Jahresarbeiten

Medienzuordnung

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.
     1.    Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.
2.    Wählen Sie aus der Auswahlliste Festlegung für eine DBS-Kategorie aus. Für die DBS mögliche Kategorien sind:
•    Belletristik
•    Kinderbücher
•    Magazin
•    Non-Prints
•    Sachliteratur
•    Virtueller Bestand
•    Zeitschriften

Hinweis: Alte Kategorien, wie beispielsweise AnalogDigiMedien oder AndereNBMedien, die vor 2019 gültig waren, sind weiterhin in der Medienzuordnung sichtbar, haben aber für die aktuelle DBS-Statistik keinen Einfluss und müssen somit nicht ausgefüllt werden. Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint darunter in blauer Schrift die Information, für welche Statistik die Kategorie relevant ist. Für alte Kategorien wird zusätzlich angegeben, bis wann diese gültig waren.

3.    Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Definition verwenden möchten.

Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik und Standort.

    4.    Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten.
Beispielsweise kann eine Bibliothek, die die entsprechenden Werte benutzt, die Mediengruppe SAC für Sachliteratur, oder das Medienkennzeichen Bilderbuch für Kinderbücher zuordnen. Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Registerpflege > Werte.
5.    Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben beginnen und somit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den Operatoren Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein.
6.    Im grauen Feld Definition sehen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie durch Anklicken des Pfeils in das weiße Editierfeld übernehmen. Je nach Auswahl könnte z. B. stehen ME.MEDIENGRP=‘SAC‘ oder ME.MEKZ LIKE ‘S%‘.  Möchten Sie eine Auswertung z. B. der Mediengruppe oder des Medienkennzeichens aus dem Exemplarsatz, können Sie die Angabe im weißen Editierfeld ändern, z. B. von ME.MEDIENGRP auf EX.MEDIENGRP.
Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
7.    Möchten Sie einer DBS-Kategorie mehrere Werte zuordnen, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, weil die Kürzel nicht mit den gleichen Buchstaben anfangen oder Sie verschiedene Felder abfragen möchten, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im weißen Editierfeld erscheint AND oder OR.
8.    Nehmen Sie eine weitere Zuordnung vor.
9.    Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
10.    Speichern Sie die Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen und OK.
11.    Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

Nachträgliche Änderung einer Festlegung

     1.    Rufen Sie über den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.
2.    Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Zuordnung.
3.    Wenn Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern möchten, löschen Sie diese indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken. Nun können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.

Durchführung der Statistik

Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS > Statistik auf. Es werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular für die Deutsche Bibliotheksstatistik ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert.

Das Formular zur Statistik zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und Ausleihzahlen, die in den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System bekannte Informationen werden dabei automatisch eingetragen. In den weißen Feldern können Sie selbst Eintragungen vornehmen. Der Bogen kann durch Anklicken der Schaltfläche mit dem Drucken-Symbol ausgedruckt werden.

