Notausleihe
Notausleihe - Funktionen in BIBLIOTHECA
Das Modul Notausleihe stellt sicher, dass an den Verbuchungsplätzen die Ausleihe und Rückgabe von Medien aufrechterhalten werden kann, auch wenn das Arbeiten im Netz nicht möglich ist. Dabei wird auf den lokalen Rechnern ein Protokoll der Entleihungen und Rückgaben erstellt. Mit diesem Notprotokoll wird, wenn der Netzbetrieb wieder möglich ist, die Datenbank auf dem Server aktualisiert.
Hinweise:
- Im Notausleihbetrieb sind nur Ausleihen und Rückgaben möglich, keine Vormerkungen oder Verlängerungen.
- Medien, die während des Notausleihbetriebs zurückgegeben wurden, dürfen nicht am gleichen Tag entliehen werden. Medien, die während des Notausleihbetriebs entliehen wurden, sollten ebenfalls nicht am gleichen Tag zurückgebucht werden. Dies hängt mit der Aktualisierung der Datenbank zusammen.
Installation
Die Notausleihe ist Bestandteil der Client-Installation von BIBLIOTHECAnext.
Erteilen Sie allen Windows-Benutzern, die mit der Notausleihe arbeiten sollen, Schreib- und Ändern-Rechte auf das Verzeichnis, in dem die Notausleihprotokoll-Dateien abgelegt werden sollen. Dieses Verzeichnis ist in der Datei winoeb.ini (die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden) unter dem Abschnitt [ALL] bei dem Parameter ProtPfad eingetragen. Der Eintrag lautet z. B.:
ProtPfad=C:\Programme\BOND\LOG.
Beispiele für das gemeinsame Programmdaten-Verzeichnis in Windows:
- Windows 7/8/10: c:\ProgramData
Hinweise: Setzen Sie die Notausleihe an mehreren Arbeitsplätzen ein, ist zu empfehlen, dass je Arbeitsplatz nur die Ausleihe oder Rückgabe vorgenommen wird. Die Ausleihen und Rückgaben werden in einem Notprotokoll gespeichert, welches als Datei folgendermaßen dargestellt ist: NJJJMMTT.ALP (z. B. N0040531.ALP). In der Datei Winoeb.ini ist unter dem Abschnitt ALL der Protokollpfad eingetragen, z. B. ProtPfad=c:\biblio.
Das Notleihprotokoll speichert nach einer Notausleihe ausschließlich die Ausweis- und/oder Medien-Barcodenummern. Ein Auslesen der Benutzer- oder Exemplardaten ist aufgrund der fehlenden Verbindung zur Datenbank nicht möglich. Ohne Barcodes kann auch keine Notausleihe erfolgen.
Achtung: Wenn Sie mit der Notausleihe gearbeitet haben, sollten Sie zunächst die Protokolle einlesen, bevor Sie wieder mit dem normalen Betrieb beginnen. Wählen Sie im Ausleihmodul in der Menüleiste Datei > Protokoll lesen. Es öffnet sich ein Assistent, der Ihnen allgemeine und spezielle Hinweise für das Einlesen der Ausleihprotokolle gibt. Nach Einlesen der Protokolle ist es zudem sinnvoll, dass danach der Tagesabschluss durchgeführt wird.
Einstellungen für die Notausleihe
Für den Notausleihbetrieb müssen analog zur Ausleihe die Länge der Benutzernummer und Buchungsnummer sowie Nummernkreise angepasst werden. Starten Sie dazu die Notausleihe. Die Einstellungen können per Doppelklick geändert werden und sind gemäß den Einstellungen im Einstellungsmodul vorzunehmen.
Für den Notausleihbetrieb müssen Sie analog zu den Einstellungen für das Ausleihmodul einige Werte festlegen. Nehmen Sie diese Einstellungen am besten direkt nach der Installation der Notausleihe vor. Die Parameter werden in der Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden, und darin im Abschnitt [Ausleihe] abgelegt.
