Medienstatistik

Übersicht

Über Medien > Übersicht im rechten Menü erreichen Sie die Übersicht der Medien.

 Hinweis: Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Statistik ausgewertet. Über die Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

• Anzahl Mediensätze zählt alle Titelaufnahmen, d. h., ein Gesamtwerk (übergeordnete Einheit) wird als Mediensatz gezählt. Der Stücktitel, unselbstständige Literatur, einbändige Werke, AV-Medien, Spiele, Loseblattwerke werden als Mediensatz gezählt.
• Anzahl Exemplarsätze zählt alle Exemplarsätze (doppelte Exemplare, Exemplare aller Statusbezeichnungen wie verfügbar, entliehen, bestellt, beim Buchbinder). Bei Gesamtaufnahmen und unselbstständiger Literatur existiert kein Exemplarsatz, diese werden deshalb nicht gezählt.
• Von der Anzahl Exemplare sind momentan eine bestimmte Anzahl Exemplare z. B. verfügbar, makuliert. Es gibt in BIBLIOTHECAnext noch zahlreiche andere Statusbezeichnungen, z. B. gesperrt, zurückgelegt, beim Buchbinder, heute zurückgegeben, d. h., die Summe der genannten Statusbezeichnungen ist nicht die Gesamtsumme aller Exemplare.
• Absenzquote: Durchschnittswert der entliehenen Medien (in Prozent)
• Absenzquote = 100 / Anzahl Exemplarsätze x entliehener Medien
• Anzahl Ausleihen im aktuellen Jahr, gezählt unabhängig vom Tagesabschluss
•  Anzahl Benutzer: Anzahl der angemeldeten Benutzer (alle Leser; aktive Leser und Leser, die längere Zeit nichts mehr entliehen haben).
•  Anz. Benutzer im akt. Jahr: Anzahl der aktiven Benutzer (Leser, die im aktuellen Jahr mindestens einmal in der Bibliothek waren und ein Medium ausgeliehen oder verlängert haben).
• Ausleihen heute
• Ausleihen pro Benutzer: Ausleihen pro Benutzer = Anzahl Ausleihen / Anzahl Benutzer.
• Ausleihen pro potentiellem Benutzer: Potenzielle Benutzer sind Personen aus dem Einzugsgebiet der Bibliothek, die in der Bibliothek noch nicht als Leser gemeldet sind. Zu Grunde gelegt wird i. d. R. die Einwohnerzahl. Diese kann über die Menüleiste Datei > Kennzahlen eingegeben werden.
• Bestand pro Benutzer = Anzahl der Exemplarsätze – makulierte Exemplare / Anzahl Benutzer; für jeden Benutzer steht eine bestimmte Anzahl an Medien zur Verfügung.
• Bestand pro potentiellem Benutzer = Anzahl der Exemplare – makulierte Exemplare / potentielle Leser (Datei > Kennzahlen).
• Etat pro Benutzer = Jahresetat (Datei > Kennzahlen) / Anzahl Benutzer; pro Benutzer wird dieser Betrag in EUR von der Bibliothek ausgegeben.
• Etat pro potentiellem Benutzer = Jahresetat / potentielle Leser
• Ausleihen pro Mitarbeiter = Anzahl Ausleihen / Personalstellen (Datei > Kennzahlen)

Bestand

Sie erreichen die Bestandsstatistik über Klick auf Bestand im rechten Menü. Über die Menüleiste Datei > Optionen hinterlegen Sie, nach wie viel Zeichen die Systematik gruppiert werden soll (empfehlenswert 1, Eingabe von 2 oder 3 möglich).
Gehen Sie in der Bestandsstatistik wie folgt vor:

1.  Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Anzahl der Exemplare und Ausleihen gegliedert nach Systematik ausgewertet. Die Auswertung erfolgt nur über das aktuelle Jahr oder das Vorjahr.
2. Im Ergebnis wird die Systematikstelle angezeigt, die Anzahl der Exemplare (Standort/Signatur B% je nach Auswahl aktuelles Jahr oder Vorjahr eingegrenzt auf das Zugangsdatum des aktuellen Kalenderjahres oder des Vorjahres) und die Anzahl der Ausleihen der Exemplare in dem jeweiligen Jahr (unabhängig vom Tagesabschluss).
3. Markieren Sie in der Tabelle eine Systematik und drücken Sie auf die Schaltfläche Detail für eine detaillierte Auswertung.
4. Über Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Entwicklung