Medienzuordnung

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.
     1.    Wählen Sie im Statistikmodul DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.
2.    Klicken Sie im Feld Festlegung für auf den schwarzen Pfeil und wählen Sie aus der Liste eine Kategorie des Sankt Michaelsbunds aus. Die Bezeichnungen für den Sankt Michaelsbund relevanten Kategorien beginnen mit M. (z. B. M.Digit, M.KinderB,  M.Romane, M.SachB). Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint direkt unter dem Feld Festlegung für in blauer Schrift die Beschreibung der Kategorie. Bei M.Video z. B. Statistik für Sankt Michaelsbund / Videobänder.
3.    Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Definition verwenden möchten.
Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienart, Medienkennzeichen, Systematik oder Standort. Für Festlegungen, die mit dem Standort arbeiten, muss oberhalb der Tabelle die Schaltfläche Exemplar angeklickt werden, dann erscheinen in der Tabelle Felder aus dem Exemplarsatz. Hier finden Sie z. B. das Feld Standort.
4.    Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten, z. B. die Mediengruppe VID für Videobänder, oder das Medienkennzeichen Bilderbuch für Kinderbücher. Beachten Sie, dass immer die Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle.
Beispiel: Dem Feld Mediengruppe kann in einer Bibliothek, die dieses Kürzel verwendet, das Kürzel CDR für CD-ROM, oder dem Feld Medienkennzeichen SV für Sachvideos zugeordnet werden. Möchten Sie einer Kategorie für den Sankt Michaelsbund mehrere Werte zuordnen, die mit den gleichen Buchstaben beginnen und somit % trunkiert werden können, wählen Sie bei den Operator Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein, z. B. V%, wenn Sie die Mediengruppen VF (Videos – Spielfilme) und VS (Sachvideos) zusammenfassen möchten.
5.    Übernehmen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie im Feld Definition sehen, durch Anklicken des Pfeils in das weiße Editierfeld.
Je nach Auswahl könnte hier z. B. stehen ME.MEDIENGRP=‘VID‘ oder ME.MEKZ LIKE ‘V%‘.
6.    Wenn Sie einer Kategorie für den Sankt Michaelsbund mehrere Werte zuordnen möchten, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, weil z. B. die Kürzel nicht mit den gleichen Buchstaben anfangen oder Sie verschiedene Felder abfragen möchten, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im weißen Editierfeld erscheint AND oder OR. Nehmen Sie nun eine weitere Zuordnung vor.
7.    Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
8.    Mit der Schaltfläche Übernehmen speichern Sie die Zuordnung.
9.    Klicken Sie auf OK.
10.    Sie können weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

     Achtung: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 10.000 Zeichen sein darf.
        Tipp: Einzelne Zweigstellen können ausgewertet werden, indem im Auswahlfeld oberhalb von Festlegung für die entsprechende Auswahl getroffen wird.
Bei komplizierten Medienzuordnungen empfehlen wir Ihnen diese regelmäßig zu sichern. Im Statistikmodul unter DBS > Medienzuordnung über die Schaltfläche Exportieren können alle Medienzuordnungen exportiert werden.

Nachträgliche Änderung einer Festlegung

Gehen Sie wie folgt vor:
     1.    Rufen Sie über den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.
2.    Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Festlegung.
3.    Möchten Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern, löschen Sie diese, indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken. Nun können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.

Durchführung der Statistik

Rufen Sie im Statistikmodul im Menü DBS > Statistik MB auf. Es werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular des Sankt Michaelsbundes ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu überprüfen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert. Sie können das Formular über die Drucken-Schaltfläche ausdrucken.
Das Formular zeigt alle wesentlichen Felder zu Medienbestand und Ausleihzahlen, die in den Erfassungsbogen eingetragen werden müssen. Dem System bekannte Informationen werden dabei automatisch eingetragen. In den weißen Feldern können Sie selbst Eintragungen vornehmen.

Medienzuordnung zur Ermittlung der Bestandszahlen

Sie können die Medienzuordnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vornehmen, also auch schon vor dem Jahreswechsel. Die Medienzuordnung wird gespeichert und bleibt erhalten, sofern Sie keine Veränderung vornehmen.
     1.    Wählen Sie im Statistikmodul den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung. Das Fenster Festlegung DBS öffnet sich.
2.    Wählen Sie im Feld Festlegung für eine für die Jahresmeldung relevante Kategorie aus.
   
    Hinweis: Wird eine Kategorie ausgewählt, erscheint direkt unter dem Feld Festlegung für in blauer Schrift die Beschreibung der Kategorie. Derzeit für die Jahresmeldung vorgesehene Festlegungen sind:
•    Belletristik
•    Computerspiele
•    eAudio
•    eBook
•    eMusic
•    ePaper
•    eVideo
•    Film
•    Geräte
•    Hörbuch
•    KinderBel
•    KinderSach
•    Musik
•    Noten
•    Sachliteratur
•    SonstigeAV
•    Spiele
•    Zeitschriften
    
3.    Wählen Sie aus der Tabelle für die Zuordnung Ihrer Medien ein Feld aus, das Sie für die Zuordnung verwenden möchten.
 

