Funktionen für Schulen
Funktionen für Schulbibliotheken
Nachfolgend sind einige Funktionen zusammengestellt, die häufig von Schulen oder Schulbibliotheken genutzt werden.
Klassenzuordnung
Eine wesentliche Eigenschaft von Schulbibliotheken ist, dass ihre Leser jedes Jahr in eine höhere Klasse wechseln. Dies ist in BIBLIOTHECAnext abbildbar. Die Klassenbezeichnung kann dafür entweder im Feld Benutzergruppe oder im Feld Statistikkennzeichen eingegeben werden. Wir empfehlen die Verwendung des Statistikkennzeichens, wenn es sich um eine reine Differenzierung der Schüler nach Zugehörigkeit zu einer bestimmten Klassenstufe handelt. Die Verwendung von Benutzergruppen ist zu empfehlen, wenn an verschiedene Klassenstufen unterschiedliche Ausleihkonditionen gebunden werden sollen.
Statistikkennzeichen
Das Statistikkennzeichen wird hauptsächlich für die Statistik verwendet. Der Name des Feldes kann nach Wunsch umbenannt werden:
- Wählen Sie dafür im Einstellungsmodul Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: FeldnameBeKZ und geben Sie im Feld Wert den neuen Feldnamen ein, z. B. Klasse.
- Speichern Sie Ihre Eingaben.
- Schließen Sie das Fenster.
- Wechseln Sie zu Registerpflege > Werte > Tabelle: BeKz. Sie können verschiedene Klassenbezeichnungen hinterlegen. Tragen Sie im Feld Wert die entsprechende Klassenbezeichnung ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Lassen Sie das Feld Gültig für Registerkürzel leer.
- Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.
- Nach dem Neustart von BIBLIOTHECAnext erscheint in der Verbuchung und in den Benutzerdaten statt des Felds Statistikkennzeichen das Feld Klasse.
Benutzergruppe
Unterschiedliche Benutzergruppen werden hauptsächlich für die Festlegung unterschiedlicher Ausleihkonditionen benötigt, z. B. Leihfristen oder Gebühren:
- Wählen Sie im Einstellungsmodul Registerpflege > Werte > Tabelle: BenutzerGrp. Sie können Sie zusätzliche Benutzergruppen definieren.
- Tragen Sie unter Kürzel eine Kurzbezeichnung für die neue Benutzergruppe ein.
- Übernehmen Sie in das Feld Wert die vollständige Klassenbezeichnung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Das Feld Gültig für Registerkürzel lassen Sie leer.
Statistikkennzeichen und Benutzergruppe
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Kombination aus Statistikkennzeichen und Benutzergruppe für die Klassenbezeichnung zu nutzen. Beispiel: Schüler der Klassen 1 bis 5 dürfen Medien generell nur 14 Tage entleihen:
- Statistikkennzeichen: Klasse 1 bis Klasse 5
- Benutzergruppe: US (Unterstufe).
- Benutzerdaten: Ein Schüler der Klasse 2 erhält das Statistikkennzeichen Klasse 2 und die Benutzergruppe US.
In den weiteren Konditionen kann jetzt für diese Benutzergruppe die besondere Leihfrist definiert werden.
Versetzung der Leser in eine höhere Klasse
Für die Umsetzung der Leser in eine höhere Klasse ist wichtig, welche Variante der Erfassung der Klassenbezeichnung Sie gewählt haben. Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass die Klassenbezeichnung als Statistikkennzeichen erfasst ist. Die Verfahrensweise bei einer Erfassung der Klassenbezeichnung als Benutzergruppe ist analog.
- Wählen Sie in der Verbuchung den Menüpunkt Benutzer > Ändern.
- Recherchieren Sie über das Statistikkennzeichen, z. B. nach allen Lesern der Klasse 1. Wenn Sie den Namen des Feldes für das Statistikkennzeichen BeKz z. B. in Klasse geändert haben, heißt das entsprechende Suchfeld ebenfalls Klasse. Sie bekommen die Trefferliste angezeigt.
- Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche für das Statistikkennzeichen, in diesem Fall die Schaltfläche Klasse. Es wird eine Auswahlliste eingeblendet.
