Verbuchungsfunktionen

Benutzer

Wenn Sie das Benutzerkonto aufrufen, erhalten Sie folgende Informationen zum Benutzer:

• Name, ggf. Gültigkeitsdauer des Ausweises (bei Verwendung von Benutzungsgebühren), Adresse und Geburtsdatum.

• rechts neben dem Namen offene Gebühren in roter Schrift:

• Zeile 1: alle offenen Gebühren, die bis heute angefallen sind und noch nicht bezahlt wurden.

• Zeile 2: Zusätzlich zur Zeile 1 alle Säumnisgebühren, die theoretisch anfallen würden, wenn der Benutzer alle Medien zurückgeben oder verlängern würde (schwebende Gebühren).

• Kürzel für die Benutzergruppe, Alter

• Anzahl fälliger Medien und Anzahl von Medien, die im Laufe der kommenden Woche fällig sind

• Anzahl sonstiger ausgeliehener Medien und die Gesamtanzahl ausgeliehener Medien

• Auf der rechten Seite wird in roter Schrift MEMO angezeigt, falls vorhanden. Das Memofeld kann mit der Tastenkombination STRG + M aufgerufen und bearbeitet werden

Entliehene Medien

Sie sehen im Benutzerkonto, was der Benutzer derzeit bereits ausgeliehen hat sowie welche Medien für ihn vorgemerkt sind.

Medien sind farblich wie folgt markiert:

• innerhalb der Frist: grün

• kurz vor der Fälligkeit: braun

• überzogene Medien: rot

Die Medienliste hat folgende Spalten:

• Verfasser, Titel, Frist und Buchungsnummer

• Gebühr: Zeigt nur Gebühren an, wenn Säumnisgebühren berechnet werden. Dies ist kein Hinweis auf sonstige offene Gebühren.

• Mediengrp. und Mediennr.: Die Mediennummer ist eine interne Nummer, nicht identisch mit der Buchungsnummer.

Ausgeblendete Tabelle anzeigen

Toon verborgen tabel

X	1. Mahnung wurde durchgeführt
Y	2. Mahnung wurde durchgeführt
Z	3. Mahnung wurde durchgeführt
kleines y	4. Mahnung wurde durchgeführt
kleines z	5. Mahnung wurde durchgeführt
1-9	1. bis 9. Verlängerung wurde durchgeführt
E	Entliehen, ohne weitere Vorgänge
A	Verlust
V	Abhanden

• Ausleihb.: Ausleihbemerkung
  Ausl.-Status: Es gibt folgende Status:

Tabelle: Ausleihstatus

• Ausleihhinweis

• Zweigstelle: Besitzende Zweigstelle

• Ausleihstelle: Zweigstelle, in der das Medium entliehen oder verlängert wurde.

• Ausleih-/Verlängerungsdatum: Wenn keine Verlängerung stattgefunden hat, ist das Verlängerungsdatum identisch mit dem Ausleihdatum.

• Ausleihdatum

• Bemerkung, Standort und 2. Standort

• Leihgebühr: Wird nur bei spezieller Einstellung zu Leihgebühren verwendet.

• Vorbest.: Das Feld zeigt die Anzahl der aktuell für dieses Exemplar vorliegenden Vorbestellungen an.

• Altersfreigabe und Nicht verlängerbar

Kontextmenü für entliehene Medien

Sie können im Benutzerkonto folgende Aktionen mit der rechten Maustaste durchführen:

• Originalzustand: Layout, d. h., die Anzeige der einzelnen Spalten, wird wieder auf den Originalzustand gesetzt, d. h. die Einstellung der Installation.

• Layout speichern: Wenn Sie einzelne Spalten verkleinert, vergrößert oder verschoben haben, können Sie das neue Layout speichern. Das Layout gilt für diesen Arbeitsplatz.

• Layout rückgängig: Auf das zuletzt verwendete Layout zurückgreifen.

• Spalte(n) fixieren: Eine beliebige Spalte fixieren. D. h., beim Scrollen nach rechts bleibt diese Spalte stehen.

• Rückgabe: Direkt im Benutzerkonto können Sie auch Rückgaben verbuchen.

• Verlängern: Direkt im Benutzerkonto können Sie auch Verlängerungen verbuchen. Eine Anpassung der Leihfrist ist hierbei aber nicht möglich.

• Makulieren (Beschädigt): Exemplare können direkt aus dem Konto makuliert werden, d. h., im Katalog wird der Status auf Makuliert gesetzt. Das Exemplar wird damit aus dem Benutzerkonto entfernt. In der Exemplarbemerkung wird der Hinweis auf die Beschädigung automatisch eingetragen. Es erscheint zudem im Benutzerkonto eine Meldung zu den zugehörigen Gebühren.

• Makulieren (Verlust): Funktion analog zu Makulieren (Beschädigt), allerdings für Verluste.

• Ersatz buchen: Bevor Exemplare makuliert werden, kann Ersatz gebucht werden, d. h. der Benutzer muss den Wert des Exemplars bezahlen.

• Verlust: Ein Exemplar kann über die rechte Maustaste im Benutzerkonto auf den Ausleihstatus Verlust oder Abhanden gesetzt werden. Beantworten Sie die Frage zu Gebühren mit Ja oder Nein. Bei Ja werden die Säumnisgebühren berechnet und bei Rückgabe des Exemplars in voller Höhe auf das Benutzerkonto gebucht. Bei Nein wird die Berechnung der Säumnisgebühren unterbrochen. Wenn bereits Säumnisgebühren für das nun als verloren gekennzeichnete Exemplar angefallen sind, folgt eine weitere Frage zu den zugehörigen Gebühren. Bei Ja werden die bis jetzt entstandenen Säumnisgebühren auf das Benutzerkonto gebucht. Das Exemplar erhält dadurch den internen Ausleihstatus A - Abhanden. Der Exemplarstatus steht weiterhin auf Entliehen, und das verlustgebuchte Exemplar ist auch weiterhin auf dem Benutzerkonto sichtbar. Bei Nein verfallen die Säumnisgebühren. Das Exemplar erhält dadurch den internen Ausleihstatus V - Verlust. Der Exemplarstatus steht weiterhin auf Entliehen und das verlustgebuchte Exemplar ist auch weiterhin auf dem Benutzerkonto sichtbar.

• Leihfrist: Diese Funktion ist im Benutzerkonto nicht verwendbar.

• Exemplarinfo: Zu einem markierten ausgeliehenen oder vorgemerkten Exemplar können Exemplardaten angezeigt werden, z. B. den letzten Leser, Mahndaten.

• Beleg: Es kann ein Kontobeleg gedruckt werden. Dies hat dieselbe Funktion wie das Markieren des Kontrollkästchens bei Beleg im oberen Fensterbereich.

• Druck: Es kann ein Ausdruck erzeugt werden, z. B. wenn kein Quittungsdrucker angeschlossen ist.

• Brief: Es kann ein Brief an den Benutzer verschickt werden.

• Mail: Es kann eine E-Mail an den Benutzer verschickt werden.

Vorbestellungen

Sie erhalten im Benutzerkonto Informationen zu vorgemerkten Medien. Im unteren Teil des Kontofensters werden Ihnen dazu alle vorbestellten Medien des Benutzers angezeigt.

Die Vorbestellungen sind farblich wie folgt markiert:

• noch nicht bereitgestellt: schwarz

• bereitgestellt: grün

Die Vormerkungen können in dieser Liste auch gelöscht werden: Markieren Sie die Vorbestellung im Benutzerkonto und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Löschen.

Fenster Gebühren bezahlen

Neben der Zahlung über das Kontextmenü in der Gebührenliste können Sie außerdem beim Schließen des Benutzerkontos bezahlen.

Hierzu bearbeiten Sie im Einstellungsmodul die Einstellung unter Konfiguration(AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: BezahlFkt). Dadurch erscheint nach dem Schließen des Benutzerkontos das Fenster Gebühren bezahlen.

Dieses Fenster erscheint beim Abschluss der Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung und Vorbestellung sowie beim Schließen des Benutzerkontos, des Gebührenkontos und der Benutzermaske. Durch das Fenster erfolgt die Aufforderung, die offenstehenden Gebühren vom Leser zu kassieren. Es wird im Fenster der Kontostand angezeigt.

Sie haben folgende Felder und Schaltflächen zur Verfügung:

• Eingabefeld Gegeben: Betrag eingeben, den der Benutzer bezahlt. Wenn der Benutzer mehr bezahlt, als er Gebühren zu begleichen hat, wird unter Wechselgeld der Betrag angegeben, den Sie dem Benutzer zurückzugeben haben. Wenn der Benutzer weniger bezahlt als die offenen Gebühren, wird der Restbetrag beim nächsten Aufruf des Lesers erneut verlangt.

• Ja: Der Betrag wird automatisch als bezahlt gebucht, d. h. im Gebührenkonto des Lesers erscheint der entsprechende Betrag als Zahlung. Der Saldo des Lesers wird dadurch vollständig ausgeglichen.

• Nein: Der Betrag bleibt dadurch als Saldo im Gebührenkonto erhalten. Beim nächsten Aufruf des Lesers wird der Betrag wieder verlangt.

