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Etatüberwachung / -verwaltung

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Hier erfahren Sie welchen Möglichkeiten Sie haben mit der Etatüberwachung und -verwaltung verschiedene Etatkonten mit einzelnen Buchungen zu führen.

So handhaben Sie die Etatüberwachung / -verwaltung

Sie haben mit der Etatüberwachung und -verwaltung von BIBLIOTHECAnext die Möglichkeit, verschiedene Etatkonten mit einzelnen Buchungen zu führen.

Einzelne Buchungen können einer Kostenart und Kostenstelle zugeordnet werden. Kostenarten sind i. d. R. an den Etat angelehnte Gliederungen des Gesamtbudgets (verfügbare Gelder der Bibliothek), z. B. Bücher, ZeitschriftenAV-Medien, Porto, Buchbindekosten. Kostenstellen bieten die Möglichkeit einer weiteren Untergliederung der Kostenarten, z. B. in Videos, CDs oder zu einer Zuordnung zu Kostenträgern, z. B. Abt. III, Stiftung Sonne, Zweigstelle ZS1.

Die meisten Buchungen werden i. d. R. automatisch innerhalb des Erwerbungsvorgangs durch das System vorgenommen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, manuell Buchungen hinzuzufügen und somit auch Kosten für den Bürobedarf zu verwalten. Jeder Kostenart, Kostenstelle und jedem Lieferanten können Sie ein Budget zuordnen – Ihr geplanter Teil-Etat für das aktuelle Jahr. Die Auslastung dieses Budgets kann jederzeit überwacht werden.

Etatkonten bearbeiten

Gehen Sie wie folgt vor, um die Etatkonten zu bearbeiten:

  1. Um Etatkonten, Rechnungen oder Anweisungen suchen und bearbeiten zu können, wählen Sie im Erwerbungsmodul über das Menü Etat > Etatkonten, Rechnungen suchen oder klicken Sie auf Buchungen im rechten Bildschirmbereich.

  2. Sie erhalten eine Recherchemaske, über die Sie sich die einzelnen Buchungen, Rechnungen oder Anweisungen nach den verschiedensten Kriterien selektieren lassen können.

  3. Es werden alle entsprechenden Buchungen in einer Übersichtstabelle angezeigt. Wählen Sie Erwerbung > Etat > Etatkonten buchen, um Buchungen hinzuzufügen.

Sie haben in der Übersichtsanzeige folgende Optionen:

  • Drucken: Drucken der Buchungen. Dazu wird in das Druckmenü verzweigt, über das die entsprechenden Optionen zum Drucken ausgewählt werden können.

  • Hinzufügen: Sie können direkt Buchungen hinzufügen und in die Tabelle die erforderlichen Daten eintragen. Hierbei müssen Sie mindestens das Buchungsdatum und den Betrag eingeben. Beim erneuten Hinzufügen einer Buchung werden die Daten der letzten Buchung übernommen.

  • Löschen: Zum Löschen von Buchungen bestehen zwei Möglichkeiten: Markieren Sie die Buchung als storniert (Kontrollkästchen markieren unter Storno in der Tabelle) oder löschen Sie die Buchung komplett aus der Tabelle (Buchung markieren und Löschen wählen).

  • Speichern: Speichern und Beenden des Bearbeitungsvorgangs.

  • Abbruch: Achten Sie vor dem Abbrechen darauf, dass die Angaben vorher gespeichert wurden.

  • F7 - Neue Suche: Starten einer neuen Suchanfrage

 

 Hinweise:

  • Die Tabelle der Buchungen können Sie durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift sortieren lassen.

  • Ausdruck von Listen: Wenn Sie eine Liste gruppiert nach Lieferanten drucken möchten, müssen Sie vorher die Tabelle durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Lieferant nach Lieferanten sortieren. Gleiches gilt für das Buchungsdatum, den Status und weitere Sortierungen.

 

Bei den Buchungen können auch Gutschriften erfasst werden:

  1. Bezieht sich die Gutschrift auf eine bestimmte, schon getätigte Buchung, wird diese markiert, das Kontextmenü über die rechte Maustaste geöffnet und Gutschrift buchen ausgewählt. Der Betrag wird automatisch mit einem negativen Vorzeichen (z. B. -10,00) versehen, die Rechnungsnummer wird mit einem G für „Gutschrift“ ergänzt.

  2. In der Buchungsrecherche können diese Gutschriften separat abgerufen werden (Option Nur Gutschriften zeigen aktivieren).

Zu den Buchungssätzen lassen sich Rechnungen anlegen:

  1. Legen Sie die Buchung an.

  2. Markieren Sie die Buchung, blenden Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü ein und wählen Sie Rechnung zur Buchung anlegen. Die Rechnung kann auch in der Eingangsverbuchung

    bearbeitet werden. Bereits eingetragene Rechnungen zu Buchungssätzen lassen sich über die Registerkarte Rechnungen z. B. über die Rechnungsnummer suchen.

Etatüberwachung

Zur Etatüberwachung gelangen Sie im Erwerbungsmodul über die Menüleiste über Etat > Etatüberwachung. Der Wechsel zwischen Kostenstellen Kostenarten, Lieferanten und Zweigstellen erfolgt über die entsprechende Schaltfläche. Beachten Sie, dass die Etatüberwachung standardmäßig auf das Buchungsdatum zurückgreift.

Hinweis: Die Angaben in der Etatüberwachung werden mit jeweils zwei Nachkommastellen angegeben und nicht gerundet.

Die Auslastung wird Ihnen in der unteren Tabelle angezeigt. Dabei werden die aktuell ausgegebenen Mittel aufgelistet. Hierbei wird differenziert nach Verplanten Mitteln (Bestellungen mit Status Zur Bestellung oder Desiderat), Gebundenen Mitteln (Bestellt, Eingetroffen, Reklamiert, Rechnung geprüft) und Ausgegebenen Mitteln (Abgeschlossen).

Sie haben im Kontextmenü (rechte Maustaste in der Liste) folgende Optionen:

  • Aktuelles Jahr: Es werden alle Buchungen anhand des Buchungsdatums (Computerdatum) ausgewertet. Diese Auswahl entspricht der Standardeinstellung. Standardmäßig ist Aktuelles Jahr aktiv.

  • Vorjahr: Alle Buchungen mit Buchungsdatum (Computerdatum) abzüglich eines Jahres.

  • Aktuelles Jahr (Haushaltsjahr): Computerdatum, errechnet alle Buchungen, die das betreffende Jahr als Haushaltsjahr eingetragen haben.

Hierzu können Sie eine Voreinstellung treffen, ob das aktuelle Jahr oder das aktuelle Jahr (Haushaltsjahr Aktuelles Jahr (Haushaltsjahr) ändern möchten, aktivieren Sie folgende Einstellung im Einstellungsmodul: Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: ALL > Parameter: ETATHAUSHALTSJAHR.

  • Budget anzeigen: Um ein Budget zuzuordnen, wählen Sie Budget anzeigen und tragen die entsprechenden Beträge direkt in die Tabelle ein. Bei einer Bestellung wird automatisch geprüft, ob das Budget für die Kostenart, Kostenstelle oder den Lieferanten bereits ausgeschöpft oder direkt gesperrt ist. Es besteht danach keine Möglichkeit der Bestellung mehr. Um diesen Mechanismus zu nutzen, können Sie direkt eine Sperre setzen (Kontrollkästchen markieren unter Gesperrt) oder eine Prozentzahl angeben, ab der eine automatische Sperre stattfindet.

  • Vorjahr (Haushaltsjahr): Computerdatum minus ein Jahr, errechnet alle Buchungen, die das betreffende Jahr als Haushaltsjahr eingetragen haben.

  • Optionen: Hier können Sie festlegen, bis zu welcher Auslastung Ihr Budget farblich wie gekennzeichnet werden soll. Die grünen, gelben und roten Punkte zeigen Ihnen direkt an, ob die Auslastung eines Budgets (gebunden plus ausgegeben) kritisch ist. Sie können sich jederzeit über die Auslastung Ihres Etats bezogen auf Kostenstellen, Kostenarten oder Lieferanten informieren.

  • Kostenarten überwachen und Kostenstellen überwachen: Wählen Sie den Standard (=einzelne Kostenarten), wird jeweils in der Tabelle die vollständige Bezeichnung der Kostenart angezeigt und ausgewertet. Über 1. Stufe können Sie Kostenarten zusammenfassen.
    Beispiel: Es gibt eine Kostenart Bücher und eine Kostenart Büro. Bei Auswertung über die 1. Stufe erhalten Sie nur einen Tabelleneintrag B, der die beiden Kostenarten zusammenfasst.

Über die Registerkarte Weitere Auswertungen stehen Ihnen zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten des Etats nach Systematik, Mediengruppen, Medienkennzeichen und Interessenkreisen zur Verfügung. Sie können dieses Tabellen-Layout anpassen. Auch für die Grafik gibt es über die rechte Maustaste verschiedene Anpassungsmöglichkeiten.