Ausleihe - Zweigstellentransport

Einstellungen zum Zweigstellentransport

Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten im Einstellungsmodul:

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ZSVorbestellungTransport:

• Zweigstellentransport wird grundsätzlich aktiviert. Sobald der Parameter auf J (für Ja) gestellt wurde, gelten die Funktionalitäten des Transportwesens. In der Verbuchung erscheinen damit im Menü die Punkte Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang und Recherche > Zweigstellentransport > Eingang.

• Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen:

• Zweigstelle, in der sich dieser Arbeitsplatz befindet: Diese Einstellung muss an jedem Arbeitsplatz vorgenommen werden, damit das System erkennt, wo sich der PC befindet. Es wird das Kürzel der entsprechenden Zweigstelle eingetragen. Das Kürzel finden Sie in den Einstellungen unter Registerpflege > Werte > Tabelle Zweigstelle, z. B. HST.

• Zweigstellen, aus denen in dieser Zweigstelle Rückgaben akzeptiert werden: Wenn Sie die Funktion des Rücktransports nutzen möchten, dürfen Sie nur Ihre eigene Zweigstelle eintragen, z. B. *HST*.

• Zweigstellen, aus denen vorbestellt werden darf: Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, dass aus anderen Zweigstellen vorbestellt werden darf, tragen Sie alle Zweigstellenkürzel ein, z. B. *HST*ZW1*ZW2*.

• Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: VorbestExStatus:

• Einstellung, welche Exemplarstatus vorbestellt werden dürfen. Standardmäßig sind das nur die entliehenen Exemplare. Wenn auch verfügbare Exemplare aus der Zweigstelle vorbestellt werden sollen, können Sie im Feld Wert z. B. E,V eintragen. Die Kürzel der Exemplarstatus finden Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Exemplarstatus.

• Hinweis: Wenn Sie die Exemplarstatus im Parameter VorbestExStatus definieren, haben die Parameter ExStatusVorbestGesperrt und Parameter ExStatusZweigVorbestGesperrt keine Auswirkung mehr. Der Eintrag beim Parameter VorbestExStatus hat somit Priorität.

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ExStatusVorbestGesperrt: Exemplarstatus, die nicht vorbestellt werden dürfen.

• Hinweis: Haben Sie den Parameter VorbestExStatus eingestellt, hat diese Einstellung Vorrang.

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ExStatusZweigVorbestGesperrt: Sie können nicht V für Verfügbar einstellen. Verfügbare Medien sind bei aktiviertem Zweigstellentransport automatisch in der eigenen Zweigstelle nicht vorbestellbar. Diese Einstellung betrifft nur Sonderfälle, in denen andere Statusangaben gesondert behandelt werden sollen.

• Hinweis: Haben Sie den Parameter VorbestExStatus eingestellt, hat diese Einstellung Vorrang.

• Konfiguration (Sys) -> Direkteinstellung -> Abschnitt: Ausleihe -> Parameter: BuchSichZSAus: Bei Arbeitsplätzen, die sich in diesen Zweigstellen befinden, wird beim Ausbuchen die Buchsicherung des Exemplars deaktiviert z.B. HST,ZS1,ZS2.

• Konfiguration (Sys) -> Direkteinstellung -> Abschnitt: Ausleihe -> Parameter: BuchSichZSEin: Bei Arbeitsplätzen, die sich in diesen Zweigstellen befinden, wird beim Einbuchen die Buchsicherung des Exemplars aktiviert z.B. HST,ZS1,ZS2.

• Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ZSBestellungZSMAIL: E-Mail-Benachrichtigung einschalten. D. h., sobald eine Zweigstelle ein verfügbares Medium in einer anderen Zweigstelle bestellt, erhält die Zweigstelle eine Mail mit dem Hinweis auf die Bestellung. Die entsprechenden Mitarbeiter können somit das bestellte Exemplar aus dem Regal holen und für den Transport zurücklegen.

