Fernleihe

Fernleihe anlegen

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Neu (oder F2-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe > Neu.
2. Wählen Sie die Bibliothek aus der vorhandenen Liste oder geben Sie die Sigelnummer ein. Durch Eingabe eines der Kriterien wird das jeweils andere automatisch zugeordnet. Dies ist dann der Fall, wenn Sie bei den Leihbibliotheken jeweils den Bibliotheksnamen und die Sigelnummer erfasst haben.
3. Erzeugen Sie eine Bestellnummer, indem Sie die Taste * in der Bestellnummerzeile betätigen:
   - Diese Nummer wird eindeutig vom System erzeugt. 
   - Das Format der Fernleih-Bestellnummer können Sie in den Einstellungen unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte: Systemtabellen anpassen. An dieser Stelle kann die Fernleihbestellnummer nach Ablauf eines Jahres auch wieder auf null gesetzt werden.
4. Das Bestelldatum wird automatisch vom System auf das aktuelle Datum gesetzt, kann aber bei Bedarf auch von Ihnen geändert werden.
5. Sie können einen bibliographischen Nachweis angeben, indem Sie den passenden Punkt aus der vorgegebenen Liste anwählen, z. B. Microfiche oder WWW-OPAC. Die Auswahlmöglichkeiten in diesem Register können über die Einstellungen unter dem Menüpunkt Registerpflege > Werte > Tabelle: Nachweis ergänzt werden.
6. In der rechten Hälfte des oberen Dialogabschnittes können Sie bestimmte Wünsche des Lesers angeben, die bei der Bearbeitung der Fernleihe berücksichtigt werden sollen:

• maximale Kosten, die bei der Fernleihe für den Leser entstehen dürfen
• spätestes Datum, bis die Lieferung der Medien erfolgen soll
• ob die Medien auch in anderen Auflagen oder Übersetzungen bestellt werden können, falls die gewünschten nicht vorhanden sind
• ob auch Kopien der bestellten Medien ausreichend wären
• ob auch andere Auflagen/Übersetzungen verwendet werden dürfen

7. Machen Sie Angaben zum bestellten Exemplar. Falls Sie Zugriff auf die Z39.50-Schnittstelle haben, können Sie auf der rechten Seite auf die Z39.50-Funktion zugreifen und somit die Mediendaten aus einem entsprechenden Verbund herunterladen. Falls diese Möglichkeit nicht besteht, tragen Sie die notwendigen Daten oder einige davon manuell ein:

• ISBN-Nummer
• Mediengruppe (Pflichtfeld)
• Verfasser
• Titel (Pflichtfeld)
• Zeitschriftentitel, wenn es sich um eine Zeitschrift handelt
• Serie, wenn es sich um eine Zeitschrift handelt
• Band
• Erscheinungsort
• Erscheinungsjahr
• Auflage
• Signatur
• Seitenangabe
• Bemerkung, wenn der Leser eine angeben möchte

8. Nachdem Sie die Exemplardaten erfasst haben, müssen Sie den Leser angeben: Falls der Leser im System bereits eingetragen ist, können Sie über das Karteikasten-Symbol nach diesem suchen und seine Angaben übernehmen. Andernfalls können Sie den Leser über die Schaltfläche Neu aufnehmen. Sie können auch die Angaben eines bestimmten Lesers über die Schaltfläche Edit ändern und speichern.
9. Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, können Sie die Fernleihe speichern, indem Sie auf Speichern klicken. Sich können die Daten auch in Form eines Anforderungs- oder Originalformulars drucken, wobei die Angaben vor dem Druck automatisch gespeichert werden. Klicken Sie hierfür auf Drucken. Die Vorlagen zum Anforderungs- oder Originalformular wurden auf die Maße der weißen oder rosa Leihscheine angepasst.

