Beheer van MARC 21 als uitwisselingsformaat in Nederland

Besluiten Stuurgroep GII over MARC 21 als uitwisselingsformaat

Op basis van de Eindrapportage Project SLIM 3.0 heeft de Stuurgroep GII ten aanzien van de MARC 21-uitwisselingstabel het volgende besloten:

1. De Stuurgroep steunt het voorstel om binnen de Nederlandse catalogiseerpraktijk afspraken te maken over gestandaardiseerde invulling van velden daar waar het formaat keuzes laat, waarbij aangesloten wordt bij de internationale praktijk. De Stuurgroep vraagt de projectleider de voorgestelde MARC 21 uitwisselingstabel te bespreken in de GII Advieswerkgroep en OHB alvorens de tabel vast te stellen.
2. De Stuurgroep vraagt de projectleider het voorgestelde implementatieplan voor MARC 21 als uitwisselingsformaat, te bespreken in de gremia GII Advieswerkgroep en OHB.
3. De Stuurgroep stemt in met het voorstel de tabel te laten beheren door OCLC en vraagt OCLC het benodigde initiatief te nemen.

Implementatieplan

Het implementatieplan voor MARC 21 als uitwisselingsformaat, zoals geformuleerd in de Eindrapportage Project SLIM 3.0, par. 3.1, voorziet in de volgende stappen:

1. Beschikbaarstelling van de tabellen aan betrokken partijen. Daarbij ook wijzen op de regels die gelden voor de invulling van velden zoals die te vinden zijn op de websites van LC en OCLC, en op de afspraken die in het kader van SLIM 3.0 gemaakt zijn.
2. Communicatie met de in de Nederlandse situatie belangijkste metadata leveranciers, zoals OCLC en NBD Biblion.
3. Afmaken van hetgeen nog niet gedaan is. Dit betreft de volgende twee onderwerpen:
   1. standaardiseren lokale velden en MARC 21 voor bijzondere collecties.
   2. notitie opstellen over "record linking".
   
   Voorgesteld wordt beide activiteiten uit te voeren in het kader van het GII Consortium Werkplan. Het standaardiseren van de lokale velden en MARC 21 voor Bijzondere Collecties heeft daarin al een plaats en daaraan wordt door de UB Leiden met OCLC gewerkt. De notitie "record linking" kan meegenomen worden in de beschrijving van de migratiescenario's.
4. Communicatie over het gebruik van de tabel voor holdinggegevens De verwachting is dat niet alle bibliotheeksystemen het MARC 21 holdingsformaat ondersteunen. Met betrokken bibliotheken zal dit moeten worden onderzocht en eventuele alternatieven worden opgesteld.

1. Realisatie van het implementatieplan

1. Het beschikbaar stellen van de MARC 21-tabellen met de bijbehorende notities via de website van OCLC aan alle betrokken partijen, onder verwijzing naar de LC- en OCLC-MARC 21-websites voor de verdere regelgeving voor het gebruik en de gemaakte en nog te maken afspraken. Hierbij behoort ook overleg met leveranciers en gremia van gebruikers.
2. Het standaardiseren van lokale velden en van de toepassing van MARC 21-tags voor bijzondere collecties in overleg met betrokken instellingen (UB Leiden, UB Utrecht, etc.).
3. Het opstellen van een notitie over recordlinking.
4. Communicatie over het gebruik van de tabel voor holdinggegevens .

2. Permanente beheerstaken

1. Verdere verbetering en onderhoud van de tabellen.
2. Aanpassing van de tabellen n.a.v. updates van de LC-MARC 21-tabellen en de OCLC-MARC 21-tabellen. Communicatie hiervan aan gebruikersgremia en leveranciers.
3. Vraagbaakfunctie t.a.v. de interpretatie en de toepassing van MARC 21. Zo nodig een FAQ-lijst creëren. Ook in ontvangst nemen van suggesties en verbetervoorstellen.
4. Organisatie van overleg over nadere afspraken t.a.v. het gebruik van MARC 21 als uitwisselingsformaat. De codificatie en publicatie van deze afspraken.
5. Deelnemen aan de verdere ontwikkeling van het MARC 21-formaat door bestudering en bespreking van wijzigingsvoorstellen in MARBI-verband, zo nodig en mogelijk in samenwerking met andere Europese instellingen en verbanden. Ook zelf voorstellen indienen voor gewenste aanpassingen en verbeteringen van het MARC 21-formaat.
6. Toezien op de afstemming van de catalogiseerregels en de catalogiseerpraktijk op de vereisten van MARC 21 als uitwisselingsformaat. Voeling houden met de implementatie van RDA in Nederland.
7. Betrokken zijn bij de aanpassing van de wederzijdse mapping van Pica+ en MARC 21 aan de MARC 21-uitwisselingstabel.
8. Afstemming met en ondersteuning van projecten om MARC 21 als catalogiseerformaat te implementeren.

Enkele praktische aspecten

1. Het beheer van MARC 21 als uitwisselingsformaat berust bij de afdeling Metadatamanagement van OCLC Leiden. Voorlopig is Ben Landsbergen ermee belast.
2. Vragen en opmerkingen kunnen worden ingediend via de Helpdesk van OCLC Leiden.
3. Na verwerking van updates in de MARC 21-tabellen wordt een bericht daarover verzonden via de GGC-Listserver.