SEPA Lastschriftverfahren (Lastschriftmodul)

Voraussetzungen für das SEPA-Lastschriftverfahren

Das Modul SEPA-Lastschriftverfahren ist in der Standardinstallation von BIBLIOTHECAnext enthalten. Für die Nutzung benötigen Sie jedoch eine neue Lizenznummer, die Sie kostenlos bei OCLC beziehen können.

Für das Erstellen von SEPA-Läufen benötigen Sie zudem:

• Bankkonto Ihrer Bibliothek oder Ihrer Verwaltung. Auf dieses wird die Zahlung des Bibliotheksbenutzers überwiesen.
• GläubigerID : Diese kann bei der Bundesbank beantragt werden. Allenfalls können Sie die GläubigerID Ihrer Verwaltung mit nutzen, falls bereits eine vorhanden ist.
• eine sichere Verbindung bzw. eine Möglichkeit, um die von BIBLIOTHECAnext erstellten SEPA-Dateien an die Bank oder die Verwaltung zu übergeben. Das Programm erstellt zwei SEPA-Dateien im Format .xml (eine für die erstmaligen (FRST) und eine Datei für die Folgelastschriften (RCUR)), sowie ein Datenbegleitschreiben im Format .html.

Bitte beachten Sie, dass für die Bearbeitung von Lastschriftverfahren die rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden müssen. Informieren Sie sich daher vor der Nutzung des SEPA-Lastschriftenmoduls in BIBLIOTHECAnext über den allgemeinen Ablauf einer SEPA-Lastschrift und die rechtlichen Bestimmungen dazu. Fragen Sie allenfalls in Ihrer Verwaltung nach, oft gibt es hier Stellen, die sich bereits damit auskennen. Es gibt derzeit keine Schnittstelle zu anderen Finanzbuchhaltungsprogrammen.

Aktivieren des Lastschriftenmoduls

Zur Nutzung des Lastschriftenmoduls ist eine eigene Lizenznummer erforderlich. Diese kann ohne weitere Kosten bei OCLC (telefonisch +49 6324 - 91608-02 oder per E-Mail vertrieb@oclc.org) bezogen werden. Tragen Sie einmalig die neue Lizenznummer im Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext ein.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Systempflege /Lizenzieren.
3. Geben Sie Ihre Lizenznummer ein.
4. Klicken Sie auf OK.
5. Beenden Sie das Einstellungsmodul (z.B. über Datei /Beenden).

Einstellungen zum SEPA-Lastschriftverfahren

Um die Funktionalität zu nutzen, muss das SEPA-Lastschriftverfahren lizenziert sein.

Im Einstellungsmodul unter Kennungen / Kennungen verwalten muss für die Kennungen, welche Lastschriften bearbeiten sollen, die Berechtigung für das Lastschriftverfahren auf grün gesetzt werden. Nur für diese Kennungen wird die Funktion Lastschriftverfahren im Verbuchungsmodul eingeblendet.

Zusätzlich müssen im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe diese Parameter konfiguriert werden:

• LastschrBic: Geben Sie hier die BIC des Zielkontos (z.B.: Konto der Bibliothek) ein.
• LastschrGlaeubigerID: Geben Sie hier die Gläubiger ID Ihrer Bibliothek ein. Diese können Sie bei der Bundesbank beantragen. Fragen Sie allenfalls bei Ihrer Verwaltung nach, ob diese bereits eine Gläubiger ID besitzen, die Sie nutzen können. (Pflichtfeld)
• LastschrGrund: Geben Sie hier den Grund für die Abbuchung beim Leser ein. Zu diesem wird die Ausweisnummer automatisch hinzugefügt. Der Text darf maximal 120 Zeichen lang sein (z.B. Benutzungsgebühr).
• LastschrIban: Geben Sie hier die IBAN des Zielkontos (z.B.: Konto der Bibliothek oder der Stadtkasse) ohne Leerzeichen ein.
• LastschrInitiator: Geben Sie hier den Kontoinhaber des Zielkontos (z.B.: Konto der Bibliothek oder der Stadtkasse) ein.
• LastschrTageKulanz: Tragen Sie hier die Anzahl der Kulanztage ein für Neuanmeldungen mit Bezahlung per Lastschriftverfahren (Anzahl Tage, die ein Benutzerausweis gültig sein soll, bevor ein SEPA-Lauf durchgeführt wird, siehe auch Kapitel „Bankdaten hinterlegen“).
• LastschrTageVorFrist: Geben Sie hier die Anzahl der Kalendertage ein, die bei einem Lastschrift-Lauf berücksichtigt werden. Beim Erzeugen eines Lastschriftlaufes werden dabei alle Leser, deren Ausweis in den nächsten X Kalendertagen abläuft, in den neuen Lauf übernommen. Falls nicht anders vereinbart ist eine Ankündigung der Lastschrift mind. 14 Kalendertage vor dem Lastschrifteinzug notwendig. Wir empfehlen daher hier den Standard von mindestens 21 Tagen zu verwenden.
• LastschrVollIntervall: Dieser Parameter bestimmt den Verlängerungszeitraum bei der Verlängerung eines Benutzerausweises über einen SEPA-Lastschriftenlauf.
  • Setzen Sie den Wert J, wird der Leserausweis bei einer Verlängerung über einen Lastschriftenlauf genau um den in den Konditionen festgelegten Zeitraum verlängert. Bei Wert N wird der Ausweis um den definierten Zeitraum minus 1 Tag verlängert (wie bei der Verlängerung über das Benutzerkonto).
• LastschrZuruecksetzen: Geben Sie hier an ob bei der Stornierung lediglich die Zahlung (N) oder die Zahlung, die Gebühr und der Ausweis (J) zurückgesetzt werden soll.
• LastschrTextNormalisieren: Geben Sie hier an, ob bei der Generierung der SEPA-Datei Texte wie z. B. Namen durch den einfachen Schriftsatz ohne Sonderzeichen normalisiert werden sollen (Beispiel: aus é wird e).

Bankdaten hinterlegen

Wenn ein Benutzer am SEPA-Lastschriftverfahren zum automatischen Einzug der zeitbezogenen Benutzungsgebühren teilnehmen möchte, rufen Sie im Verbuchungsmodul unter F10 Benutzer die Benutzerdaten des entsprechenden Lesers auf. Hier finden Sie die Registerkarte Bankdaten.

Zwingend ausfüllen müssen Sie hier die Felder Kontoinhaber, IBAN und das Datum der Einverständniserklärung. Bei der IBAN-Nummer prüft das Programm die Nummer auf Ihre Richtigkeit.
Wenn es sich um ein ausländisches Konto haben, muss zusätzlich das Feld BIC ausgefüllt werden. Sowohl die IBAN als auch die BIC werden verschlüsselt gespeichert.

Über die Schaltfläche Einverständniserklärung drucken bietet BIBLIOTHECAnext die Möglichkeit, eine Einverständniserklärung auszudrucken. Für den Ausdruck werden die Daten aus den Kontodatenfeldern übernommen. Dieses Formular muss vom Leser ausgefüllt und unterschrieben werden und anschließend von der Bibliothek aus rechtlichen Gründen archiviert werden. Die Dokumente können nicht in BIBLIOTHECAnext gespeichert werden, sie lassen sich lediglich verknüpfen (siehe Kapitel "Benutzerdaten - Verknüpfungen").

Es ist nicht möglich, die Bankdaten für Unterausweise zu pflegen. Es wird lediglich ein Hinweis auf dem Reiter im Benutzerkonto angezeigt. Der Grund hierfür ist, dass Unterausweise mit den Hauptausweisen verknüpft sind und beim Verlängern des Hauptausweises der Unterausweis mit verlängert wird. Benutzer mit Unterausweisen kommen somit auch nicht in die SEPA-Läufe.