 Tipps:

• Im Anforderungsformular der Fernleihe können Sie die Sigelnummer der eigenen Bibliothek angeben. Dazu öffnen Sie die Datei winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden. Im Abschnitt Fernleihe können Sie einen neuen Parameter eintragen: IdentNr=1234: Vermerken Sie statt 1234 Ihre Sigelnummer.Speichern Sie die Datei Winoeb.ini und starten Sie BIBLIOTHECAnext neu. Sie können die Datei winoeb.ini an allen Arbeitsplätzen ändern, an denen der Ausdruck des Formulars benötigt wird. Die Sigelnummer wird somit auf dem Anforderungsformular (Datei fleihe1.qrp) angegeben.
• Im Anforderungsformular (fleihe1.qrp) der Fernleihe kann die eigene Adresse hinterlegt werden. Dazu muss das Feld sAdresse angesteuert werden, welches sich im Report bereits befindet. Um das Feld sAdresse anzusteuern, gehen Sie wie folgt vor. Öffnen Sie die Datei Winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden. Im Abschnitt Fernleihe können Sie einen neuen Parameter eintragen. Dieser kann z. B. lauten: Adresse1=Bibliothek Bielefeld||Musterstr. 2||00000 Bielefeld. Sie vermerken Ihre Adresse. Die beiden Pipe-Zeichen (Längsstriche) zwischen den Angaben führen dazu, dass im Fernleihformular ein Zeilenumbruch eingefügt wird. Speichern Sie die Datei Winoeb.ini und starten Sie BIBLIOTHECAnext neu. Sie können die Datei Winoeb.ini an allen Arbeitsplätzen ändern, an denen der Ausdruck des Formulars benötigt wird. Die Adresse wird somit auf dem Anforderungsformular angegeben.
• Um Fernleihen bei der Ausleihe an die Leser im Ausleihmodul automatisch eine Leihgebühr zuzuordnen, müssen Sie eine gesonderte Mediengruppe für Fernleihen in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Registerpflege > Werte > Tabelle: Mediengrp hinterlegen.

Nach einem Neustart von BIBLIOTHECAnext generieren Sie dann die entsprechende Gebühr in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Konditionen > Weitere Konditionen > Hinzufügen > Sonstiges > SOFL Fernleihe.

Fernleihe bearbeiten

1. Klicken Sie auf Ändern (oder F3-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe > Ändern.
2. Wählen Sie die Fernleihen, die Sie bearbeiten möchten, aus, indem Sie die relevanten Daten angeben:

• Bestellnummer
• Benutzername
• Lesernummer
• Titel
• Bestelldatum (von, bis)
• Bestellstatus (Bestellt, OPAC, Im Bestand, Kopie, Storno, Positiv erledigt, Negativ erledigt)

  Tipp: Sie können die von Ihnen gewählten Suchkriterien speichern. Hierzu müssen Sie das Kontrollkästchen Speichern in der Suchmaske aktivieren. Die Einstellungen werden arbeitsplatzbezogen gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder aufgerufen.

Nachdem Sie die gewünschten Eingaben in der Suchmaske getätigt haben, erscheint nach Bestätigen mit OK eine Liste, die alle den Suchkriterien entsprechenden Fernleihen beinhaltet.

In der Trefferliste der Fernleihen haben Sie folgende Optionen:

• Anzeigen > Ändern: Daten einer bestimmte Fernleihe übersichtlich anzeigen, verändern und speichern. Sie müssen zunächst die zu ändernde Fernleihe auswählen und die Schaltfläche Anzeigen > Ändern anklicken.
• Neu: Neue Fernleihe anlegen.
• Löschen: Eine oder mehrere ausgewählte Fernleihen aus dem System löschen.
• Alle markieren: Alle aufgelisteten Fernleihen gleichzeitig markieren, um z. B. alle zu löschen.
• Drucken: Formulare und Listen der Fernleihen drucken.
• Auswahl: Zurück in die Suchmaske, um eine neue Suche zu starten.
• Schließen: Fenster schließen.

