Vorbestellungen

Verfalldatum für eine Vorbestellung festlegen

Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn ein Benutzer ein Medium nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Wenn das Medium bis dahin nicht zurückgegeben wurde, soll die Vorbestellung gelöscht werden.

Um ein Verfalldatum bei einer Vorbestellung zu setzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie über die Taste F4 die Funktion Vorbestellen auf.

2. Geben Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein, für den Medien vorbestellt werden sollen.

3. Da Sie bei Vorbestellungen meist keinen Barcode zur Verfügung haben, klicken Sie auf Recherche (oder F12-Taste). Das Fenster der Dienstrecherche öffnet sich.

4. Suchen Sie nach dem Titel, den der Benutzer vorbestellen möchte.

5. Markieren Sie in der Trefferliste den Titel.

6. Klicken Sie auf Auswählen oder Vorbestellen.

7. Erfassen Sie in der Kontoansicht über den Menüpunkt Verbuchung > Verfalldatum ein Verfalldatum für die Vorbestellung.

8. Speichern Sie die Vorbestellung.

In der Exemplarinfo unter F11 / Registerkarte Vorbestellungen sowie in der Vorbestellliste unter Recherche > Vorbestellungen ist das Verfalldatum in der Spalte „Bereit Bis“ zu sehen. Bei Auswahl der Funktion „Abgel. Verfalldatum“ in der Vorbestellliste werden alle Vorbestellungen aufgelistet, deren Verfalldatum abgelaufen ist. Mit der Funktion „Abräumen“ werden alle abgelaufenen Vorbestellungen gelöscht. Unter Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Automatischer Abschluss kann der Punkt Abgelaufene Vormerkungen löschen aktiviert werden: Dadurch werden die Vorbestellungen, deren Verfalldatum abgelaufen ist, gelöscht.

Vorbestellung durchführen

Um eine Vorbestellung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf Vorbestellen (oder F4-Taste) oder wählen Sie im Menü Verbuchung > Vorbestellen.

2. Geben Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein, für den Medien vorbestellt werden sollen.

3. Da Sie bei Vorbestellungen meist keinen Barcode zur Verfügung haben, klicken Sie auf Recherche (oder F12-Taste). Das Fenster der Dienstrecherche öffnet sich.

4. Suchen Sie nach dem Titel, den der Benutzer vorbestellen möchte.

5. Markieren Sie in der Trefferliste den Titel und klicken Sie auf Auswählen oder Vorbestellen.

Alternativ können Sie wie folgt vorgehen:

1. Verwenden Sie die Medienrecherche, z. B. über Klick auf Recherche.

2. Markieren Sie den Titel in der Trefferliste.

3. Klicken Sie auf Vorbestellen.

4. Scannen Sie den Ausweis des Benutzers ein. Der ausgewählte Titel erscheint in der Verbuchungsmaske.

5. Schließen Sie die Vorbestellung mit Drücken der Eingabetaste oder Klick auf den grünen Haken ab. Die Vormerkung wird im Leserkonto angezeigt.

 Hinweis: Wenn ein Leser ein vorbestelltes Medium verlängern möchte, dies aber aufgrund einer Vorbestellung nicht möglich ist, haben Sie auch folgende Möglichkeit: Beantworten Sie die Sicherheitsfrage mit Ja, schließen Sie den Verlängerungsvorgang aber noch nicht ab, sondern rufen Sie über Leihfrist (oder F7-Taste) den Leihfristkalender auf und verkürzen die Verlängerungsfrist entsprechend.

Vorbestellungen verwalten

Bei einer vorliegenden Vorbestellung kann es folgende Situationen geben:

• Vorbestelltes Medium wird zurückgegeben: Es erfolgt eine Meldung, angezeigt werden Ausweisnummer, Name und Adresse. Außerdem erscheint ein Sperrvermerk, den Sie mit Klick auf OK bestätigen müssen. Sofern eingestellt ist, dass bei der Rückgabe vorbestellter Medien automatisch ein Beleg ausgedruckt werden soll, wird die Mitteilung auch ausgedruckt. Der Beleg kann z. B. ins Buch gelegt werden. Im Katalog erhält dieses Exemplar den Exemplarstatus Zurückgelegt.