Widerruft ein Leser sein Einverständnis für das Lastschriftverfahren oder ändern sich seine Bankdaten, so muss das Häkchen für die Einverständniserklärung entfernt werden. Daraufhin erscheint ein Fenster mit der Frage, ob die Kontodaten ebenfalls gelöscht werden oder bestehen bleiben sollen. Beantworten Sie die Frage mit Ja oder Nein.

Für Neuanmeldungen verwenden Sie die Schaltfläche Benutzer temporär aktivieren. Diese wird erst aktiv, wenn die Lastschrift-Einverständnis erteilt wurde. Das Bezahlt bis Datum wird dadurch um die Anzahl der Kulanztage (Parameter LastschrTageKulanz im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) > Ausleihe) erhöht. Der Benutzerausweis ist somit ab sofort gültig bis zum nächsten SEPA-Lauf, die eigentliche Abbuchung erfolgt aber ab dem Zeitpunkt der temporären Aktivierung, so dass dem Benutzer keine Zeit geschenkt wird.

Zusätzlich zu den Bankdaten muss in den Benutzerdaten in der Registerkarte Weitere unter Auswahlkriterien für Mahnversand hinterlegt werden, ob der Leser für das Lastschriftverfahren per Mail oder per Brief benachrichtigt werden soll.

Speichern Sie anschließend den Benutzerdatensatz mit OK ab.

SEPA-Läufe anlegen

Im Verbuchungsmodul im Menü Lastschrift werden die SEPA-Läufe neu angelegt, Leser benachrichtigt und Ausweise verlängert sowie die SEPA-Dateien generiert. Voraussetzung für diesen Dialog ist wie weiter oben beschrieben die korrekte Konfiguration der Bankdaten der Bibliothek.

Im oberen Bereich werden alle vorhandenen SEPA-Läufe angezeigt. Mit der Schaltfläche Offene Läufe können Sie die Anzeige auf die noch offenen Läufe einschränken. Offen bedeutet, dass:

• die Leser des Laufs noch nicht über den bevorstehenden Lastschrifteinzug benachrichtigt wurden,
• noch keine SEPA-Datei erstellt wurde und
• der Lauf nicht storniert ist.

Erst wenn sowohl die Benachrichtigung erfolgt ist als auch die SEPA-Datei erstellt wurde, wird der SEPA-Lauf als abgeschlossen angezeigt.

Beim Programmstart erscheint eine Meldung, dass bei SEPA-Läufen noch Aktionen ausstehen, sofern ein offener Lauf noch nicht benachrichtigt wurde oder man sich im Zeitfenster für das Erstellen der SEPA-Datei befindet. Die Meldung erscheint nur bei der Anmeldung mit einer Kennung, die entweder den Lauf benachrichtigt hat, oder bei noch nicht benachrichtigten Läufen für alle Kennungen, die das Recht haben, Lastschriftaktionen zu tätigen.

Mit den Schaltflächen Neu können Sie neue Läufe anlegen und mit Löschen bereits erstellte löschen. Letzteres ist nur möglich, wenn der Leser noch nicht benachrichtigt wurde. Sobald ein Lauf einmal benachrichtigt wurde, es zu spät für das Erstellen der SEPA Datei ist oder die Datei bereits generiert wurde (aber es z.B. vergessen wurde, rechtzeitig abzugeben), so kann der Lauf nur noch über die Schaltfläche Stornieren als storniert gekennzeichnet und nicht mehr gelöscht werden. Der Vorgang Stornieren sollte nur im Ausnahmefall genutzt werden. Wurde der Lauf noch nicht benachrichtigt, kann er gelöscht werden. Beim Stornieren werden alle Benutzer storniert, die bereits erfolgreich benachrichtigt wurden und noch nicht storniert sind. Der Parameter LastschrZuruecksetzen wird beim Stornieren der Benutzer berücksichtigt.