• Teilerlass: Einen pauschalen Betrag erlassen. Der eingegebene Betrag wird als Erlass im Gebührenkonto gespeichert.

• Konto: Ins Gebührenkonto des Lesers wechseln.

• Beleg drucken: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird beim Bestätigen der Zahlung mit Ja eine Zahlungsquittung ausgedruckt.

• Rest erlassen: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen markieren, wird beim Bestätigen mit Ja der Rest der Gebühren erlassen. Sie geben hierfür zuvor im Feld Gegeben einen Betrag ein, der geringer ist als die Gesamtsumme der Gebühren. Geben Sie zudem im Feld Erlassgrund einen Text ein, der den Grund des Erlasses erklärt.

Guthaben

Guthaben buchen Sie auf folgendem Weg in BIBLIOTHECAnext:

1. Rufen Sie in der Ausleihe > Verbuchung über Gebühren (F8) einen Benutzer auf.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell buchen.

3. Geben Sie eine Gutschrift mit einem Minuszeichen ein.

4. Bestätigen Sie diese Buchung. Der Saldo des Benutzers ändert sich und zeigt den gutgeschriebenen Betrag an. Bei diesem Verfahren wird das Guthaben wie eine normale Zahlung gewertet und taucht aus diesem Grund auch unter Abschluss > Auswertungen: Zahlungen mit auf.

Wenn Sie dies nicht wünschen, sondern das Guthaben nur intern verrechnen möchten, können Sie folgende Alternative nutzen:

1. Legen Sie in den Einstellungen unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Sonderbuchungen eine Sonderbuchung an. Diese sollte wie folgt aufgebaut sein:

• Buchung: IG Guthaben

• Durch das "IG" wird festgelegt, dass es sich um ein Guthaben handelt, das nicht als Zahlung in die Auswertung der Zahlungen mit eingerechnet werden soll.

• Bezeichnung: IG Guthaben

• Betrag: -x,00

• Wenn Sie das Feld "Betrag" verlassen, werden daraus zwei Minuszeichen gebildet. Dies kennzeichnet ebenfalls das Guthaben.

• Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.

• Betätigen Sie unter Gebühren (F8) die mit dem Guthaben belegte Funktionstaste. Das Guthaben wird in das Benutzerkonto gestellt.

• Möchten Sie eine existierende Gebühr mit dem Guthaben verrechnen, markieren Sie das neue Guthaben und die Gebühr. Beide müssen einen identischen Betrag aufweisen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Verrechnen. Das Guthaben wird mit der offenen Gebühr verrechnet.

• Wenn es zum neu eingebuchten Guthaben noch keine offene Gebühr gibt, können Sie das Guthaben im Benutzerkonto stehen lassen. Solange das Guthaben noch nicht verrechnet ist, erscheint das Guthaben nach wie vor in der Auswertung der Zahlungen. Sobald eine neue Gebühr eingebucht wird, wird das Guthaben mit dieser neuen Gebühr verrechnet und ausgeglichen.

• Unter Abschluss > Auswertung Zahlungen ist das auf diesem Weg eingebuchte Guthaben nicht mehr zu finden. Es werden nur die tatsächlichen Zahlungen angegeben.

Verfalldatum für eine Vorbestellung festlegen

Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn ein Benutzer ein Medium nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Wenn das Medium bis dahin nicht zurückgegeben wurde, soll die Vorbestellung gelöscht werden.

Um ein Verfalldatum bei einer Vorbestellung zu setzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie über die Taste F4 die Funktion Vorbestellen auf.

2. Geben Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein, für den Medien vorbestellt werden sollen.

3. Da Sie bei Vorbestellungen meist keinen Barcode zur Verfügung haben, klicken Sie auf Recherche (oder F12-Taste). Das Fenster der Dienstrecherche öffnet sich.

4. Suchen Sie nach dem Titel, den der Benutzer vorbestellen möchte.

5. Markieren Sie in der Trefferliste den Titel und klicken Sie auf Auswählen oder Vorbestellen.

6. Erfassen Sie in der Kontoansicht über den Menüpunkt Verbuchung > Verfalldatum ein Verfalldatum für die Vorbestellung.

7. Speichern Sie die Vorbestellung.

In der Exemplarinfo unter F11 / Registerkarte Vorbestellungen sowie in der Vorbestellliste unter Recherche > Vorbestellungen ist das Verfalldatum in der Spalte „Bereit Bis“ zu sehen.

Bei Auswahl der Funktion „Abgel. Verfalldatum“ in der Vorbestellliste werden alle Vorbestellungen aufgelistet, deren Verfalldatum abgelaufen ist.

Mit der Funktion „Abräumen“ werden alle abgelaufenen Vorbestellungen gelöscht.

Unter Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Automatischer Abschluss kann der Punkt Abgelaufene Vormerkungen löschen aktiviert werden: Dadurch werden die Vorbestellungen, deren Verfalldatum abgelaufen ist, gelöscht.

Vorbestellung durchführen

Um eine Vorbestellung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf Vorbestellen (oder F4-Taste) oder wählen Sie im Menü Verbuchung > Vorbestellen.

2. Geben Sie die Ausweisnummer des Benutzers ein, für den Medien vorbestellt werden sollen.

3. Da Sie bei Vorbestellungen meist keinen Barcode zur Verfügung haben, klicken Sie auf Recherche (oder F12-Taste). Das Fenster der Dienstrecherche öffnet sich.

4. Suchen Sie nach dem Titel, den der Benutzer vorbestellen möchte.

5. Markieren Sie in der Trefferliste den Titel und klicken Sie auf Auswählen oder Vorbestellen.

Alternativ können Sie wie folgt vorgehen:

1. Verwenden Sie die Medienrecherche, z. B. über Klick auf Recherche.

2. Markieren Sie den Titel in der Trefferliste und klicken Sie auf Vorbestellen.

3. Scannen Sie den Ausweis des Benutzers ein. Der ausgewählte Titel erscheint in der Verbuchungsmaske.

4. Schließen Sie die Vorbestellung mit Drücken der Eingabetaste oder Klick auf den grünen Haken ab. Die Vormerkung wird im Leserkonto angezeigt.

Hinweis: Wenn ein Leser ein vorbestelltes Medium verlängern möchte, dies aber aufgrund einer Vorbestellung nicht möglich ist, haben Sie auch folgende Möglichkeit: Beantworten Sie die Sicherheitsfrage mit Ja, schließen Sie den Verlängerungsvorgang aber noch nicht ab, sondern rufen Sie über Leihfrist (oder F7-Taste) den Leihfristkalender auf und verkürzen die Verlängerungsfrist entsprechend.

Vorbestellungen verwalten

Bei einer vorliegenden Vorbestellung kann es folgende Situationen geben:

• Vorbestelltes Medium wird zurückgegeben:

• Es erfolgt eine Meldung, angezeigt werden Ausweisnummer, Name und Adresse. Außerdem erscheint ein Sperrvermerk, den Sie mit Klick auf OK bestätigen müssen. Sofern eingestellt ist, dass bei der Rückgabe vorbestellter Medien automatisch ein Beleg ausgedruckt werden soll, wird die Mitteilung auch ausgedruckt. Der Beleg kann z. B. ins Buch gelegt werden. Im Katalog erhält dieses Exemplar den Exemplarstatus Zurückgelegt.

• Vorbestelltes Medium soll verlängert werden:

• Es erfolgt eine Meldung, dass dieses Exemplar nicht verlängert werden konnte. Wenn Sie dennoch versuchen, durch Doppelklick das betreffende Medium zu verlängern, erscheint ein weiterer Sperrvermerk. Beantworten Sie die Frage mit Ja, wird das Medium trotz der Vormerkung verlängert, bei Nein wird die Verlängerung nicht durchgeführt.

• Benachrichtigung:

• Wenn ein Benutzer über ein eingetroffenes Exemplar informiert werden soll, muss eine Benachrichtigung erstellt werden. Dies geschieht über Recherche > Vorbestellungen oder über den automatischen Tagesabschluss. Es kann der Benutzer auch telefonisch benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung sollte dennoch intern in BIBLIOTHECAnext durchgeführt werden, damit die Abholfrist gesetzt werden kann.

• Wenn ein Benutzer die Benachrichtigung erhalten hat, das Exemplar jedoch nicht fristgerecht abholt, kann eine Abräumliste erstellt werden. Zudem kann die Vorbestellung automatisch gelöscht werden. Wenn keine weiteren Vorbestellungen vorliegen, wird das Exemplar vom Status Zurückgelegt auf den Status Verfügbar gestellt. Wenn weitere Vormerkungen für das Exemplar vorhanden sind, wird das Exemplar für den nächsten Benutzer bereitgestellt.

Vorbestellung löschen

Wenn ein Benutzer vor dem Abholen eines Mediums mitteilt, dass er dieses doch nicht benötigt, müssen Sie die Vormerkung manuell löschen.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Benutzerkonto über Konto (oder F6-Taste). Die Vormerkungen stehen im unteren Teil des Kontos.

2. Markieren Sie den Titel, der gelöscht werden soll.

3. Klicken Sie diesen mit einem rechten Mausklick an.

4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Löschen.

5. Schließen Sie das Benutzerkonto und recherchieren Sie den Titel, den der Benutzer vorbestellt hatte. Alternativ können Sie im Konto direkt mit rechter Maustaste auf die Vorbestellung klicken und im Kontextmenü Exemplarinfo klicken.

6. Wählen Sie bei den Exemplardaten, die Ihnen jetzt angezeigt werden, die Registerkarte Vorbestellungen aus. Markieren Sie die Vorbestellung, die gelöscht werden soll und klicken auf Löschen.

Alternativ können Sie folgende Vorgehensweise verwenden:

1. Wählen Sie im Anfangsmodus des Ausleihmoduls Recherche > Vorbestellungen.

2. Markieren Sie den betreffenden Titel.

3. Klicken Sie auf Löschen.

Medienanzeige bei Vorbestellungen

In die Medienanzeige zu einer Vorbestellung gelangen Sie, wenn Sie beim Vorbestellvorgang einen Titel recherchieren. Klicken Sie auf Vorbestellen und anschließend auf Recherche und Suchen. Die Trefferliste bietet folgende Zusatzfunktionen zur Vorbestellung:

• Kontrollkästchen Alle Ex-Status: Standardmäßig können nur Exemplare vorgemerkt werden, die den Status Entliehen aufweisen. Wenn Sie auch Exemplare mit einem anderen Status vormerken wollen, markieren Sie dieses Kontrollkästchen. Dies ist z. B. möglich bei sinnvoll bei Medien aus anderen Zweigstellen, die den Status Verfügbar aufweisen.

• Kontrollkästchen Alle Zweigst.: I. d. R. werden nur Medien der Zweigstelle vorgemerkt, in der die Vorbestellung vorgenommen wird. Mit diesem Kontrollkästchen können Sie dies auch für andere Zweigstellen ermöglichen. Wenn Sie generell Vormerkungen in anderen Zweigstellen zulassen möchten, geben Sie dies im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen an.

• Kontrollkästchen Sammelbestell.: Mit dieser Option können Sie mehrere Titel vorbestellen. Dem Benutzer ist dabei gleichgültig, welches Medium er zuerst erhält. Er erhält daher das erste Medium, das verfügbar wird. Für diesen Fall markieren Sie das Kontrollkästchen, markieren diejenigen Zeilen aus der Trefferliste, die für den Benutzer in Betracht kommen und klicken Sie auf Auswählen oder Vorbestellen. Schließen Sie die Vorbestellung ab. Diese gilt bereits als erfüllt, sobald eines der markierten Medien verfügbar ist. Die Vorbestellungen für die übrigen markierten Medien werden dann gelöscht.

Hinweis: Wenn ein Leser alle markierten Titel haben möchte, dürfen Sie die Option Sammelbestell. nicht aktivieren.

• Kontrollkästchen Nur ein Exemplar: Wenn mehrere Exemplare zu einem Titel vorhanden sind, werden standardmäßig alle Exemplare vorbestellt, die den Status Entliehen haben. Dies können Sie mit diesem Kontrollkästchen verhindern, z. B. wenn Sie ein ganz bestimmtes Exemplar für interne Zwecke vormerken wollen.

• Wenn Sie die gewünschten Zeilen und Kontrollkästchen markiert haben, können Sie folgende Schaltflächen nutzen:

• Auswählen: Sind mehrere Titel in der Trefferliste enthalten, müssen Sie den zutreffenden Titel markieren und dann in die Vorbestellung übernehmen.

• Abbrechen: Abbruch und Rückkehr in die Verbuchung

• Suchen F3: Neue Suche im Medienbestand

• Vorbestellen: Alternativ zu Auswählen. Wenn Sie zuerst in die Recherche gehen, bevor Sie den Leserausweis einscannen, müssen Sie die Schaltfläche Vorbestellen verwenden.

• Schaltfläche mit Katalogkarte (oder F12-Taste): Anzeige weiterer Daten zum markierten Titel.

• Sortierung: Möglichkeit zur Sortierung der Trefferliste nach verschiedene Kriterien aus der Auswahlliste.

• Drucken: Drucken der angezeigten Liste, z. B. wenn die Vormerkung noch nicht vorgenommen werden soll.

Vorbestellliste

Im Ausleihmodul über Recherche > Vorbestellungen gelangen Sie in die Liste aller Vorbestellungen. Sie können in der Vorbestellliste folgende Funktionen nutzen:

• Prüfen der Vorbestellliste nach verschiedenen Kriterien

• Benachrichtigen von Lesern, deren Vorbestellung eingetroffen ist (per Brief oder per E-Mail).

• Löschen von Vorbestellungen

• Abräumen von Vorbestellungen, die nicht rechtzeitig abgeholt wurden.

• Druck von Vormerkbelegen für ausgewählte Zeilen

Gehen Sie wie folgt vor, um die Vorbestellliste aufzubauen:

1. Klicken Sie im Ausleihmodul im Menü auf Recherche > Vorbestellungen. Es erscheint die Frage, ob die komplette Vorbestellliste aufgebaut werden soll.

2. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die komplette Liste ansehen möchten. Wenn Sie viele Vormerkungen verwalten, kann der Aufbau der Liste einige Zeit dauern. Es kann daher auch sinnvoll sein, zunächst nicht die komplette Liste aufbauen zu lassen und zuerst eine spezielle Auswahl im rechten Fensterbereich zu treffen.

Im rechten Fensterbereich haben Sie folgende Optionen:

• Schließen: Beendet die Vorbestellliste.

• Anzeige

o Alle: Zeigt alle Vorbestellungen, unabhängig vom Status: bestellt, bereitgestellt oder benachrichtigt.

o Bereitgest.: Zeigt alle Vormerkungen, die schon für den Benutzer zurückgelegt wurden. Anhand des Eintrags in der Spalte Bis kann festgestellt werden, ob der Benutzer bereits benachrichtigt wurde. Wenn noch keine Benachrichtigung stattgefunden hat, ist die Spalte Bis leer.

o Nicht entl.: Es werden alle Vormerkungen angezeigt, die auf nicht entliehene Medien vorgenommen wurden.

o Zu benachricht.: Es werden alle Vormerkungen gezeigt, zu denen eine Benachrichtigung für den Benutzer ausgedruckt werden muss.

o Nicht abgeholt: Es werden alle Vormerkungen aufgerufen, die bisher nicht vom Vormerker abgeholt wurden.

Hinweis: Wir empfehlen, die Optionen zum Transport in dieser Auswahlliste nicht zu verwenden, sondern die spezifische Transportfunktion des Zweigstellentransports.

• Nur Fernleihen: Bei Einsatz des Fernleihmoduls. Schränkt unter Berücksichtigung der gewählten Anzeige die Vormerkliste auf nur die Fernleihen ein

• Benachrichtigen: Nur bei der Auswahl der bereitgestellten und der zu benachrichtigenden Vormerkungen aktiv.

o Auswahl Zu benachricht.: Benachrichtigungsbrief an den Benutzer drucken. Sobald der Brief gedruckt wird, wird in der Spalte Bis das Abholdatum eingesetzt. Das Datum errechnet sich anhand der eingestellten Frist. Auch wenn kein Brief gedruckt werden soll, sondern z. B. telefonisch benachrichtigt wird, sollte die Schaltfläche Benachrichtigen verwendet werden, damit das Abholdatum gesetzt werden kann. Sie können in diesem Fall im Druckoptionsfenster auf die Option Anzeige verwenden. Bei Benutzern, bei denen die E-Mail-Option aktiviert ist, wird automatisch die E-Mail versandt.

Sobald das Bis-Datum gesetzt ist, verschwindet die Vorbestellung aus der Liste Zu benachrichtigen.

Hinweis: Der Vorgang des Benachrichtigens mit Ausdruck kann auch in den automatischen Abschluss integriert werden.

Der Benachrichtigungsbrief kann mit Hilfe einer Word-Vorlage erstellt werden. Beachten Sie dazu die Anweisungen unter Umstellen des Drucks auf Word.

Tipp: Sie können auf die Vorbestellbenachrichtigung verschiedene Informationen mit aufnehmen. Bearbeiten Sie hierzu je nach Bedarf die Dateien V_BEST.txt ,V_BEST.HED und v_best.dot in den entsprechenden Ordnern unter ..\BIBLIO_CLIENT\Templates.

Um die Ausleihstelle oder Zweigstelle mit anzugeben, muss die Variable <Ausleihstelle> oder <Zweigstelle> vorhanden sein.

Um die Ausleihstelle im Brief komplett in Langform anzugeben, gehen Sie zudem im Einstellungsmodul wie folgt vor:

• Unter Registerpflege > Register: ZweigstelleLang anlegen, Werte:

ZWEIGSTELLE / ZWEIGSTELLE / 3 / ZWEIGSTELLE_BEZ / 20

• Unter Registerpflege > Eingabefelder: Neues Feld für ZweigstelleLang anlegen und zu ZweigstelleLang zuordnen.

Im Report wird nun die Variable Zweigstelle=HST und Ausleihstelle Hauptstelle ausgegeben.

o Auswahl Bereitgest.: Wenn bei dieser Auswahl Benachrichtigen gedrückt wird, wird bei der markierten Vorbestellung das Datum im Feld Bis gelöscht, falls vorhanden. Diese Funktion kann z. B. verwendet werden, wenn der Vorbestellbrief erneut gedruckt werden soll. Sobald das Bis-Datum gelöscht ist, erscheint die Vorbestellung wieder in der Liste nach Auswahl von Zu benachricht.