• Vorbestelltes Medium soll verlängert werden: Es erfolgt eine Meldung, dass dieses Exemplar nicht verlängert werden konnte. Wenn Sie dennoch versuchen, durch Doppelklick das betreffende Medium zu verlängern, erscheint ein weiterer Sperrvermerk. Beantworten Sie die Frage mit Ja, wird das Medium trotz der Vormerkung verlängert, bei Nein wird die Verlängerung nicht durchgeführt.

• Benachrichtigung: Wenn ein Benutzer über ein eingetroffenes Exemplar informiert werden soll, muss eine Benachrichtigung erstellt werden. Dies geschieht über Recherche > Vorbestellungen oder über den automatischen Tagesabschluss. Es kann der Benutzer auch telefonisch benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung sollte dennoch intern in BIBLIOTHECAnext durchgeführt werden, damit die Abholfrist gesetzt werden kann.

• Wenn ein Benutzer die Benachrichtigung erhalten hat, das Exemplar jedoch nicht fristgerecht abholt, kann eine Abräumliste erstellt werden. Zudem kann die Vorbestellung automatisch gelöscht werden. Wenn keine weiteren Vorbestellungen vorliegen, wird das Exemplar vom Status Zurückgelegt auf den Status Verfügbar gestellt. Wenn weitere Vormerkungen für das Exemplar vorhanden sind, wird das Exemplar für den nächsten Benutzer bereitgestellt.

Vorbestellung löschen

Wenn ein Benutzer vor dem Abholen eines Mediums mitteilt, dass er dieses doch nicht benötigt, müssen Sie die Vormerkung manuell löschen.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Benutzerkonto über Konto (oder F6-Taste). Die Vormerkungen stehen im unteren Teil des Kontos.

2. Markieren Sie den Titel, der gelöscht werden soll.

3. Klicken Sie diesen mit einem rechten Mausklick an.

4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Löschen.

5. Schließen Sie das Benutzerkonto.

6. Recherchieren Sie den Titel, den der Benutzer vorbestellt hatte. Alternativ können Sie im Konto direkt mit rechter Maustaste auf die Vorbestellung klicken und im Kontextmenü Exemplarinfo klicken.

7. Wählen Sie bei den Exemplardaten, die Ihnen jetzt angezeigt werden, die Registerkarte Vorbestellungen aus. Markieren Sie die Vorbestellung, die gelöscht werden soll und klicken auf Löschen.

Alternativ können Sie folgende Vorgehensweise verwenden:

1. Wählen Sie im Anfangsmodus des Ausleihmoduls Recherche > Vorbestellungen.

2. Markieren Sie den betreffenden Titel.

3. Klicken Sie auf Löschen.

Medienanzeige bei Vorbestellungen

In die Medienanzeige zu einer Vorbestellung gelangen Sie, wenn Sie beim Vorbestellvorgang einen Titel recherchieren. Klicken Sie auf Vorbestellen und anschließend auf Recherche und Suchen. Die Trefferliste bietet folgende Zusatzfunktionen zur Vorbestellung:

• Option Alle Ex-Status: Standardmäßig können nur Exemplare vorgemerkt werden, die den Status Entliehen aufweisen. Wenn Sie auch Exemplare mit einem anderen Status vormerken wollen, markieren Sie diese Option. Dies ist z. B. möglich bei sinnvoll bei Medien aus anderen Zweigstellen, die den Status Verfügbar aufweisen.

• Option Alle Zweigst.: I. d. R. werden nur Medien der Zweigstelle vorgemerkt, in der die Vorbestellung vorgenommen wird. Mit dieser Option können Sie dies auch für andere Zweigstellen ermöglichen. Wenn Sie generell Vormerkungen in anderen Zweigstellen zulassen möchten, geben Sie dies im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen an.