- Wählen Sie aus diesem Register den Eintrag für die neue Klasse, in die die Leser umgesetzt werden sollen, z. B. Klasse 2.
- Markieren Sie alle Benutzer, die Sie ändern möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Klasse für das Statistikkennzeichen. Sie werden gefragt, ob alle Leser oder nur die markierten geändert werden sollen.
- Durch einen Klick auf Ja werden alle angezeigten Leser von Klasse 1 auf Klasse 2 geändert.
Hinweis: Die Änderung wird nicht direkt in der schon angezeigten Liste sichtbar.
Tipp: Beginnen Sie bei der Umsetzung der Schüler immer mit der höchsten Klassenstufe.
Klassensatzausleihe
Eine separate Klassensatzverwaltung ist in BIBLIOTHECAnext nicht vorgesehen. Klassensätze können aber dennoch verwaltet werden, wie Sie im Folgenden erfahren.
Katalogisierung
Gehen Sie wie folgt vor:
- Erfassen Sie die Mediendaten im Katalog.
- Speichern Sie die Mediendaten über die Schaltfläche OK. Das Fenster zur Erfassung der Exemplardaten öffnet sich. Hier werden die Klassensätze als Einzelexemplare aufgenommen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sie können so viele Exemplare anlegen, wie zu einem Klassensatz existieren. Im unteren Teil der Exemplarmaske sehen Sie die einzelnen Zeilen für die Exemplare.
- Durch Anklicken der Zeilen können die spezifischen Daten zum angeklickten Exemplar erfasst werden, z. B. Buchungsnummer und Standort.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, um die Daten zum gerade eingetragenen Exemplar auf alle Exemplare dieses Mediensatzes zu übertragen.
- Bei einer Neuaufnahme können Sie die Anzahl der Exemplare schon in den Mediendaten auf der Registerkarte Verwaltung angeben, indem Sie das Feld Exemplaranzahl ausfüllen. Tragen Sie hier z. B. 29 ein, werden 29 Exemplarsätze generiert, die Sie in der Maske für die Erfassung der Exemplardaten wie beschrieben bearbeiten.
Erwerbung
Falls Sie das Erwerbungsmodul nutzen, können Sie die Anzahl der Exemplare gleich bei der Bestellung eines Klassensatzes angeben.
Ausleihe
BIBLIOTHECAnext ermöglicht die Ausleihe von Klassensätzen für Schulklassen.
Voraussetzungen
Erfüllen Sie folgende Voraussetzungen:
- Legen Sie über Neuanmeldung (oder F9-Taste) einen neuen Benutzer an. Der Ausweis fungiert als Klassenausweis und kann z. B. die Daten des Lehrers der Schulklasse enthalten.
- Legen Sie jeden einzelnen Schüler mit einem separaten Benutzerdatensatz und einem eigenen Ausweis an. Somit kann der Schüler auch außerhalb der Schule Medien entleihen.
- Öffnen Sie den Hauptausweis des Lehrers über Benutzer (oder F10-Taste).
- Gehen Sie in die Registerkarte Familienausweise.
- Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen. Im Feld Ausweisnummer erfassen oder scannen Sie nun den Ausweis eines Schülers ein. Durch Bestätigen mit der Tabulator-Taste werden die restlichen Daten des Schülers in dieser Zeile ergänzt.
- Fügen Sie auf diesem Weg alle Schüler zum Hauptausweis hinzu.
- Wenn alle Schüler hinzugefügt wurden, speichern Sie den Hauptausweis.
Ausleihe über den Aufruf des Klassenausweises (Klassensatzausleihe)
- Gehen Sie in der Verbuchung auf den Menüpunkt Benutzer. Dort finden Sie den neuen Punkt Klassensatzausleihe. Sie gelangen somit in das neue Fenster Klassensatzausleihe.
- Tippen oder Scannen Sie im Feld Hauptausweis die Ausweisnummer des Klassen- bzw. Lehrerausweises ein. Dadurch werden die verknüpften Unterausweise in der Liste angezeigt.
- Setzen Sie den Cursor in die Spalte BuchungsNr beim ersten Unterausweis und scannen Sie die Buchungsnummern der Klassensätze nacheinander ein. Diese werden automatisch nacheinander auf die Unterausweise verbucht.