• Liste drucken: Angezeigte Vorbestellliste ausdrucken

• Alle wählen: Alle Zeilen markieren

• Versandwahl: Benutzte Versandart auswählen: Brief, E-Mail oder SMS. Die Auswahl bewirkt, dass alle Benutzer einen Haken erhalten, bei denen in den Benutzerdaten diese Versandoption für die Mahnung gesetzt und z. B. eine E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer eingetragen ist.

• Löschen: Die markierte Vorbestellung löschen. Alternativ können Sie Vorbestellungen auch im Leserkonto und in der Exemplarinfo löschen.

Hinweis: Stellen Sie vor dem Klick auf die Schaltfläche Abräumen sicher, dass am Zeilenanfang ein Haken zu sehen ist, damit die Vormerkungen abgeräumt werden. Klicken Sie dazu doppelt auf einzelne Zeilen oder nutzen Sie die Schaltfläche Alle wählen.

• Abräumen: Verwenden Sie diese Funktion, um Vorbestellungen abzuräumen, die den Status Nicht abgeholt haben. Wenn Sie diesen Status in der Auswahlliste Anzeige auswählen, wird die Schaltfläche Abräumen aktiv. Mit Klick auf diese Schaltfläche wird das Abräumen durchgeführt. Das System prüft dabei, ob noch weitere Vormerkungen auf die Exemplare bestehen. Wenn ja, wird das Exemplar für den nächsten Benutzer aus der Vormerkungsliste bereitgestellt. Die Vorbestellung findet sich somit bei der Auswahl der zu benachrichtigenden. Wenn keine weitere Vormerkung für das Exemplar existiert, erhält das Exemplar den Status Verfügbar. Sobald die Abräumfunktion genutzt wurde, werden die abgeräumten Exemplare in roter Schrift angezeigt. Die Frist, bis wann ein bereitgestelltes Exemplar bereitgestellt bleiben soll, bevor es abgeräumt wird, bestimmen Sie über die Standardkonditionen zu den Leihfristen.

• Abräumliste: Sobald die Funktion Abräumen genutzt wurde, kann für die abgeräumten Exemplare die Abräumliste gedruckt werden. Die Abräumliste kann auch über den automatischen Abschluss generiert werden. Dabei werden die Exemplare ebenfalls abgeräumt.

• Zweigstelle: Wählen Sie eine Zweigstelle aus der Auswahlliste, für die Sie die Vorbestellungen anzeigen lassen wollen.

• Rückgabe vor: Einschränkung der Vorbestellliste auf Vormerkungen, deren letztes Rückgabedatum vor dem eingegebenen Datum liegt oder deren Rückgabedatum leer ist (Exemplare, die noch nie zurückgebucht wurden).

Das Datum der letzten Rückgabe (bzw. die Frist bei noch Entliehenen) wird in der Vorbestellliste in der Spalte "Rückgabe" angezeigt.

• Vormerkbelege: Druck eines Vormerkbelegs für mit Doppelklick markierte Vormerkungen (vorangestellter Haken in der Vorbestellliste).

Voraussetzung: In den Einstellungen > Konfiguration (AP) > Ausleihe > Belegdruck ist die Option Vorbestellung eingetroffen aktiv.

Vorbestellung auf einen Zeitraum in der Zukunft

Diese Funktion ist eine Sonderfunktion zu Vormerkungen speziell für Medien- oder Kreisbildstellen, z. B. für die Ausleihe von Medien und Projektoren.

Hinweis: Bitte kontaktieren Sie vor der Nutzung dieser Funktion den OCLC-Support.

Die Einstellung zu dieser Funktion finden Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: VorbestellZeitraum.

In den Einstellungen kann außerdem der Parameter VorbestBisAlsZurück unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe eingestellt werden. Wenn der Parameter auf 1 gestellt wird, wird bei der Vorbestellung ein Vorbestellzeitraum angegeben. Das dort vermerkte Bis-Datum wird bei der Ausleihe als Rückgabefrist verwendet. Die Standardleihfrist wird somit übergangen.

Einstellungen zu Mahnungen

Im Folgenden erhalten Sie Informationen über mögliche Einstellungen zu Mahnungen im Einstellungsmodul. Die Standardkonditionen unter Konditionen > Standardkonditionen gelten für alle Benutzer, alle Medien und alle Zweigstellen. Ausnahmen können unter Konditionen > Weitere Konditionen eingestellt werden.

Tipp: Sie können selbst festlegen, wie die Mahnschreiben aussehen sollen. Über den Parameter BriefMahnTabellenFelder im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) Direkteinstellung > Ausleihe können Sie die Felder eingeben, die im Anschreiben enthalten sein sollen, z. B. TITEL||VERF, wenn der Titel und der Verfasser genannt sein sollen. Dies gilt sowohl für die Versandart Brief als auch E-Mail.

Manuelle Mahnungen

Gehen Sie wie folgt vor, um manuelle Mahnungen durchzuführen:

1. Wählen Sie im Ausleihmodul im Menü Mahnung > Manuell. Es erscheint die Frage „Soll der Mahnlauf für die 1. Mahnstufe gestartet werden?“.

2. Klicken Sie auf Ja. Es wird die Mahnliste angezeigt. Es sind die betreffenden Medien in der Registerkarte Mahnliste aufgelistet. Die Registerkarte Leser zeigt an, bei welchem Leser Medien offen sind.

3. Im oberen Fensterbereich können Sie die Mahnstufe auswählen (1. Mahnung bis 5. Mahnung). Im Einstellungsmodul unter Konditionen > Weitere Konditionen > Punkt Mahnfristen kann zusätzlich eine Erinnerung aktiviert werden.
   
   Hinweis: Durch Aufruf der Liste ist kein Mahnlauf durchgeführt worden. Sie können jederzeit die Liste aufrufen, verlassen und wieder aufrufen, ohne eine Mahnung durchzuführen.

4. Damit der Mahnlauf tatsächlich gestartet wird markieren Sie die gewünschten Einträge und klicken Sie auf Mahndruck. Sie können dabei einzelne Zeilen mit Doppelklick markieren oder alle markieren, indem Sie auf Alle wählen klicken.

5. Markieren Sie im Fenster Drucken > Kopieren je nach Bedarf Anzeigen oder Drucken und klicken Sie auf OK. Durch diesen Vorgang nimmt das System folgende Schritte vor:

6. Mahnstufe wird hochgesetzt. Wenn ein Mahnlauf durchgeführt wird, ändert sich dadurch der Ausleihstatus. Dieser ist z. B. im Leserkonto zu sehen:

7. Ausleihstatus X = 1. Mahnung wurde durchgeführt

8. Ausleihstatus Y = 2. Mahnung wurde durchgeführt

9. Ausleihstatus Z = 3. Mahnung wurde durchgeführt

10. Ausleihstatus x (klein) = 4. Mahnung wurde durchgeführt

11. Ausleihstatus y (klein) = 5. Mahnung wurde durchgeführt

12. Mahngebühren und Mahnpauschalen werden berechnet, sofern eingestellt.

13. Mahnbriefe werden ausgedruckt, oder die E-Mail-Mahnungen werden verschickt.

14. 6.emspDer Mahnlauf ist damit abgeschlossen und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Die Mahnliste kann jederzeit erneut aufgerufen und gedruckt werden. In der Mahnliste über Mahnung > manuell erscheinen die bereits gemahnten Medien nicht mehr. Erst nach Ablauf der Frist für die 2. Mahnung sind die Titel unter 2. Mahnung zu finden.

Sie haben im Fenster Mahnliste außer der Mahnfunktion über Mahndruck folgende Optionen:

• Mahnen: Kann alternativ zur Schaltfläche Mahndruck verwendet werden. Wenn alle Medien markiert sind, d. h., mit einem Haken versehen sind, kann der Mahnlauf durch Klick auf Mahnen durchgeführt werden. Es wird hierbei die Mahnstufe gesetzt und die Gebühr berechnet. Allerdings werden keine Briefe ausgedruckt. Diese Variante kann genutzt werden, wenn telefonisch gemahnt werden soll oder wenn die Briefe erst später gedruckt werden sollen. Der Ausdruck ist dann über Mahnungen drucken möglich.

• Schließen: Schließen der manuellen Mahnung und Rückkehr in die Verbuchung. Wenn noch nicht auf Mahnen oder Mahndruck geklickt wurde, ist kein Mahnlauf durchgeführt worden.

• Liste drucken: Liste ausdrucken, beispielsweise geordnet nach Standorten, um am Regal zu überprüfen, ob einzelne Medien nicht doch bereits zurückgegeben, aber nicht zurückgebucht worden sind. Es wird dabei kein Mahnlauf durchgeführt.

• Alle wählen: Markieren aller Medien für die Mahnung. Sollen nur einzelne der aufgelisteten Titel gemahnt werden, können Sie diese durch Doppelklick markieren. Diese werden vorne mit einem Haken versehen. Wenn Sie Alle wählen anklicken, können Sie durch einen Doppelklick Medien wieder aus der Mahnung herausnehmen. Titel ohne Häkchen werden nicht gemahnt und erscheinen beim nächsten Aufruf der Mahnung erneut in der Liste.