• Option Sammelbestell.: Mit dieser Option können Sie mehrere Titel vorbestellen. Dem Benutzer ist dabei gleichgültig, welches Medium er zuerst erhält. Er erhält daher das erste Medium, das verfügbar wird. Für diesen Fall markieren Sie das Kontrollkästchen, markieren diejenigen Zeilen aus der Trefferliste, die für den Benutzer in Betracht kommen und klicken Sie auf Auswählen oder Vorbestellen. Schließen Sie die Vorbestellung ab. Diese gilt bereits als erfüllt, sobald eines der markierten Medien verfügbar ist. Die Vorbestellungen für die übrigen markierten Medien werden dann gelöscht.

Hinweis: Wenn ein Leser alle markierten Titel haben möchte, dürfen Sie die Option Sammelbestell. nicht aktivieren.

• Option Nur ein Exemplar: Wenn mehrere Exemplare zu einem Titel vorhanden sind, werden standardmäßig alle Exemplare vorbestellt, die den Status Entliehen haben. Dies können Sie mit dieser Option verhindern, z. B. wenn Sie ein ganz bestimmtes Exemplar für interne Zwecke vormerken wollen.

• Wenn Sie die gewünschten Zeilen und Kontrollkästchen markiert haben, können Sie folgende Schaltflächen nutzen:

  • Auswählen: Sind mehrere Titel in der Trefferliste enthalten, müssen Sie den zutreffenden Titel markieren und dann in die Vorbestellung übernehmen.

  • Abbrechen: Abbruch und Rückkehr in die Verbuchung

  • Suchen F3: Neue Suche im Medienbestand

  • Vorbestellen: Alternativ zu Auswählen. Wenn Sie zuerst in die Recherche gehen, bevor Sie den Leserausweis einscannen, müssen Sie die Schaltfläche Vorbestellen verwenden.

  • Schaltfläche mit Katalogkarte (oder F12-Taste): Anzeige weiterer Daten zum markierten Titel.

  • Sortierung: Möglichkeit zur Sortierung der Trefferliste nach verschiedene Kriterien aus der Auswahlliste.

  • Drucken: Drucken der angezeigten Liste, z. B. wenn die Vormerkung noch nicht vorgenommen werden soll.

Vorbestellliste

Im Ausleihmodul über Recherche > Vorbestellungen gelangen Sie in die Liste aller Vorbestellungen. Sie können in der Vorbestellliste folgende Funktionen nutzen:

• Prüfen der Vorbestellliste nach verschiedenen Kriterien

• Benachrichtigen von Lesern, deren Vorbestellung eingetroffen ist (per Brief oder per E-Mail).

• Löschen von Vorbestellungen

• Abräumen von Vorbestellungen, die nicht rechtzeitig abgeholt wurden.

• Druck von Vormerkbelegen für ausgewählte Zeilen

Gehen Sie wie folgt vor, um die Vorbestellliste aufzubauen:

1. Klicken Sie im Ausleihmodul im Menü auf Recherche > Vorbestellungen. Es erscheint die Frage, ob die komplette Vorbestellliste aufgebaut werden soll.

2. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die komplette Liste ansehen möchten. Wenn Sie viele Vormerkungen verwalten, kann der Aufbau der Liste einige Zeit dauern. Es kann daher auch sinnvoll sein, zunächst nicht die komplette Liste aufbauen zu lassen und zuerst eine spezielle Auswahl im rechten Fensterbereich zu treffen.