Im Notausleihmodul können Sie unter Einstellungen durch Doppelklick auf die einzelnen Parameter die Werte verändern:
- Öffnen Sie das Modul Notausleihe aus Ihrer BIBLIOTHECAnext-Programmgruppe. Das Fenster BIBLIOTHECAnext - Notbetrieb öffnet sich.
- Legen Sie unter Einstellungen per Doppelklick auf den jeweiligen Parameter Folgendes fest:
- CHECK_LEN_BARCODE=TRUE, FALSE: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Katalog > Allgemein > Länge prüfen:
- TRUE: Die Länge des eingelesenen Barcodes wird geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul aktiviert).
- FALSE: Die Länge des eingelesenen Barcodes wird nicht geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul nicht aktiviert).
- CHECK_PRUEF_BARCODE=TRUE, FALSE: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Katalog > Allgemein > Prüfziffer prüfen
- TRUE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs 2 aus 5 interleaved wird geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul aktiviert).
- FALSE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs 2 aus 5 interleaved wird nicht geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul nicht aktiviert).
- ADD_PRUEF_BARCODE=FALSE: Bitte wählen Sie hier immer den Standardeintrag FALSE. Zu diesem Parameter gibt es keine Entsprechung im Einstellungsmodul und er sollte nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit der Serviceabteilung verändert werden.
- CHECK_PRUEF_BIKAT_BARCODE: TRUE, FALSE: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Katalog > Allgemein > BIKAT-Prüfziffer prüfen:
- TRUE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs BIKAT wird geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul aktiviert).
- FALSE: Die Prüfziffer des Barcode-Typs BIKAT wird nicht geprüft (Kontrollkästchen im Einstellungsmodul nicht aktiviert).
- LEN_BUCHNR: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Katalog > Allgemein > Wert unter Länge Buchungsnr.
- LEN_BENUTZERNR: Entspricht der Festlegung unter: Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Katalog > Allgemein > Wert unter Länge Benutzernr.
Weitere Einstellungen: BenutzerNrVon, BenutzerNrBis, BuchungsNrVon, BuchungsNrBis. Diese entsprechen den Festlegungen unter: Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Ausleihe (Nummernkreise) > Benutzernr. und Buchungsnr.
Hinweis: In den Parametern …NrVon und ...NrBis sind die jeweiligen Nummernkreise einzutragen. Dabei sind die Längen der Barcodes zu beachten und ggf. mit vorangestellten Nullen aufzufüllen. Haben Buchungs- und Benutzernummern verschiedene Längen, ist bei den Nummernkreisen nichts einzutragen, sie bleiben in diesem Fall leer.
Beispiel: Ist für die Buchungsnummer eine Länge von 8 eingestellt und reichen die Buchungsnummern von 1 – 100000, ist einzutragen: BuchungsNrVon=00000001; BuchungsNrBis=00100000
In der Konfigurationsdatei winoeb.ini des Rechners, auf dem der Import von Notausleihprotokollen durchgeführt werden soll, sind der Abschnitt [Notausleihe] und folgende Parameter zu ergänzen. Die Datei winoeb.ini finden Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows des Rechners, auf dem der Import der Notausleihprotokolle durchgeführt werden soll.
| Parameter | Bedeutung |
| AUTOIMPPFAD | Verzeichnis, in dem Notausleihprotokolle liegen. |
| AUTOIMPPFADOLD | Verzeichnis, in das die eingelesenen Notausleihprotokolle verschoben werden. |
| AUTOIMPINTERVALL | Intervall in Minuten, in dem der Import erfolgen soll. |
Arbeiten mit der Notausleihe
Um mit der Notausleihe zu arbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Modul Notausleihe aus Ihrer BIBLIOTHECAnext-Programmgruppe. Das Fenster BIBLIOTHECAnext - Notbetrieb öffnet sich.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Ausleihe.
- Wählen Sie zwischen Ausleihe (F2) oder Rückgabe (F3).
- Tragen Sie unter Ausweisnr: oder Buchungsnr: die entsprechende Nummer ein. Die Ausleihe erfolgt über die Eingabe von Ausweis- und Barcodenummer. Die Rückgabe erfolgt über die Eingabe der Barcodenummer.
- Wenn Sie den Notbetrieb beenden möchten, wählen Sie in der Menüleiste Sonstiges > Beenden. Die Daten werden gespeichert und die Notausleihe wird geschlossen.
Hinweis: Bei Transponder-Einsatz können Sie wie im Ausleihmodul die EasyCheck-Funktion nutzen.
Einlesen von Notausleihprotokollen
Die Ausleihen und Rückgaben werden in einem Notausleihprotokoll gespeichert, das unter dem Dateinamen NJJJMMTT.ALP abgelegt wird. N steht für Notausleihprotokoll und JJJMMTT für das Tagesdatum.
Beispiel: Die Datei N0240502.ALP steht für das Notausleihprotokoll des Tages 02.05.2024.
Hinweis: Für jeden Tag wird an jedem Verbuchungsplatz jeweils eine eigene Datei angelegt.
In der Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner im gemeinsamen Programmdaten-Verzeichnis finden, ist unter dem Abschnitt [ALL] hinter dem Parameter ProtPfad der Protokollpfad eingetragen, in dem die Notausleihprotokoll-Datei gesichert wird. Der Eintrag lautet z. B. ProtPfad=C:\Programme\BOND\LOG.
Vorbereitungen zum Einlesen der Protokoll-Datei in einer Terminalserver-Umgebung
Damit eine Notausleihprotokoll-Datei in einer Terminalserver-Umgebung eingelesen werden kann, müssen Sie die Datei in geeigneter Weise bereitstellen und ggf. die Zweigstelle einstellen.
Falls Sie das Notprotokoll einer Zweigstelle einlesen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext.
- Wählen Sie unter Konfiguration (AP) > Ausleihe die Registerkarte Zweigstellen.
- Bei Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet, geben Sie das Kürzel der Zweigstelle an, für die Sie das Notprotokoll einlesen möchten. Die Kürzel finden Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege im Menüpunkt Werte in der Tabelle Zweigstelle.
Die Notausleihprotokolle werden auf einem lokalen Rechner gespeichert werden, müssen aber in einer Terminalserver-Umgebung über eine Terminalsitzung oder an der Konsole des Terminalservers in die Datenbank eingelesen werden. Für das Einlesen der Dateien gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Sie haben während einer Terminalsitzung Zugriff auf Ihre lokalen Laufwerke.
- Sie legen auf dem Terminalserver eine neue Datei an und kopieren den Inhalt der lokalen Datei über die Zwischenablage in die neue Datei.
- Sie lassen die lokale Datei auf den Terminalserver kopieren.
Zugriff auf lokale Laufwerke
Wenn Sie während einer Terminalsitzung Zugriff auf die lokalen Laufwerke Ihres Rechners haben, geben Sie auf der Registerkarte Verzeichnis des Programm-Assistenten das lokale Laufwerk mit dem Protokollverzeichnis an. Kopieren Sie den Dateiinhalt über die Zwischenablage.
Wenn Sie während einer Terminalsitzung keinen Zugriff auf Ihre lokalen Laufwerke haben, aber die Zwischenablage zum Datenaustausch zwischen lokalem Rechner und Terminalsession nutzen können, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Windows-Explorer.
- Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Notprotokolle liegen.
- Öffnen Sie das erste Notprotokoll mit einem Texteditor, z. B. Notepad.
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Alles markieren.
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Kopieren. Die Daten des Notprotokolls werden in der Windows-Zwischenablage gespeichert.
- Starten Sie den Terminalserver.