    Tipp: Sie können sich die Suche erleichtern, indem Sie die Feldnamen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift Felder nach Zahlen und dann alphabetisch sortieren. Häufig genutzt werden die Felder Mediengruppe, Medienkennzeichen, Systematik und Standort.
Für Festlegungen, die mit dem Standort arbeiten, muss über der Tabelle die Schaltfläche Exemplar angeklickt werden, dann erscheinen in der Tabelle Felder aus dem Exemplarsatz. Hier finden Sie z. B. das Feld Standort.
    
4.    Wählen Sie unter den rechts neben der Felderauswahl stehenden Operatoren den Operator = und geben in dem Feld Wert den Wert ein, den Sie zuordnen möchten, z. B. das bei Ihnen verwendete Kürzel für die entsprechende Mediengruppe. Beachten Sie, dass Kürzel verwendet werden müssen, wenn im Register Kürzel vorhanden sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt ebenfalls eine Rolle. Möchten Sie einer Kategorie mehrere Werte zuordnen, die mit dem gleichen Buchstaben beginnen, so dass eine Trunkierung mit % möglich ist, wählen Sie bei den Operatoren Ähnlich und geben bei Wert den entsprechenden trunkierten Wert ein.
Beispiel: Dem Feld Mediengruppe kann in einer Bibliothek, die diese Kürzel verwendet, das Kürzel CDR für CD-ROM oder dem Feld Medienkennzeichen SV für Sachvideos zugeordnet werden. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Kürzel oder Bezeichnungen nachprüfen wollen, wählen Sie im Einstellungsmodul den Menüpunkt Registerpflege > Werte.
5.    Übernehmen Sie die Definition Ihrer Zuordnung, die Sie im Feld Definition sehen, durch Anklicken des Pfeils in das Editierfeld. Wenn Sie einer Kategorie in der Jahresmeldung mehrere Werte zuordnen möchten, die nicht durch Trunkierung zusammengefasst werden können, wählen Sie an dieser Stelle oberhalb des Feldes mit den Operatoren die Schaltfläche Und oder Oder aus. Im Editierfeld erscheint AND oder OR. Nehmen Sie eine weitere Zuordnung vor.
6.    Mit der Schaltfläche Syntax testen rechts neben dem Editierfeld können Sie überprüfen, ob die Festlegung formal korrekt ist.
7.    Speichern Sie Ihre Zuordnung mit der Schaltfläche Übernehmen und bestätigen Sie mit OK.
8.    Nun können Sie weitere Festlegungen für andere Kategorien vornehmen oder das Fenster durch Beenden verlassen.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Abfrage nicht länger als 10.000 Zeichen sein darf. Einzelne Zweigstellen können derzeit im Bogen für die Jahresmeldung nicht ausgewertet werden. Die Medienzuordnungen können unter DBS > Medienzuordnung über die Schaltfläche Exportieren gesichert werden.

Nachträgliche Änderung einer Festlegung

Gehen Sie wie folgt vor:
     1.    Rufen Sie über den Menüpunkt DBS > Medienzuordnung das Fenster für die Festlegung auf.
2.    Wählen Sie im Feld Festlegung für die zu verändernde Kategorie aus. Im Editierfeld erscheint die von Ihnen bereits vorgenommene Festlegung.
3.    Möchten Sie eine bereits festgelegte Zuordnung verändern, löschen Sie diese, indem Sie den Text markieren und die Entfernen-Taste drücken.
4.    Sie können Sie eine neue Festlegung für die Kategorie vornehmen.