Im rechten Fensterbereich haben Sie folgende Optionen:

• Schließen: Beendet die Vorbestellliste.
• Anzeige
  • Alle: Zeigt alle Vorbestellungen, unabhängig vom Status: bestellt, bereitgestellt oder benachrichtigt.
  • Bereitgest.: Zeigt alle Vormerkungen, die schon für den Benutzer zurückgelegt wurden. Anhand des Eintrags in der Spalte Bis kann festgestellt werden, ob der Benutzer bereits benachrichtigt wurde. Wenn noch keine Benachrichtigung stattgefunden hat, ist die Spalte Bis leer.
  • Nicht entl.: Es werden alle Vormerkungen angezeigt, die auf nicht entliehene Medien vorgenommen wurden.
  • Zu benachricht.: Es werden alle Vormerkungen gezeigt, zu denen eine Benachrichtigung für den Benutzer ausgedruckt werden muss.
  • Nicht abgeholt: Es werden alle Vormerkungen aufgerufen, die bisher nicht vom Vormerker abgeholt wurden.

 Hinweis: Wir empfehlen, die Optionen zum Transport in dieser Auswahlliste nicht zu verwenden, sondern die spezifische Transportfunktion des Zweigstellentransports.

• Nur Fernleihen: Bei Einsatz des Fernleihmoduls. Schränkt unter Berücksichtigung der gewählten Anzeige die Vormerkliste auf nur die Fernleihen ein
• Benachrichtigen: Nur bei der Auswahl der bereitgestellten und der zu benachrichtigenden Vormerkungen aktiv.
  • Auswahl Zu benachricht.: Benachrichtigungsbrief an den Benutzer drucken. Sobald der Brief gedruckt wird, wird in der Spalte Bis das Abholdatum eingesetzt. Das Datum errechnet sich anhand der eingestellten Frist. Auch wenn kein Brief gedruckt werden soll, sondern z. B. telefonisch benachrichtigt wird, sollte die Schaltfläche Benachrichtigen verwendet werden, damit das Abholdatum gesetzt werden kann. Sie können in diesem Fall im Druckoptionsfenster auf die Option Anzeige verwenden. Bei Benutzern, bei denen die E-Mail-Option aktiviert ist, wird automatisch die E-Mail versandt. Sobald das Bis-Datum gesetzt ist, verschwindet die Vorbestellung aus der Liste Zu benachrichtigen.
     

     Hinweis:

    Hinweis: Der Vorgang des Benachrichtigens mit Ausdruck kann auch in den automatischen Abschluss integriert werden. Der Benachrichtigungsbrief kann mit Hilfe einer Word-Vorlage erstellt werden. Beachten Sie dazu die Anweisungen unter Umstellen des Drucks auf Word.

     

    Tipp: Sie können auf die Vorbestellbenachrichtigung verschiedene Informationen mit aufnehmen. Bearbeiten Sie hierzu je nach Bedarf die Dateien V_BEST.txt ,V_BEST.HED und v_best.dot in den entsprechenden Ordnern unter ..\BIBLIO_CLIENT\Templates.

    Um die Ausleihstelle oder Zweigstelle mit anzugeben, muss die Variable <Ausleihstelle> oder <Zweigstelle> vorhanden sein.

    Um die Ausleihstelle im Brief komplett in Langform anzugeben, gehen Sie zudem im Einstellungsmodul wie folgt vor:

    Unter Registerpflege > Register: ZweigstelleLang anlegen, Werte:mZWEIGSTELLE / ZWEIGSTELLE / 3 / ZWEIGSTELLE_BEZ / 20 Unter Registerpflege > Eingabefelder: Neues Feld für ZweigstelleLang anlegen und zu ZweigstelleLang zuordnen.

     

    Im Report wird nun die Variable Zweigstelle=HST und Ausleihstelle Hauptstelle ausgegeben.

