Einlesen von EDIFACT-Meldungen und Standing Order Informationen der ekz

Manuelles Einlesen von Edifact - Meldungen

Nachfolgend wird das Vorgehen des manuellen Einlesen von Edifact-Meldungen beschrieben. Die Einstellungen als auch die Funktionen unterscheiden sich von der Verarbeitung der Standing Order Dateien über die erweiterte Schnittstelle. Bitte beachten Sie hierzu das entsprechende Kapitel.

Hinweis: Beim manuellen Einlesen über Edifact-Meldungen können neben Standing Order auch Bestellungen, die manuell erfasst und an die ekz verschickt wurden – also unabhängig von einer Standing Order – per EDIFACT weiterbearbeitet werden, indem die Liefer- und Rechnungsdaten der ekz beim Eingang der Bestellung eingelesen werden.

Gehen Sie für das Einlesen wie folgt vor:

1. Sie finden die Funktion im Erwerbungsmodul im Menü unter Erwerbung > EDIFACT /ekz StOs einlesen.

2. Wählen Sie unter Datei wählen eine Datei aus. Nachdem Sie eine ekz Austauschdatei zum Einlesen ausgewählt haben, werden Ihnen die Art der Austauschdatei sowie die Anzahl der Posten angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einlesen. Dadurch starten Sie den Import-Vorgang.

Tipp: Vor dem Import können Sie bei Bedarf jede dieser Dateien in einem Texteditor öffnen, und indem Sie das '-Zeichen (Hochkomma) durch einen Zeilenumbruch (i. d. R. ^p ) ersetzen, auch lesbar machen. So können Sie z. B. manuell kontrollieren, um welche Titel es sich handelt.

Hinweis: Ist die RDA-Erfassung im Einstellungsmodul über Konfiguration (Sys) / Direkteinstellung / Abschnitt Katalog aktiviert, werden die EDIFACT-Daten automatisch in die RDA-Maske importiert.

Austauschdateien

Die ekz liefert folgende Arten von EDIFACT-Meldungen oder Austauschdateien:

• Standing-Order-Lieferankündigungen

• Mitteilungen zur Lieferbarkeit von Titeln

• Rechnungen oder Lieferscheine

Standing-Order-Lieferankündigung

Wenn Sie Standing Order -Lieferungen bei der ekz beziehen, erhalten Sie einige Wochen vor der eigentlichen Lieferung eine Datei mit den Titeln der nächsten Lieferung. Hierbei werden Preise, Notationen und die ekz-Lagernummer geliefert. Das Einspielen dieser Datei ist wichtig, wenn Doppelbestellungen und zusätzlicher Aufwand für das manuelle Eingeben der Erwerbungsdaten vermieden werden soll.

Zum Einlesen legen Sie je Titel eine Einzelbestellung an. Die Titel haben die interne Bestellnummer ekz-Sto und sind darüber z. B. über die Eingangsbearbeitung der Erwerbung suchbar.

Hinweis: Überprüfen Sie, ob das Lieferantenkürzel unter Erwerbung > EDIFACT /ekz StOs einlesen Registerkarte: Einstellungen Ihrem Geschäftspartnerkürzel für den Lieferanten ekz entspricht und korrigieren Sie es gegebenenfalls. Beachten Sie dabei auch die Gross- und Kleinschreibung des Kürzels.

Der neu angelegte Bestellsatz erhält die ekz-Artikelnummer als Artikelnr. Mit einem /-Zeichen (Schrägstrich) angehängt wird die ekz-Referenznummer zugewiesen. Diese Nummer darf nicht geändert werden, da anhand dieser Nummer alle weiteren Vorgänge direkt der Bestellung zugeordnet werden. Die ekz-Artikelnummer kombiniert mit der Referenznummer identifiziert eindeutig einen Bestellvorgang bei der ekz.

Katalogdaten

In der Standing-Order-Datei werden keine Katalogdaten übermittelt, sondern nur die ISBN, die ekz-Artikelnummer sowie ein Kurztitel.

Das System prüft über die ISBN und die ekz-Artikelnummer, ob im vorhandenen Katalog Dubletten gefunden werden. Wenn ja, werden die bestellten Exemplare wie bei einer Nachbestellung an den gefundenen Titel angehängt.

Bezüglich neuer Titel können Sie im Fenster EDIFACT /ekz StOs einlesen die Registerkarte Einstellungen verwenden, um die nötigen Einstellungen vorzunehmen:

• Hole Katalogisate aus dem Pool: Haben Sie einen Daten-Pool, in den Sie die ekz-MAB2-Daten einspielen, können Sie bestimmen, ob das gesamte Katalogisat aus dem Pool übernommen werden soll.

• Hole Katalogisat via ekz Recherche: Diese Funktion steht für den manuellen Edifact-Import nicht zur Verfügung.

