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Abfrage von Rechnungsinformationen der ekz

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Hier erfahren Sie, wie Sie Rechnungen der ekz zu Ihren Bestellungen abfragen, überprüfen und in Ihr System übernehmen.

So fragen Sie Rechnungsinformationen von der ekz ab

Über die Rechnungsabfrage können Sie die Rechnungen der ekz zu Ihren Bestellungen abfragen, überprüfen und in Ihr System übernehmen.
Es werden hier alle Rechnungen abgefragt, die bei der ekz für Sie hinterlegt sind. Dies betrifft Bestellungen, die über Edifact, per Mail / Brief oder direkt über die ekz Medienwelten getätigt wurden.

 Hinweis: Voraussetzungen für die Rechnungsabfrage sind:

  1. Im Einstellungsmodul müssen über Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt ALL die ekz Kundendaten hinterlegt sein. (EKZRechercheKundennr, EKZRechercheKundenPw, EKZRechercheURL, EKZRechercheWSSPw, EKZRechercheUser)
  2. Die ekz-ID (Artikelnummer) in den Einzelbestellungen müssen hinterlegt sein, sodass hierüber der Abgleich mit den Rechnungen stattfinden kann.

Wählen Sie im Erwerbungsmodul über die obere Leiste Erwerbung > Rechnungsabfrage ekz um die Rechnungen der ekz zu Ihren Bestellungen einzuarbeiten.

Registerkarte Rechnungsabfrage

Ihnen stehen zwei Abfragevarianten zur Verfügung:

  • Nach Zeitintervall: Es werden alle Rechnungen gelistet, die bei der ekz in dem angegebenen Zeitraum angefallen sind.

  • Nach Rechnungsnummer: Es wird nur die eine Rechnung angezeigt, die bei der ekz zur angegebenen Rechnungsnummer vorhanden ist.

Über Abfrage ausführen werden dann, je nach oben beschriebener Abfragevariante, die bestehenden Rechnungen aufgeführt. Abfrage stoppen bricht die Suche wieder ab.

Im linken Bereich Rechnungsnummern wird sowohl die bei der ekz vorhandene Rechnungsnummer sowie der aktuelle Status der Rechnung angezeigt.
Wählen Sie nun eine der Rechnungsnummern aus, werden daneben in den Rechnungsdetails die einzelnen Bestellpositionen der ausgewählten Rechnung aufgeführt.

Bitte beachten Sie, dass nur die Rechnungen abgeglichen werden, die Sie im Bereich Rechnungsnummern einmal angewählt und somit überprüft haben.

Haken Sie unter Rechnungsdetails die Option Rechnungseintrag bei der Übernahme nach BIBLIOTHECAnext abspeichern an, wird automatisch mit dem Abgleich die zugehörige Rechnung in BIBLIOTHECAnext erstellt.

Aktivieren Sie die Option Rechnungseintrag gleich auf geprüft setzen, wird durch die Übernahme der Rechnungsinformationen die Rechnung in der Rechnungsbearbeitung als geprüft markiert.

 Hinweis: Ist bei Ihnen die Option Rechnungseintrag gleich auf geprüft setzen ausgegraut haben Sie die komplette Rechnungsbearbeitung über Einstellungsmodul > Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Registerkarte Rechnungen nicht aktiviert.

In der Spalte Ergebnis der Rechnungsdetails werden die Meldungen zur Bestellposition angezeigt (beispielsweise OK, Preise weichen ab, Keine Bestellposition gefunden).

Wählen Sie nun Preisabgleich durchführen aus, sodass die ausgewählten Aktionen durchgeführt werden.

Hinweis: Haben Sie nicht alle Rechnungsnummern mindestens einmal zur Überprüfung angewählt, erscheint ein entsprechendes Hinweisfenster mit der Meldung, dass die nicht geöffneten Rechnungen nicht mit abgeglichen werden. Sie können den Abgleich für die bereits angewählten Rechnungsnummern dann dennoch durchführen oder über Nein den Abgleich abbrechen.

Nachdem der Abgleich durchgeführt wurde, wird automatisch ein Protokoll zu diesem Vorgang geöffnet, in welchem Sie die einzelnen Schritte einsehen und diese auch bei Bedarf speichern können.

Beispiele zu den Meldungen in der Spalte Ergebnis:

  • Preise weichen ab: Weichen die Preise aus der Bestellung in der Erwerbung von dem tatsächlichen Rechnungspreis ab, wird dies in der Spalte Ergebnis angezeigt.
    Es werden dann in der Spalte Abgleich die Haken gesetzt, sodass über Preisabgleich durchführen die Preise aus der Rechnung für die Bestellung übernommen werden.

  • OK: Wird in der Spalte Ergebnis die Meldung OK angezeigt kann dennoch über Preisabgleich durchführen eine Rechnung angelegt und diese bei Bedarf direkt als geprüft markiert werden.

  • Keine Bestellposition gefunden: Wurde zu einer Rechnung keine Bestellposition gefunden, liegt dies in der Regel daran, dass der Suchstatus für den Abgleich angepasst werden muss. (Siehe Registerkarte Optionen)
    Eine andere Ursache kann sein, dass die Bestellposition aus der Rechnung bereits aus dem System gelöscht wurde

Wurde der Abgleich erfolgreich für die einzelnen Bestellnummern durchgeführt wird im Bereich Rechnungsnummern neben der jeweiligen Nummer der Status OK angezeigt.

An dieser Stelle würde auch die Meldung erscheinen, wenn ein Abgleich wegen Fehlern nicht erfolgreich war oder der Abgleich bereits stattgefunden hatte und daher nicht nochmals durchgeführt wurde.

Registerkarte Optionen

Es kann hier nochmals das Kürzel des Lieferanten „ekz“ hinterlegt werden, über das der Abgleich mit den Bestellungen stattfinden wird. Dieser sollte auch dem Lieferantenkürzel der ekz entsprechen, das in der Erwerbung über Partner hinterlegt wurde.

Wird die Option bei Automatisch ‚Rechnungspreis übernehmen‘ setzen gesetzt, gilt dies als Voreinstellungen für die Rechnungsabfrage in der Registerkarte Rechnungsabfrage.

Sie können den Suchstatus für den Abgleich festlegen, sodass bei der Rechnungsabfrage entweder nur Bestellte oder Eingetroffene Bestellungen auf vorhandene Rechnungen geprüft werden.