Voraussetzung: Jede Zweigstelle benötigt eine eigene E-Mail-Adresse. Die E-Mail wird über ein MAPI-kompatibles Mailsystem versandt, z. B über Outlook.

Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, können Sie den Parameter ZSBestellungZSMail auf J stellen. Zusätzlich müssen für die Zweigstellen E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

• Registerpflege > Werte > Tabelle: ZSMail: Beim Kürzel wird das Kürzel der Zweigstelle eingetragen, recherchierbar in der Tabelle Zweigstelle. Bei Wert ist die E-Mail-Adresse einzutragen. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen.

Einstellungen zum Belegdruck beim Zweigstellentransport

Um den Zweigstellentransport zu aktivieren, sind folgende Einstellungen im Einstellungsmodul nötig:

Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Belegdruck:

• Wenn Sie die Option Beleg für Zweigstellentransport aktivieren, wird bei der Rückgabe eines Exemplars in der falschen Zweigstelle ein Transportbeleg gedruckt. Dies ist nur bei Einsatz eines Quittungsdruckers möglich. Außerdem wird bei Aktivierung dieses Belegdrucks sowohl bei der Ausgangsverbuchung und bei der Eingangsverbuchung ein Beleg gedruckt. Ist der Belegdruck nicht aktiviert, muss die Ausgangs- bzw. Eingangsbuchung jeweils mit OK bestätigt werden.

• Optionsfeld Zweigstellentransport:

• Rückgabe: Der Zweigstellentransportbeleg wird bei der Rückgabe eines Exemplars ausgedruckt. Dies betrifft den Rücktransport von Exemplaren, die in anderen Zweigstellen entliehen waren und nun wieder in ihre Heimatzweigstellen transportiert werden sollen.

• Ausgang: Dies betrifft einen Belegdruck in der Verbuchung unter Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang. Hier kann bei Bedarf ein Ausgangsbeleg gedruckt werden, auf welchem die Ausgangszweigstelle ersichtlich ist.

• Vorbestellung eingetroffen: Dies bezieht sich auf die Exemplare, die aufgrund einer Vormerkung von A nach B transportiert werden. Da es sich bei den Optionen Vorbestellung eingetroffen und Beleg für Zweigstellentransport um zwei arbeitsplatzbezogene Einstellungen handelt, können Sie somit den Belegdruck sehr variabel einstellen.

Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter Transportprio:

Hinweis: Der Parameter Transportprio ist ohne Funktion. Beide Werte (J und N) haben die gleiche Auswirkung: es wird ein Transportbeleg gedruckt und zusätzlich ein Vorbestellbeleg, sofern eine Vorbestellung vorliegt.

Beispiele für Zweigstellentransporte

Vorbestellen eines Mediums, das in einer anderen Zweigstelle verfügbar ist

Die Vorbestellung erfolgt in der Hauptstelle auf ein Medium einer Zweigstelle. In der Hauptstelle wird im Ausleihmodul über die Funktion Vorbestellen ein Exemplar aus der Zweigstelle vorgemerkt. Damit dies möglich ist, muss bei der Vorbestellung die Option Alle Ex.-Stat. aktiviert sein. Ist das Exemplar verfügbar, erhält es den Status t (zum Transport).

Hinweis: Haben Sie im Parameter VorbestExStatus den Status V für Verfügbar angegeben, benötigen Sie die Option Alle Ex-Stati nicht. In dem Fall können aber auch verfügbare Medien der eigenen Zweigstelle vorbestellt werden. Erfolgt die Vorbestellung in der Hauptstelle auf ein verfügbares Exemplar der Hauptstelle, erhält dieses den Status Z (Zurückgelegt), da hierfür kein Zweigstellentransport erforderlich ist.