Sie erreichen die Entwicklungsstatistik über Klick auf Entwicklung im rechten Menü. Wie viele Systemstellen von der Systematik angezeigt werden sollen, wird über Datei > Optionen eingestellt.
Gehen Sie in der Entwicklungsstatistik wie folgt vor:

1.  Über die Taschenrechner-Schaltfläche wird die Auswertung gestartet.
2.  Die Spalte Zugang zeigt die Summe der Exemplare je Systematik, die in dem gewählten Monat oder Jahr in der Bibliothek eingetroffen und katalogisiert wurden. Abgang summiert je Systematik die Anzahl der Exemplare, die in dem gewählten Monat oder Jahr von der Bibliothek ausgesondert (makuliert) wurden. Die Spalte Bestandsentwicklung weist die Summe der Exemplare je Systematik aus, die zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres im Programm katalogisiert waren.
   Existiert in der Tabelle eine Zeile ohne Systematik aber mit Zugangs-, Abgangs- oder Bestandszahlen, handelt es sich um Medien, denen keine Systematik bei der Katalogisierung zugeordnet wurde. Diese Medien können im Katalog über die Expertenrecherche gesucht und nachgearbeitet werden. Am Tabellenende erhalten Sie eine Summe der Zugänge, Abgänge oder des Bestandes bis zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres
3. Wenn Sie in der Tabelle eine Systematik markieren und die Schaltfläche Detail drücken, wird diese Systematik detailliert ausgewertet. Weitere individuelle Anfragen können über die Schaltfläche Auswahl gestellt werden. Über die Drucken-Schaltfläche können die Ergebnisse ausgedruckt werden.

Medienstatistik

Sie gelangen zur Medienstatistik, indem Sie im rechten Menü Medienstatistik klicken
oder im Menü Medien > Medienstatistik wählen. Es öffnet sich der Assistent in der Registerkarte Erklärung. Die Medienstatistik ermöglicht z. B. die Ermittlung der Bestandszusammensetzung in Bezug auf Mediengruppen, Systematikstellen und Sprachen.
Die Daten stammen aus dem Exemplarsatz. Auf der Registerkarte Ausleihdaten eines Exemplarsatzes werden diese angezeigt: Letzte Ausleihe, Jahr, Gesamt. Bei einer Ausleihe wird das Datum der letzten Ausleihe überschrieben und die Anzahl an Ausleihen des Jahres oder Gesamt um 1 erhöht. Exemplare mit den Statusbezeichnungen M (makuliert), B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.

Im Assistenten können Sie in der Registerkarte Auswahl die Kriterien eingeben, nach denen Sie auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie keinen Eintrag vor. Mehrere Kriterien werden automatisch mit UND verknüpft (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

• Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz auf der Registerkarte Ausleihdaten zugegriffen.
• Die Felder Sprache (aus dem Mediensatz) und 2. Standort (aus den Exemplardaten) lassen sich auswerten. Ebenso ist eine Gruppierung für diese Felder möglich.
• Im Feld Exemplarstatus kann die Auswertung auf einen bestimmten Exemplarstatus eingeschränkt werden, z. B. P (Präsenz) zur Auswertung des Präsenzbestandes.

 Tipp: Der Exemplarstatus M (makuliert) wird bei der generellen Bestandsauswertung nicht berücksichtigt. Wenn Sie aber explizit den Exemplarstatus M (makuliert) auswählen, kann dieser gesamt und in Kombination mit anderen Auswahlkriterien ausgewertet werden.