Bei der Übernahme der Leser in einen Lauf, wird die entstehende Beitragsgebühr berechnet. Sollte sie 0,00 Euro betragen, so wird der Leser nicht in den Lauf übernommen.

Benachrichtigen von Lesern

Wählen Sie in der oberen Tabelle einen offenen Lauf aus. Zu diesem werden Ihnen nun in der unteren Tabelle alle Leser angezeigt, die im Lauf enthalten sind. Zusätzlich zu den Leser-Angaben wird die Versandart angezeigt, d.h. ob der Leser durch Brief oder E-Mail benachrichtigt werden soll.

Vor der Erstellung der SEPA-Datei müssen Sie alle Leser des Laufs benachrichtigen. Im Zuge der Benachrichtigung werden die Ausweise aller Leser, die erfolgreich benachrichtigt wurden, verlängert ('Bezahlt bis'-Feld) und die Gebühren sowie Zahlungen werden in BIBLIOTHECAnext im Gebührenjournal der Leser verbucht. Damit können die Leser bis zum eigentlichen Lastschrifteinzug weiter die Bibliotheksdienste nutzen.
Bevor ein Leser benachrichtigt wird, werden seine Daten validiert: IBAN, BIC und das Datum der Einverständniserklärung müssen den Daten zum Zeitpunkt der Lauf-Erstellung entsprechen. Haben sich die Bankdaten in der Zwischenzeit geändert, wird eine entsprechende Bemerkung gesetzt, der Leser wird mit einem Häkchen bei Storniert gekennzeichnet und der Benutzer kommt nicht in diesen Lauf. Er wird automatisch für den nächsten Lauf übernommen, sofern der Parameter LastschrZuruecksetzen=J gesetzt wurde, da der Ausweis noch immer nicht verlängert ist.

Sie können entweder die gewünschten Leser über die Schaltfläche Versandwahl oder durch einen Doppelklick auf eine Leser-Zeile selektieren.

Schlägt ein Benachrichtigungsvorgang fehl, wird bei den Lesern eine Bemerkung eingetragen und beim Status ein rotes X angezeigt, bei einer erfolgreichen Benachrichtigung erscheint dagegen ein grüner Haken.

Beispiel einer Benachrichtigung:

1. Markieren Sie einen offenen Lauf, der benachrichtigt werden soll.
2. Wählen Sie auf der rechten Seite die Versandart "Mail". Alle Leser mit einer Mailbenachrichtgung, sind markiert, sprich mit einem vorangestellten schwarzen Häkchen markiert.
3. Klicken Sie auf Benachrichtigen und Verlängern.
   Mit Anklicken sieser Schaltfläche findet der Benachrichtigungsprozess statt und alle erfolgreich benachrichtigten Leser bekommen ein im Statusfeld ein grünes Häkchen.
4. In nächsten Schritt benachrichtigen Sie "per Brief" die übrigen Leser und drucken über BIBLIOTHECAnext die Benachrichtigungsbriefe aus. Diese müssen manuell versandt werden.

 Versandwahl-Optionen:

• Alle: Alle Einträge der Liste werden selektiert, unabhängig von den eingestellten Optionen
• Brief: Nur die Einträge der Liste werden selektiert, die ausschließlich "Brief" als Option eingestellt haben
• Mail: Nur die Einträge der Liste werden selektiert, die ausschließlich "Mail" als Option eingestellt haben
• Brief+Mail: Nur die Einträge der Liste werden selektiert, die sowohl "Brief" als auch "Mail" als Option eingestellt haben
• Keine: Keine Einträge der Liste werden selektiert

Rechtlich müssen Leser bis spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstermin benachrichtigt werden, es sei denn die Bibliothek vereinbart über die Einverständniserklärung eine abweichende Frist mit den Lesern.