- Durch die Schaltfläche OK wird die Aktion gespeichert. Die Klassensätze sind somit als Ausleihe beim jeweiligen Schüler verbucht. Es gelten dabei die üblichen Ausleihkonditionen.
- Wenn ein Exemplar versehentlich falsch eingescannt wurde, kann diese Ausleihe über die Schaltfläche Zurücksetzen noch korrigiert werden. Sobald Sie auf OK klicken, ist die Aktion gespeichert. Eine weitere Korrektur ist dann nur über eine normale Rückgabe möglich. Über die Schaltfläche Drucken kann die angezeigte Liste ausgedruckt werden. Über die Schaltfläche User drucken kann der markierte Benutzer ausgedruckt werden. Dabei werden die Exemplare, die über die Klassensatzausleihe an ihn entliehen wurden, mit angezeigt.
- Die Klassensatzausleihe ist unter Konto beim jeweiligen Schüler zu sehen. Die Rückgabe erfolgt über die Funktion Rückgabe.
Vorteile:
- Die Klassensatz-Exemplare können schnell auf die einzelnen Schülerkonten verbuchen werden. Die Schülerkonten müssen dafür nicht einzeln aufgerufen werden.
- Sie können jederzeit nachvollziehen, welcher Schüler welches Exemplar des Klassensatzes entliehen hat.
- Die Schüler können die Bibliothek unabhängig von Lehrern und Unterrichtszeiten nutzen, z. B. um Medien zu entleihen.
Nachteile:
- Bei der Benutzererfassung entsteht ein Mehraufwand, da für jeden einzelnen Schüler ein separater Benutzerdatensatz und ein eigener Ausweis angelegt werden muss.
- Wenn der Lehrer wechselt, müssen die Schüler mit dem Hauptausweis des neuen Lehrers verknüpft werden.
- Eine Alternative kann hier sein, den Hauptausweis an den Jahrgang der Schüler zu binden. Die Klasse behält somit ihren Ausweis unabhängig vom Lehrer.
Beispiel: Als Hauptausweis wird statt des Lehrers der Jahrgang 2006 A angelegt und mit den entsprechenden Schülern verknüpft. Der Lehrer kann zusätzlich als Entleiher angegeben werden.
Ausleihe über den Aufruf der einzelnen Schülerkonten
Die Ausleihe der Klassensatzexemplare kann über den Aufruf der einzelnen Schülerkonten erfolgen.Voraussetzung: Legen Sie über Neuanmeldung jeden einzelnen Schüler mit einem separaten Benutzerdatensatz und einem eigenen Ausweis an. Somit kann der Schüler auch außerhalb der Schule Medien entleihen.
Ausleihe:
Gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie in der Verbuchung die Funktion Ausleihe (oder F2-Taste) auf.
- Tippen oder scannen Sie im Feld Ausweisnr. die Ausweisnummer des Schülerausweises ein.
- Tippen oder scannen Sie im Feld Buchungsnr. den Barcodes des Klassensatz-Exemplars für den Schüler ein.
- Wiederholen Sie den Vorgang für alle Schüler, die ein Exemplar des Klassensatzes erhalten.
- Die Klassensatzausleihe ist somit unter Konto (oder F6-Taste) beim jeweiligen Schüler zu sehen. Die Rückgabe erfolgt wie üblich über die Funktion Rückgabe (oder F3-Taste).
Vorteil:
- Sie können jederzeit nachvollziehen, welcher Schüler welches Exemplar des Klassensatzes entliehen hat.
- Die Schüler können die Bibliothek unabhängig von Lehrern und Unterrichtszeiten nutzen, z. B. um Medien zu entleihen.
Nachteil:
- Diese Variante bedeutet einen Mehraufwand bei der Benutzererfassung und bei der Ausleihe: Für jeden einzelnen Schüler muss ein separater Benutzerdatensatz und ein eigener Ausweis angelegt werden. Jedes Schülerkonto muss bei der Ausleihe einzeln aufgerufen und das entsprechende Klassensatzexemplar verbucht werden.