Durchführung der Statistik

Unter DBS > Jahresmeldung werden die Zahlen für die Statistik ermittelt und im Formular für die Jahresmeldung ausgegeben. Sie können dieses Formular beliebig oft aufrufen, z. B. um zu testen, ob die Zuordnung korrekt funktioniert. Das Formular kann über die Schaltfläche mit dem Drucken-Symbol in der rechten oberen Ecke des Bogens ausgedruckt werden.

Makulierte Medien löschen

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss.
Bei der Arbeit mit BIBLIOTHECAnext sollten ausgesonderte Medien nicht sofort gelöscht, sondern zunächst nur makuliert werden, damit die für die Medien gespeicherten Ausleihdaten in der Statistik ausgewertet werden können. Nach Abschluss der Jahresstatistik bietet es sich an die makulierten Medien zu löschen.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
     1.    Wählen Sie im Einstellungsmodul Systempflege > Jahresabschluss > Makulierte Medien löschen.
2.    Geben Sie im Fenster Makulierte Medien löschen das Datum ein, bis zu dem die makulierten Medien gelöscht werden sollen. Wir empfehlen, den Vorgang anhand des Datums zu staffeln.

Hinweis: Geben Sie im Datumsfeld den 01.03.2010 ein. Damit werden alle Medien, die bis zum 01.03.2010 makuliert wurden, gelöscht. Wenn dieser Vorgang beendet wurde, geben Sie das Datum 01.06.2010 ein usw. So können Sie die Systemauslastung minimieren

3.    Klicken Sie auf Starten. Damit sind die makulierten Medien gelöscht und die Bestandszahlen entsprechend aktualisiert.
4.    Klicken Sie auf Abbrechen, wenn der Vorgang beendet wurde.
     Hinweis: Dieser Vorgang ist nicht unbedingt notwendig und kann unabhängig vom Jahreswechsel, jedoch nach dem Abschluss der Jahresstatistik, zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden.

Erwerbungsbudgets kopieren

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss.
Dieser Vorgang muss nicht durchgeführt werden und ist generell nur relevant, wenn mit der Etatüberwachung im Erwerbungsmodul gearbeitet wird. Sie können die Erwerbungsbudgets automatisch für die Etatüberwachung verschieben.
Wählen Sie im Erwerbungsmodul Etat > Etatüberwachung:
     1.    Mit der rechten Maustaste können Sie auf den Punkt Budget anzeigen klicken. Dort werden Ihnen die Budgets für das nächste Jahr, das laufende Jahr und das Vorjahr angezeigt.
2.    Wenn Sie die Erwerbungsbudgets kopieren, wird folgende Aktion durchgeführt:
•    Die Angaben aus der Spalte Budget Vorjahr werden gelöscht.
•    Die Angaben aus der Spalte Budget laufendes Jahr werden in die Spalte Budget Vorjahr verschoben.
•    Die Angaben aus der Spalte Budget nächstes Jahr werden in die Spalte Budget laufendes Jahr verschoben.

Hinweis: Die Aktion durchzuführen, ist nur dann sinnvoll, wenn alle Spalten bereits vorab ausgefüllt wurden – auch die Spalte Budget nächstes Jahr.

Bestellungen löschen

Sie finden diese Funktion im Einstellungsmodul unter Systempflege > Jahresabschluss.
Über diese Funktion können Sie alte Bestellsätze aus dem Erwerbungsmodul löschen. Dieser Vorgang ist nicht zwingend notwendig. Es werden nur diejenigen Bestellungen aufgelistet, bei denen alle unter einer Bestellnummer zusammengefassten Titel auf dem Bestellstatus Abgeschlossen stehen. Sind einzelne Titel einer Bestellung noch in einem anderen Erwerbungsstatus, storniert oder reklamiert, werden sie nicht für den Systemlauf zum Löschen von Bestellungen vorgesehen und nicht angezeigt.
Bei Bedarf können auch die Etatbuchungen zu den Bestellsätzen gelöscht werden. Dazu kann der Parameter EtatBuchungenLoeschen unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Katalog genutzt werden.
Erwerbungsspezifischer Abschluss
Folgende Tätigkeiten sind für die Erwerbung durchzuführen. Sie finden die Funktionen im Einstellungsmodul.

