Verarbeiten von Standing Order Informationen über die erweiterte Schnittstelle

Vorgehen

Gehen Sie zum Importieren der Standing Order Informationen über die erweiterte Schnittstelle wie folgt vor:

1. Im Erwerbungsmodul unter Erwerbung / EDIFACT /ekz StOs einlesen in der Registerkarte Einlesen finden Sie den Bereich ekz Standing Orders. Wählen Sie hier das erste Mal ein Abfragedatum aus. Über die Schaltfläche V können Sie ein Datum aus dem Kalender auswählen. Ab diesem Datum werden die Standing Order Informationen über die erweiterte Schnittstelle übernommen.
   Das Datum des letzten Imports wird jeweils gespeichert und ist beim nächsten Aufruf bereits eingetragen.

Achtung: Nach dem ersten Eintrag sollte das Abfragedatum nur noch in Rücksprache mit OCLC geändert werden

1. Prüfen Sie vorgängig die Einstellungen in der Registerkarte Einstellungen, bevor Sie mit der Schaltfläche Standing Order verarbeiten die Informationen der ekz importieren. Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie im entsprechenden Kapitel.

2. Nach dem erfolgreichen Verarbeiten finden Sie im Bereich Protokoll eine Übersicht aller verarbeiteter Bestelldatensätze sowie eine Zusammenfassung über die Anzahl der Bestelldatensätze, die erfolgreich angelegt wurden. Ebenfalls werden Ihnen hier Fehlermeldungen aufgelistet.

Fehlermeldungen gibt es, wenn eine manuelle Nachbearbeitung notwendig ist, d.h. in den folgenden zwei Fällen:

• Die Anzahl der bestellten Exemplare weicht von der Anzahl der Exemplare in der Lieferankündigung der ekz ab. Bitte Prüfen Sie in dem Fall manuell die Anzahl der Exemplare im Bestelldatensatz.

• Es wurde mehr als eine Dublette gefunden. In diesem Fall wird zwar ein Bestelldatensatz generiert, aber kein Katalogeintrag verknüpft. Bitte fügen Sie die Verknüpfung mit dem richtigen Katalogeintrag im Bestelldatensatz in der Registerkarte Katalog manuell hinzu.

• Mit der Schaltfläche In die Zwischenablage kopieren können Sie die Protokollinformationen in eine Textdatei einfügen (Tastenkombination Strg+V oder rechte Maustaste / Einfügen) und dort als Textdatei speichern. Die Fehlermeldungen werden zusätzlich in der Protokolldatei perm.pro aufgeführt.

• Beenden Sie die Verarbeitung mit der Schaltfläche Schließen.

Falls gewünscht, können Sie über den Eingang die soeben importierten Standing Order Bestellungen prüfen und überarbeiten. Klicken Sie dazu auf Eingang und geben Sie in der Suchmaske die passenden Einschränkungen.

Hier einige Beispielabfragen, die oft genutzt werden:

• Alle heute neu importierten oder aktualisierten Standing Order Bestellungen:
  Wählen Sie bei Status die Status Zur Bestellung und Bestellt und wählen bei Bestellart StO aus. Stellen Sie bei Datum um auf Geändert statt Bestellt und geben Sie dahinter bei zwischen ... und … zweimal das heutige Datum ein. Zusätzlich können Sie auf den Lieferanten ekz einschränken. Falls es Mehrfachexemplare für StO’s gibt, aktivieren Sie zusätzlich die Option Sammelbestellung.

Tipp: Das heutige Datum lässt sich mit der Taste H im Datumsfeld einfügen.

• Alle heute neu angelegten Standing Order Bestellungen:
  Aktivieren Sie die Option beim Status Zur Bestellung und wählen Sie den Lieferanten ekz aus. Schränken Sie das Datum auf Geändert von heute bis heute ein. Zusätzlich wählen Sie die Bestellart StO aus. Falls es Mehrfachexemplare für StO’s gibt, setzen Sie zusätzlich den Haken bei Sammelbestellung.

• Suche nach der Standing-Order Nummer:
  Die interne Bestellnummer enthält bei Standing Order Bestellungen der ekz immer den Anfang StO- und die Standing Order Nummer der ekz. Über das Feld Bestellnummer können Sie nach einer bestimmten Standing Order Nummer suchen (z.B. StO-216) oder nach allen Standing Order suchen, indem Sie bei Bestellnummer StO-%%% eingeben.

• Alle Standing Order Bestellungen: Aktivieren Sie in der Suchmaske den Status Egal und wählen Sie die Bestellart StO aus. Falls es Mehrfachexemplare für StO’s gibt, setzen Sie zusätzlich den Haken bei Sammelbestellung.

Ablauf von Standing Order Bestellungen

Beim Verarbeiten von Standing Order Bestellungen passiert folgendes:

1. Liefervorankündigungen: Von der ekz werden vorab Liefervorankündigungen geliefert, welche in BIBLIOTHECAnext importiert werden, um Doppelbestellungen zu vermeiden. Hierbei werden nur rudimentäre Daten wie Titel, Verfasser und ISBN mitgeliefert. Über die Funktion ekz StOs einlesen in BIBLIOTHECAnext werden die Daten von der ekz übernommen. Dabei wird ein Bestelldatensatz mit dem Bestellstatus Z (Zur Bestellung) erstellt. Je nach Einstellung wird zusätzlich ein Katalogeintrag angelegt.

Hinweis: Der Exemplarstatus (sofern Katalogdaten angelegt werden) wird anhand der Einstellungen im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) / Erwerbung / Registerkarte Katalog zu den Bestellstatus zugewiesen bzw. verändert.

Wichtig: Ist die RDA-Erfassung im Einstellungsmodul über Konfiguration (Sys) / Direkteinstellung / Abschnitt Katalog sowie das automatische Anlegen eines Katalogeintrags aktiviert, werden die Daten automatisch in die RDA-Maske importiert.

1. Lieferankündigung: Zusammen mit den Vorankündigungen werden auch Ankündigungen verarbeitet mit den Informationen, welche Medien für die nächste Lieferung vorgesehen sind. Wird ein Medium für die nächste Lieferung angekündigt, so ändert sich der Status der Bestellung auf den Status B (Bestellt). Zusätzlich wird je nach Einstellung der Katalogdatensatz aktualisiert bzw. überschrieben.

2. Liefermitteilungen: Falls sich die Lieferung eines Buches verzögert oder ein Medium nicht mehr lieferbar ist, werden sogenannte Liefermitteilungen verarbeitet. Bei einer Verzögerung wird der Bestellstatus beibehalten, beim Stornieren der Bestellstatus S (Storniert) gesetzt.

3. Eingang: Trifft ein Medium in der Bibliothek ein, so muss es manuell über die Eingangsverbuchung in der Erwerbung als Eingetroffen bzw. Abgeschlossen verbucht werden. Alle weiteren Schritte werden nun wie gewohnt manuell in der Erwerbung verbucht und nicht mehr über die Schnittstelle verarbeitet.

Hinweis: Ist nur ein Exemplar für eine Standing Order vorhanden, wird eine Standardbestellung angelegt. Werden mehrere Exemplare bestellt, wird eine Sammelbestellung erstellt mit der entsprechenden Anzahl Exemplaren. Die Registerkarte Sammelbestellung ist aktiv. Bitte denken Sie daran, dass Sie dementsprechend bei der Recherche im Eingang der Erwerbung den Haken bei Sammelbestellung nicht vergessen zu setzen.

Achtung: Rechnungsmitteilungen können derzeit nicht über die erweiterte Schnittstelle eingelesen werden.

Registerkarte Einstellungen

Bitte prüfen Sie immer vor dem Verarbeiten von Standing Order Dateien die Registerkarte Einstellungen unter Erwerbung / Edifact / ekz StOs einlesen.

Katalogdaten

Da die Lieferankündigungen meistens nur rudimentäre Daten enthalten, haben Sie die Möglichkeit, die Katalogdatensätze anhand verschiedener Quellen abzugleichen. Entscheiden Sie sich hier für eine der drei Varianten. Sinnvoll ist es, immer die gleiche Option beizubehalten:

• Hole Katalogisat aus dem Pool: In Kombination mit der Option Neuen Medieneintrag im Katalog anlegen wird der Katalogdatensatz mit den Informationen aus der eigenen Datenbank und mit dem Fremddatenpool abgeglichen.

