Abrechnung
Abrechnung
Über den Menüpunkt Abo-Verwaltung > Abrechnung in der grauen Menüleiste erhalten Sie die Maske für die Abrechnungsverwaltung. Die Maske öffnet sich immer leer, die Tabelle wird erst nach Aktivierung der Schaltfläche Anzeigen gefüllt.
Die Tabelle enthält alle Buchungen aus BIBLIOTHECAnext, also sowohl die im Periodikamodul vorgenommenen als auch jene aus dem Erwerbungsmodul. Möchten Sie die Anzeige auf die Buchungen in Periodikamodul eingrenzen, wählen Sie die Buchungsart Periodika aus.
Die einzelnen Buchungen bearbeiten Sie an dieser Stelle. Außerdem werden verschiedene Druckmöglichkeiten über Drucken angeboten.
Einzelne Buchungen werden über das Kontextmenü der rechten Maustaste und die Funktion Löschen entfernt. Gelöschte Buchungen werden automatisch auch im Erwerbungsmodul gelöscht.
Abokosten auf Mitglieder einer Umlaufgruppe umlegen
Gehen Sie im Fenster Abrechnung wie folgt vor:
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Recherchieren Sie die relevante Buchung.
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Verwenden Sie die Schaltfläche Umlegen. Die Summe der Kosten für die gewählte Buchung wird auf die Umlaufteilnehmer umgelegt, d. h., die vorhandene Buchung wird gelöscht und ersetzt durch die entsprechende Anzahl an Buchungen für die einzelnen Teilnehmer. Die Zuordnung zu einem Teilnehmer erfolgt hierbei über den Buchungstext in der Form Name der Umlaufgruppe, Name des Mitglieds: Umlage.
Beispiel: Das Abonnement kostet 50,00 EUR, die Umlaufgruppe hat fünf Mitglieder. Die Schaltfläche Umlegen wird verwendet. Aus einer Buchungszeile zu 50,00 EUR werden fünf Buchungszeilen zu je 10,00 EUR. Diese 10,00 EUR sind den Mitgliedern der Umlaufgruppe über einen entsprechenden Kommentar im Buchungstext eindeutig zugewiesen. Bezahlt also Umlaufmitglied A, kann in der ihm zugeordneten Zeile der Status auf Bezahlt gesetzt werden, alle anderen bleiben weiterhin auf Offen
Pauschale auf Mitglieder der Umlaufgruppen umlegen
Gehen Sie im Fenster Abrechnung wie folgt vor:
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Sollen nicht die gesamten Abonnement-Kosten, sondern eine Pauschale auf die Mitglieder von Umlaufgruppen umgelegt werden, muss im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung für den Parameter PauschAbo der gewünschte Betrag angegeben werden. Nach dem nächsten Neustart des Periodikamoduls erscheint diese Pauschale in der Abrechnungsmaske.
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Um die Pauschale zu buchen, müssen Sie die Schaltfläche Pauschale aktivieren. Diese ist dann hellgrau.
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Wenn Sie die Schaltfläche Umlegen angeklicken, erscheint für alle Mitglieder der Umlaufgruppen jeweils eine Buchung über den in PauschAbo angegebenen Betrag. Dabei ist es unwichtig, an wie vielen Umläufen ein Nutzer teilnimmt, die Pauschale wird für alle in der angegebenen Höhe berechnet. Die Zuordnung der einzelnen Buchungen erfolgt zu der Mitgliedsnummer oder Personalnummer, die der bei der Benutzerneuaufnahme vergebenen Benutzernummer entsprechen. Der Buchungstext lautet entsprechend PAUSCHALE: Benutzernummer.
Beispiel: Für Umlaufteilnahme muss jährlich 5,00 EUR gezahlt werden. Insgesamt hat die Bibliothek 50 Nutzer, die an Umläufen teilnehmen. Am Anfang des Jahres wird die Abrechnungsmaske aufgerufen, die Schaltfläche Pauschale aktiviert (hellgrau) und die Schaltfläche Umlegen verwendet. Es sind 50 Buchungen à 5,00 EUR entstanden. Diese können auf Bezahlt oder Offen gesetzt werden. Bei nun folgenden Vorgängen wird solange mit der Pauschale gearbeitet, bis über einen weiteren Klick auf die Schaltfläche Pauschale wieder dunkelgrau ist.