• Keine Katalogisate aus Pool-Datenbank oder via ekz-Recherche holen: Sofern ein Katalogeintrag angelegt werden soll, werden die rudimentären Daten aus dem Bestelldatensatz übernommen und nicht mit Fremddaten abgeglichen.

• Immer Katalogeintrag anlegen, auch wenn keine Fremddaten gefunden wurden: Neuen Medieneintrag im Katalog anlegen: Aktivieren Sie diese Option, wenn mit dem Bestelldatensatz gleichzeitig ein Katalogeintrag erstellt werden soll, Kostenstellen/Kostenarten.

Zusätzlich zu den Einstellungen zu den Katalogdaten kann eine Zuordnung der Kosten zu den Kostenstellen und Kostenarten sowie zu den einzelnen Zweigstellen getroffen werden. Hierfür steht der Bereich Kosten-/Zweigstellenzuordnung in der Registerkarte Einstellungen im Fenster EDIFACT /ekz StOs einlesen zur Verfügung.

Die ekz übermittelt den Namen der Standing-Order-Lieferung, die Notation oder Systematikgruppe sowie die Zweigstelle mit ihren Daten. Weiterhin werden die Kosten für Einband, Bearbeitung, Katalogisierung und MAB-Daten gesondert übertragen. Diese Informationen können Sie verwenden, um den Titeln automatisch eine Kostenstelle/Kostenart und die Zweigstelle zuzuordnen:

• Standing-Order-Name: Der Name der Standing-Order-Lieferung zeigt, was geliefert wird und heißt z. B. F/ID/KL Standing Order ID klein Sachliteratur / SfB. Erfragen Sie bei der ekz, welcher Name für Ihre Standing Order Lieferung übertragen wird. Sie können auch die gelieferte Datei öffnen und sehen den Namen unter dem Eintrag FTX+ZZZ++STO+F/ID/KL Standing Order ID klein Sachliteratur/SfB.

• Notation/Systematik: Die ekz liefert in Absprache mit Ihnen die von Ihnen verwendete Systematikgruppe mit. In der Austauschdatei z. B.: FTX+ZZZ++SYS+Gesch 645.

• Zweigstelle: Zweigstelle (ZWGST): Beziehen Sie Standing-Order-Lieferungen

zweigstellenbezogen, liefert die ekz die Bezeichnung der Kundenkostenstelle mit.

Die Kodierung ist allerdings eine andere als die, die in BIBLIOTHECAnext als

Zweigstelle verwendet wird. Sie müssen BIBLIOTHECAnext also mitteilen, wie die

Kundenkostenstelle der ekz als Zweigstelle umgesetzt werden soll. Beispiel:

STO=SL/KOL/KL*=>MEGRP=BU AND ZWGST=HST.

Da die Zuordnungen sehr flexibel sein müssen, können Sie die Zuordnungen als freien Text unter der Registerkarte Einstellungen eingeben. Jede Zeile entspricht hierbei einer Zuordnung.

Das Format ist wie folgt anzugeben: <Bedingung> => <Zuordnung>

Die möglichen Felder für Konditionen und Zuweisungen beschränken sich hierbei auf die in folgendem Beispiel verwendeten:
TYP=ebook=>MEGRP=BUCH AND MEKZ=BUCH
TYP=eaudio=>MEGRP=CD
TYP=evideo=>MEGRP=Video

Wobei unter Bedingung ein Kürzel für Systematik (SYST), Zweigstelle (ZWGST), Kostenart (PREIS) und Standing-Order-Name (STO) mit einem Vergleichswert stehen kann und unter Zuordnung ein Kürzel für Kostenstelle (KSTELLE), Kostenart (KART) und Zweigstelle (ZWGST) sowie Medienart (MEART), Mediengruppe (MEGRP) und Medienkennzeichen (MEKZ).

Beispiel 1: STONR=567=>ZWGST=HST. In diesem Beispiel ist HST das Kürzel der Zweigstelle in BIBLIOTHECAnext. .

Beispiel 2: STO=F/ID/AU AUDIO*=>KSTELLE=AUD AND KART=CD AND MEGRP=CD AND MEART=A. Bei Standing-Order F/ID/AU AUDIO* (*-Zeichen = Trunkierung) wird die Kostenstelle AUD und Kostenart CD zugeordnet. Außerdem wird der Titel im Katalog als Audio Medienart angelegt und die Mediengruppe CD zugeordnet.

Beispiel 3: STO=F/ID/KL* AND SYST=Gesch*=>KART=SA_GES. Wenn der Standing Order-Name mit F/ID/KL anfängt und die Systematik mit Gesch, wird die Kostenart SA_GES zugeordnet.

Beispiel 4: PREIS=MAB=>KSTELLE=SONST AND KART=MAB. Wenn der Preis ein MAB-Preis ist, wird die Kostenstelle SONST und Kostenart auf MAB gesetzt. Beim Preis kann wie folgt unterschieden werden:

• MAB-Preis der MAB-Datenlieferung

• BEARB-Preis für die ekz-Bearbeitung

• EINBA-Preis für den Einband

• KAT-Preis für die Katalogisierung

• BUCH-Buchpreis

Diese Befehle sind untereinander in das erwähnte Eingabefeld in der Registerkarte Einstellungen zu schreiben.

Hinweis: Beachten Sie, dass es nur UND-Verknüpfungen (AND) und keine Verneinung oder Klammerungen gibt. Die einzelnen Zuweisungen werden von oben nach unten durchlaufen.

Liefermitteilungen

Liefermitteilungen werden übertragen, falls sich die Lieferung eines Buches verzögert, oder ein Buch nicht mehr lieferbar ist. Hierbei wird in den offenen Bestellungen (Bestellstatus B) nach einem Titel mit ekz-Artikelnummer und, falls dieser nicht vorhanden, mit der ISBN gesucht. Wurde ein Titel gefunden, wird die Meldung der ekz an das Bemerkungsfeld angehängt. Falls von der ekz ein neues Lieferdatum angegeben wurde, wird dieses Datum als neues Lieferdatum übernommen.

Handelt es sich bei der Mitteilung um eine Stornierung, wird der Titel automatisch storniert. Hierbei werden jedoch keinerlei Katalogeinträge automatisch gelöscht. Die stornierten Exemplare erhalten den zum Bestellstatus Storniert zugeordneten Exemplarstatus – siehe im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Registerkarte: Katalog und können darüber gesucht und manuell gelöscht werden.

Rechnung (Lieferschein):

Die Rechnung enthält alle gelieferten Titel mit Angaben zur Rechnung, z. B. die Rechnungsnummer mit detaillierten Preisinformationen. Zum Titel wird eine Medienart übertragen (BU, MC, CD, CDR, DVD, SPI, VID).

Durch das Einlesen der Rechnung wird keine Bestellung erzeugt. Vielmehr wird der auf der Rechnung vorhandene Titel anhand der ekz-Lagernummer (Artikelnummer) und der ISBN gesucht. Es werden nur Titel gefunden, die den Status B (Bestellt) haben und beim Lieferanten ekz (Lieferantenkürzel wie unter der Registerkarte Einstellungen eingestellt) bestellt wurden.

Ist ein solcher Titel gefunden worden, werden die Preisinformationen überschrieben und der Status des Titels wird auf Eingetroffen geändert. Die Daten zu Kostenstelle und die Kostenart werden ggf. anhand der vorhandenen Zuordnungen geändert. Die Preise für die Titelbearbeitung oder MAB-Daten werden auf die Kostenstelle und Kostenart gebucht, die ebenfalls in den Zuordnungen hinterlegt ist

Wurden die Rechnungsdaten eingelesen, werden Sie vom System gefragt, ob Sie in die Eingangsbearbeitung wechseln möchten, um die Rechnungsprüfung durchzuführen.

Dublettenmeldung bei EDIFACT

Beim Import der EDIFACT-Dateien findet standardmäßig eine Dublettenkontrolleder Daten aus dem Katalog sowie der Erwerbung statt.

Dabei gelten die Kriterien aus dem Parameter DublettenModus in den Einstellungen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog. Standardmäßig sollte dort IESUVTJ eingetragen sein. Damit findet eine Dublettenkontrolle sowohl über die ISBN als auch über weitere Nummern (2. ISBN, EAN, ekz-Identnummer) und über Titel, Verfasser, Urheber und Jahr statt.

Beispiel 1: Beim Einlesen einer EDIFACT-Datei wird ein Exemplar an einen vorhandenen Katalogeintrag angehängt. Dies passiert immer, wenn eine Dublette im Katalog gefunden wurde. Das Exemplar wird auf jeden Fall angehängt, unabhängig davon, ob der bisherige Datensatz den Status Bestellt oder Entliehen aufweist. In der Bestellung sehen Sie den Verweis auf die schon vorhandene Mediennummer. Eine Dublettenmeldung beim Import selbst erscheint in diesem Fall nicht.

Beispiel 2: Das Protokoll zum EDIFACT-Import bringt die Meldung „Warnung: Zur Bestellnummer ekz-Sto/05 wurden mehrere Dubletten im Katalog gefunden.“ Die Meldung erscheint, wenn beim Einlesen einer Bestellung mehrere Dubletten im Katalog gefunden werden. Das bedeutet, es bestehen mindestens zwei gleiche Einträge im Katalog. In dem Fall wird kein Katalogeintrag erzeugt, da unklar ist, an welchen Titel Exemplare angehängt werden sollen.