Formulareditor
Formulareditor - Formulardateien bearbeiten
In diesem Modul können Formulardateien bearbeitet werden. Sie öffnen den Editor entweder auf der Startseite von BIBLIOTHECAnext über Module > Formulare oder über Formulare im rechten Fensterbereich des Einstellungsmoduls.
Sie öffnen die Standardvorlagen im Formulareditor über Datei > Formulare.
Sie können über Datei > Öffnen alle Dateien mit der Endung *.HED aufrufen und bearbeiten, z. B. Mahnbriefe, Vormerkungsbriefe, Stornierungs-, Reklamationsbriefe und Geschäftspartnerbriefe.
Formulardateien bearbeiten
Wenn Sie eines der Formulare öffnen, sehen Sie ein Standardschreiben:
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Die grauen Felder sind Steuerfelder und werden vom Programm mit den entsprechenden Daten gefüllt.
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Der Text kann wie in einer Textverarbeitung geändert werden. Über den Punkt Format kann z. B. die Schriftart und -größe geändert werden.
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Es ist außerdem möglich, im Formular Bilder (z. B. Logos oder Briefköpfe) einzufügen. Dabei können nur Dateien mit der Endung *.BMP verwendet werden. Wir empfehlen außerdem, nur Grafiken einzufügen, die die gesamte Breite der Seite umfassen, da die Positionierung der Grafik sonst Probleme verursachen kann.
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Mit dem zweitletzten Symbol der Symbolleiste können Sie auf die Kopf- und Fußzeile wechseln.
Um Steuerfelder an andere Positionen zu verschieben, können Sie folgendermaßen vorgehen:
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Markieren Sie das gewünschte Feld (Feld darf nicht blinken).
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Löschen Sie das Feld mit der Entfernen-Taste.
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Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll.
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Gehen Sie im Menü auf den Punkt Extras > Feld einfügen.
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Suchen Sie aus der Liste das gewünschte Feld aus und gehen Sie auf Einfügen.
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Speichern Sie Ihre Änderungen über Datei > Speichern.
Folgende Tabelle zeigt die verwendbare Felder mit A.*. Die Angaben mit A.* werden je nach den Einstellungen entweder aus der Erstadresse genommen oder aus den Daten der Zweitadresse. Dabei kommt es auf verschiedene Einstellungen und die Angaben von Erziehungsberechtigungen an.
Hinweis:
Nach den genannten Feldern folgen in der Auswahlliste ähnliche Felder, allerdings mit den Präfixen A1.* und A2.*
Die Felder mit A1.* geben an, dass generell nur die Daten der Erstadresse der Leser verwendet werden. Auf Einstellungen zu Erziehungsberechtigten wird dann keine Rücksicht genommen.
Die Daten zu A2.* verwenden nur die Daten der Zweitadresse, ohne auf die Einstellungen Rücksicht zu nehmen.
Felder mit A1.*:
Felder mit A2.*:
Zudem stehen Ihnen in der Auswahlliste folgende Felder zur Verfügung:
Folgende Felder werden nicht unterstützt:
- Mahnpauschale
- Seite
Folgende Felder sollten Sie nicht mehr verwenden:
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Gebühren offen Euro
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Gebührensumme Brief Euro
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Gebührensumme Euro
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Summe Euro
Formulare im Word -Format
Sie können die Briefdrucke, die mit der integrierten Textverarbeitung (HighEdit, *.hed) erstellt wurden, auf Word umstellen.
Einstellungen
Es kann im Einstellungsmodul definiert werden, dass einzelne Drucke mit Word und andere Drucke mit HighEdit gedruckt werden. Dann muss zumindest an den Arbeitsplätzen, auf denen über Word gedruckt werden soll (z. B. der Mahndruck), Microsoft Word installiert sein.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Einstellung vorzunehmen:
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Im Einstellungsmodul kann unter dem Menüpunkt Konfiguration (Sys) > Briefdruck eingestellt werden, welche Briefe mit Word zu drucken sind.
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Markieren Sie die entsprechenden Briefe. Im Dialog Briefdruck werden bei den einzelnen Briefen die Vorlagen benannt. Die Namen sind i. d. R. die gleichen wie bei der internen Textverarbeitung HighEdit. Auch die Dateiablage ist ähnlich organisiert. I. d. R. sind die *.dot-Vorlagen im BIBLIOTHECAnext-Programmverzeichnis abgelegt (..\Templates\Dot). Sie können aber in der Datei winoebp.ini im Windows-Verzeichnis ein anderes Verzeichnis angeben:
[ALL]
DOTPFAD=
Vorlagen bearbeiten
Wenn Sie den Druck eines Briefes umstellen wollen, müssen Sie eine von OCLC bereitgestellte Vorlage anpassen. Den Namen der Vorlage können Sie aus dem Dialog Briefdruck entnehmen.
Hinweis: Öffnen Sie Word-Dokumentvorlagen immer aus dem Word-Programmfenster heraus, nicht aus dem Windows-Explorer. Als Dateityp ist dabei Dokumentvorlagen (*.dot) auszuwählen, der entsprechende Speicherort auszuwählen, die Datei zu markieren und anschließend zu öffnen.