• Versandwahl: Versandart festlegen: per Brief, per E-Mail oder per SMS. Die Auswahl bewirkt, dass alle Benutzer einen Haken erhalten, bei denen in den Benutzerdaten diese Versandoption für die Mahnung gesetzt und ggf. eine E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer eingetragen ist. Alternativ können Sie die Schaltfläche Alle wählen verwenden. Dann erhalten alle Benutzer einen Haken. Wenn Sie danach auf Mahndruck klicken, erkennt BIBLIOTHECAnext automatisch, ob die Mahnung per Mail oder per Brief ausgegeben werden soll und nimmt dies selbstständig vor.

• Mahndruck: Hierüber werden die Mahnungen, die mit einem Haken versehen sind, versandt.

• Verlängern: Soll ein Titel aus der Mahnung entfernt werden, markieren Sie den entsprechenden Titel und klicken auf Verlängern. Es wird somit kein Mahnlauf für diesen Titel durchgeführt. Die Leihfrist des Mediums wurde entsprechend verlängert.

Achtung: Diese Verlängerung wird statistisch nicht gezählt, da es sich nicht um eine reguläre Verlängerung handelt. Wenn Sie statistisch korrekte Verlängerungen vornehmen möchten, führen Sie diese über die Funktion Verlängern im Ausleihmodul durch.

• Sperren: Medien, deren Verbleib unklar ist, können für das weitere Mahnverfahren gesperrt werden. Der Titel erscheint dann im weiteren Mahnverfahren nicht mehr, kann aber über das Menu Mahnung > Gesperrte Medien aufgerufen und ins Mahnverfahren zurückgeholt werden.

Achtung: Falls Säumnisgebühren eingestellt sind, werden diese zwar während der Sperrung nicht berechnet – falls das Medium aber aus der Sperre entfernt und zurückgegeben oder verlängert wird, fallen die kompletten Säumnisgebühren an.

• Zweigstelle: Auswahl der entsprechenden Zweigstelle, für die überfällige Medien gemahnt werden sollen. Wenn alle Medien aus allen Zweigstellen gemahnt werden sollen, ist in dieser Auswahlliste kein Eintrag auszuwählen.

Hinweise:

• Den Text der Mahnschreiben können Sie über den Formulareditor an Ihre Bibliothek anpassen. Alternativ können Mahnungen über Wordvorlagen verwendet werden.

• Medien erscheinen erst dann in der Mahnung, wenn die entsprechende Mahnfrist abgelaufen ist. Diese Einstellung nehmen Sie im Einstellungsmodul unter Konditionen > Standardkonditionen > Registerkarte: Mahnfristen vor. Wann die Mahnfrist abläuft, sehen Sie in der Exemplarinfo. Wenn die Mahnfrist in den Einstellungen geändert wird, hat dies keine Auswirkung auf bereits vorhandene entliehene Medien. Die neue Mahnfrist gilt erst für die Ausleihen, die nach der Änderung getätigt werden.

• Der manuelle Mahnlauf hat den Vorteil, dass Sie beeinflussen können, wer gemahnt werden soll und wer nicht. Ein möglicher Nachteil beim manuellen Mahnlauf ist der größere Zeitbedarf.

Automatische Mahnungen

Über Mahnung > Automatisch werden die Mahnläufe automatisch gestartet. Klicken Sie bei der Frage, ob Sie den Mahnlauf starten möchten, auf Ja.

Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Automatischer Abschluss > Mahnung können Sie hierfür Einstellungen vornehmen. Außerdem lässt sich die automatische Mahnung in Tagesabschluss > Automatischer Abschluss integrieren.

Der Vorteil gegenüber dem Mahnungen > Manuell ist, dass Sie weniger Zeit benötigen. Der Nachteil ist, dass Sie nicht manuell beeinflussen können, wer gemahnt wird und wer nicht.

Gesperrte Medien

Über den Menüpunkt Mahnung > Gesperrte Medien können Sie gesperrte Medien wieder ins Mahnverfahren übernehmen:

1. Markieren Sie den gesperrten Titel.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sperren. Es erscheint die Abfrage, ob der Titel wieder in das Mahnverfahren übernommen werden soll.

3. Klicken Sie auf Ja. Dadurch können Sie den Titel wieder wie gewohnt mahnen. Die bis dahin gestoppten Säumnisgebühren werden nun auf das Leserkonto gebucht. Die weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten sind identisch zur manuellen Mahnung.

Mahnungen drucken

Über Mahnung > Mahnungen drucken können Sie Mahnläufe wieder aufrufen und ausdrucken, z. B. wenn es beim Drucken Druckerprobleme gab:

1. Geben Sie in das Fenster den Zeitraum ein, für den Sie die Mahnungen noch einmal drucken möchten.

2. Die Frage „Soll der Mahnlauf für die 1. Stufe gestartet werden?“ beantworten Sie mit Ja. Es wird erneut die Mahnliste aufgebaut. Sie haben ähnliche Optionen wie unter Mahnung > Manuell.

3. Sie müssen nicht mehr einzelne Medien markieren. Wenn Sie alle Briefe erneut drucken wollen, klicken Sie direkt auf Mahndruck

4. Der Schaltfläche Mahnen hat keine Funktion: Es wird kein 2. Mahnlauf durchgeführt.

Wenn einzelne Briefe ausgedruckt werden sollen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie unter Versandwahl Brief.

2. Klicken Sie auf Mahndruck.

3. Wählen Sie im Fenster Drucken > Kopieren das Optionsfeld Anzeigen.

4. Klicken Sie auf OK. Es wird die Voransicht der Briefe generiert.

5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Drucken-Symbol, um den aktuell angezeigten Brief auszudrucken. Mit den blauen Pfeiltasten kann zwischen den Briefen hin- und hergewechselt werden.

Die Medien bleiben so lange in der Liste bei Mahnungen drucken stehen bis sie:

• zurückgegeben werden

• verlängert werden

• in die nächste Mahnstufe gelangen

Tipp: Die Funktion Mahnungen drucken kann z. B. verwendet werden, um zu beobachten, welche Benutzer in der letzten Mahnstufe verbleiben.

Beispiel: Sie haben fünf Mahnstufen eingestellt. Nach der fünften Mahnung wird der Fall an die Stadtkasse gegeben. Sie wollen trotzdem beobachten, ob die Medien zurückgegeben werden.

• Sie rufen dafür Mahnung > Mahnungen drucken auf. Beim Zeitraum-Fenster geben Sie einen langen Zeitraum an.

• Bei der Frage „Soll der Mahnlauf für die 1. Stufe gestartet werden“ antworten Sie mit Nein.

• Klicken Sie in der Mahnliste auf 5. Mahnung.

• Die angezeigten Medien und Leser bleiben so lange in der 5. Mahnung stehen, bis die Medien verlängert oder zurückgegeben werden.

Offene Gebühren

Über Mahnung > Offene Gebühren können die Leser aufgerufen werden, die offene Gebühren auf ihrem Gebührenkonto haben. Diese Leser können je nach Bedarf gemahnt werden, den fälligen Betrag zu zahlen. Das Mahnverfahren für Gebührenmahnungen wurde dem Mahnverfahren für Medien angepasst. Das Verfahren ist mehrstufig, analog zu der Mahnung für überzogene Medien. Es können hierbei die Anschreiben analog zum normalen Mahnverfahren mit Erst- und Zweitadresse ausgestattet und unterschiedliche Mahnschreiben für unterschiedliche Benutzergruppen angepasst werden.

Über Mahnung > Offene Gebühren (Automatisch) kann der Ausdruck der Mahnbriefe automatisch erzeugt werden.

Über Mahnung > Gebührenmahnungen drucken kann die Liste der gemahnten Leser erneut aufgerufen werden. Dies kann entweder zu Informationszwecken dienen oder um einen neuen Ausdruck zu erzeugen. Über diesen Menüpunkt wird keine Mahnung mehr ausgelöst, sondern nur noch eine Ausgabe der Mahnschreiben von bereits gemahnten Lesern.

Es gibt folgende Voreinstellungen für die Funktion Mahnung > Offene Gebühren:

• Wenn eine Gebührenmahnung gewünscht wird, sollte zunächst im Einstellungsmodul unter Konditionen > Weitere Konditionen eine Mahnfrist für die Gebührenmahnung bestimmt werden. Wenn Sie auf Hinzufügen gehen, können unter dem Punkt Mahnfristen die Konditionen MGM1 bis MGM5 für die Mahnfristen bestimmt werden.

• Für die Festlegung von Gebühren (z. B. Porto) für die Gebührenmahnung nutzen Sie Konditionen > Weitere Konditionen > Säumnis-/ Mahngebühren und bestimmen Sie die Beträge für die Konditionen MGB1 bis MGB5.

Gehen Sie für die Gebührenmahnung über Mahnung > Offene Gebühren wie folgt vor:

1. Wenn eine Gebühr auf ein Leserkonto gebucht wird, beginnt sofort die Mahnfrist für die erste Gebührenmahnung. Nach Ablauf dieser Frist können die Leser über Mahnung > offene Gebühren aufgerufen werden.

