Neuerwerbung anlegen

Registerkarte Bestelldaten

In der Erfassungsmaske einer Einzelbestellung (Erwerbung > Neubestellung > Schaltfläche: Neu) erfassen Sie die wichtigsten bibliographischen Informationen zu einem Bestelltitel. Sie können folgende Daten eingeben: Anzahl Exemplare, Verfasser, Haupttitel, Zusatz, Beteiligte Personen, Gesamttitel/Reihentitel, Jahr, Umfang, Auflage, Verlag.

Zudem haben Sie folgende Optionen:

• Sammelbestellung: Aktivieren Sie diese Option für das Erfassen von Sammelbestellungen.

• Schaltflächen 1 und 2: Möglichkeit, die 1. und 2. ISBN einzutragen.

• ISBN: Es können zehnstellige oder 13-stellige ISBN erfasst werden. Die Eingabe der Bindestriche ist nicht erforderlich. Bei Eingabe der ISBN wird automatisch auf Dubletten im Bestand überprüft und Verlag sowie Erscheinungsort (sofern im Verlagsregister vorhanden) in die dafür vorgesehenen Felder übernommen.
  Es wird außerdem in ggf. angeschlossenen Datenquellen nach Fremddaten gesucht. Werden Fremddaten gefunden, wird das Dublettenfenster angezeigt, in dem entscheiden können, ob Sie die Fremddaten übernehmen oder ohne Übernahme fortsetzen möchten.

• Die automatische Prüfung wird aktiviert, indem Sie die ISBN eintragen, mit dem Cursor ins nächste Feld klicken oder die Tabulator-Taste drücken. EAN: Eingabemöglichkeit für die EAN (Europäische Artikelnummer). Das Feld wird auch beim Import von Edifact-Dateien befüllt.

• Dublette prüfen: Ist die ISBN nicht bekannt, muss zur Dublettenkontrolle im Bestand nach Eingabe von Verfasser und Titel die Schaltfläche Dublette prüfen angeklickt werden.

• Karteikästchensymbol bei Verfasser und Verlag: Diese Felder greifen auf das Personen- und Verlagsregister analog zum Katalogmodul zu.

• Werte kopieren: Über diese Schaltfläche können Sie bereits vorhandene Titeleinträge aus dem eigenen Katalog, einem Fremddatenpool, per Z39.50-Suche oder Metadaten-Recherche, aus einer MARC21-Datei oder der Zwischenablage (MAB2) übernehmen.
  Hinweis: Haben Sie die RDAErfassung aktiviert wird ein im Fremddatenpool nach RDA erfasster Datensatz bei der Fremddatenübernahme automatisch in die RDA-Maske übernommen. Für diesen Fall wird empfohlen weitere Anpassungen im Feld "Verfasser" und "Beteil. Pers." erst in der Katalogmaske durchzuführen, sodass alle Daten aus dem Fremddatenpool bei der Bestellung korrekt übernommen werden können.

• EKZ: Aktivieren der kostenlosen Z39.50-Schnittstelle für die Online-Erwerbung bei der ekz. Vor Benutzen dieser Funktion ist lediglich die Einrichtung des Z39.50-Clients für den Zugriff auf den Z39.50-Server der ekz notwendig (im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) → Z39.50-Client).

• Gesamttitel/Reihentitel: Wird im Feld ein Eintrag gemacht, wird dieser beim Druck des Bestellbriefes mit ausgegeben.

• Artikelnummer: Das System vergibt bei der Speicherung automatisch eine Bestellnummer. Sie haben hier jedoch die Möglichkeit, eine eigene Nummer oder die Bestellnummer bzw. Artikelnummer der ekz einzutragen.

• Typ/Themenkreis: Geeignet, falls Titel erfasst werden, die noch nicht direkt bestellt werden. Möchte man zu einem späteren Zeitpunkt eine Bestellung auslösen, lässt sich über die Recherche nach dem Themenkreis der geeignete Lieferant zuordnen.

• Bemerkung: Diese Bemerkungen werden mit auf das Bestellschreiben gedruckt.

Registerkarte Preise

Nachdem über Erwerbung > Neubestellung > Schaltfläche: Neu oder Ändern die Bestelldaten erfasst oder geändert sind, können Sie Preisfestlegungen treffen. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Preise

Sie haben folgende Optionen:

• Preis je Exemplar: Exemplarpreis in der Form 12,34 (ohne Eingabe des Währungssymbols). Entsprechend der Anzahl an bestellten Exemplaren wird der Endpreis

  errechnet und rechts in roter Schrift angegeben.

• in Fremdwährung : Dieses Feld ist nur auszufüllen, falls der Europreis nicht bekannt ist. Lassen Sie in diesem Falle das Feld Preis je Exemplar leer und tragen Sie den Exemplarpreis hier ein. Wählen Sie anschließend über die Schaltfläche $ die Währung aus. Das System wird anhand des Umrechnungskurses den eingegebenen Betrag in Euro umrechnen und das Feld Preis je Exemplar entsprechend ausfüllen. Die Umrechnungstabelle finden Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Waehrung. Wenn Sie das Kontrollkästchen für Drucken aktivieren, wird im Bestellschreiben nur die Fremdwährung, nicht der Euro-Betrag angegeben.