Wenn Sie eine bereits markierte Fernleihe mit der rechten Maustaste anklicken, haben Sie im Kontextmenü folgende Optionen:

• Eingang: Bestellte Fernleihen, die eingetroffen sind, markieren. Machen Sie im erscheinenden Fenster die nötigen Angaben. Sie können auch verschiedene Ausdrucke durchführen, z. B für die Benachrichtigung des Lesers. Der Status der Fernleihen, die eingegangen sind, wird von B (Bestellt) auf Z (Zurückgelegt) gesetzt. Diese Exemplare, die über die Fernleihe bestellt worden sind, können im Ausleihmodul vom Leser ausgeliehen werden.
• Ausgang: Zurückgegebene Exemplare für den Ausgang markieren. Geben Sie hierfür das Rücksendedatum ein. Sie können zudem ein Rücksendeformular drucken.
• Storno: Fernleihe stornieren. Es können nur Fernleihen storniert werden, die noch nicht eingegangen sind. Nach dem Stornieren erhalten die betroffenen Fernleihen den Status S (Storno).
• Laufzettel drucken: Laufzettel zur Fernleihe drucken.
• Rücksendeformular drucken: Rücksendeformular separat ausdrucken
• Benachrichtigung drucken: Leserbenachrichtigung separat anstoßen

 Tipps:

• Sie können Fernleihen über die Funktion Fernleihen > Ändern oder über die Funktion Fernleihen > Eingang als eingetroffen markieren. Der Unterschied ist, dass in der Tabelle unter Fernleihen > Eingang bereits eine Vorauswahl getroffen ist und Sie somit nicht nach bestimmten Fernleihen suchen müssen.
• Falls eine Fernleihe als Kopie eintrifft, kann diese nach dem Eingang auf abgeschlossen gesetzt wird. Um dies zu ermöglichen, öffnen Sie die Datei Winoeb.ini, die Sie im Ordner für Anwendungsdateien von Windows finden. Dort befindet sich im Abschnitt Fernleihe der Parameter KopieAusgang=. Sie können entweder 0 oder 1 eintragen:
  • 0 bedeutet, dass die Kopie sofort beim Eintreffen auf abgeschlossen gesetzt wird. Sie finden Sie in der Liste der Ausgänge nicht mehr.
  • 1 bedeutet, dass die Kopie bei Abholung auf Abgeschlossen gesetzt werden muss, indem Sie in der Ausgangsliste bearbeitet wird.

Eingang bearbeiten

1. Klicken Sie auf Eingang (oder F4-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe > Eingang.
2. Die erscheinende Tabelle ist analog aufgebaut zur Tabelle, die Sie über Ändern erreichen.
3. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Eingänge der Fernleihen bearbeiten, indem Sie Eingang klicken. Die Funktion dient dazu, die bestellten und eingetroffenen Fernleihen zu markieren. Machen Sie im erscheinenden Fenster die nötigen Angaben. Sie können auch verschiedene Ausdrucke durchführen, z. B für die Benachrichtigung des Lesers. Der Status der Fernleihen, die eingegangen sind, wird von B (Bestellt) auf Z (Zurückgelegt) gesetzt. Diese Exemplare, die über die Fernleihe bestellt worden sind, können im Ausleihmodul vom Leser ausgeliehen werden.

Ausgang bearbeiten

1. Klicken Sie auf Ausgang (oder F5-Taste) oder wählen Sie im Menü Fernleihe > Ausgang.
2. Die erscheinende Tabelle ist genauso analog aufgebaut zur Tabelle, die Sie über Ändern erreichen. Diese Tabelle erhält aber nur Fernleihen, die sich für eine Ausgangsbearbeitung eignen.
3. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die Eingänge der Fernleihen bearbeiten, indem Sie Eingang klicken. Bringt der Leser das Exemplar zurück, können Sie dieses wieder der Leihbibliothek zurücksenden. Sie können das Exemplar in der Fernleihliste markieren und den Menüpunkt Ausgang auswählen. Geben Sie das Rücksendedatum ein. Sie können außerdem automatisch ein Rücksendeformular drucken. Der Status der Fernleihen, die zurückgesendet worden sind, wird von V (Verfügbar) oder Z (Zurückgelegt) auf A (Ausgang) gesetzt. Diese Fernleihen, die abgeschlossen sind, können Sie über Ändern > Positiv erledigt recherchieren und nach Bedarf über Löschen aus dem System entfernen.