Gehen Sie zur Bearbeitung wie folgt vor:
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Öffnen Sie eine Vorlage in Word. Gegebenenfalls meldet Word, dass noch einige Komponenten nachinstalliert werden müssen. Halten Sie dazu die entsprechenden CDs bereit und installieren Sie diese nach.
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Ändern Sie die Vorlage. Unterhalb des Menüs können Sie mit der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen ein neues Feld einfügen. Es erscheint dazu eine Liste der möglichen Felder. Zudem stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Formatierung und Gestaltung von Word zur Verfügung (z. B. Kopf- und Fußzeilen, Grafiken, Tabellen).
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Speichern Sie die Vorlage unter gleichem Namen wieder.
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Beenden Sie Word.
Hinweis: Wenn Sie die Fehlermeldung „V_mahn1 ist ein Seriendruck-Hauptdokument. Word kann die Datenquelle SteuerVMahn nicht finden.“ erhalten, findet Word die zugehörige Steuerdatei nicht.
Die Steuerdatei heißt steuer0.tsd und diese Datei wird automatisch erstellt, wenn das erste Mal eine Mahnung simuliert wird. Klicken Sie bei dieser Meldung auf Datenquelle suchen. Es erscheint das Datenquelle auswählen-Fenster. Hier gehen bzw. wählen Sie dann über das Feld Suche in das Verzeichnis (Laufwerk):\Programme\BOND\LOG und setzen das Feld Dateityp: auf Alle Dateien. Die Datei Steuer0.tsd wird aufgelistet. Markieren Sie nun diese Datei mit der linken Maustaste und bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche Öffnen. Die Datei ist nach der Verknüpfung mit der Datei Steuer0.tsd abzuspeichern (über Datei / Speichern), da sonst die Verknüpfung verloren geht und beim nächsten Öffnen dieser Druckvorlage wieder die Datenquelle gesucht wird. Die Verknüpfung ist mit jeder gewünschten .dot-Vorlage auszuführen.
Drucken aus BIBLIOTHECA
Wenn die Vorlagen hinterlegt sind und der Druck im Einstellungsmodul umgestellt ist, öffnet sich automatisch das Druckfenster für den Word-Druck, sobald Sie einen Brief in BIBLIOTHECAnext drucken.
Sie können wie bei den anderen Briefdrucken auch eine Vorlage wählen, direkt drucken oder zunächst anzeigen. Wenn Sie die Anzeige anwählen, wird Word gestartet und ein Seriendruck-Dokument aufbereitet, in dem alle Briefe untereinander mit Seitenumbruch aufgeführt werden.
Benutzergruppenspezifische Mahnschreiben
Beim Mahndruck mit der internen Textverarbeitung HighEdit gibt es für unterschiedliche Benutzergruppen die Option für unterschiedliche Mahnschreiben. Diese Möglichkeit gibt es bei Word nicht. Die Vorlage ist immer die gleiche. Es gibt aber die Möglichkeit, diese Funktion über Bedingungsfelder zu erreichen.
Gehen Sie hierfür in Microsoft Word wie folgt vor:
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Klicken Sie auf Bedingungsfeld einfügen (unterhalb des Menüs) und wählen Sie Wenn...dann...sonst... Es erscheint der Dialog Bedingsfeld einfügen: WENN.
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Sie können unter Feldname eine bestimmte Benutzergruppe auswählen, bei Vergleich das Gleich und dann bei Vergleichen mit das Kürzel der Benutzergruppe eintragen (z. B. JUG für Jugendliche oder KIN für Kinder).
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Unter dann... können Sie den Text eintragen, der erscheinen soll, wenn ein Benutzer der angegebenen Benutzergruppe angehört.
Unter sonst... geben Sie den Text ein, der erscheinen soll, wenn er der Benutzergruppe nicht angehört. Sie können in diesen Alternativtexten auch Felder aus den verknüpften Daten verwenden (z. B. A1_Name für den Namen des Erziehungsberechtigten). -
Für den Mahndruck an Erziehungsberechtigte können Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe folgende Parameter einstellen:
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MAHNZUSATZTEXT: Kommentar im Mahnschreiben, wenn das Schreiben an ein minderjähriges Kind geht und keine Zweitadresse eingetragen ist.
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MAHNZUSATZTEXTALTER: Alter, bis zu dem der Kommentar im Mahnschreiben erscheinen soll, wenn das Schreiben an einen Erziehungsberechtigten geht.
Tipp: Zur Kontrolle oder Änderung der eingestellten Bedingung kann unter dem Menüpunkt Extras > Optionen die Option Feldfunktionen aktiviert werden. Sie sehen dadurch in der Dokumentvorlage den generierten Code.
Mögliche Fehlerursachen
Folgende Lösungsvorschläge können Ihnen bei Fehlern beim Word-Druck helfen:
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Befindet sich die Datei steuerVmahn.txt oder steuerBest.txt nicht im Verzeichnis ..\Templates\MAIL, ist den entsprechenden Dokumentvorlagen (v_mahn1.dot, v_best.dot) die Datenquelle (z. B. steuerVmahn.txt, steuerBest.txt) neu zuzuordnen.
