sperre wieder aufgehoben.

Löschsätze

Das hbz liefert Ihnen neben den üblichen Titel-, Lokalsatz und Exemplardaten auch Löschsätze. Davon gibt es zwei Arten:

  • Löschsätze zu Titeldaten: Diese entstehen dann, wenn es im hbz-Verbund-Katalog Titeldaten gibt, an denen keinerlei Besitznachweise mehr geknüpft sind. Da das hbz nicht mehr nachvollziehen kann, zu welchen Bibliotheken dieser Titelsatz ursprünglich gehörte, wird die Löschinformation an alle Bibliotheken geschickt.

  • Löschsätze zu Lokaldaten: Diese werden dann an die jeweilige Bibliothek geschickt, wenn die Bibliothek ihren eigenen Besitznachweis bei einem Titel gelöscht hat.

Löschsätze importieren

BIBLIOTHECAnext importiert diese Löschsätze bzw. gleicht diese mit dem aktuellen Bestand ab. Beim Import von Löschsätzen wird geprüft, ob diese bereits im aktuellen Bestand vorhanden sind. Ist das nicht der Fall, wird der Löschsatz nicht importiert und demnach ignoriert (es wird kein Mediensatz angelegt).

Wird zum Löschsatz ein Mediensatz im Bestand gefunden, wird für diesen Mediensatz der Geschäftsgang auf Gelöscht gesetzt. Gleichzeitig werden alle mit diesem Mediensatz verknüpften Exemplardaten automatisch auf den Exemplarstatus Makuliert gesetzt.

Wenn nicht gewünscht wird, dass die Exemplardaten der Löschsätze automatisch makuliert werden, kann diese Funktion abgeschaltet werden. Die Löschsätze werden dann weiterhin auf den Geschäftsgang Gelöscht gesetzt, der Exemplarstatus bleibt jedoch auf Verfügbar stehen.

Um dies zu ermöglichen, gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie die Datei winoeb.ini an dem Arbeitsplatz, an dem hbz-Daten importiert werden.

  2. Tragen Sie im Abschnitt [IMPORT] folgendes ein: GeschGelöschtMakulieren=N

  3. Speichern Sie die Datei.

  4. Starten Sie das Import-Modul neu. Die Exemplardaten werden nun nicht mehr makuliert.

Löschsätze recherchieren

  1. Starten Sie zunächst das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext.

  2. Gehen Sie im Menü auf den Punkt Registerpflege > Werte und wählen Sie die Tabelle Geschäftsgang aus.

  3. Tragen Sie auf der rechten Seite im Feld Kürzel Gelöscht ein.

  4. Tragen Sie im Feld Wert eine beliebige Beschreibung ein, z. B. hbz-Löschsatz.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  6. Verlassen Sie die Einstellungen und starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.

  7. Gehen Sie nun im Katalog in die Dienstrecherche.

  8. Wählen Sie auf der Registerkarte Sonstiges aus dem Feld Geschäftsgang den Eintrag hbz-Löschsatz aus.

  9. Führen Sie nun die Recherche aus. Es werden Ihnen alle Löschsätze in einer Trefferliste angezeigt.

Löschsätze ändern

Wenn Sie die einzelnen Datensätze anklicken und rechts auf die Schaltfläche Ändern gehen, können Sie die Titeldaten bearbeiten. In der Registerkarte Verwaltung finden sie den Eintrag hbz-Löschsatz im Feld Geschäftsgang. Wenn Sie den Datensatz beibehalten möchten, können Sie den Geschäftsgang hier bei Bedarf entfernen.

Makulierten Medien löschen

Die vom hbz gelieferten Löschsätze sorgen dafür, dass die im Bestand enthaltenen Exemplardaten automatisch den Status Makuliert erhalten. Die Daten sind weiterhin im Bestand sichtbar, d. h. die Makulatur kann jederzeit wieder aufgehoben werden.

Die Daten sind für eine statistische Auswertung noch vorhanden. Es gibt außerdem die Möglichkeit, alle makulierten Medien mit einem Schlag zu löschen, z. B. dann, wenn Sie am Jahresende alle benötigten Statistiken ausgewertet haben und die makulierten Medien somit endgültig gelöscht werden können:

Um am Jahresende alle makulierten Medien zu löschen, gehen Sie in den Einstellungen auf den Menüpunkt Systempflege > Jahresabschluss > Makulierte Medien löschen. Im nächsten Fenster geben Sie ein Datum ein, bis wann die makulierten Medien gelöscht werden sollen. Sie starten den Vorgang über die Schaltfläche Starten.

 Achtung: Während dieses Vorgangs sollte niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten. Der Vorgang kann je nach Datenmenge einige Zeit dauern, planen Sie deshalb ausreichend Zeit ein.

Löschsätze löschen

In der Trefferliste der Löschsätze können Sie bei Bedarf alle nicht benötigten Daten pauschal löschen. Im Unterschied zum Makulieren sind die Bestandsdaten damit unwiderruflich gelöscht und stehen somit auch für keinerlei Statistiken oder Recherchen zur Verfügung. Sie sollten die Daten deshalb nur dann löschen, wenn Sie sicher sind, dass die Daten nicht mehr benötigt werden:

  1. Markieren Sie die zu löschenden Medien in der Trefferliste.

  2. Klicken Sie dann auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Löschen.

  3. Deaktivieren Sie die Option Nur Makulieren.

  4. Aktivieren Sie die Option alle markierten Titel löschen/makulieren.

  5. Bestätigen Sie die Löschung mit OK. Nach einem kurzen Moment erhalten Sie die Rückmeldung, dass alle ausgewählten Daten gelöscht sind. Bei der nächsten Recherche tauchen diese Löschsätze somit nicht mehr als Treffer auf.

 Hinweis: Wenn Sie mehrere Medien auf einmal löschen oder makulieren möchten, können Sie in der Trefferliste gleichzeitig mehrere Medien markieren. Dazu nutzen Sie die SHIFT- bzw. die STRG-Taste wie unter Windows.