2. Im Feld Letzte Ausleihe vor … Tagen kann zusätzlich ein Eintrag gemacht werden. Im Feld Kontostand wird ein Betrag eingetragen, ab dem die Benutzer aufgerufen werden sollen.

3. Wenn auf Ausführen geklickt wird, erscheinen die Leser, die ihre Gebühren seit der eingestellten Frist nicht bezahlt haben, den genannten Kontostand oder höher aufweisen und die Bibliothek seit einer bestimmten Anzahl an Tagen nicht besucht haben. Über die Auswahlliste rechts kann die Darstellung auf eine bestimmte Zweigstelle eingeschränkt werden. Es werden dann nur noch die Leser angezeigt, die in den Benutzerdaten den entsprechenden Zweigstelleneintrag aufweisen.

4. Wählen Sie die Schaltfläche Mahndruck oder Mahnen, um die Mahnung durchzuführen. Nach Durchführung der 1. Mahnung beginnt die Mahnfrist für die 2. Mahnung zu laufen. Nach Ablauf der 2. Mahnfrist erscheinen die Leser unter der Schaltfläche 2. Mahnung.

Die Funktionen und Optionen im Fenster Benutzer sind analog zu jenen für die Funktion Manuelle Mahnungen.

Nähere Informationen:

Ausleihe – Verbuchungsfunktionen – Mahnungen

Sie haben folgende Optionen:

• Mahnen: Mit der Schaltfläche Mahnen können, die in der Liste mit Alle wählen oder durch manuelles Anklicken markierten Leser, gemahnt werden. Im Unterschied zur Schaltfläche Mahndruck wird dabei kein Brief gedruckt, sondern nur intern eine Mahnung durchgeführt.

• Schließen: Beendet das Fenster der Gebührenmahnung.

• Liste drucken: Liste der Leser ausdrucken.

• Alle wählen: Markiert alle in der Liste angezeigten Leser.

• Versandwahl: Versandart festlegen. Alternativ können Sie die Schaltfläche Alle wählen verwenden, dann erhalten alle Benutzer einen Haken. Wenn Sie danach auf Mahndruck klicken, erkennt BIBLIOTHECAnext automatisch, ob die Mahnung per E-Mail oder per Brief ausgegeben werden soll und nimmt dies selbständig vor.

• Mahndruck: Die in der Liste markierten Leser mahnen als auch ein anschließender Druck der Mahnbriefe ausgelöst.

Hinweis: Die in der Liste blau dargestellten Leser haben noch Medien auf dem Konto entliehen, die schwarz dargestellten Leser haben nichts mehr auf dem Konto entliehen. Wenn der Parameter MahnGebNichtsEntl aus den Einstellungen (Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe) verwendet wird, werden weiterhin alle Leser dargestellt, aber nur die gemahnt, die nichts mehr entliehen haben. Diese Einstellung ist vor allem für automatische Gebührenmahnungen von Bedeutung.

Erinnerungen

In den Einstellungen kann bei den weiteren Konditionen eine Frist für die Erinnerung eingestellt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Konditionen > Weitere Konditionen aus.

2. Klicken Sie auf der Liste der Konditionen wird rechts auf Hinzufügen.

3. Wählen Sie unter Mahnfristen den Punkt MFME > Erinnerung aus.

4. Stellen Sie im Feld Wert die Anzahl der Tage ein. Dabei können Sie alle Werte ab 1 verwenden. Dies bewirkt, dass die Erinnerung diese Anzahl Tage vor Ablauf der Leihfrist versandt werden kann. Eingetragene Öffnungs- und Schließtage der Bibliothek werden dabei berücksichtigt.

5. Speichern Sie die Kondition, indem Sie auf Speichern klicken.

6. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.

7. In den Benutzerdaten kann in der Registerkarte Weitere die Versandwahl festgelegt werden. Es kann zwischen E-Mail, SMS oder Brief gewählt werden. Je nach Versandwahl sollten die entsprechenden Daten hinterlegt sein, d.h. E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer oder Postanschrift.

In der Verbuchung können Sie nach diesen Einstellungen die Erinnerungsfunktion nutzen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. In der Verbuchung unter Mahnung > Manuell wird durch die Einstellung die Option Erinnerung im oberen Fensterbereich eingeblendet.

2. Nach Auswahl der Schaltfläche Erinnerung erscheinen in der Liste alle Medien und Leser, deren Rückgabefrist in einer bestimmten Anzahl Tage abläuft. Die Anzahl der Tage entspricht dabei der eingestellten Anzahl an Tagen der weiteren Konditionen. Die Erinnerung kann aus dieser Liste heraus sofort per E-Mail, Brief oder SMS versandt werden. Dazu wird auf der rechten Seite die passende Versandart ausgewählt. Alle Benutzer, die die entsprechende Versandwahl in den Benutzerdaten aktiviert haben, erhalten nun einen Haken.

3. Die Erinnerungen können über die Schaltfläche Mahndruck versandt werden. Für den Versand der Erinnerungen werden die jeweiligen Vorlagen herangezogen:

4. per E-Mail: v_mahn0.txt (..\Templates\MAIL)

5. per Brief: v_erinn.dot (..\Templates\DOT) oder V_ERINN.hed (..\Templates\HED)

6. per SMS: SMS_Mahn1.txt (..\Templates\SMS)

Die Erinnerungen können nachträglich unter dem Menüpunkt Mahnung > Erinnerungen drucken anhand der Eingabe eines Zeitraums aufgerufen werden. Dort kann der Versand wiederholt werden.

Mahnungen für mehrere Zweigstellen

Im Folgenden erfahren Sie, welche Varianten es für Mahnungen im Zusammenspiel mehrerer Zweigstellen gibt.

Einstellungen zum Zweigstellentransport

Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten im Einstellungsmodul:

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ZSVorbestellungTransport:

• Zweigstellentransport wird grundsätzlich aktiviert. Sobald der Parameter auf J (für Ja) gestellt wurde, gelten die Funktionalitäten des Transportwesens. In der Verbuchung erscheinen damit im Menü die Punkte Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang und Recherche > Zweigstellentransport > Eingang.

• Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen:

• Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet: Diese Einstellung muss an jedem Arbeitsplatz vorgenommen werden, damit das System erkennt, wo sich der PC befindet. Es wird das Kürzel der entsprechenden Zweigstelle eingetragen. Das Kürzel finden Sie in den Einstellungen unter Registerpflege > Werte > Tabelle Zweigstelle, z. B. HST.

• Zweigstellen, aus denen in dieser Zweigstelle Rückgaben akzeptiert werden: Wenn Sie die Funktion des Rücktransports nutzen möchten, dürfen Sie nur Ihre eigene Zweigstelle eintragen, z. B. *HST*.

• Zweigstellen, aus denen vorbestellt werden darf: Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, dass aus anderen Zweigstellen vorbestellt werden darf, tragen Sie alle Zweigstellenkürzel ein, z. B. *HST*ZW1*ZW2*.

• Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: VorbestExStatus:

• Einstellung, welche Exemplarstatus vorbestellt werden dürfen. Standardmäßig sind das nur die entliehenen Exemplare. Wenn auch verfügbare Exemplare aus der Zweigstelle vorbestellt werden sollen, können Sie im Feld Wert z. B. E,V eintragen. Die Kürzel der Exemplarstatus finden Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Exemplarstatus.

• Hinweis: Wenn Sie die Exemplarstatus im Parameter VorbestExStatus definieren, haben die Parameter ExStatusVorbestGesperrt und Parameter ExStatusZweigVorbestGesperrt keine Auswirkung mehr. Der Eintrag beim Parameter VorbestExStatus hat somit Priorität.

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ExStatusVorbestGesperrt: Exemplarstatus, die nicht vorbestellt werden dürfen.

• Hinweis: Haben Sie den Parameter VorbestExStatus eingestellt, hat diese Einstellung Vorrang.

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ExStatusZweigVorbestGesperrt: Sie können nicht V für Verfügbar einstellen. Verfügbare Medien sind bei aktiviertem Zweigstellentransport automatisch in der eigenen Zweigstelle nicht vorbestellbar. Diese Einstellung betrifft nur Sonderfälle, in denen andere Statusangaben gesondert behandelt werden sollen.

• Hinweis: Haben Sie den Parameter VorbestExStatus eingestellt, hat diese Einstellung Vorrang.

• Konfiguration (Sys) -> Direkteinstellung -> Abschnitt: Ausleihe -> Parameter: BuchSichZSAus: Bei Arbeitsplätzen, die sich in diesen Zweigstellen befinden, wird beim Ausbuchen die Buchsicherung des Exemplars deaktiviert z.B. HST,ZS1,ZS2.

• Konfiguration (Sys) -> Direkteinstellung -> Abschnitt: Ausleihe -> Parameter: BuchSichZSEin: Bei Arbeitsplätzen, die sich in diesen Zweigstellen befinden, wird beim Einbuchen die Buchsicherung des Exemplars aktiviert z.B. HST,ZS1,ZS2.

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ZSBestellungZSMAIL: E-Mail-Benachrichtigung einschalten. D. h., sobald eine Zweigstelle ein verfügbares Medium in einer anderen Zweigstelle bestellt, erhält die Zweigstelle eine Mail mit dem Hinweis auf die Bestellung. Die entsprechenden Mitarbeiter können somit das bestellte Exemplar aus dem Regal holen und für den Transport zurücklegen.

Voraussetzung: Jede Zweigstelle benötigt eine eigene E-Mail-Adresse. Die E-Mail wird über ein MAPI-kompatibles Mailsystem versandt, z. B über Outlook.

Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, können Sie den Parameter ZSBestellungZSMail auf J stellen. Zusätzlich müssen für die Zweigstellen E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

• Registerpflege > Werte > Tabelle: ZSMail: Beim Kürzel wird das Kürzel der Zweigstelle eingetragen, recherchierbar in der Tabelle Zweigstelle. Bei Wert ist die E-Mail-Adresse einzutragen. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen.

Einstellungen zum Belegdruck beim Zweigstellentransport

Um den Zweigstellentransport zu aktivieren, sind folgende Einstellungen im Einstellungsmodul nötig:

Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Belegdruck:

• Wenn Sie die Option Beleg für Zweigstellentransport aktivieren, wird bei der Rückgabe eines Exemplars in der falschen Zweigstelle ein Transportbeleg gedruckt. Dies ist nur bei Einsatz eines Quittungsdruckers möglich. Außerdem wird bei Aktivierung dieses Belegdrucks sowohl bei der Ausgangsverbuchung und bei der Eingangsverbuchung ein Beleg gedruckt. Ist der Belegdruck nicht aktiviert, muss die Ausgangs- bzw. Eingangsbuchung jeweils mit OK bestätigt werden.

• Optionsfeld Zweigstellentransport:

• Rückgabe: Der Zweigstellentransportbeleg wird bei der Rückgabe eines Exemplars ausgedruckt. Dies betrifft den Rücktransport von Exemplaren, die in anderen Zweigstellen entliehen waren und nun wieder in ihre Heimatzweigstellen transportiert werden sollen.

• Ausgang: Dies betrifft einen Belegdruck in der Verbuchung unter Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang. Hier kann bei Bedarf ein Ausgangsbeleg gedruckt werden, auf welchem die Ausgangszweigstelle ersichtlich ist.

• Vorbestellung eingetroffen: Dies bezieht sich auf die Exemplare, die aufgrund einer Vormerkung von A nach B transportiert werden. Da es sich bei den Optionen Vorbestellung eingetroffen und Beleg für Zweigstellentransport um zwei arbeitsplatzbezogene Einstellungen handelt, können Sie somit den Belegdruck sehr variabel einstellen.

Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter Transportprio:

Hinweis: Der Parameter Transportprio ist ohne Funktion. Beide Werte (J und N) haben die gleiche Auswirkung: es wird ein Transportbeleg gedruckt und zusätzlich ein Vorbestellbeleg, sofern eine Vorbestellung vorliegt.

Beispiele für Zweigstellentransporte

Vorbestellen eines Mediums, das in einer anderen Zweigstelle verfügbar ist

Die Vorbestellung erfolgt in der Hauptstelle auf ein Medium einer Zweigstelle. In der Hauptstelle wird im Ausleihmodul über die Funktion Vorbestellen ein Exemplar aus der Zweigstelle vorgemerkt. Damit dies möglich ist, muss bei der Vorbestellung die Option Alle Ex.-Stat. aktiviert sein. Ist das Exemplar verfügbar, erhält es den Status t (zum Transport).

Hinweis: Haben Sie im Parameter VorbestExStatus den Status V für Verfügbar angegeben, benötigen Sie die Option Alle Ex-Stati nicht. In dem Fall können aber auch verfügbare Medien der eigenen Zweigstelle vorbestellt werden. Erfolgt die Vorbestellung in der Hauptstelle auf ein verfügbares Exemplar der Hauptstelle, erhält dieses den Status Z (Zurückgelegt), da hierfür kein Zweigstellentransport erforderlich ist.

Wenn die Einstellung ZSBestellungZSMail aktiviert ist, wird beim Speichern der Bestellung eine E-Mail an die Zweigstelle geschickt. Die Zweigstelle muss daher regelmäßig E-Mails abrufen. Aufgrund der E-Mail, die in diesem Fall von der Hauptstelle abgesandt wird, kann ein Mitarbeiter der Zweigstelle das Medium aus dem Regal holen und für den Transport bereitstellen.

Falls die E-Mail-Variante nicht verwendet wird, können die Exemplare mit dem Status t (zum Transport) in der Zweigstelle über die Transportliste recherchiert werden. Das geschieht, indem im Ausleihmodul Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang aufgerufen wird. In der Registerkarte Transportliste werden alle vorbestellten Exemplare mit dem Exemplarstatus t (zum Transport) angezeigt. Über das Feld Zweigstelle ist die Anzeige auf die für den Arbeitsplatz eingetragene Zweigstelle voreingeschränkt.

Das Exemplar ist in der Transportliste sichtbar, weil es den Status t (zum Transport) hat. Diesen Status erhält es nur, wenn es auch physisch in der gebenden Zweigstelle vorhanden ist. Die Liste kann ausgedruckt und für die Auswahl aus dem Regal genutzt werden. Die Medien können aus dem Regal genommen und für den Transport vorbereitet werden.

Hinweis: Die Zeit, bis ein Exemplar aus dem Regal geholt wird, ist in diesem Fall meist länger als bei der E-Mail-Variante. Es besteht dadurch die Gefahr, dass ein anderer Benutzer genau dieses Exemplar ausleihen will. Bei der Ausleihe erscheint die Meldung, dass das Exemplar in den Transport geschickt werden muss. Der Benutzer an der Ausleihtheke kann das Buch nicht ausleihen.

Bevor das vorbestellte Zweigstellenexemplar in die Hauptstelle geschickt werden kann, muss es in der gebenden Zweigstelle als Ausgang verbucht werden. Das geschieht, indem über die Verbuchung Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang aufgerufen wird. In der Registerkarte Umbuchung werden über das Feld Buchungsnummer die Barcodes der zu transportierenden Exemplare eingescannt.

Ist an diesem Arbeitsplatz ein Belegdrucker angeschlossen, wird ein Vormerkbeleg mit Informationen zum Benutzer gedruckt. Dieser kann dem zu transportierenden Exemplar beigelegt werden. Ist kein Belegdrucker angeschlossen, erscheint ein Fenster, das mit OK bestätigt werden muss.

Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von t (zum Transport) in T (Transport). Das bedeutet, das Zweigstellenexemplar ist auf dem Weg in die Hauptstelle. Jetzt kann die gebende Zweigstelle die bestellten Exemplare auch physisch auf den Weg in die Hauptstelle schicken.

Sind die Exemplare der Zweigstelle in der Hauptstelle angekommen, müssen sie dort als Eingang verbucht werden. Das geschieht, indem über die Verbuchung der Punkt Recherche > Zweigstellentransport > Eingang aufgerufen wird. In der Registerkarte Umbuchung werden über das Feld Buchungsnummer die Barcodes der eingetroffenen Exemplare eingescannt.

Ist an diesem Arbeitsplatz ein Belegdrucker angeschlossen und der Belegdruck zum Zweigstellentransport aktiviert, wird erneut ein Vormerkbeleg mit Informationen zum Benutzer gedruckt. Ist kein Belegdrucker angeschlossen, erscheint ein Fenster, welches mit OK bestätigt werden muss.

Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von T (Transport) auf Z (Zurückgelegt). Jetzt, da das Medium in der richtigen Zweigstelle eingetroffen ist, kann der Vorbestell-Benachrichtigungsbrief an den Leser manuell oder automatisch gedruckt und anschließend verschickt werden. Der Brief erscheint in der Vorbestellliste im Ausleihmodul unter Recherche > Vorbestellungen unter der Auswahl zu benachrichtigen oder wird beim nächsten Tagesabschluss automatisch ausgegeben. Das Medium kann nun ins Vormerkregal und wird vom Entleiher entliehen.

Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in der Hauptstelle wieder zurückgegeben, in der es entliehen wurde. Das aus der Zweigstelle transportierte Medium wird vom Entleiher wieder in der Hauptstelle abgegeben. Bei der Rückgabe erscheint die Meldung: „Das Medium stammt aus Zweigstelle ABC“. Diese Meldung kann mit der Sperre Weiter > Ja bestätigt werden. Die Bestätigung mit Ja aktiviert den Zweigstellen-Rücktransport. Eine Bestätigung mit Nein bricht die Rückgabe ab. Das Exemplar kann nach der Bestätigung mit Ja an den für die Transportmedien vorgesehenen Platz zur Seite gelegt werden. Es erhält außerdem wieder den Status t (zum Transport). Die so beiseitegelegten Medien werden über Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang > Registerkarte: Umbuchen in das Feld Buchungsnummer eingescannt oder manuell eingegeben.

Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von t (zum Transport) in T (Transport). Das bedeutet, das Zweigstellen-Exemplar ist wieder auf dem Weg zurück in die Heimat-Zweigstelle. Es kann die Hauptstelle die bestellten Exemplare auch physisch auf den Weg in die Zweigstelle schicken.

