Wieso befinden sich nicht alle säumigen Medien auf der Mahnung?

Problembeschreibung

• Wir verschicken Mahnungen an Nutzer:innen, aber manchmal befinden sich nicht alle säumigen Exemplare auf der Mahnung. Woran kann das liegen?

Gilt für

• BIBLIOTHECAnext Version 11 und ältere

Lösung

Meistens handelt es sich bei solchen Fällen um Medien die an unterschiedlichen Tagen entliehen wurden, oder wenn Medien verschiedener Mediengruppen (mit unterschiedlicher Leihdauer) entliehen wurden. Außerdem spielt dabei die Mahnfrist eine Rolle, welche ebenfalls je nach Einstellung für bestimmte Mediengruppen kürzer/länger sein kann als für andere Mediengruppen. Die Mahnfrist startet immer erst dann, wenn die Leihfrist verstrichen ist. Mahnungen werden erst X Tage nach Leihfristende erzeugt, Säumnisgebühren können aber schon vorher entstehen.

In jedem Fall wird bei einem Ausleihvorgang (Erstausleihe oder Verlängerung) bereits das Datum für die (nächste) Mahnung in der Exemplarinfo eingetragen. Hat man viele Medien auf einem Nutzerkonto, kann aus oben genannten Gründen das Mahndatum unterschiedlich sein - man kann aber für jedes Exemplar das Mahndatum nachschauen, so lange das Medium noch entliehen ist (nicht mehr nach Rückgabe!).

Für Unmut bei der Leserschaft sorgt dieser Umstand meistens nur dann, wenn Säumnisgebühren (evtl. zusätzlich zu Mahngebühren) erhoben werden. Diese starten in der Regel sofort nach Leihfristende (manchmal gibt es noch einige Kulanztage). Die Säumnisgebühren können also durchaus anfallen, bevor eine Mahnung entstanden ist. Wird nun ein Medium auf dem Konto angemahnt, einige weitere Medien aber noch nicht (weil die Mahnfrist für diese Medien noch nicht erreicht wurde), steht auf der Mahnung ein fälliger Gebührenbetrag X, der aber beim Zurückgeben der Medien deutlich höher sein kann, weil ja auch die anderen Medien schon überfällig sind und bereits Säumnisgebühren angefallen sind, bevor für diese Medien eine Mahnung erschienen ist. Auf der Mahnung erscheinen immer nur die Säumnisgebühren für die in dieser Mahnung genannten Medien und nicht jene für alle Medien auf dem Nutzerkonto.

Sollte dies für Diskussionen mit den Nutzer:innen sorgen, kann im Text der Mahnung bereits auf mögliche weitere Gebühren hingewiesen werden und/oder im Einzelfall gezeigt werden wann für die nicht auf der Mahnung befindlichen Medien (die auch schon überfällig sind) eine Mahnung entstehen würde. Für die meisten Nutzer:innen ist der Fall dann klar.

Außerdem empfiehlt es sich natürlich auch von der Erinnerungsfunktion VOR Ablaufen der Leihfrist gebrauch zu machen. Es ist immer besser die Medien rechtzeitig zurückzugeben, sodass es nicht zu Gebührenforderungen kommt.

Weitere Informationen

Nähere Informationen zu Erinnerungen vor Ablaufen der Leihfrist: Funktionsweise MFME / Berechnung der Erinnerungsfrist ab Version 10.1

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