Abonnementverwaltung

Registerkarte Abo / Katalog

Auf der Registerkarte Abo / Katalog nehmen Sie folgenden Angaben vor:

Kürzel: Jedem Abonnement ist ein Kürzel zuzuordnen. Dieses Kürzel dient zur eindeutigen Identifikation des Abonnements und kann bei späteren Zugriffen und Suchen verwendet werden. Groß- und Kleinschreibung spielen hier eine Rolle.
Das Kürzel kann nur über die Schaltfläche Kürzel im Änderungsmodus geändert werden.

EAN/ ISSN: Die ISSN (International Standard Serial Number) sollte angegeben werden. Die EAN (Europäische Artikelnummer) ist als Barcode auf fast allen frei verkäuflichen Zeitschriften vergeben. Falls Sie einen Barcode-Scanner verwenden, können Sie die EAN einscannen. Trifft ein Heft ein, können Sie es direkt einem Abonnement zuordnen und einarbeiten sowie eine Lieferung verfolgen, indem Sie die EAN direkt über einen Barcode-Scanner einlesen.

Status: Abbestellt, Bestellt, Probeheft.

Bibliographische Angaben: Die Aufnahme der bibliographischen Angaben (z. B. Titel, Titelzusatz) entspricht der Aufnahme im Katalog. Durch Karteikasten-Schaltflächen können die Register aus dem Katalog genutzt werden, über die nummerierten Auswahlschaltflächen können mehrere Einträge in ein Feld gemacht werden. Werden automatische Katalogeinträge generiert, sollte im Feld Mediengruppe für zukünftige statistische Auswertungen und Ausleihkonditionen ein Eintrag vorhanden sein.

Verknüpfungsmöglichkeit mit dem Katalog: Im Feld Gesamtwerk wird entschieden, ob eine Verknüpfung mit dem Katalog erfolgt.

• Nein: Aufnahme des Abonnements liegt vom Katalog unabhängig nur im Periodikamodul vor.

• Neu anlegen (RDA) oder Neu anlegen (RAK): Bei der Neuanlage eines Gesamtwerkes für ein Zeitschriftenabonnement besteht die Wahlmöglichkeit zwischen einer Aufnahme in der RDA-Erfassungsmaske oder der RAK-Erfassungsmaske. In beiden Fällen wird automatisch ein Katalogeintrag mit der Medienart Gesamtwerk angelegt, in dem die hier erfassten Daten übernommen werden.

• Mit vorh. verknüpfen: Verknüpft das Abonnement mit einem bereits vorhandenen Katalogeintrag. Dieser kann über die Schaltfläche Im Katalog suchen recherchiert und mit Auswählen übernommen werden. Eine bereits bekannte Mediennummer kann direkt eingetragen und die Katalogdaten bei der Auswahl übernommen werden.

• Katalogisat öffnen: Mit dieser Schaltfläche besteht die Möglichkeit, die vorhandene Aufnahme des Gesamtwerks nachzubearbeiten, da in der Abo-Maske nicht alle Felder zur Verfügung stehen, die auch in der Erfassungsmaske der Katalogisierung vorhanden sind. Diese Funktion ist sowohl für RAK als auch RDA verfügbar und nur anwählbar, wenn die Mediennummer des Gesamtwerks im darüberliegenden Textfeld eingetragen ist.

Registerkarte Lieferdaten

Die Daten zur Lieferung sind wichtig für die automatische Lieferverfolgung. Aus diesen Informationen entnimmt das System, wann das nächste Heft erwartet wird und wie die Zählung erfolgt.

Sie haben folgende Eingabemöglichkeiten:

• Lieferant: Es stehen Ihnen die Lieferanten aus der Geschäftspartnerverwaltung, die in der Erwerbung erfasst sind, zur Verfügung. Sie können aber auch im Periodikamodul neue Lieferanten anlegen.

• Lieferzeit: Die Lieferzeit entspricht der Differenz des Erscheinungstermins bis zum erwarteten Lieferzeitpunkt. Die Lieferzeit ist wichtig für die Nutzung des Mahnwesens. Die Mahnfrist beginnt immer nach Ablauf der Lieferzeit.

• Bestellart: Die Bestellart gibt an, auf welchem Weg das Abonnement erworben wird, z. B. Tausch, Pflichtablieferung, Schenkung. Die verschiedenen Bestellarten können im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte > Tabelle: Bestellart angelegt werden.