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Treten Laufzeitfehler auf, wird eine alte Datei Bibwordprt.dot verwendet. Die aktuelle Version protokolliert alle Laufzeitfehler in der Datei Perm.pro (Protokolldatei auf jedem Arbeitsplatz), unterdrückt aber die Bildschirmmeldungen.
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In einer Terminal-Server-Umgebung findet Word manchmal die falsche Datei von Winoeb.ini. Um dieses Problem zu lösen, setzen Sie die Umgebungsvariable WINOEB auf den Pfad zu Ihrer lokalen Winoeb.ini, z. B.:
WINOEB=C:\Users\All Users\BOND\BIBLIOTHECA2000 bzw.
WINOEB=C:\ProgramData\BOND\BIBLIOTHECA2000 -
Die Fehlermeldungen „Soll die Datei BibWordPrt.dot wiederhergestellt werden?“ und „Wollen Sie Word trotzdem beenden? „stammen aus einer speziellen BibWordPrt.dot-Version. Aktualisieren Sie diese Datei. Falls Sie keine neuere Datei vorliegen haben, wenden Sie sich an den OCLC-Support.
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Die Datei BibWordPrt.dot schreibt Fehlermeldungen in die Perm.pro, die mit Wordprint beginnen. Unmittelbar dahinter finden Sie in Klammern die Angabe der Zeilennummer im Makro, an der ein Fehler aufgetreten ist. Steht dort eine 9, entspricht dies dem ersten hier beschriebenen Fehler. Ist die Zahl eine 11, konnte die Datei steuer0.txt (oder folgende) nicht gefunden werden. Dies kann folgende Fehlerursachen haben:
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Das Programm hat nicht die Berechtigung hat, in das in der Datei Winoeb.ini unter Protpfad angegebene Verzeichnis zu schreiben.
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Das Programm schreibt seine Eintragungen in eine andere Datei Winoeb.ini schreibt, als das Makro ausliest.
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Dem Fehler in Zeile 11 folgt möglicherweise ein Fehler in Zeile 14. Dieser bereinigt sich mit der Beseitigung des Fehlers in Zeile 11. Denn das Programm geht folgendermaßen vor: Es liest den Parameter Dotpfad aus der Datei winoebp.ini (Windows-Verzeichnis) aus. Ist dort kein spezieller Dokumentpfad definiert (Standard), nimmt BIBLIOTHECAnext den Programmpfad aus der Datei Winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden. In dem ermittelten Pfad sucht das System die Dokumentvorlage (z. B. V_Mahn1.dot oder V_Best.dot). Findet das Programm diese Vorlage, trägt es den Dateinamen unter Angabe des vollständigen Pfades in der Winoeb.ini unter der Sektion Temp mit dem Eintrag Wordfile ein. Dann liest das Programm den Wert des Parameters Protpfad aus der Winoeb.ini aus. In dem dort angegebenen Verzeichnis sucht das Programm nach einer Datei namens Steuer0.txt. Existiert diese Datei bereits, wird der Zähler immer um eins erhöht (steuer1.txt), bis ein freier Dateiname gefunden wurde. Der sich daraus ergebende Dateiname wird wiederum unter Angabe des kompletten Pfades in der Datei Winoeb.ini eingetragen. Unter der Sektion Temp befindet sich dann der Eintrag WordSteuer mit dem gefundenen Dateinamen. Das Programm erzeugt somit die Steuer-Datei und füllt Sie mit den entsprechenden Daten aus der Datenbank. Anschließend wird das Wordmakro BibWordPrt.dot gestartet. Dieses liest die Eintragungen in der Winoeb.ini unter der Sektion Temp aus und verknüpft die Seriendruckvorlage (z. B. V_Mahn1.dot, V_Best.dot), die eigentlich mit der Datei SteuerVmahn.txt oder steuerBest.txt verknüpft ist, vorübergehend neu mit der erzeugten Steuer0.txt. Der Serienbrief wird mit den Daten gefüllt und das Ergebnis daraus wird ausgedruckt. Dementsprechend ergeben sich folgende mögliche Szenarien:
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Das Programm schreibt in eine andere Winoeb.ini (z. B. die vom Server anstatt lokal oder andersherum), als das Makro ausliest.
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Beim Öffnen der Dokumentvorlage (z. B. V_Mahn1.dot) findet Word die standardmäßig verknüpfte Datenquelle (z. B. steuerVmahn.txt) nicht.
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Word findet die eigentliche Datenquelle (z. B. steuer0.txt, weil BIBLIOTHECAnext die Datei nicht anlegen konnte wegen mangelnder Schreibrechte) nicht.
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Ein Druckername, der aus mehr als fünf Zeichen besteht, kann den HED-Druck verhindern.
Tipp: Kontrollieren Sie immer das letzte Änderungsdatum der Datei Winoeb.ini, um festzustellen, ob das Programm die richtige Datei Winoeb.ini verändert. Es sollte die lokale Version sein, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden.