Geschäftspartner anlegen

Registerkarte Übersicht

Sie haben folgende Optionen:

• Eingabefeld: Für das Erfassen neuer Adressdaten vergeben Sie ein Kürzel für den Namen des Geschäftspartners. Das Kürzel sollte keine Punkte enthalten.

• Neu: Nach Eingabe eines Kürzels und Klick auf diese Schaltfläche wird ein neuer Adresseintrag erzeugt. Die Angaben zu dieser Adresse erfolgen über die Registerkarte Adresse.

• Löschen: Löschen eines markierten Adresseintrags.

• Suchen: Um einen bestimmten Adresseintrag in der Liste zu finden, geben Sie ein Adresskürzel im weißen Eingabefeld ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Suchen.

• Briefe drucken: Möchten Sie einen oder mehrere Geschäftspartner anschreiben (z. B. Info über eine Veranstaltung oder Aktion), lässt sich ein Formular dazu vorbereiten. Wählen Sie über das Auswahlmenü aus, welche Geschäftspartner Sie anschreiben möchten. Anschließend kann das Formular bearbeitet werden (Standarddatei: GPBrief1.hed).

• Speichern: Speichert die Adressdaten.

• Abbrechen: Verlassen der Adressdatei: Vorgenommene Änderungen werden nicht übernommen, sofern sie vorher nicht über Speichern bestätigt wurden.

• Drucken: Möglichkeit, die Adressliste zu drucken.

• Eingrenzen auf: Über ein Auswahlmenü können Sie die angezeigten Geschäftspartner auf einzelne Gruppen beschränken. Treffen Sie keine Auswahl, werden alle Arten von Geschäftspartnern berücksichtigt.

Registerkarte Adresse

In dieser Registerkarte erfassen Sie alle Adressangaben zum Lieferanten. Das Kürzel wird automatisch von der Registerkarte Übersicht übernommen, wenn Sie dort den gewünschten Lieferanten markiert haben.

Sie haben folgende Optionen:

• Postbez. 1: Erste Eingabezeile für die Bezeichnung des Geschäftspartners, z. B. Versandbuchhandlung und Verlag.

• Postbez. 2: Zweite Eingabezeile für die Bezeichnung des Geschäftspartners, z. B. Otto Maier GmbH und Co..

• Gruppe: Jeder Partner kann einer Gruppe (z. B. Buchbinder, Lieferant, Tauschpartner) zugeordnet werden.

• Speichern: Speichert die Adressdaten.

• Abbrechen: Verlassen der Adressdatei: Vorgenommene Änderungen werden nicht übernommen, sofern sie vorher nicht über Speichern bestätigt wurden.

• Drucken: Möglichkeit, die Adressliste zu drucken.

Registerkarte Ansprechpartner

In dieser Registerkarte verwalten Sie einen oder mehrere Ansprechpartner zur Adresse des ausgewählten Geschäftspartners. Nachdem eine neue Eingabezeile erzeugt wurde, können Sie in die einzelnen Felder klicken und die entsprechenden Einträge vornehmen.

Sie haben folgende Optionen:

• Neu: Hinzufügen eines neuen Ansprechpartners (Erzeugen einer Eingabezeile).

• Löschen: Löschen des markierten Ansprechpartners.

• Brief: Möchten Sie einen bestimmten Ansprechpartner dieser Adresse anschreiben (z. B. Info über eine Veranstaltung oder Aktion), lässt sich ein Formular dazu vorbereiten. Wählen Sie die gewünschte Adresse und dann den Ansprechpartner aus. Anschließend kann das Formular über diese Schaltfläche bearbeitet und gedruckt werden (Standarddatei ist: GPBrief1.hed).

• Speichern: Speichert die Adressdaten.

• Abbrechen: Verlassen der Adressdatei: Vorgenommene Änderungen werden nicht übernommen, sofern Sie vorher nicht über Speichern bestätigt wurden.

• Drucken: Möglichkeit, die Adressliste zu drucken.

Folgende Spalten stehen zur Verfügung:

• Brief: Kontrollkästchen, das Sie markieren können, wenn der genannte Ansprechpartner in den Bestellbrief übernommen werden soll. Soll dort nicht explizit eine bestimmte Person genannt, sondern die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ ausgedruckt werden, aktivieren Sie die Option und wählen Sie eine entsprechende Briefanrede und Anrede 1.

• Briefanrede: Sie können aus verschiedenen vorgegebenen Werten aus einer Vorschlagsliste eine entsprechende Anrede auswählen.

• Anrede 1: Auswahl aus mehreren Möglichkeiten aus einer Vorschlagsliste.

• Anrede 2 / Titel: Angabe zum akademischen Titel des Ansprechpartners. Auswahl aus mehreren Möglichkeiten aus einer Vorschlagsliste.

Registerkarte Konditionen / Etat

In dieser Registerkarte verwalten Sie alle Angaben zu den Konditionen und zum Etat zu diesem Geschäftspartner. Es wird festgelegt, ab welcher Auslastung des Lieferanten-Etats eine Sperre für Bestellungen bei diesem Lieferanten erfolgen soll.

Außerdem können Voreinstellungen gemacht werden, die in die Bestellung bei diesem Lieferanten automatisch übernommen werden.

Sie haben z. B. folgende Optionen:

• LieferzeitRabatt

• Kundennummer

• Bankverbindung

Registerkarte Verlagsrabatt

In Kombination mit dem Lieferanten kann ein Rabatt pro Verlag eingestellt werden.

• Rabatt eintragen: Alle Verlage sind alphabetisch aufgeführt. Der Verlag, zu dem Rabatt gewährt wird, wird auf der linken Seite markiert. Rechts wird im Feld Rabatt in Proz. der Wert des Rabattes eingetragen, z. B. 10 (ohne Prozentzeichen). Mit Klick auf die Schaltfläche Eintragen wird der Rabatt beim Verlag gesetzt und mit Speichern gespeichert.

• Löschen: Durch diese Option kann ein Rabatt zum Verlag wieder entfernt werden. Auch hier ist abschließend auf Speichern zu klicken.

• Kontrollkästchen nur Verl. mit Rabatt: Nur diese Verlage anzeigen.

• Bei einer Neubestellung muss der Verlag aus dem Verlagsregister ausgewählt werden. Wenn der Verlagsrabatt den Lieferantenrabatt übersteigt, wird dieser Rabatt Preise eingetragen. Wenn der Verlagsrabatt niedriger als der Lieferantenrabatt ist, wird der Lieferantenrabatt beibehalten.

Registerkarte Statistik

In dieser Registerkarte kann eine Auswertung der durchschnittlichen Lieferzeit eines Lieferanten errechnet werden. Dazu wird in der Registerkarte Übersicht der gewünschte Lieferant markiert. In der Registerkarte Statistik wird der Auswertungszeitraum eingetragen und auf die Schaltfläche = geklickt. Als Ergebnis wird die durchschnittliche Lieferzeit in Tagen für Bestellungen dieses Lieferanten angezeigt.

Registerkarte EDIFACT

Wenn der Lieferant Bestellungen per EDIFACT entgegennimmt, können Sie in dieser Registerkarte nähere Angaben hierzu ergänzen.
Diese Daten werden dann bei der Bestellung in die EDIFACT-Datei im Anhang übernommen.

Sie haben folgende Optionen:

• Ansprechpartner: Ansprechpartner für Rückfragen bei dem Lieferanten.

• Bibliotheks-ID: Kürzel der Bibliothek zur Identifikation bei dem Lieferanten.

• Kundennummer: Kundennummer bei dem Lieferanten.

Sind alle drei Angaben zum Lieferanten nicht gefüllt, werden die Einstellungen aus dem Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) -> Mail-/EDIFACT Bestellung gezogen.

Mahnungen drucken

Über die Auswahl Erwerbung > Mahnungen drucken auf der Startseite des Erwerbungsmoduls können Sie offene Lieferungen mahnen. Die Tabellen der einzelnen Mahnstufen werden automatisch gefüllt.

Beachten Sie, dass im Einstellungsmodul über Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Mahnungen die Mahnfristen definiert werden können.

Sie haben im Fenster Mahnungen drucken folgende Optionen:

• Registerkarte Sofort mahnen: Es werden alle Bestellungen aufgeführt, bei deren Bestelltitel auf der Registerkarte Verwaltung die Option Sofort Mahnen aktiviert ist.

• Registerkarte Alle offenen Bestellungen: Über diese Registerkarte können alle Mahnungen pauschal ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden. Für den Versand per Mail wird die Vorlagedatei emailmahnformalle.txt verwendet. Im Einstellungsmodul kann unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog beim Parameter EmailMahnungAlle bei Bedarf ein anderer Dateiname angegeben werden.

• Auswahlliste Bearbeiter: Sie können eine Bearbeiterkennung auswählen, sodass nur Bestelltitel selektiert werden, die über diese Kennung angelegt wurden.

• Auswahlliste Lieferant: Sie können einzelne Lieferanten auswählen, es werden nur die Mahnungen zu diesem Lieferanten angezeigt.

• Schaltfläche Nicht mahnen: Möchten Sie einen Bestelltitel von der Mahnung ausschließen, markieren Sie ihn in der Liste und drücken Sie die Schaltfläche Nicht mahnen.

• Schaltfläche Drucken: Drucken Sie über diese Funktion die Mahnbriefe aus. Nach Abschluss des Druckvorganges wird die neue Mahnstufe vergeben. Bei Sofort mahnen kann der Status beibehalten oder gelöscht werden.

• Schaltfläche E-Mail: Über die Schaltfläche E-Mail können die Mahnungen per E-Mail an den Geschäftspartner geschickt werden. Es wird dabei pro Bestellung eine E-Mail verschickt. Für jede Mahnstufe und die sofortigen Mahnungen können die Texte für die Mails angepasst werden. Dazu stehen die Dateien emailmahnform1.txt, emailmahnform2.txt, emailmahnform3.txt und emailmahnformsofort.txt im Programmverzeichnis zur Verfügung. Im Einstellungsmodul kann unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog bei den Parametern EmailMahnung1, EmailMahnung2, EmailMahnung3 und EmailMahnungSofort bei Bedarf ein anderer Dateiname hinterlegt werden.

• Schaltfläche Schließen: Verlassen der Mahnfunktion.