Fernleihbenutzer verwalten

 Hinweis: Eine Liste aller Benutzer der Fernleihe können Sie über die Schaltfläche Fernleihbenutzer (oder F7-Taste) oder die Menüwahl Fernleihe > Fernleihbenutzer verwalten erstellen.

In der Tabelle sind alle Leser aufgelistet, die zurzeit ein Exemplar, das über die Fernleihe bestellt worden ist, ausgeliehen haben. Ebenso enthält diese Tabelle die Leser, die über die Fernleihbenutzermaske angelegt worden sind. Die aktiven Leser sind farblich gekennzeichnet und haben eine Markierung im Feld Aktiv.
Rechts im Fenster befinden sich folgende Optionen:

• Drucken: Druck einer Liste der Fernleihbenutzer
• Löschen: Leser löschen. Es können nur Leser gelöscht werden, die zurzeit kein Exemplar ausgeliehen haben und nicht aktiv sind.
• Hinzufügen: Neuen Benutzer der Fernleihe anlegen
• Ändern: Daten eines Lesers ändern und speichern
• Schließen: Fenster schließen

 Tipp: Alle Leser, die über Verbuchung > Neuanmeld. erfasst wurden, können in der Fernleihe angesteuert werden, d. h., Sie müssen diese Benutzer nicht doppelt erfassen.

Bibliotheken verwalten

Über die Schaltfläche Bibliotheken verwalten Sie die Fernleihbibliotheken.
Sie können hier folgende Optionen nutzen:

• Ändern: Eine bereits vorhandene Leihbibliothek ändern. Sie wählen aus der Liste der Leihbibliotheken die zu ändernde Bibliothek aus, ändern die Daten der Bibliothek, z. B. Sigelnummer, Straße und Ort, und speichern die Daten über die Schaltfläche Ändern.
• Hinzufügen: Um eine neue Bibliothek anzulegen, füllen Sie die Angaben zur Bibliothek aus, geben der Bibliothek einen noch nicht verwendeten Namen und klicken auf die die Schaltfläche Hinzufügen.
• Löschen: Wenn Sie eine Leihbibliothek aus dem System löschen möchten, müssen Sie zunächst die Bibliothek aus dem Register auswählen und anschließend auf Löschen klicken.
• Schließen: Fenster schließen

  Tipp: Wenn Sie die Sigelnummer bei jeder Leihbibliothek angeben, können Sie bei der Erfassung von neuen Fernleihen die Sigelnummer zur vereinfachten Eingabe verwenden. Bei Eingabe der Sigelnummer in der Erfassungsmaske wird dann die entsprechende Bibliothek zugeordnet.

SNLP-Fernleihe durchführen

Eine Fernleihe über SLNP verläuft grundsätzlich in folgenden Schritten:

1. Eine Bibliothek oder ein Leser schickt eine Fernleihbestellung an den Zentralen Fernleih-Server (ZFL-Server). Der ZFL-Server leitet die Bestellung an eine die gebende Bibliothek weiter und benachrichtigt gleichzeitig die nehmende Bibliothek.
2. Die Bibliothek, die die Bestellung erhält, prüft, ob das gewünschte Exemplar für die Fernleihe zur Verfügung steht und sendet eine entsprechende Mitteilung an den ZFL-Server. Es kann folgende Situationen geben:

• Das Exemplar ist verfügbar und wird verschickt.
• Das Exemplar ist nicht verfügbar.
• Das Exemplar sollte verschickt werden, ist aber nun doch nicht verfügbar, und deshalb wird die Mitteilung über den Versand storniert.

3. Die nehmende Bibliothek erhält das Exemplar und bearbeitet die Fernleihe wie üblich. 
4. Nach Ablauf der Leihfrist und Rückgabe des Exemplars wird es wieder an die gebende Bibliothek verschickt, und ZFL-Server erhält eine entsprechende Nachricht.

hbz-Fernleihe durchführen

Im Folgenden wird die Durchführung einer Fernleihbestellung über das hbz beschrieben.