Haushaltsjahr umstellen

Gehen Sie wie folgt vor:
     1.    Um das Haushaltsjahr für die Erwerbung umzustellen, gehen Sie im Einstellungsmodul auf Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Registerkarte Buchungen.
2.    Ändern Sie das Haushaltsjahr ab und klicken Sie auf OK.
3.    Nach einem Neustart von BIBLIOTHECAnext wird bei der Eingabe von Bestellungen in der Erwerbung das neue Haushaltsjahr verwendet.
Offene Bestellung in das neue Haushaltsjahr übertragen
Über den Menüpunkt Konfiguration (Sys) > Erwerbung > Registerkarte: Buchungen kann bei Bedarf die Funktion Offene Bestellungen dem o.g. Haushaltsjahr zuordnen genutzt werden.
Wenn diese Schaltfläche angeklickt wird, werden alle Bestellungen aus der Erwerbung, die noch nicht den Status Abgeschlossen aufweisen, auf das Haushaltsjahr übertragen, welches an dieser Stelle angegeben ist. Wenn Sie z. B. das Haushaltsjahr 2011 angeben, werden alle offenen Bestellungen auf 2011 gesetzt.
Das betrifft auch Bestellungen, die den Status Eingetroffen aufweisen. Kontrollieren Sie deshalb vorab Ihre erledigten Bestellungen, ob diese korrekt auf den Status Abgeschlossen gesetzt wurden.
Dieser Vorgang ist nur bei Bedarf durchzuführen.

Achtung: Es sollte während dieser Aktion niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten.
Katalogspezifischer Abschluss
Folgende Tätigkeiten sind für den Katalog durchzuführen. Sie finden die Funktionen im Einstellungsmodul.
Unverknüpfte Titelaufnahmen
Über Systempflege > Unverknüpfte Titelaufnahmen im Einstellungsmodul können Sie kontrollieren, ob es Medien mit fehlenden Verknüpfungen im System gibt. Dies ist vor allem relevant, wenn Sie makulierte Medien gelöscht haben, die Gesamtwerke suchen und ebenfalls löschen möchten. Dieser Vorgang muss nicht zwingend beim Jahresabschluss erfolgen, sondern kann jederzeit im System vorgenommen werden.

Achtung: Zu beachten ist, dass während des Vorgangs niemand in BIBLIOTHECAnext arbeiten sollte.

Zugangsnummer zurücksetzen

Wenn Sie mit Zugangsnummern arbeiten und keine fortlaufende Zählung nutzen, haben Sie die Möglichkeit, im Einstellungsmodul unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte Systemtabellen die Zugangsnummer auf null zu setzen.
Setzen Sie nur Zugangsnummern auf null, deren Format an eine Jahreszahl gebunden ist. Vergeben Sie Zugangsnummern nach z. B. folgendem Schema: 03 / 0001 (Jahreszahl / laufende Nummer). Dadurch wird zu Beginn eines neuen Jahres die Jahreszahl geändert, aber nicht die laufende Zahl. Die fortlaufende Zahl müssen Sie wieder auf null zurückstellen.
     1.    Gehen Sie in das Einstellungsmodul unter Systempflege > Nummern vergeben > Registerkarte: Systemtabellen.
2.    Setzen Sie den Wert auf 0 zurück, so dass die Zeile dann folgendermaßen aussieht:
Zugangsnummer 0 Bücher (Nummernkreis) JJ/####  (Format)
Feiertagskalender
Überprüfen Sie im Rahmen des Jahresabschlusses im Einstellungsmodul unter Konditionen > Feiertage die Vollständigkeit und Richtigkeit der von Ihnen einzutragenden oder automatisch erzeugten Feier- und Schließtage.