• Periode, in der die Zeitschrift erscheint:

Tabelle anzeigen

Wochentag	Für Hefte die an einem festen Wochentag erscheinen. Mehrfachmarkierungen sind möglich.
Täglich	Für Hefte die jeden Tag erscheinen (auch Samstag und Sonntag)
Wöchentlich	Für Hefte die alle sieben Tage erscheinen.
14-tägig	Für Hefte die alle 14 Tage erscheinen.
3-wöchig	Für Hefte die alle 21 Tage erscheinen.
Monatlich	Für Hefte die alle 30 Tage erscheinen. Dadurch kann es dazu kommen, dass zwei Hefte in einem Monat generiert werden, empfehlenswerter ist deshalb meist die Wahl von Monatl. gleicher Tag.
Monatl. gleicher Tag	Standard für monatlich erscheinende Hefte Jeden Monat wird am gleichen Tag ein offenes Heft generiert (z. B. immer am 3. jeden Monats).
6-wöchig	Für Hefte die alle 42 Tage erscheinen.
2 monatl. gleicher Tag	Jeden zweiten Monat wird am gleichen Tag ein offenes Heft generiert.
3 monatl. gleicher Tag	Jeden dritten Monat wird am gleichen Tag ein offenes Heft generiert.
Vierteljährlich	Entspricht der Einstellung 3 monatl. gleicher Tag.
Halbjährlich	Jeden sechsten Monat wird am gleichen Tag ein offenes Heft generiert.
Jährlich	Jeden zwölften Monat wir am gleichen Tag ein offenes Heft generiert.
Unregelmäßig	Für unregelmäßig erscheinende Periodika, es kann keine Lieferverfolgung stattfinden.
Andere Periode	Eine beliebige Periode kann im Feld Tage eingetragen werden, z. B. wenn eine Zeitschrift acht Mal im Jahr erscheint kann hier 365/8=45 Tage eingegeben werden.

• Erste Lieferung: Geben Sie das Datum der ersten Lieferung an. Bei retrospektiver Erfassung bedeutet das ggf. ein Datum in der Vergangenheit. Geben Sie dieses an, damit im Kardex jederzeit zu erkennen ist, ab wann Exemplare vorliegen, auch wenn alte Hefte in einem anderen System verwaltet wurden.

• Letzte Lieferung: Geben Sie bei abbestellten oder beendeten Abonnements das Datum der letzten Lieferung an.

• Nächste Lieferung: Dieses Datum ist für die Generierung des nächsten offenen Heftes innerhalb der automatischen Lieferverfolgung zuständig. Automatisch wird das unter Erste Lieferung eingetragene Datum übernommen. Ändern Sie das Datum, wenn Sie dort ein in der Vergangenheit liegendes Datum eingegeben haben (z. B. 01.01.1980), damit durch die Lieferverfolgung nicht unnötig offene Hefte generiert werden. Das Datum der Nächsten Lieferung wird bei der automatischen Lieferverfolgung entsprechend dem unter Periode angegebenen Zeitraum bei Eintreffen eines neuen Heftes automatisch aktualisiert.

• Jahrg., Nr.: Geben Sie den Jahrgang und die Heftnummer ein, die für das Heft mit dem in Nächste Lieferung angegebenen Erscheinungsdatum gelten. Der Jahrgang ist nicht das Erscheinungsjahr, sondern der Jahrgang seit Erscheinen des Heftes. Wird für eine Zeitschrift der Jahrgang nicht gezählt, lassen Sie das Feld leer.

• Zusätzliche Felder: Im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Zusätzliche Felder können nach Bedarf weitere Felder unter Tabelle Abo angelegt werden.

• Zählung: Die Zählung gibt an, wie die Zählung zum automatisch angelegten Heft angezeigt werden soll. Sie können eine beliebige Zählung eingeben. Damit ein Format immer zur Auswahl steht muss es im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Werte in der Tabelle PeriZaehlung eingetragen werden. Hierbei können normale Textbausteine und die folgenden Platzhalter verwendet werden:

  • &J = Erscheinungsjahr

  • &JG = Jahrgang

  • &H oder &N = Heftnummer. Bei &H wird als arabische Zahl hochgezählt, bei &N werden die Werte in der Definition angegeben, je nachdem welche Beispiel-Heftnummer angegeben ist, wird der n-te Wert aus der Liste angezeigt.

Beispiel:
Heft &Z, &JG(&J) wird im Format Heft 3, 35(2010) angezeigt.
&Z(&J) als 3(2010).

Für vierteljährliche Erscheinungsweise: &N &J|I. Quartal|II. Quartal|III. Quartal|IV. Quartal|
Anzeige für Heft 2 im Jahr 2010: II. Quartal 2010

Für bekannte Doppelhefte: Heft &N, &J|1|2|3|4|5|6/7|8/9|10|; Anzeige für Heft 5 im Jahr 2010: Heft 5/6, 2010-02-24

Für Sonderfälle, bei denen keine Heftnummern vorhanden sind, können für die Zählung auch die Monate verwendet werden, z. B. die Zählung April 2010, Mai 2010 muss wie folgt eingetragen werden: &N &J|Januar|Februar|März|April|Mai|Juni|Juli|August|September|November|Dezember und die Zählung Vol. 24 (2010), April erhalten Sie mit dem Eintrag: Vol.&JG(&J), &N|Januar|Februar|März|April|Mai|Juni|Juli|August|September|November|Dezember

Registerkarte Exemplare

In dieser Registerkarte wird das Exemplar oder die Exemplare der Zeitschrift angelegt. Die Angaben sind vor allem wichtig, wenn automatisch Hefte im Katalog generiert werden sollen, da alle wesentlichen Daten für den Exemplarsatz hier vorgegeben werden können.