     

  • Auswahl Bereitgest.: Wenn bei dieser Auswahl Benachrichtigen gedrückt wird, wird bei der markierten Vorbestellung das Datum im Feld Bis gelöscht, falls vorhanden. Diese Funktion kann z. B. verwendet werden, wenn der Vorbestellbrief erneut gedruckt werden soll. Sobald das Bis-Datum gelöscht ist, erscheint die Vorbestellung wieder in der Liste nach Auswahl von Zu benachricht.
• Liste drucken: Angezeigte Vorbestellliste ausdrucken
• Alle wählen: Alle Zeilen markieren
• Versandwahl: Benutzte Versandart auswählen: Brief, E-Mail oder SMS. Die Auswahl bewirkt, dass alle Benutzer einen Haken erhalten, bei denen in den Benutzerdaten diese Versandoption für die Mahnung gesetzt und z. B. eine E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer eingetragen ist.
• Löschen: Die markierte Vorbestellung löschen. Alternativ können Sie Vorbestellungen auch im Leserkonto und in der Exemplarinfo löschen.
  Hinweis: Stellen Sie vor dem Klick auf die Schaltfläche Abräumen sicher, dass am Zeilenanfang ein Haken zu sehen ist, damit die Vormerkungen abgeräumt werden. Klicken Sie dazu doppelt auf einzelne Zeilen oder nutzen Sie die Schaltfläche Alle wählen.
• Abräumen: Verwenden Sie diese Funktion, um Vorbestellungen abzuräumen, die den Status Nicht abgeholt haben. Wenn Sie diesen Status in der Auswahlliste Anzeige auswählen, wird die Schaltfläche Abräumen aktiv. Mit Klick auf diese Schaltfläche wird das Abräumen durchgeführt. Das System prüft dabei, ob noch weitere Vormerkungen auf die Exemplare bestehen. Wenn ja, wird das Exemplar für den nächsten Benutzer aus der Vormerkungsliste bereitgestellt. Die Vorbestellung findet sich somit bei der Auswahl der zu benachrichtigenden. Wenn keine weitere Vormerkung für das Exemplar existiert, erhält das Exemplar den Status Verfügbar. Sobald die Abräumfunktion genutzt wurde, werden die abgeräumten Exemplare in roter Schrift angezeigt. Die Frist, bis wann ein bereitgestelltes Exemplar bereitgestellt bleiben soll, bevor es abgeräumt wird, bestimmen Sie über die Standardkonditionen zu den Leihfristen.
• Abräumliste: Sobald die Funktion Abräumen genutzt wurde, kann für die abgeräumten Exemplare die Abräumliste gedruckt werden. Die Abräumliste kann auch über den automatischen Abschluss generiert werden. Dabei werden die Exemplare ebenfalls abgeräumt.
• Zweigstelle: Wählen Sie eine Zweigstelle aus der Auswahlliste, für die Sie die Vorbestellungen anzeigen lassen wollen.
• Rückgabe vor: Einschränkung der Vorbestellliste auf Vormerkungen, deren letztes Rückgabedatum vor dem eingegebenen Datum liegt oder deren Rückgabedatum leer ist (Exemplare, die noch nie zurückgebucht wurden). Das Datum der letzten Rückgabe (bzw. die Frist bei noch Entliehenen) wird in der Vorbestellliste in der Spalte "Rückgabe" angezeigt.
• Vormerkbelege: Druck eines Vormerkbelegs für mit Doppelklick markierte Vormerkungen (vorangestellter Haken in der Vorbestellliste). Voraussetzung: In den Einstellungen > Konfiguration (AP) > Ausleihe > Belegdruck ist die Option Vorbestellung eingetroffen aktiv.

Vorbestellung auf einen Zeitraum in der Zukunft

Diese Funktion ist eine Sonderfunktion zu Vormerkungen speziell für Medien- oder Kreisbildstellen, z. B. für die Ausleihe von Medien und Projektoren.

 Hinweis: Bitte kontaktieren Sie vor der Nutzung dieser Funktion den OCLC-Support.

Die Einstellung zu dieser Funktion finden Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: VorbestellZeitraum. In den Einstellungen kann außerdem der Parameter VorbestBisAlsZurück unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe eingestellt werden. Wenn der Parameter auf 1 gestellt wird, wird bei der Vorbestellung ein Vorbestellzeitraum angegeben. Das dort vermerkte Bis-Datum wird bei der Ausleihe als Rückgabefrist verwendet. Die Standardleihfrist wird somit übergangen.