Sind die Medien wieder in der Zweigstelle, wird der Eingang über Recherche > Zweigstellentransport > Eingang durch Einscannen des Barcodes oder manuelle Eingabe des Barcodes verbucht. Das Medium ist damit direkt wieder als verfügbar markiert und kann ins Regal zurückgestellt werden.

Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in einer dritten Zweigstelle zurückgegeben

Wird das Medium weder in der Hauptstelle, in der es bestellt und entliehen wurde, noch in der besitzenden Zweigstelle, sondern in einer dritten Zweigstelle abgegeben, erfolgt bei der Rückgabe die Meldung: „Das Medium stammt aus Zweigstelle ABC“. Nach der Bestätigung mit Ja wird das Medium für den Transport beiseitegelegt. Das Medium wird in der dritten Zweigstelle über den Menüpunkt Zweigstellentransport > Ausgang umgebucht und physisch in den Transport gegeben. Der Rücktransport erfolgt exakt wie im ersten Beispiel beschrieben.

Für den Zweigstellentransport ist bei der Rückgabe wichtig, dass das Medium aus einer anderen Zweigstelle stammt, es wird automatisch in den Rücktransport zu der besitzenden Zweigstelle gegeben.

Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in der besitzenden Zweigstelle zurückgegeben

Wird das Medium zwar zur Abholung in der Hauptstelle bestellt und aus der besitzenden Zweigstelle dorthin transportiert und entliehen, der Benutzer gibt es aber dennoch in der Zweigstelle zurück, aus der es ursprünglich stammt. Es wird als normale Rückgabe akzeptiert, der Zweigstellentransport spielt keine Rolle. Das Medium wird bei der Rückgabe direkt auf verfügbar oder heute zurück / im Bücherwagen umgesetzt und kann ins Regal zurückgestellt werden.

Ein entliehenes Medium aus einer anderen Zweigstelle vormerken und über den Zweigstellentransport weitergeben

Der Ablauf unterscheidet sich vom Standardablauf nur darin, dass das Medium bei der Vorbestellung nicht direkt den Status t (zum Transport) erhält und in der Transportliste erscheint, da es noch entliehen ist und deshalb nicht aus dem Regal geholt und in den Transport gegeben werden kann.

Bei der Rückgabe des Mediums erscheint die Meldung „Vorbestellung für Zweigstelle“ und das entsprechende Zweigstellenkürzel. Ist ein Belegdrucker angeschlossen und der Belegdruck für den Zweigstellentransport aktiviert, wird ein Beleg für die Vorbestellung ausgegeben.

Die Zielzweigstelle ist auch auf dem ggf. ausgedruckten Beleg ersichtlich. Das Medium kann entsprechend beiseitegelegt werden. Es erhält bei der Rückgabe automatisch den Status t (zum Transport). Im weiteren Ablauf wird das Medium über den Menüpunkt Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang auf Transport gesetzt und zum Transport gegeben.

Beispiele für den Belegdruck

Im Folgenden erhalten Sie einige Beispiele, die Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten zum Belegdruck im Zusammenhang mit dem Zweigstellentransport verdeutlichen.

Vorbestellbeleg und Transportbeleg wird bei der Rückgabe gedruckt

An den Verbuchungstheken ist die Option Vorbestellung eingetroffen aktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport ist an den Verbuchungstheken auf Rückgabe eingestellt. Bei der Rückgabe werden somit ein Vorbestellbeleg und ein Transportbeleg gedruckt.

An dem Arbeitsplatz, an dem der Transportausgang verbucht wird, ist die Option Vorbestellung eingetroffen deaktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht weiterhin auf Rückgabe. Beim Transportausgang wird somit kein Beleg gedruckt.

An dem Arbeitsplatz, an dem der Transporteingang verbucht wird, ist die Option Vorbestellung eingetroffen deaktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht auf Rückgabe. Somit wird beim Transporteingang ebenfalls kein Beleg gedruckt.

Der Vorbestellbeleg wird direkt bei der Rückgabe des Exemplars gedruckt und muss während des gesamten Transportvorgangs im Exemplar verbleiben. Die Eingangszweigstelle sieht somit anhand des Belegs, für welchen Leser die Vorbestellung gültig ist.

Transportbeleg wird nur beim Zweigstellentransport-Ausgang gedruckt

Die Option Beleg für Zweigstellentransport ist an den Verbuchungstheken auf Ausgang eingestellt. Bei Exemplaren, die aus anderen Zweigstellen zurückgebucht werden, wird somit kein Beleg gedruckt. Es erscheint nur der übliche Hinweis am Bildschirm, dass es sich um ein Medium aus Zweigstelle „ABC“ handelt. Das Exemplar muss für den Transport beiseitegelegt werden.

An dem Arbeitsplatz, an dem der Transportausgang verbucht wird, ist die Option Vorbestellung eingetroffen deaktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht auf Ausgang. Beim Transportausgang wird somit ein Transportbeleg gedruckt.

An dem Arbeitsplatz, an dem der Transporteingang verbucht wird, ist die Option Vorbestellung eingetroffen deaktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht auf Rückgabe. Somit wird beim Transporteingang kein Beleg gedruckt.

Vorbestellbeleg wird nur beim Eingang gedruckt

An den Verbuchungstheken ist die Option Vorbestellung eingetroffen nicht aktiviert. Bei der Rückgabe eines Mediums, zu dem Vormerkungen vorliegen, erscheint deshalb ein entsprechender Hinweis. Es wird kein Beleg gedruckt.

An dem Arbeitsplatz, an dem der Transportausgang verbucht wird, ist die Option Vorbestellung eingetroffen deaktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht auf Rückgabe. Beim Transportausgang wird somit kein Beleg gedruckt.

An dem Arbeitsplatz, an dem der Transporteingang verbucht wird, ist die Option Vorbestellung eingetroffen aktiviert. Die Option Beleg für Zweigstellentransport steht auf Rückgabe. Somit wird beim Transporteingang ein Vorbestellbeleg gedruckt.

Transport korrigieren

Ein Medium kann immer nur entsprechend seiner aktuellen Position im Ablauf umgebucht werden. Im Standardablauf kann zunächst nur die Zweigstelle den Ausgang, dann nur die Hauptstelle den Eingang und schließlich nur die Zweigstelle, in der das Medium abgegeben wurde, den Ausgang verbuchen.

Versucht eine andere Zweigstelle die Umbuchung vorzunehmen, z. B. weil ein Medium versehentlich in der falschen Transportliste gelandet ist, erscheint die Meldung: „Die Zielzweigstelle des Exemplars ist: ABC. Soll trotzdem eingebucht werden?“.

Sie können den Vorgang abbrechen und zunächst die Transportliste prüfen. Hier ist genau vermerkt, was die Ausgangs- und die Zielzweigstelle ist. Falls das Medium falsch transportiert wurde, können Sie den Transport anschließend korrigieren und das Medium an die richtige Zielzweigstelle senden.

Flexible Bestimmung des Abholorts

Bei der Vorbestellung über den Web-OPAC erscheint automatisch die Zweigstellenauswahl. Der Nutzer bestimmt die von ihm gewünschte Zweigstelle, und entsprechend verläuft der Zweigstellentransport.

Bei einer Vorbestellung über das Ausleihmodul wird als Standard die für den Arbeitsplatz die aktuelle Zweigstelle als Abholort eingetragen. Diese Einstellung nehmen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen vor. Soll ein anderer Abholort bestimmt werden, erfolgt dies bei der Vorbestellung. Zunächst wird das Konto des Lesers aufgerufen, dann das Medium ausgewählt. Das gewählte Medium erscheint im Leserkonto, und unter dem Menüpunkt Verbuchung im Menü erscheint mit der Option Abholort die Auswahlliste der Zweigstellen. Die hier ausgewählte Zweigstelle erscheint als Zielzweigstelle in der Transportliste und ist die für den Transport berücksichtigte Zweigstelle. Die Zweigstelle, in der die Vormerkung erfolgte, spielt im weiteren Ablauf des Transports keine Rolle.

Leerrückgabe und Exemplarstatus H

Medien, die vom Zweigstellentransport zurückkommen, erhalten beim Buchen des Eingangs den Status V und erscheinen damit im Katalog als verfügbar. Soll wie bei einer Rückgabe aber zunächst für einen definierten Zeitraum ein Karenzstatus wie H (Heute zurück / Auf dem Bücherwagen) erscheinen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Leerrückgabe muss im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: LeerRückgabe an den entsprechenden Arbeitsplätzen aktiviert sein.

2. Der Karenzstatus H unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen muss definiert werden.

3. Das als Eingang gebuchte Medium muss über eine Leerrückgabe (Rückgabe eines nicht entliehenen Mediums) zurückgenommen werden. Die Leerrückgabe setzt den Status von V (verfügbar) auf H (heute zurück).

Hinweis: Eine Eingangsbuchung kann auch erfolgen, wenn in der Versandstelle keine Ausgangsbuchung getätigt wurde. Die Ausgangsbuchung sollte jedoch aufgrund der besseren Übersicht erfolgen, damit jederzeit nachverfolgt werden kann, was bereits im Transport liegt und was noch ausgangsverbucht werden muss.