Volgorde subvelden

Problematiek

Subvelden worden gebruikt voor het onderscheiden van de gegevens in een veld, niet voor de sortering. De volgorde van de subvelden hoeft dan ook niet alfabetisch te zijn. De sortering wordt bepaald door de standaarden die gelden voor de inhoud van de gegevens zoals catalogiseerregels, classificatieschema’s en onderwerpssystemen. De MARC 21-tabel geeft voorbeelden van een bepaalde volgorde van de subvelden. Deze volgorde wordt echter niet exact voorgeschreven.

De volgorde waarin de subvelden in een veld worden ingevuld is vooral van belang voor de wijze waarop de informatie wordt getoond. Er bestaat een directe samenhang met de bibliografische interpunctie die wordt gebruikt bij het tonen van een record.

Bibliotheeksystemen kunnen de subvelden tonen in de volgorde waarin deze bij het catalogiseren in het record zijn ingevoerd, of automatisch sorteren volgens vooraf bepaalde instellingen.
Automatische sortering van de subvelden is vaak niet mogelijk, omdat dit afhankelijk kan zijn van de inhoud en de aanwezigheid van de verschillende subvelden in een veld. Als automatische sortering niet mogelijk is zullen de subvelden in de catalogus worden getoond in de volgorde waarin ze zijn ingevoerd.
Omdat de sorteerregels per veld en type data verschillen gelden er in het MARC 21- formaat geen algemene regels voor de sortering van de subvelden.
De volgorde van de subvelden wordt vooral bepaald door de gebruikte beschrijvingsregels, b.v. ISBD en AACR2, en niet door het MARC formaat.

De interpunctie die volgens de MARC 21 regels aan het eind van subvelden moet worden opgenomen wordt over het algemeen bepaald door het (sub)veld dat hierop volgt.
(Zie ook notitie 1: MARC 21-formaat en bibliografische interpunctie)
Wanneer de interpunctie niet in de subvelden wordt opgenomen dan wordt deze toegevoegd bij het tonen van een record in de catalogus. In dat geval moet in het systeem dat de records toont worden bepaald welke interpunctie wordt gebruikt. Omdat de volgorde van de subvelden variabel kan zijn is het niet mogelijk om altijd automatisch de juiste interpunctie te tonen.

Overwegingen op basis van de boven weergegeven stand van zaken

Instellingen bepalen op basis van richtlijnen in de door hen gevolgde regels wat de volgorde van de subvelden moet zijn. Deze volgorde is niet gedefinieerd in MARC 21. Het is niet nodig om de volgorde van de subvelden die in de velden voorkomen vast te leggen voor een uitwisselingsformaat.

De systemen waarin de gegevens worden geïmporteerd zullen de subvelden tonen in de volgorde die voor dat systeem is bepaald.