• Das Feld Anzahl Ausleihen von bis mit der Auswahlliste aktuelles Jahr/Vorjahr ist kein Datumsfeld (kein Ausleihdatum). Es wird die Auswertung auf Exemplare beschränkt.
• Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
• Im Feld Durchschnittliche Bewertung von … bis kann die Auswertung auf Exemplare mit einer bestimmten Bewertung (zwischen 1 und 5) eingeschränkt werden. Voraussetzung für die Bewertung ist der Einsatz von OPEN, hier können Bibliotheksbenutzer eine Bewertung abgeben.
• In der Registerkarte Gruppierung wählen Sie, nach welcher Aufgliederung die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen, z. B.:
• Systematik: Die vollständige Systematikgruppe wird in der Statistiktabelle angezeigt.
• Systematik, Hauptgruppe: Die Anzeige der Systematik wird auf wahlweise 1-5 Stellen der Systematik begrenzt. Die Anzahl der Stellen tragen Sie unter der Menüleiste Datei > Optionen > Sonstiges ein.
• Zweigstelle: Standort des Mediums aus dem Exemplarsatz, nicht der Eintrag aus dem Feld Standort/Signatur.
• Kurztitel greift auf die Exemplardaten (Registerkarte Ausleihdaten) zurück.
• Lieferant, Bestellart greifen auf die Exemplardaten (Registerkarte Weitere Felder) zurück.
• Durchschnittliche Bewertung zeigt die Bewertungen an, welche von den Lesern in OPEN abgeben werden können.
• Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie hier aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.
• Bei Mediengruppen tragen Sie bitte die Kürzel der Mediengruppen ein. Hierbei muss auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden. Die Kürzel der Mediengruppen können Sie im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Mediengruppe ermitteln. Mehrere Werte werden durch Komma getrennt.
• Bei Systematikgruppen können Sie die vollständige Systematikgruppe eintragen oder auf eine gesamte Hauptgruppe zurückgreifen (A%, ...).
• Das Medienkennzeichen besteht nur aus einem Wert (kein Kürzel), hier muss die vollständige Bezeichnung eingetragen oder über % trunkiert werden.

Registerkarte Sortierung:

• Bezeichnung: Alphabetische Sortierung des Kriteriums, das unter Gruppierung ausgewählt wurde.
• Anzahl: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Medien.
• Ausleihen im Jahr: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl der Ausleihen im aktuellen Jahr.
• Ausleihen insgesamt: Aufsteigende Sortierung nach der Anzahl aller Ausleihen (mehrere Jahre).

1.   Klicken Sie auf OK, um die Statistik zu ermitteln.
2. Über die Schaltfläche Auswahl gelangen Sie wieder in den Assistenten. 
3. Über die Schaltfläche X wechseln Sie in die Dienstrecherche. Wählen Sie das Kriterium (z. B. Interessenkreis: Thriller) aus, auf das Sie die bereits angezeigte Statistik weiter eingrenzen möchten. Voraussetzung dafür ist eine erfolgte Medienstatistik von Auswahl bis Sortierung.
4. Über Gruppierung, Anzahl, Gesamt, Jahr kann die Sortierung geändert werden.
5. Sie haben zudem die Option zum Drucken, Kopieren der Statistik und Ändern der grafischen Darstellung.

Individuelle Medienstatistik

Über den Menüpunkt Medien > Individuell rufen Sie den Assistenten für die individuelle Medienstatistik auf. Diese ermöglicht die Analyse des Bestandes nach besonders umfangreichen Gruppierungsmöglichkeiten. So kann z. B. ermittelt werden, ob der Bestand in einzelnen Zweigstellen aktueller ist, weil viele Exemplare mit einem aktuellen Erscheinungsjahr vorhanden.
Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- und Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt.
Exemplare mit den Statusbezeichnungen M (makuliert), B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.
Geben Sie in der Registerkarte Auswahl des Assistenten die Kriterien ein, die Sie auswerten möchten. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie unter keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

• Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen oder Systematik kann über das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.
• Zweigstelle greift auf den Eintrag im Feld Zweigstelle im Exemplarsatz zu.
• Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
• Im Feld Durchschnittliche Bewertung von … bis kann die Auswertung auf

Exemplare mit einer bestimmten Bewertung (zwischen 1 und 5) eingeschränkt werden. Voraussetzung für die Bewertung ist der Einsatz von OPEN, hier können Bibliotheksbenutzer eine Bewertung abgeben.