• Rabatt in %: wird vom Endpreis abgezogen

• Porto/ Rabatt: Feld entweder für die Eingabe eines Rabattes oder für zusätzliche Kosten wie Buchbinder oder Porto. Dabei muss ein absoluter Betrag (nicht in Prozent) angegeben werden. Der Rabatt wird automatisch vom Endpreis abgezogen. Um zusätzliche Kosten einzugeben, die zum Endpreis dazu addiert werden sollen, geben Sie vor dem Betrag ein Minus-Zeichen ein.

• Umsatzsteuer: Tragen Sie im Eingabefeld den Umsatzsteuersatz in Prozent ein, z. B. 7. Aktivieren Sie anschließend; je nach Bedarf, die Kontrollkästchen Umsatzsteuer abziehen und Umsatzsteuer addieren: Der Endpreis verändert sich entsprechend.

• Kostenart und Kostenstelle: Wichtig für die Etatverwaltung und Etatüberwachung. Die Registereinträge ergänzen und verändern Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte Tabelle Kostenart und Kostenstelle. Wir empfehlen für die Kürzel von Kostenarten und Kostenstellen keine Umlaute oder Sonderzeichen zu verwenden.

• Haushaltsjahr: Eingabe des Haushaltsjahres, auf das diese Bestellung gebucht werden soll.

• Zusätzliche Kosten: Weitere Kosten, z. B. für die Einarbeitung. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Eingabezeile zu erzeugen und füllen Sie die Felder nach Bedarf aus. Diese zusätzlichen Kosten werden nicht in den Endpreis eingerechnet. Dazu entsteht eine zweite Etatbuchung zur Bestellung. Wurden bei der ekz Katalogdaten bestellt, so werden hier die Kosten für die Daten aufgeführt.

Registerkarte Katalog

Auf der Registerkarte Katalog werden die Festlegungen für den Katalog getroffen, d. h., Sie wählen aus, ob für Bestellungen Katalogeinträge vorgenommen werden sollen oder nicht.

Sie haben folgende Optionen:

• Neubestellung:

  • Neuen Medieneintrag im Katalog anlegen: Ist diese Option aktiviert, wird automatisch ein Medieneintrag im Katalog in der RDA-Maske angelegt und in der Bestellung befindliche Medien damit bereits im OPAC recherchierbar. Sie werden mit ihrem Medienstatus (Zur Bestellung) dort angezeigt. Die Medienart kann aus der Liste ausgewählt werden, z. B. auch für CDs unter Audio, Videos, Loseblattsammlungen. Das Kontrollkästchen An vorhandene übergeordnete Einheit anhängen bedeutet, dass bei einer Bestellung einzelner Stücktitel zu einem Gesamtwerk (z. B. bei einzelnen Bänden von Lexika) gleichzeitig der Stücktitel mit dem übergeordneten Gesamtwerk über die Schaltfläche Gesamtwerk suchen verknüpft werden kann.

• Nachbestellung: Zum vorhandenen Medieneintrag Exemplare hinzufügen: Diese Option kann bei Nachbestellungen von Exemplaren aktiviert werden. Klicken Sie die Schaltfläche Medium suchen an und recherchieren Sie den gewünschten Mediensatz. Nach dessen Auswahl wird automatisch die Mediennummer in die Erfassungsmaske übernommen.

• Bestellung ohne Einfluss auf den Katalog: Keine Katalogeinträge verändern: Bei Auswahl dieser Möglichkeit werden keine Katalogeinträge angelegt.

• Verknüpfung lösen und Medium ändern: Wurde eine Neubestellung angelegt und dabei entschieden, einen Katalogeintrag anzulegen, kann bei einer nachträglichen Bearbeitung der Bestellung die Verknüpfung zu diesem Katalogeintrag wieder gelöst oder bearbeitet werden.

Registerkarte Verwaltung

Auf der Registerkarte Verwaltung erfolgen alle Angaben, die für den internen Geschäftsgang erforderlich sind.

Sie haben folgende Optionen:

• Erwerbungsmodus: Angaben zum Erwerbungsmodus (per Brief, per Fax, EKZ-Online oder E-Mail). Beispiel: Möchten Sie die Bestellung per E-Mail versenden, muss der entsprechende Erwerbungsmodus gewählt werden.

• Erwerbungsart: Kauf, Tausch, Geschenk. Die vorhandene Liste kann im Einstellungsmodul über Registerpflege > Werte > Tabelle: Bestellart verändert werden.

• Erwerbungsstatus : Wird automatisch auf Zur Bestellung gesetzt und ändert sich entsprechend dem Bestellverlauf, z. B. auf Bestellt, Abgeschlossen.

• Zweigstelle: Auswahl, für welche Zweigstelle bestellt wird, z. B. für Hauptbibliothek oder Zweigstelle.

• Bearbeiter und Bearbeitet am: Das Bearbeiter-Feld wird immer mit der angemeldeten Kennung gefüllt. Das Bearbeitungsdatum wird automatisch gesetzt.