Ausleihe über den Aufruf des Lehrerkontos
Die Ausleihe der Klassensatzexemplare kann über den Aufruf des Lehrerkontos erfolgen.
Voraussetzung:
Legen Sie über Neuanmeldung (oder F9-Taste) für den Lehrer einen Benutzerdatensatz und einen Ausweis an.
Ausleihe:
- Rufen Sie in der Verbuchung die Funktion Ausleihe (oder F2-Taste) auf.
- Tippen oder scannen Sie im Feld Ausweisnr. die Ausweisnummer des Lehrerausweises ein.
- Tippen oder scannen Sie im Feld Buchungsnr. die Barcodes des Klassensatz-Exemplare nacheinander ein.
- Die Klassensatzausleihe ist somit unter Konto (oder F6-Taste) beim Lehrer zu sehen. Die Rückgabe erfolgt wie üblich über die Funktion Rückgabe (oder F3-Taste).
Vorteil:
Sie können alle Exemplare des Klassensatzes auf ein Konto verbuchen.
Nachteil:
Sie können nicht ermitteln, welcher Schüler welches Exemplar ausgeliehen hat. Dies kann sinnvoll sein, um zu ermitteln, welches Exemplar von welchem Schüler nicht rechtzeitig zurückgegeben oder beschädigt wurde.
Ausleihe über den Aufruf des Schulkontos
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Klassensätze über das Schulkonto auszuleihen, haben Sie die Möglichkeit, die Lehrer als Entleiher mitzuerfassen. Die Ausleihe der Klassensatz-Exemplare kann dann über den Aufruf des Schulkontos und die Angabe des Lehrers erfolgen.
Voraussetzung:
- Öffnen Sie das Einstellungsmodul und wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration (AP) > Direkteinstellung aus. Stellen Sie im Abschnitt Ausleihe den Parameter InstEntleiher auf den Wert J.
- Übernehmen Sie die Änderung über die Schaltfläche Speichern und schließen Sie das Fenster.
- Wechseln Sie zu Registerpflege > Zusätzliche Felder.
- Markieren Sie die Tabelle Benutzer und tragen Sie in das Eingabefeld Felder die Bezeichnung Entleiher ein. Beachten Sie dabei die Groß- und Kleinschreibung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Geben Sie in der Registerkarte Grundeinstellungen im Eingabefeld Länge: 248 ein.
- Markieren Sie das Kontrollkästchen Mehrzeilig.
- Klicken Sie auf die Schaltflächen Ändern und Beenden.
- Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.
- Wechseln Sie ins Ausleihmodul.
- Legen Sie über Neuanmeldung (oder F9-Taste) für die Schule einen Benutzerdatensatz und einen Ausweis an.
- Markieren Sie in diesem Benutzerdatensatz auf der Registerkarte Weitere unter zusätzliche Felder den Eintrag Entleiher.
- Geben Sie in das rechte Eingabefeld untereinander die Namen der Lehrer an, die Entleiher im Auftrag der Schule sein können.
Ausleihe:
- Rufen Sie in der Verbuchung die Funktion Ausleihe auf.
- Tippen oder scannen Sie im Feld Ausweisnr. die Ausweisnummer des Schulausweises ein.
- Wählen Sie über das zusätzliche Feld Entleiher den entleihenden Lehrer aus.
Tipp: Das zusätzliche Feld Entleiher befindet sich zwischen dem Feld Beleg und dem Tagesdatum. - Tippen oder scannen Sie im Feld Buchungsnr. die Barcodes des Klassensatz-Exemplare nacheinander ein.
- Die Klassensatzausleihe ist somit nur unter Konto der Schule zu sehen. Die Rückgabe erfolgt wie üblich über die Funktion Rückgabe. Der Name des Entleihers wird im Konto der Schule in der Spalte Ausleihb. als Ausleihbemerkung angezeigt.
Vorteil:
Sie können alle Exemplare des Klassensatzes auf ein Konto verbuchen.
Nachteil:
Sie können nicht ermitteln, welcher Schüler welches Exemplar ausgeliehen hat. Schwierig ist das vor allem, wenn z. B. ein Exemplar nicht rechtzeitig zurückgegeben oder sogar beschädigt wird.