Wählen Sie in der Registerkarte Gruppierung, nach welchem Merkmal die Medien aus der Auswahl angezeigt werden sollen.
Die Liste enthält fast alle Felder aus Medien- und Exemplarsatz, kann z. B. nach dem 2. Standort aus dem Exemplarsatz oder der Medienart aus dem Mediensatz gruppiert werden.
Die Gruppierung nach Mediengruppe wertet die Einträge aus dem Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) aus, die Gruppierung nach Medienkennzeichen wertet an dieser Stelle die Einträge aus dem Mediensatz (Registerkarte Verwaltung) aus.

Registerkarte Ausnahmen: Wenn alle Medien ausgewertet werden, muss auf dieser Registerkarte kein Eintrag gemacht werden. Nach Wunsch können Sie aber eine oder mehrere bestimmte Mediengruppen, Systematikgruppen oder Medienkennzeichen ausnehmen.

Sie haben folgende Optionen im Assistenten:

• Weiter / Zurück blättern zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
• Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle und grafischen Darstellung angezeigt, die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

• Die erste Spalte zeigt das Gruppierungsmerkmal.
• Die Anzahl gibt den Gesamtbestand z. B. der jeweiligen Mediengruppen oder Zweigstellen an, ohne die makulierten, bestellten und vorgeschlagenen Exemplare.
• Ausl. Ges. zeigt die Anzahl der Ausleihen, die im aktuellen Jahr und über einen längeren Zeitraum (mehrere Jahre) getätigt wurden, unabhängig vom Tagesabschluss.
• Die mit Jahreszahlen überschriebenen Spalten zeigen die Ausleihzahlen des aktuellen und der Vorjahre an. Voraussetzung für diese Zahlen ist, dass am jeweiligen Jahresende der Jahresabschluss durchgeführt wurde.
• Am Ende der Tabelle werden die Zahlen der einzelnen Spalten in der Summe angezeigt.

Sie haben folgende Optionen in der Ergebnisanzeige:

• Auswahl öffnet erneut den Assistenten.
• Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiter bearbeiten.
• Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

Bestandsentwicklung

Über den Menüpunkt Medien > Bestandsentwicklung rufen Sie den Assistenten für die Bestandsentwicklung auf. Dieser ermöglicht die Analyse der Entwicklung des Gesamtbestands oder für einzelne Gruppen unter Betrachtung eines festgelegten Zeitraums. Das Ergebnis sind die Zahlen für die makulierten und neu erworbenen Exemplare sowie den Gesamtbestand.

Für diese Auswertungen werden die Daten in den Medien- und Exemplarsätzen aus dem Katalog berücksichtigt. Exemplare mit den Statusbezeichnungen B (bestellt) und D (Vorschlagsliste) und Exemplare, die über das Fernleihmodul erstellt sind, werden in diesen Auswertungen nicht berücksichtigt, da sie kein Teil des Bestands sind.
In der Registerkarte Auswahl und Zeitabschnitt geben Sie die Kriterien ein, die ausgewertet werden sollen. Betrifft die statistische Auswertung alle Medien, nehmen Sie keinen Eintrag vor. Sie können ein Kriterium oder mehrere Kriterien (UND-Verknüpfung) eintragen (z. B. Mediengruppe und Zweigstelle).