Wenn die Einstellung ZSBestellungZSMail aktiviert ist, wird beim Speichern der Bestellung eine E-Mail an die Zweigstelle geschickt. Die Zweigstelle muss daher regelmäßig E-Mails abrufen. Aufgrund der E-Mail, die in diesem Fall von der Hauptstelle abgesandt wird, kann ein Mitarbeiter der Zweigstelle das Medium aus dem Regal holen und für den Transport bereitstellen.

Falls die E-Mail-Variante nicht verwendet wird, können die Exemplare mit dem Status t (zum Transport) in der Zweigstelle über die Transportliste recherchiert werden. Das geschieht, indem im Ausleihmodul Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang aufgerufen wird. In der Registerkarte Transportliste werden alle vorbestellten Exemplare mit dem Exemplarstatus t (zum Transport) angezeigt. Über das Feld Zweigstelle ist die Anzeige auf die für den Arbeitsplatz eingetragene Zweigstelle voreingeschränkt.

Das Exemplar ist in der Transportliste sichtbar, weil es den Status t (zum Transport) hat. Diesen Status erhält es nur, wenn es auch physisch in der gebenden Zweigstelle vorhanden ist. Die Liste kann ausgedruckt und für die Auswahl aus dem Regal genutzt werden. Die Medien können aus dem Regal genommen und für den Transport vorbereitet werden.

Hinweis: Die Zeit, bis ein Exemplar aus dem Regal geholt wird, ist in diesem Fall meist länger als bei der E-Mail-Variante. Es besteht dadurch die Gefahr, dass ein anderer Benutzer genau dieses Exemplar ausleihen will. Bei der Ausleihe erscheint die Meldung, dass das Exemplar in den Transport geschickt werden muss. Der Benutzer an der Ausleihtheke kann das Buch nicht ausleihen.

Bevor das vorbestellte Zweigstellenexemplar in die Hauptstelle geschickt werden kann, muss es in der gebenden Zweigstelle als Ausgang verbucht werden. Das geschieht, indem über die Verbuchung Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang aufgerufen wird. In der Registerkarte Umbuchung werden über das Feld Buchungsnummer die Barcodes der zu transportierenden Exemplare eingescannt.

Ist an diesem Arbeitsplatz ein Belegdrucker angeschlossen, wird ein Vormerkbeleg mit Informationen zum Benutzer gedruckt. Dieser kann dem zu transportierenden Exemplar beigelegt werden. Ist kein Belegdrucker angeschlossen, erscheint ein Fenster, das mit OK bestätigt werden muss.

Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von t (zum Transport) in T (Transport). Das bedeutet, das Zweigstellenexemplar ist auf dem Weg in die Hauptstelle. Jetzt kann die gebende Zweigstelle die bestellten Exemplare auch physisch auf den Weg in die Hauptstelle schicken.

Sind die Exemplare der Zweigstelle in der Hauptstelle angekommen, müssen sie dort als Eingang verbucht werden. Das geschieht, indem über die Verbuchung der Punkt Recherche > Zweigstellentransport > Eingang aufgerufen wird. In der Registerkarte Umbuchung werden über das Feld Buchungsnummer die Barcodes der eingetroffenen Exemplare eingescannt.

Ist an diesem Arbeitsplatz ein Belegdrucker angeschlossen und der Belegdruck zum Zweigstellentransport aktiviert, wird erneut ein Vormerkbeleg mit Informationen zum Benutzer gedruckt. Ist kein Belegdrucker angeschlossen, erscheint ein Fenster, welches mit OK bestätigt werden muss.

Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von T (Transport) auf Z (Zurückgelegt). Jetzt, da das Medium in der richtigen Zweigstelle eingetroffen ist, kann der Vorbestell-Benachrichtigungsbrief an den Leser manuell oder automatisch gedruckt und anschließend verschickt werden. Der Brief erscheint in der Vorbestellliste im Ausleihmodul unter Recherche > Vorbestellungen unter der Auswahl zu benachrichtigen oder wird beim nächsten Tagesabschluss automatisch ausgegeben. Das Medium kann nun ins Vormerkregal und wird vom Entleiher entliehen.

Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in der Hauptstelle wieder zurückgegeben, in der es entliehen wurde. Das aus der Zweigstelle transportierte Medium wird vom Entleiher wieder in der Hauptstelle abgegeben. Bei der Rückgabe erscheint die Meldung: „Das Medium stammt aus Zweigstelle ABC“. Diese Meldung kann mit der Sperre Weiter > Ja bestätigt werden. Die Bestätigung mit Ja aktiviert den Zweigstellen-Rücktransport. Eine Bestätigung mit Nein bricht die Rückgabe ab. Das Exemplar kann nach der Bestätigung mit Ja an den für die Transportmedien vorgesehenen Platz zur Seite gelegt werden. Es erhält außerdem wieder den Status t (zum Transport). Die so beiseitegelegten Medien werden über Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang > Registerkarte: Umbuchen in das Feld Buchungsnummer eingescannt oder manuell eingegeben.

Durch das Umbuchen ändert sich der Exemplarstatus von t (zum Transport) in T (Transport). Das bedeutet, das Zweigstellen-Exemplar ist wieder auf dem Weg zurück in die Heimat-Zweigstelle. Es kann die Hauptstelle die bestellten Exemplare auch physisch auf den Weg in die Zweigstelle schicken.

Sind die Medien wieder in der Zweigstelle, wird der Eingang über Recherche > Zweigstellentransport > Eingang durch Einscannen des Barcodes oder manuelle Eingabe des Barcodes verbucht. Das Medium ist damit direkt wieder als verfügbar markiert und kann ins Regal zurückgestellt werden.

Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in einer dritten Zweigstelle zurückgegeben

Wird das Medium weder in der Hauptstelle, in der es bestellt und entliehen wurde, noch in der besitzenden Zweigstelle, sondern in einer dritten Zweigstelle abgegeben, erfolgt bei der Rückgabe die Meldung: „Das Medium stammt aus Zweigstelle ABC“. Nach der Bestätigung mit Ja wird das Medium für den Transport beiseitegelegt. Das Medium wird in der dritten Zweigstelle über den Menüpunkt Zweigstellentransport > Ausgang umgebucht und physisch in den Transport gegeben. Der Rücktransport erfolgt exakt wie im ersten Beispiel beschrieben.

Für den Zweigstellentransport ist bei der Rückgabe wichtig, dass das Medium aus einer anderen Zweigstelle stammt, es wird automatisch in den Rücktransport zu der besitzenden Zweigstelle gegeben.

Ein mit dem Zweigstellentransport bereitgestelltes Medium wird in der besitzenden Zweigstelle zurückgegeben

Wird das Medium zwar zur Abholung in der Hauptstelle bestellt und aus der besitzenden Zweigstelle dorthin transportiert und entliehen, der Benutzer gibt es aber dennoch in der Zweigstelle zurück, aus der es ursprünglich stammt. Es wird als normale Rückgabe akzeptiert, der Zweigstellentransport spielt keine Rolle. Das Medium wird bei der Rückgabe direkt auf verfügbar oder heute zurück / im Bücherwagen umgesetzt und kann ins Regal zurückgestellt werden.

Ein entliehenes Medium aus einer anderen Zweigstelle vormerken und über den Zweigstellentransport weitergeben

Der Ablauf unterscheidet sich vom Standardablauf nur darin, dass das Medium bei der Vorbestellung nicht direkt den Status t (zum Transport) erhält und in der Transportliste erscheint, da es noch entliehen ist und deshalb nicht aus dem Regal geholt und in den Transport gegeben werden kann.

Bei der Rückgabe des Mediums erscheint die Meldung „Vorbestellung für Zweigstelle“ und das entsprechende Zweigstellenkürzel. Ist ein Belegdrucker angeschlossen und der Belegdruck für den Zweigstellentransport aktiviert, wird ein Beleg für die Vorbestellung ausgegeben.