Einfügen:

1. Exemplar anlegen.

2. Gewünschten Felder ausfüllen.

Löschen:

• markiertes Exemplar löschen

Um ein bestimmtes Exemplar zu markieren, klicken Sie auf das Mediensymbol am Anfang der Zeile.

Es stehen Ihnen folgende Spalten mit Informationen zur Verfügung:

• Prio: Die Priorität legt fest, welches Exemplar am dringendsten gebraucht wird. Dies ist wichtig, wenn Sie mehrere Exemplare einer Zeitschrift haben und der Lieferant nicht alle auf einmal liefert. Durch die Priorität können Sie festhalten, welche der Exemplare als erste eintreffen. Die Priorität entspricht nicht der Reihenfolge. So hat z. B. 3 die höchste Priorität und 1 die niedrigste. Der Zahlenwert für die Priorität kann über die Tastatur eingetragen werden, oder über die Nutzung der Schaltflächen + und -.

 Beispiel: Ein Exemplar ist Präsenzbestand, eines geht in den Umlauf. Es wird als wichtiger erachtet, dass die Zeitschrift in der Bibliothek zur Einsicht vorhanden ist. Die Priorität des Exemplars für den Präsenzbestand wird also auf 2 gesetzt. Trifft nun nur eine Teillieferung ein, wird der Eingang des Exemplars für den Präsenzbestand zuerst gewählt. Die eingestellte Prio kann beim tatsächlichen Eintreffen einer Teillieferung jederzeit für den aktuellen Fall geändert werden, die Vergabe hier ist also in erster Linie ein genereller Vorschlag, wie bei Teillieferungen zu verfahren ist.

• Status: Wenn die Hefte in der Ausleihverbuchung entliehen werden sollen, ist der Status Verfügbar zu wählen. Geht ein Exemplar automatisch in den Umlauf ist Im Umlauf auszuwählen.

• Standort: Entspricht dem Feld Signatur/Standort im Exemplarsatz des Katalogs.

• Standort2: Entspricht dem Feld Standort2 im Exemplarsatz des Katalogs.

• Standort3: Entspricht dem Feld Standort3 im Exemplarsatz des Katalogs.

• Umlaufgruppe: Geht ein Exemplar automatisch in Umlauf, ist eine Umlaufgruppe zuzuordnen. Steht keine geeignete Umlaufgruppe zur Auswahl, kann über die Schaltfläche Neue UG in die Umlaufgruppenverwaltung verzweigt und eine neue Umlaufgruppe angelegt werden.
  Bei der Auswahl des Status Im Umlauf wird automatisch die erste Umlaufgruppe zugeordnet.

• Bemerkung, Zweigstelle: Entsprechen den Feldern im Exemplarsatz des Katalogs. Exemplare können mit einer Bemerkung versehen und einer Zweigstelle zugeordnet werden.

• Abbestellt_Zum: Werden einzelne Exemplare abbestellt, kann bei jedem Exemplar das Datum der Abbestellung hinterlegt werden.

Registerkarte Etat / Rechnungen

Die Registerkarte Etat / Rechnungen dient zur separaten Rechnungs- und Etatverwaltung einzelner Abonnements. Die vorgenommenen Buchungen werden aber durch die Buchungsart Periodika gekennzeichnet, in die Erwerbung übernommen und in der Etatüberwachung mit kalkuliert werden.

 Hinweis: Die Registerkarte Etat / Rechnungen in der Abonnement-Aufnahme ist für die Neuaufnahme zunächst nicht aktiv. Damit Einträge vorgenommen werden können, speichern Sie die Abonnement-Aufnahme und rufen Sie sie über den Menüpunkt Ändern in der rechten Menüleiste neu auf.

Die Funktionsweise der Registerkarte Rechnungen, die man in der Liste der offenen Periodika aufrufen kann, entspricht der Registerkarte Etat / Rechnungen.

Registerkarte Verwaltung

Geben Sie an, was mit dem Abonnement oder den eingetroffenen Heften geschehen soll.

Sie haben folgende Optionen unter Beim Eintreffen:

• Automatisch Umlauf starten: Zu den Exemplaren, mit dem Status Im Umlauf wird bei Eingangsverbuchung automatisch der Umlauf gestartet und bei aktivierter Option Automatisch Umlaufzettel drucken auch nach Wahl ein Umlaufzettel oder Umlaufetiketten gedruckt.

• Automatischer Katalogeintrag je Heft: Zu jedem eingegangenen Exemplar wird ein Katalogeintrag angelegt (Medienart: Zeitschrift, