Eingänge bearbeiten

Eingang einer Bestellung

Wählen Sie im Erwerbungsmodul im rechten Bereich Eingang oder im Menü Erwerbung > Bestellte Medien (oder F7-Taste), um nach bestellten Titeln zu suchen.

Sie können die bestellten Medien nach verschiedenen Kriterien aussuchen, z. B. nach Bestellnummer oder Lieferant, oder Sie können einen bestimmten Titel über ISBN, EAN, Verfasser oder Titel recherchieren. Zusätzlich können Sie einschränken, ob nur die bestellten oder auch die bereits gelieferten und bezahlten Bestelltitel angezeigt werden sollen.

Sie haben im Suchfenster folgende Optionen:

• Suchen: Ohne vorherige Einschränkung werden alle offenen bestellten Titel angezeigt.

• Abbrechen: Abbrechen des Vorgangs.

• Felder löschen: Es werden die Felder auf den Ausgangszustand, also wieder leer gesetzt.

• Alte Anfrage: Es wird die zuletzt gestellte Suchanfrage erneut angezeigt. Dadurch kann die Suche nochmals verfeinert werden.

• Status: Wählen Sie den Status Egal, um sich alle Bestellungen – unabhängig vom Status – anzeigen zu lassen. Die Felder werden automatisch mit UND verknüpft, sodass Sie z. B. Bestellungen eines bestimmten Lieferanten, die gleichzeitig von einem bestimmten Bearbeiter erstellt wurden, recherchieren können.

• Suche nach Anfang vom Titel oder Verfasser: Die Auswahl Suche in steht im Standard auf Katalog suchen. Es können dabei nur Treffer erzielt werden, wenn ein Katalogeintrag besteht. Ansonsten muss auf Bestellung gewechselt werden, da dann in den Bestellsätzen recherchiert werden kann.

Hinweis: Beachten Sie, dass in diesen Feldern Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden muss.

• Registerkarte Sortierung: Es können bis zu drei Sortierkriterien für die Anzeige der Trefferliste angegeben werden.

Nach Klick auf Suchen wird die Trefferliste angezeigt. In der Trefferliste (Fenster Bestellungen einarbeiten) haben Sie folgende Optionen:

• Datum: Es werden die zusätzlichen Informationen zum Bestelldatum, erwarteten Lieferdatum, tatsächlichen Lieferdatum sowie Mahn- und Bezahlt-am-Datum angegeben.

• Preis: Es werden die Preisangaben zur Bestellung angegeben.

Hinweis: Wenn der hier angegebene Preis vom Preis auf der Bestellung abweicht, oder wenn Sie den Preis bei der Bestellung noch nicht wussten, können Sie den richtigen Preis direkt in die Tabelle eingeben.

• Nr.: Es werden Bestellnummer, Nummer der Bestellposition sowie Rechnungs- und Mediennummer angegeben.

• Detail: Zu Bestellungen, die als Sammelbestellung erfasst wurden, können alle Einzelexemplare aufgelistet werden.

• ISBN/Int. Bestnr.: Eingabemöglichkeit für die ISBN-Nummer oder den Barcode (Einzelbestellung). Dies ermöglicht einen schnellen Zugang zu den Bestelldaten und zur Weiterbearbeitung.

• Rechnung: Auch ohne vollständige Rechnungsbearbeitung

  können Sie hier die Rechnungsnummer eintragen. Geben Sie die Rechnungsnummer vor Setzen des Eingetroffen-Status ein. Alle Bestellungen, die danach auf Eingetroffen gesetzt werden, erhalten automatisch die eingestellte Rechnungsnummer zugeordnet.

• Teillieferung: Ist mehr als ein Exemplar bestellt worden, kann über diese Schaltfläche die Lieferung von Teilmengen oder die Reklamation einzelner Exemplare bearbeitet werden. Die restlichen Exemplare, die noch nicht geliefert wurden oder reklamiert werden sollen, werden in der Übersicht weiter als offene Bestellungen angezeigt.