• Hole Katalogisat via ekz-Recherche: Bei dieser Option wird der Katalogeintrag (sofern einer angelegt werden soll) bei jeder Änderung des Bestellstatus aktualisiert. Im Mediendatensatz in der Registerkarte Verwaltung im Feld Status der TA wird der Status «Zur Aktualisierung» gesetzt. Solange dieser Status gesetzt ist, wird dieser Mediendatensatz bei der nächsten Standing Order Verarbeitung mit den aktuellen Kataloginformationen überschrieben (es wird alles überschrieben ausser die Registerkarte Verwaltung). Wird über StO mitgeteilt, dass das Medium als geliefert gilt, wird der Titel letztmalig aktualisiert und wechselt dann den Status der Titelaufnahme zu U (Unvollständig) und wird nicht mehr automatisch aktualisiert.

Hinweis: Es wird nur der Mediendatensatz jeweils aktualisiert, die Bestelldaten werden nicht verändert.

Wichtig: Bei dieser Option fallen keine zusätzlichen Kosten an. Für die Datenübernahme ist es notwendig, dass der Datensatz bei der ekz mitbestellt wird oder ein Abonnement für Datensätze bei der ekz besteht (ekz Plus Mitgliedschaft). Ansonsten werden nur die rudimentären Daten aus der Standing Order übernommen.

• Keine Katalogisate aus Pool-Datenbank oder via ekz-Recherche erhalten: Die Bestelldaten als auch Katalogdaten werden nur aus den rudimentären Daten der Liefervorankündigung übernommen. Diese Option macht vor allem dann Sinn, wenn Sie keine neuen Medieneinträge im Katalog anlegen.

Achtung: Wenn Sie Änderungen an einem Mediendatensatz mit dem Status der TA Zur Aktualisierung machen, werden die Daten bei der nächsten Verarbeitung von Standing Order überschrieben und die Änderungen gehen verloren. Ausnahme ist die Registerkarte Verwaltung mit z.B. Mediengruppe und Medienkennzeichen, diese wird nie aktualisiert. Wollen Sie nicht, dass der Datensatz überschrieben wird, so ändern Sie den Status der TA ab, z.B. auf Unvollständig oder Eingearbeitet. Damit wird der Datensatz nicht mehr automatisch aktualisiert.

Neuen Medieneintrag im Katalog anlegen

Mit der Option Neuen Medieneintrag im Katalog anlegen wird gleichzeitig mit der Bestellung auch immer ein Mediendatensatz mit der zugehörigen Anzahl der Exemplare erstellt. Ist diese Option nicht angehakt, wird nur eine Bestellung angelegt ohne Verknüpfung zum Katalog. In diesem Fall findet auch keine Dublettenprüfung über den Katalog statt.

Modus für Dubettenkontrolle

Beim Verarbeiten der Standing Order Dateien findet standardmässig eine Dublettenkontrolle der Daten aus dem Katalog statt. Dabei gelten die Kriterien aus dem Parameter DublettenModus in den Einstellungen unter Konfiguration (SYS) / Direkteinstellung / Abschnitt: Katalog, sofern im Erwerbungsmodul unter Edifact / ekz StOs einlesen in der Registerkarte Einstellungen nichts anderes angegeben wird. Standardmässig ist hier IESUVTJ eingetragen sein. Damit findet eine Dublettenkontrolle sowohl über die ISBN als auch über weitere Nummern (2. ISBN, EAN, ekz-Identnummer) und über Titel, Verfasser, Urheber und Jahr statt.

Wird mehr als eine Dublette gefunden, wird kein Katalogdatensatz angelegt oder verknüpft. Die Titel werden im Fehlerprotokoll aufgelistet und müssen manuell nachbearbeitet werden.

Lieferzeit ab Erstellungsdatum der Lieferankündigungen in Tagen:

Die Lieferzeit beträgt standardmäßig 42 Tage. Anhand dieser Einstellung kann BIBLIOTHECAnext das zu erwartende Lieferdatum zu berechnen.

Kosten-/Zweigstellenzuordnung (nur für Standing Order Lieferankündigung)

Für die Bestelldaten sowie für die Katalogdaten kann eine Zuordnung der Kosten zu den Kostenstellen und Kostenarten sowie zu den einzelnen Zweigstellen und Medieninformationen getroffen werden. Hierfür steht der Bereich Kosten-/Zweigstellenzuordnung in der Registerkarte Einstellungen im Fenster EDIFACT /ekz StOs einlesen zur Verfügung.