Erstellen der SEPA-Datei

Sobald der Benachrichtigungsvorgang abgeschlossen ist, können Sie die SEPA-Datei erstellen. Diese Datei muss im Anschluss von Ihnen an Ihre Bank zur Ausführung übergeben werden.

Zum Generieren der SEPA-Datei betätigen Sie die Schaltfläche SEPA-Datei unterhalb der Versandwahl-Schaltflächen und wählen Sie den Ort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll. Dabei ist eine Frist einzuhalten: Die SEPA-Datei muss zwischen 14 Kalendertagen bis 2 Bankarbeitstagen vor Fälligkeitsdatum erstellt und abgegeben werden. Die Berechnung erfolgt automatisch von BIBLIOTHECAnext und wird beim Lauf im Feld Zeitraum SEPA-Datei angezeigt. Nur in diesem Zeitraum ist das Erstellen der SEPA-Datei sowie die Übermittlung an die Bank möglich. Das Abbuchungsdatum wird ebenfalls in der Tabelle angezeigt sowie die Kennungen, die den Lauf angelegt und die Datei erstellt haben.

Es werden standardmäßig 2 Dateien erstellt:

• eine XML-Datei für die Lastschriften in maschinenlesbarer Form für die Finzanzsoftware Ihrer Bank oder Buchhaltung,
• ein Datenbegleitschreiben im HTML-Format (.html), welches die Informationen in einer "menschenlesbaren" Form enthält.

Wurde eine SEPA-Datei erstellt, können Sie den Status eines Lesers zurücksetzen, indem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklicken und Vorgang stornieren wählen. In der Zeile wird der Leser in beiden Fällen mit einem Häkchen bei Storniert gekennzeichnet.

Anpassen der Templates

Im Einstellungsmodul unter Konfiguration (SYS) > Briefdruck legen Sie fest, ob Sie Word-Vorlagen oder HED-Formulare für die Lastschrift-Schreiben verwenden wollen. Setzen Sie den Haken bei Lastschrift (lastschrift1.dot-lastschriftben1.dot), um Word-Formulare zu verwenden.

• Um die Lastschriftbenachrichtigungs-Templates individuell zu konfigurieren, können Sie nach Bedarf die folgenden Dateien anpassen:
  • lastschriftben1.hed (für Druck mit HED-Formularen)
  • lastschriftben1.dot (für Druck mit Word)
  • Lastschriftbenachrichtigung.txt (für Mailversand)
    
    Die Templates befinden sich unter ..\BIBLIO_SERVER\Templates (bei Einzelplatzinstallationen finden Sie die Vorlagen entsprechend unter ..\BIBLIO_CLIENT\Templates), jeweils im Unterverzeichnis des Dateityp, hier HED, DOT bzw. MAIL.
    
    Folgende Seriendruckfelder können verwendet werden: «A_Vorname», «A_Name», «A_Straße», «A_PLZ», «A_Ort», «A_LAND», «Ausweis_Nr», «Bearbeiter», «Zweigstelle», «A_Anrede», «A_Name», «MANDATID», «MANDATUNTERZEICHNUNG», «GLAEUBIGERID», «LASTSCHRIFTBETRAG», «ABBUCHUNGSDATUM», «IBAN», «BIC».
     
• Zur Konfiguration der Einverständnis-(Lastschriftmandat-)Templates passen Sie die Dateien lastschrift1.dot bzw. lastschrift1.hed an. Alle Templates befinden sich in den entsprechenden Ordnern unter ..\BIBLIO_SERVER\Templates (bei Einzelplatzinstallationen entsprechend unter ..\BIBLIO_CLIENT\Templates).
  
  Folgende Felder können verwendet werden: «A_Vorname», «A_Name», «A_Straße», «A_PLZ», «A_Ort», «Ausweis_Nr», «Bearbeiter», «A_Anrede», «A_Name», «INITIATOR», «GLAEUBIGERID», «Kontoinhaber», «Iban», «Bic».