Exemplaren aan titels toevoegen

Inleiding

Als u de benodigde titelbeschrijving in het WebGGC hebt gevonden, kunt u deze overnemen (‘ontlenen’). U hoeft dan alleen op het tabblad Exemplaren een of meerdere exemplaarblokken toe te voegen en desgewenst op het tabblad Onderwerp een of meerdere trefwoorden of codes in te vullen. Er kunnen maximaal 999 exemplaren aan een titelbeschrijving worden toegevoegd.

Voor elk toegevoegd exemplaar wordt door het systeem automatisch een uniek nummer, het zogeheten Exemplaar Productienummer (EPN) gegenereerd. Het EPN bestaat uit 9 posities; positie 1-8 is numeriek, positie 9 is alfanumeriek.

Zie Hoofdstuk 13 over het tabblad Onderwerp.

Omschrijving van de velden

Voor het toevoegen van exemplaren aan titels is het WebCat formulier NBC <materiaalsoort>: bewerken beschikbaar (Afb. 12). Dit formulier kan worden gebruikt voor de volgende materiaalsoorten:

• gedrukte boeken
• geluidsdragers
• audiovisuele media
• bladmuziek
• software

Voor het toevoegen van holdings aan tijdschrifttitels is een ander formulier beschikbaar. Zie Hoofdstuk 5 voor meer informatie hierover.

_{Afb. 12}

Bovenaan op het scherm staan de beknopte titelgegevens van het boek/item; deze kunnen niet worden gewijzigd.

In het onderstaande schema wordt uitgelegd hoe u de betreffende velden kunt invullen.

Gedrukte boeken etc., Tabblad exemplaren

Veldnaam	Omschrijving	PICA3 kmc	Tag	PICA+ subveld
DATUM EN SELECTIESLEUTEL De codes, die voor de selectiesleutel worden gebruikt, worden door de bibliotheek in overleg met OCLC vastgesteld. De selectiesleutel kan o.a. worden gebruikt voor het selecteren van records voor online uitvoer of (in combinatie met IBL-tabellen) aangeven of records in aanmerking komen voor IBL.
Selectiedatum	Dit veld is standaard gevuld met de huidige datum. Desgewenst kunt u de datum wijzigen.	70XX	209A	$a
Selectiesleutel*	Verplicht veld. De selectiesleutel is een in overleg met OCLC gekozen sleutel van minimaal één en maximaal acht tekens. Het veld is standaard gevuld met de gebruikelijke selectiesleutel voor de NBC. Desgewenst kunt u deze wijzigen. Voor acquisitie-exemplaren dient de selectiesleutel te beginnen met ‘a’ of ‘A’; de barcode hoeft dan niet te worden ingevuld.	70XX	209G	$b
SIGNATUUR Onderstaande velden alleen invullen als uw bibliotheek als verstrekker meedoet aan het Interbibliothecair Leenverkeer (IBL).
Instituut Signatuur	NIET INVULLEN Verplicht veld, behalve als de signatuur nog niet bekend is (acquisitie-exemplaren).	7100	209A	$j
		7100	209A	#a
Uitleencode	Als het item uitleenbaar is, kiest u de NCC/IBL- standaardwaarde [u] normaal uitleenbaar. Voor niet of beperkt uitleenbare titels kunt u kiezen uit de volgende codes: [a]      titel in bestelling (acquisitie-exemplaar) [b]     beperkt uitleenbaar [c]      IBL (niet balie) [d]      balie (niet IBL) [e]      elektronisch beschikbaar [f]       fotokopie (niet uitleenbaar) [g]       geblokkeerd [i]       ter inzage (niet uitleenbaar, geen fotokopie) [o]       onbekend [s]      speciale toestemming [u]     normaal uitleenbaar [z]      boek zoek (vermist)	7100	209A	$d
Barcode	Barcode van het item. Verplicht veld, behalve als de barcode nog niet bekend is (acquisitie-exemplaren). U kunt de barcode scannen of typen.	8200	209G	$a
EXEMPLAARGEBONDEN EDITIEVELD (VERVANGEND) LET OP: onderstaande velden alleen invullen als uw bibliotheek een herdruk in bezit heeft die afwijkt van de editie die op het tabblad Basisgegevens in het veld Editie (kmc 4020) is ingevuld! Door deze werkwijze wordt voorkomen dat u bij elke herdruk een compleet nieuwe titelbeschrijving (nieuw PPN) moet invoeren.
Editie	Bijvoorbeeld 16e dr	4821	232A	$a
Auteursvermelding	Auteur, specifiek voor de editie	4821	232A	$c
EXEMPLAARGEBONDEN JAARVERMELDING LET OP: alleen invullen als sprake is van een herdruk! In onderstaande velden worden jaartalgegevens opgenomen die behoren bij een bepaald exemplaar van de publicatie.
Jaar	Bij herdrukken vult u in dit veld het herdrukjaar in en niet het jaar van de eerste uitgave!	4850	211@	$a
Jaaromschrijving	Te gebruiken als er een toevoeging bij het jaartal nodig is.	4850	211@	$n
Exemplaargebonden annotatie	Voor opmerkingen m.b.t. het exemplaar. Bijvoorbeeld: Titelblad beschadigd Pagina’s ... ontbreken	4801	237A	$a
Bestel- en verwerkingsgegevens	De volgende bestel- en verwerkingsgegevens dienen in een apart veld te worden ingevuld; u kunt velden toevoegen door op  te klikken.	80XX	209B/XX	$a
Journaalnummer	Dit veld is bedoeld voor journaalnummers. Het is belangrijk om journaalnummers en signaturen van elkaar te onderscheiden. Een journaalnummer hoeft op zich niets te zeggen over de 'plaatsing' van een object. Het begrip 'signatuur' is gekoppeld aan de 'plaatsing' van een object.	8100	209C	$a

Eerste exemplaar toevoegen

Volgende exemplaren toevoegen

_{Afb. 20}

Een volgend exemplaar toevoegen kan op de volgende manier:

1. Op het WebCat formulier NBC <materiaalsoort>: bewerken (Afb. 20) kunt u een tweede of volgend exemplaar toevoegen. U kunt dit formulier op twee manieren openen:
   • door de juiste titel te zoeken en deze in de lange presentatie te openen (tabblad titelgegevens). Klik in het linkermenu op bewerken.
     
     Het scherm Overzicht van WebCat formulieren (Afb. 14) wordt geopend. Op dit scherm staat een lijst van WebCat formulieren die u mag gebruiken. Klik op NBC Exemplaren als u een exemplaar wilt toevoegen.
   • door op het WebCat scherm NBC <materiaalsoort>: bewerken op de knop Opslaan en doorgaan te klikken. Het formulier wordt ververst en u kunt een volgend exemplaar toevoegen.
2. Toevoegen van een tweede of volgend exemplaar kan op de volgende manier:
   
   Scroll naar het kopje Ex. (nieuw) op het onderste gedeelte van het scherm. Bovenaan op het scherm staan de beknopte titelgegevens (niet muteerbaar), onder het kopje Ex. 1 staan het EPN en andere gegevens van het eerste exemplaar. Als u meerdere exemplaren hebt toegevoegd is ook Ex. 2 etc. aanwezig. Vul de velden onder Ex. (nieuw) zo volledig mogelijk in. Voor een toelichting, zie paragraaf 4.1.
   
   De volegende zijn verplicht:
   • Selectiesleutel*
   • Signatuur en Barcode (behalve als het een acquisitie-exemplaar betreft)
   • Uitleencode (standaard normaal uitleenbaar; als het een acquisitie-exemplaar betreft kiest u titel in bestelling)
3. Als u de gegevens wilt opslaan, klikt u bovenaan of onderaan op het scherm op de knop Wijzigingen opslaan . U keert terug naar het tabblad titelgegevens (Afb. 21).
   
   Als u de gegevens van het nieuwe exemplaar wilt opslaan en een volgend exemplaar wilt toevoegen, klikt u op de knop Opslaan en doorgaan.
   
   Als u het scherm wilt sluiten zonder de wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop Annuleren.
4. Als u op Wijzigingen opslaan hebt geklikt wordt het record in de lange presentatie geopend op het tabblad titelgegevens (Afb. 21; vergelijk Afb. 15).
   
   _{Afb. 21}
   • Onder de grijze balk met de tekst resultaten wordt de volgende melding weergegeven:  OK.
   • Onder het eerste exemplaar wordt het tweede exemplaar gepresenteerd. In elk geval wordt het veld Signatuur weergegeven.

Exemplaargegevens bewerken

Let Op:
U kunt alleen exemplaargegevens bewerken, die door uw eigen (basis)bibliotheek zijn ingevoerd.

Exemplaargegevens bewerken kan eveneens op het WebCat formulier NBC <materiaalsoort>: bewerken. Zie de bovenstaande paragraaf 4.4 voor meer informatie.

1. U kunt Bestel- en verwerkingsgegevens verwijderen door op de knop  vóór het betreffende veld te klikken. U kunt een nieuw veld Bestel- en verwerkingsgegevens toevoegen door op de knop  te klikken.
2. Klik op de knop Wijzigingen opslaan of op Opslaan en doorgaan.
3. Als u op Wijzigingen opslaan hebt geklikt wordt op het tabblad titelgegevens onder de grijze balk de volgende melding weergegeven:  OK.

Exemplaargegevens verwijderen

Let Op:
U kunt alleen exemplaargegevens verwijderen, die door uw eigen (basis)bibliotheek zijn ingevoerd.

Een blok exemplaargegevens verwijderen kan eveneens op het WebCat formulier NBC <materiaalsoort>: bewerken. Zie de bovenstaande paragraaf 4.4 voor meer informatie.

1. Scroll naar het exemplaar dat u wilt verwijderen (Ex. 1, Ex. 2, etc.) en klik op de knop  vóór het betreffende exemplaar. Het exemplaar wordt uit het formulier verwijderd en het formulier wordt ververst zodat u desgewenst een nieuw exemplaar kunt toevoegen.
2. Klik op de knop Wijzigingen opslaan of op Opslaan en doorgaan.
3. Als u op Wijzigingen opslaan hebt geklikt wordt op het tabblad titelgegevens onder de grijze balk de volgende melding weergegeven:  OK.