• << Zur Bestellung: Manuelle Veränderung des Bestellstatus einen Schritt zurück (Z = Zur Bestellung). Markieren Sie dazu einen oder mehrere Bestelltitel und klicken Sie anschließend auf diese Schaltfläche.

• Eingetroffen >>: Manuelle Veränderung des Bestellstatus einen Schritt weiter (E = Eingetroffen). Um einen oder mehrere Bestelltitel als Geliefert zu kennzeichnen, markieren Sie den Titel und klicken anschließend auf diese Schaltfläche.

Hinweis: Wenn bei dem Titel einen Hinweis im Feld Quelle/Anfordernder erfasst wurde, erscheint dieser automatisch, sobald Sie die Bestellung als Eingetroffen kennzeichnen. Wurden Vorbestellungen zu bestellten Medien erfasst, erscheint ein Hinweis, dass Vormerkungen vorliegen.

• Abgeschlossen >>: Durch Klick auf diese Schaltfläche gilt die Bestellung als abgeschlossen, die Kosten werden im Etat unter Ausgegeben eingetragen.

Es gibt folgende Bestellstatus:

• D = Desiderat

• Z = Zur Bestellung (erfasst, aber noch nicht bestellt)

• B = Bestellt (beim Lieferanten)

• E = Eingetroffen (Bestelltitel ist geliefert, weitere Eingangsbearbeitung kann erfolgen)

• A = Abgeschlossen (Etatbuchung als Ausgabe ist erfolgt)

• R = Reklamiert

• S = Storniert

Der Bestellstatus ist unabhängig davon, ob die komplette Rechnungsbearbeitung aktiviert ist oder nicht, d. h., er bleibt in beiden Fällen gleich.

Sie haben zudem folgende Schaltflächen zur Auswahl:

Fortsetzung: Unregelmäßig erscheinende Lieferungen gleicher Werke, inklusive Loseblattsammlungen, können hier erfasst und bearbeitet werden.

Geschenk und Tausch

Einarbeitung von Geschenken und Tauschexemplaren, für die keine Bestellungen vorliegen.

Direktkauf

: Für Medien, die z. B. direkt beim Buchhändler gekauft wurden, Sie können diese direkt in die Erwerbung einarbeiten.

Schließen: Beenden der Eingangsbearbeitung und Rückkehr in die Erwerbung.

F3 - Neue Suche: Neue Suche für offene Bestellungen starten.

Drucken: Drucken einer Bestellliste für die markierten Bestellungen, z. B. auch Lieferscheine

oder Zugangslisten mit Besprechungen.

Sie haben folgende Optionen im Kontextmenü (über rechte Maustaste):

Export nach Excel: Daten nach Excel exportieren.

Bestellung: Aufruf der Bestellung mit Übersicht der Einzelbestellungen, z. B. um Einzelbestellungen zu stornieren oder reklamieren.

Einzelbestellung: Bestellung nachbearbeiten und z. B. weitere Kosten erfassen, Rabattdaten ändern oder Lieferzeiten anpassen.

Einzelbestellung löschen: Markierte Bestellung löschen.

Achtung: Wenn bereits ein Katalogeintrag angelegt wurde, erscheint die Frage, ob dieser ebenfalls gelöscht werden soll. Beantworten Sie die Frage mit Nein, wenn Sie den Katalogeintrag beibehalten möchten.

Bemerkung: Bemerkung zu einer Einzelbestellung anzeigen. Außerdem wird der Eintrag Quelle/Anfordernder angezeigt.

Etatbuchungen: Etatkonten anzeigen, die automatisch zur Bestellung angelegt wurden. Diese bilden die Basis für die Etatüberwachung.

Titelaufnahme (Katalog): Katalogeintrag für die Einzelbestellung aufrufen. Dort können die Mediendaten ergänzt, z. B. systematisiert und verschlagwortet werden.

Exemplar (Katalog): Exemplardaten zur Bestellung aufrufen. Dort kann z. B. die Barcode-Nummer erfasst und das Exemplar ausleihfertig bearbeitet werden.

Einer anderen Bestellung zuordnen: Bestelldaten können an eine andere Bestellung umgehängt werden, nützlich z. B. bei Vorschlagslisten.

Einem anderen Haushaltsjahr zuordnen: Bestelldaten können einem anderen Haushaltsjahr zugeordnet werden, nützlich z. B., wenn beim Jahreswechsel alte Bestellungen auf das neue Haushaltsjahr gesetzt werden sollen.

Rechnung bearbeiten > Rechnung prüfen: Rechnungsbearbeitung aufrufen.

Beispiel für eine eingetroffene Bestellung:

Um eine Bestellung als eingetroffen zu markieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie die Rechnungsnummer zusammen mit dem Bestellsatz speichern möchten, können Sie diese im entsprechenden Eingabefeld Rechnung eintragen. Dem in der Liste markierten Titel wird diese Rechnungsnummer zugeordnet.

2. Klicken Sie auf Eingetroffen, um den Bestellstatus auf E zu ändern.

3. Klicken Sie auf Abgeschlossen, um den Bestellvorgang abzuschließen.

4. Die Kosten werden dann im Etat unter Ausgaben eingetragen.

Rechnungsbearbeitung

Die vollständige Rechnungsbearbeitung wird genutzt, wenn der Bestellablauf einschließlich der Rechnungsprüfung und -anweisung durchgeführt werden soll. Damit ist u. a. eine genaue Überwachung des Etats möglich. Ihre Bestellung erhält dann zwei zusätzliche Status-Bezeichnungen: Rechnung geprüft und Zahlung angewiesen.

Grundsätzlich gibt es in BIBLIOTHECAnext die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie mit einer kompletten Rechnungsbearbeitung arbeiten möchten oder nicht. Nutzen Sie die Rechnungsbearbeitung nicht, können Sie eine Bestellung jederzeit nachbearbeiten, d. h., Preise können in den Bestellungen selbst nachträglich verändert und der Status einer Bestellung kann problemlos wieder zurückgesetzt werden. Dabei ist zu beachten, dass bewusste oder versehentliche Falscheingaben ermöglicht werden und eine genaue Korrektheit des Etats nicht gewährleistet werden kann.

Gehen Sie für die Rechnungsbearbeitung wie folgt vor:

1. Recherchieren Sie Ihre Bestellung über Erwerbung > Eingang.

2. In der Eingangsliste markieren Sie alle Bestellungen, die zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen.

3. Tragen die Rechnungsnummer im oberen Eingabefeld ein.

4. Setzen Sie den Status E (Eingetroffen) durch Klick auf die Schaltfläche Eingetroffen>>.

5. Klicken Sie die Bestellungen, die jetzt den Status E aufweisen, mit einem rechten Mausklick an.

6. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Rechnung prüfen aus.

7. Geben Sie die Rechnungsdaten ein, wobei mindestens Rechnungsdatum, -nummer und der Betrag angegeben werden müssen.

8. Kennzeichnen Sie die Rechnung mit einem Häkchen unter Gepr. als geprüft (nach Sicherheitsabfrage). Stimmt der angegebene Rechnungsbetrag nicht mit den Angaben aus der Bestellung überein, erhalten Sie eine Rückmeldung, die die Differenz angibt. Sie können, wenn gewünscht, eine Ausgleichsbuchung vornehmen. Entscheiden Sie sich für eine Ausgleichsbuchung, wird in die Buchungsliste gewechselt. Geben Sie die Differenzbuchung und einen Buchungstext ein. Falls sich der Preis der Bestellung geändert hat, z. B. durch Rabatte, kann dieser auch vor der Rechnungsbearbeitung korrigiert werden. Nehmen Sie in diesem Fall keine Ausgleichsbuchung vor. Eine geprüfte Rechnung muss noch angewiesen werden.

9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Angew.

10. Wird die Sicherheitsabfrage mit Ja beantwortet, erhält die Bestellung den Status G (Rechnung angewiesen). Der Bestellvorgang ist nun abgeschlossen, und der Preis wurde vom entsprechend Etatposten abgezogen.