• Lieferzeit: Lieferzeit in Tagen. Falls Sie beim Lieferanten Angaben über dessen übliche Lieferzeit gemacht haben, wird die Anzahl der Tage hier automatisch eingetragen. Die Lieferzeit findet Berücksichtigung für die Mahnung und ist z. B. wichtig für Bestellungen aus dem Ausland.

• Letzte Mahnung und Mahnstufe: Bei den Neubestellungen bleiben diese beiden Felder leer. Wurde bei bestehenden Bestellungen gemahnt, werden automatisch das Datum der letzten Mahnung (entsprechend den Mahnfristen) und die Mahnstufe eingetragen (1., 2. oder 3. Mahnstufe, in Abhängigkeit von der Überschreitung der Lieferfrist).

• Sofort mahnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Bestelltitel direkt in die Mahnliste übernommen.

• Nicht mahnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird dieser Titel auch bei Überschreitung der Lieferfrist nicht gemahnt.

• Quelle/Anfordernder: Angaben, woher oder von wem die Bestellung stammt. Ist die Option Beim Eintreffen anzeigen aktiviert, wird dieser Hinweis beim Bestelleingang angezeigt.

• Zusätzliche Felder: Festlegungen der Felder im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Zusätzliche Felder.

• Bemerkung (intern): Interne Bemerkungen zum Bestellvorgang.

• Änderungsgrund: Sollten Sie die Daten einer Bestellung verändert haben, können Sie den Grund dafür angeben. Unter H (Historie) können Sie die Zugriffe auf den Bestelltitel mitverfolgen.

Registerkarte Sammelbestellung

Im Erfassungsfenster für Neubestellungen kann zwischen Einzel- und Sammelbestellungen für Mehrfachbestellungen des gleichen Mediums gewählt werden, z. B. für unterschiedliche Zweigstellen oder Abteilungen. Um die Registerkarte verwenden zu können, markieren Sie in der Registerkarte Bestelldaten das Kontrollkästchen Sammelbestellung .

Auf der Registerkarte Sammelbestellung hinterlegen Sie die Bestelldaten für Ihre Zweigstelle oder auch für die Zentrale, wenn die einzelnen Exemplare über unterschiedliche Kostenarten und Kostenstellen abgerechnet werden sollen. Dabei definieren Sie zu jedem Exemplar die zugehörigen Daten zu Kostenart, Kostenstelle und Zweigstelle sowie wahlweise eine Bemerkung.

Sie haben folgende Optionen:

• Hinzufügen: Hinzufügen einer Eingabezeile für die Felder Zweigstelle, Anzahl (der bestellten Exemplare), Kostenstelle, Kostenart und Bemerkung.

• Löschen: Markieren Sie die gewünschte Zeile durch einfachen Klick mit der linken Maustaste und löschen Sie ggf. die Angaben zu Exemplaren aus der Sammelbestellung.

ekz-Online-Bestellung

Das Bestellen über EDIFACT bei der ekz erfolgt per E-Mail. An die E-Mail wird ein EDIFACT-Anhang angehängt, den die ekz elektronisch weiterverarbeiten kann.

Voraussetzungen:

1. Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, einen Geschäftspartner ekz an.

2. Tragen Sie im Feld E-Mail in den Adressdaten ein: Bestellungen@ekz-Bibliotheksservice.de

3. Wählen Sie unter Bestellmodus den Punkt E-Mail aus. Dadurch ist bei einer Bestellung beim Lieferanten ekz der Bestellmodus E-Mail schon voreingestellt.

4. Passen Sie die Datei EMAILBESTFORM.TXT im Verzeichnis ..\Templates\MAIL an. Diese Datei enthält die Bestellung als Text und wird als E-Mail versandt.

5. Ergänzen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Mail-/EDIFACT Bestellung folgende Angaben:

6. EDIFACT

   - Datei: Ablageverzeichnis und Name der Datei, die die Bestellungen enthält
   - Ansprechpartner: Ihr Ansprechpartner für Rückfragen der ekz.:
   - Ein Kürzel für Ihre Bibliothek
   - Kundennummer: Ihre Kundennummer bei der ekz.
   - Ablauf der Bestellung:

Nachdem die aufgeführten Einstellungen vorgenommen wurden und eine Bestellung für den Lieferanten ekz zusammengestellt wurde, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie die Bestellliste.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mail. Diese E-Mail enthält als Anhang die Datei, deren Bezeichnung Sie unter EDIFACT -Datei angegeben hatten.
   Es öffnet sich das E-Mail-Fenster zum Versenden.

3. Wenn Sie die E-Mail absenden, wird Ihre Bestellung im EDIFACT-Format an die ekz übertragen und automatisiert weiterverarbeitet. Die Bestellung per E-Mail erfolgt über MAPI. Voraussetzungen im Einstellungsmodul:
   - Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog > Parameter: ist aktiviert.
   - Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: MailAbs: Der Absender ist eingetragen (ggf. auch ein Empfänger bei MailBCC).