• Das Zugangsdatum soll bei dieser Statistik hauptsächlich berücksichtigt werden und ist daher voreingestellt (01.01. des aktuellen Jahres bis zum aktuellen Tag). Der Eintrag kann gelöscht und geändert werden.
• Im Feld Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort kann über das %-Zeichen trunkiert werden. Bei einer Auswahl in den Feldern Mediengruppe oder Medienkennzeichen wird auf die Einträge im Exemplarsatz (Registerkarte Ausleihdaten) zugegriffen.
• Zweigstelle greift auf den Eintrag im Feld Zweigstelle im Exemplarsatz zu.
• Mit Standort wird das Feld Standort/Signatur aus dem Exemplarsatz ausgewertet.
• Bei Letzte Entleihung kann immer nur das Datum der letzten Entleihung abgefragt werden. Bei den Medien wird das Datum der letzten Ausleihe gespeichert. Sobald eine neue Ausleihe vorgenommen wird, wird der Wert damit überschrieben. Eine Statistik bis zum aktuellen Tag ist daher immer von Vorteil. Es genügt, das Datum von einzutragen. Wird das bis-Feld freigelassen, wird automatisch bis zum aktuellen Tag ausgewertet.
• Im Feld Zeitabschnitt kann Jahr oder Monat gewählt werden. Die Statistik zeigt anschließend die Zugänge, Abgänge und Bestandszahlen monatsweise oder nach Jahren.

Sie haben im Assistenten folgende Optionen:

• Weiter / Zurück blättert zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.
• Mit der Schaltfläche OK wird die Statistik ermittelt und in einer Tabelle, sowie einer grafischen Darstellung angezeigt. Die Schaltfläche erscheint nur auf der Registerkarte Gruppe.

Ergebnisanzeige:

• Die erste Spalte zeigt die Gruppierung nach dem gewählten Zeitabschnitt.
• Die Spalte Zugang zeigt die Summe der Exemplare je Systematik, die in dem gewählten Monat oder Jahr in der Bibliothek eingetroffen sind oder katalogisiert wurden, für diese Auswertung muss im Exemplarsatz das Zugangsdatum eingetragen sein.
• Abgang summiert je Systematik die Anzahl der Exemplare, die in dem gewählten Monat oder Jahr von der Bibliothek makuliert wurden. Diese Auswertung funktioniert nur, wenn ausgesonderte Exemplare auf den Status makuliert gesetzt und nicht ganz aus dem Katalog gelöscht werden. Das Abgangsdatum wird im Exemplarsatz beim Makulieren automatisch gesetzt.
• Die Spalte Bestand weist die Summe der Exemplare je Zeitabschnitt aus, die zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres im Programm katalogisiert waren.
•  Am Tabellenende erhalten Sie die Summe der Zugänge, Abgänge und des Bestandes bis zum Ende des jeweiligen Monats oder Jahres und die Durchschnittswerte.  Durchschnitt = Summe Zugang oder Abgang / Bestand.

Beispiel: Durchschnitt 41,67 = 500 Abgänge / 12 Zeitabschnitte in jedem Zeitabschnitt (z. B. in jedem Monat der ausgewerteten 12 Monate) sind durchschnittlich ca. 42 Medien makuliert worden.

Sie haben in der Ergebnisanzeige folgende Optionen:

• Auswahl öffnet erneut den Assistenten.
• X öffnet die Dienstrecherche. Sie können Ihre Auswahl nach beliebigen Kriterien weiter verfeinern, z. B. kann vor einer Lesung genau der Gesamtbestand und die Anzahl der Ausleihen der Medien eines Autors ermittelt werden und für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden. Auch eine Auswertung nach Signaturfarben ist über eine entsprechende Expertenrecherche möglich. Die Erstellung der Auswertung erfolgt aus der Dienstrecherche über die Schaltfläche Suchen.
• Kopie verschiebt die Werte der Tabelle in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und die Werte einfügen und weiterbearbeiten.
• Druck öffnet das Fenster Drucken > Kopieren über das die Auswertung ausgedruckt werden kann.

   Hinweis: Solange BIBLIOTHECAnext nicht beendet wurde, steht die jeweils letzte Anfrage noch zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Schaltfläche Letzte Anfrage an, und alle Angaben der letzten Statistikabfrage erscheinen wieder in den entsprechenden Feldern. In der Registerkarte F-Tasten lassen sich Suchabfragen für längere Zeit abspeichern.

Hitlisten für Medien

Im Menü unter Hitlisten finden Sie Funktionen zur Anzeige von Bestenlisten und Langweilerlisten, bezogen auf Medien.