Die Zielzweigstelle ist auch auf dem ggf. ausgedruckten Beleg ersichtlich. Das Medium kann entsprechend beiseitegelegt werden. Es erhält bei der Rückgabe automatisch den Status t (zum Transport). Im weiteren Ablauf wird das Medium über den Menüpunkt Recherche > Zweigstellentransport > Ausgang auf Transport gesetzt und zum Transport gegeben.

Beispiele für den Belegdruck

Im Folgenden erhalten Sie einige Beispiele, die Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten zum Belegdruck im Zusammenhang mit dem Zweigstellentransport verdeutlichen.

Transport korrigieren

Ein Medium kann immer nur entsprechend seiner aktuellen Position im Ablauf umgebucht werden. Im Standardablauf kann zunächst nur die Zweigstelle den Ausgang, dann nur die Hauptstelle den Eingang und schließlich nur die Zweigstelle, in der das Medium abgegeben wurde, den Ausgang verbuchen.

Versucht eine andere Zweigstelle die Umbuchung vorzunehmen, z. B. weil ein Medium versehentlich in der falschen Transportliste gelandet ist, erscheint die Meldung: „Die Zielzweigstelle des Exemplars ist: ABC. Soll trotzdem eingebucht werden?“.

Sie können den Vorgang abbrechen und zunächst die Transportliste prüfen. Hier ist genau vermerkt, was die Ausgangs- und die Zielzweigstelle ist. Falls das Medium falsch transportiert wurde, können Sie den Transport anschließend korrigieren und das Medium an die richtige Zielzweigstelle senden.

Flexible Bestimmung des Abholorts

Bei der Vorbestellung über den Web-OPAC erscheint automatisch die Zweigstellenauswahl. Der Nutzer bestimmt die von ihm gewünschte Zweigstelle, und entsprechend verläuft der Zweigstellentransport.

Bei einer Vorbestellung über das Ausleihmodul wird als Standard die für den Arbeitsplatz die aktuelle Zweigstelle als Abholort eingetragen. Diese Einstellung nehmen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen vor. Soll ein anderer Abholort bestimmt werden, erfolgt dies bei der Vorbestellung. Zunächst wird das Konto des Lesers aufgerufen, dann das Medium ausgewählt. Das gewählte Medium erscheint im Leserkonto, und unter dem Menüpunkt Verbuchung im Menü erscheint mit der Option Abholort die Auswahlliste der Zweigstellen. Die hier ausgewählte Zweigstelle erscheint als Zielzweigstelle in der Transportliste und ist die für den Transport berücksichtigte Zweigstelle. Die Zweigstelle, in der die Vormerkung erfolgte, spielt im weiteren Ablauf des Transports keine Rolle.

Leerrückgabe und Exemplarstatus H

Medien, die vom Zweigstellentransport zurückkommen, erhalten beim Buchen des Eingangs den Status V und erscheinen damit im Katalog als verfügbar. Soll wie bei einer Rückgabe aber zunächst für einen definierten Zeitraum ein Karenzstatus wie H (Heute zurück / Auf dem Bücherwagen) erscheinen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Leerrückgabe muss im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: LeerRückgabe an den entsprechenden Arbeitsplätzen aktiviert sein.

2. Der Karenzstatus H unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen muss definiert werden.

3. Das als Eingang gebuchte Medium muss über eine Leerrückgabe (Rückgabe eines nicht entliehenen Mediums) zurückgenommen werden. Die Leerrückgabe setzt den Status von V (verfügbar) auf H (heute zurück).

Hinweis: Eine Eingangsbuchung kann auch erfolgen, wenn in der Versandstelle keine Ausgangsbuchung getätigt wurde. Die Ausgangsbuchung sollte jedoch aufgrund der besseren Übersicht erfolgen, damit jederzeit nachverfolgt werden kann, was bereits im Transport liegt und was noch ausgangsverbucht werden muss.