Hinweise:

• Die korrekte Ausführung der Ausgleichsbuchung entscheidet darüber, ob die Funktionalität der Budgetkontrolle zur Haushaltsüberwachung geeignet ist.

• Über die Kennungsverwaltung im Einstellungsmodul kann festgelegt werden, dass nur berechtigte Personen diesen Vorgang rückgängig machen dürfen: Kennungen > Kennungen verwalten > Berechtigung: Katalog > Erwerbung > Darf geprüfte Titel ändern

Es gibt folgende Rechnungsstatusbezeichnungen:

N = Keine Rechnung vorhanden

V = Rechnung vorhanden (Rechnungsnr. eingetragen und Bestellung eingetroffen)

C = Rechnung geprüft

G = Rechnung angewiesen

Tipp: Durch die Aufsplittung von Bestellstatus und Rechnungsstatus wird es möglich, z. B. Vorauszahlungen zu tätigen, indem zu einem bestellten Medium eine Rechnung erfasst und bezahlt wird. Genauso sind Reklamationen (z. B. Rücksendungen) möglich, ohne dass der Rechnungsstatus geändert werden muss. Innerhalb der Eingangsbearbeitung kann z. B. nach Vorauszahlungen gesucht werden, indem nach Rechnungsstatus Angewiesen und Bestellstatus Bestellt gesucht wird.

Geschenk und Tausch

Medien, für die keine Bestellung vorliegt, deren Vorhandensein aber im Erwerbungsmodul (z. B. für die Etatverwaltung) abgebildet werden soll, können Sie über diese Funktion

abbilden.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Erwerbungsmodul Erwerbung > Bestellte Medien oder klicken Sie im rechten Bereich auf Eingang.

2. Wählen Sie in der Auswahlliste Bestellart den Wert Geschenk, Tausch oder Direktkauf aus.

3. Geben Sie die benötigten Daten ein.

4. Das Geschenk- oder Tauschexemplar erscheint in der Liste der Bestellten Medien und kann dort wie jedes normale Medium weiterbearbeitet werden. Außerdem erhält es den Status E (Eingetroffen).

Hinweis: Sie können für die Bearbeitung für diese Art Medien auch die Schaltflächen Geschenk und Tausch in der Bestellübersicht wählen.

Fortsetzungen

Grundsätzlich können Sie unregelmäßig erscheinende Lieferungen gleichartiger Werke inklusive Loseblattsammlungen im Erwerbungsmodul oder im Periodikamodul bearbeiten.

Nachfolgend wird die Erfassungs- und Bearbeitungsmöglichkeit über das Erwerbungsmodul beschrieben:

1. Die Grundlieferung wird wie eine normale Monographienerwerbung behandelt. Für die weiteren Lieferungen kann dann ein sogenannter Stammsatz angelegt werden. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Erwerbung > Fortsetzungen.

2. Das Anlegen dieses Stammsatzes erfolgt analog zur Neuerwerbung, bewirkt aber weder im Katalog noch im Etat eine Änderung. Der Vorteil des Stammsatzes besteht darin, dass man für jede Lieferung gleichartige Daten nur einmal erfasst und beim Eingang einer Lieferung abruft. Weiterhin erhält man einen Überblick über die Liste der laufenden Fortsetzungslieferungen.

3. Trifft eine Fortsetzungslieferung ein, kann sie über die Eingangsbearbeitung (Eingangsbearbeitung > Bestellte Medien) eingearbeitet werden: Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Fortsetzung. Sie erhalten die Stammsätze aller laufenden Fortsetzungen angezeigt.

4. Wählen Sie den passenden Stammsatz aus.

5. Ergänzen Sie die Angaben, z. B. den Preis oder die Bandangabe. Es erscheint die Fortsetzung in der Liste der Bestellten Medien, erhält den Status E für Eingetroffen und kann wie die Monographien weiterbehandelt werden. Erst zu diesem Zeitpunkt werden die Buchungen auf die Etatkonten und Einträge in den Katalog vorgenommen.