Die ekz übermittelt den Namen der Standing-Order-Lieferung sowie die Kundenkostenstelle mit ihren Daten. Diese Informationen können Sie verwenden, um den Titeln automatisch eine Kostenstelle/Kostenart und der Zweigstelle zuzuordnen. Die Kosten-/Zweigstellenzuordnungen können als freier Text eingegeben werden, da die Zuordnungen sehr flexibel sein müssen. Jede Zuordnungsdefinition folgt diesem Muster:

[Bedingung]=[Wert der Bedingung in der Standing Order][*]=>[Zuordnungskriterium]=[zugeordneter Wert] [ AND [weiteres Zuordnungskriterium]=[weiterer zugeordneter Wert] ]

Beispiel: STO=SL/KOL/KL*=>KART=SL AND KSTELLE=100.27 AND MEGRP=BU
Die Standing Order mit dem Namensanfang SL/KOL/KL wird der Kostenart SL, die Kostenstelle 100.27 und die Mediengruppe Buch zugewiesen.

Als Bedingung können folgende Werte eingesetzt werden:

• Standing-Order-Name (STO): Der Name der Standing-Order-Lieferung zeigt, was geliefert wird und heißt z. B. F/ID/KL Standing Order ID klein Sachliteratur. Erfragen Sie bei der ekz, welcher Name für Ihre Standing Order Lieferung übertragen wird.

• Zweigstelle (ZWGST): Beziehen Sie Standing-Order-Lieferungen zweigstellenbezogen, liefert die ekz die Bezeichnung der Kundenkostenstelle mit. Die Kodierung ist allerdings eine andere als die, die in BIBLIOTHECAnext als Zweigstelle verwendet wird. Sie müssen BIBLIOTHECAnext also mitteilen, wie die Kundenkostenstelle der ekz als Zweigstelle umgesetzt werden soll. Beispiel: ZWGST=1006507=>ZWGST=HST.

• Standing Order Nummer (STONR): Sie können die Nummer der Standing Order als Kriterium für die Zuweisung nehmen. Beispiel: STONR=216

• EKZ-Artikelart (EKZART): Die EKZ-Artikelart, die in der Standing Order mitgeliefert wird. EKZ Artikelarten sind B (Bücher), A (DVD), M (Interaktive Medien), V (Videos), D (CD) und S (Spiele).

Für die Zuordnung können folgende Kriterien verwendet werden:

• Zweigstelle (ZWGST): Kürzel der Zweigstelle in BIBLIOTHECAnext, die der Bestellung zugeordnet werden soll

• Kostenart (KART): Kürzel der Kostenart, die in der Bestellung aufgeführt werden soll.

• Kostenstelle (KSTELLE): Kürzel der Kostenstelle, die in die Bestellung übernommen werden soll.

• Medienart (MEART): Kürzel der Medienart, die im Bestell- als auch Mediendatensatz gesetzt werden soll.

• Mediengruppe (MEGRP): Diese Mediengruppe wird in den Mediendatensatz übernommen.

• Medienkennzeichen (MEKZ): Das Medienkennzeichen wird im Mediendatensatz übernommen werden.

Tipp: Der Stern * dient als Platzhalter für beliebig viele nachfolgende Zeichen. Nützlich ist dies beispielsweise bei langen Standing Order Namen, die so abgekürzt werden können.

z.B. STO=F/ID/KL* (statt F/ID/KL Standing Order ID klein Sachliteratur)

Beispiel 1: ZWGST=1006507=>ZWGST=BE. Aus Zweigstelle 1006507 wird BE. BE ist in diesem Beispiel das Kürzel der Zweigstelle in BIBLIOTHECAnext.

Beispiel 2: ZWGST= =>ZWGST=HST. Wenn keine Zweigstelle angeben wird HST zugeordnet.

Beispiel 3: STO=F/ID/AU AUDIO*=>KSTELLE=AUD AND KART=CD AND MEGRP=CD AND MEART=A. Bei Standing-Order F/ID/AU AUDIO* (*-Zeichen = Trunkierung) wird die Kostenstelle AUD und Kostenart CD zugeordnet. Außerdem wird der Titel im Katalog als Audio Medienart angelegt und die Mediengruppe CD zugeordnet.

Beispiel 4: STONR=216=>MEART=CD Alle Titeln der Standing Order mit der Nummer "216" die werden der Medienart CD zugewiesen.

Diese Befehle sind untereinander in das erwähnte Eingabefeld in der Registerkarte Einstellungen zu schreiben.

Hinweis: Beachten Sie, dass es nur UND-Verknüpfungen (AND) und keine Verneinung oder Klammerungen gibt. Die einzelnen Zuweisungen werden von oben nach unten durchlaufen.