- Legen Sie im Windows-Explorer des Terminal-Servers in einem Verzeichnis Ihrer Wahl eine neue Text-Datei an (rechter Mausklick und Neu > Textdatei).
- Benennen Sie die Datei genauso, wie das eben kopierte Notprotokoll genannt wurde. Die Endung der Datei sollte *.alp lauten.
- Öffnen Sie die Datei z. B. mit Notepad und gehen Sie auf Bearbeiten > Einfügen. Der kopierte Text wird eingefügt und kann von Ihnen gespeichert werden.
Datei auf den Terminalserver kopieren
Wenn Sie keinen Zugriff auf die lokalen Laufwerke haben, lassen Sie die Datei mit dem Notausleihprotokoll auf den Server in ein Verzeichnis kopieren, auf das Sie zumindest lesend zugreifen können. Geben Sie dann auf der Registerkarte Verzeichnis des Programm-Assistenten das entsprechende Verzeichnis an.
Einlesen der Protokolldateien im Ausleihmodul
Wenn Sie wieder Zugriff auf die Datenbank haben, können Sie die Notausleihprotokolle einlesen:
- Starten Sie das Hauptmodul von BIBLIOTHECAnext auf dem Rechner, an dem Sie die Notausleihe durchgeführt haben.
- Schalten Sie den Belegdrucker ein, damit Vormerkbelege automatisch ausgedruckt werden.
- Starten Sie das Ausleihmodul, z. B. indem Sie im BIBLIOTHECAnext-Startfenster rechts auf Ausleihe klicken.
- Wählen Sie im Fenster BIBLIOTHECAnext-Verbuchung in der Menüleiste den Punkt Datei > Protokoll lesen. Wenn dieser Punkt deaktiviert ist, schließen Sie alle Vorgänge in der Verbuchung. Der Programm-Assistent, mit dessen Hilfe Sie das Notausleihprotokoll einlesen können, öffnet sich.
- Lesen Sie die Erklärung sorgfältig durch.
- Klicken Sie auf Weiter. Die Registerkarte Verzeichnis mit voreingestelltem Protokollpfad wird angezeigt. Ändern Sie den eingestellten Protokoll-Pfad nicht.
Ausnahme: Terminalserver-Umgebung. - Klicken Sie auf Weiter. Die Registerkarte Ausfalltag wird angezeigt.
- Geben Sie den Tag an, an dem Sie mit der Notausleihe begonnen haben. Wenn Sie an mehreren Rechnern die Notausleihe durchgeführt haben, lesen Sie erst alle Protokolle dieses Tages von allen Rechnern ein, bevor Sie mit dem nächsten Tag beginnen.
Beispiel: Am Verbuchungsplatz 1 (AP1) wurde im Notbetrieb die Ausleihe durchgeführt und am Verbuchungsplatz 2 (AP2) die Rückgabe.
Der Notbetrieb lief über zwei Tage. Am AP1 (Ausleihe) wird das Notausleihprotokoll des ersten Tages, dann am AP2 (Rückgabe) ebenfalls das Protokoll des ersten Tages eingelesen. Anschließend wird wieder am AP1 das Notausleihprotokoll des zweiten Tages und dann am AP2 das Protokoll des zweiten Tages eingelesen. - Klicken Sie auf Weiter. Die Registerkarte Protokollauswahl wird angezeigt.
- Wählen Sie Protokoll des Notbetriebs aus.
- Klicken Sie auf OK. Das Protokoll wird eingelesen. Es erscheint keine Meldung, wenn der Einlesevorgang beendet ist.
- Wenn Sie über mehrere Tage den Notbetrieb durchgeführt haben, lesen Sie die Notprotokolle der folgenden Tage wie beschrieben ein. Sie haben damit die Protokolle des Notbetriebs erfolgreich eingelesen und Ihre Datenbank aktualisiert. Die Notprotokolle werden nach dem Einlesen nicht gelöscht.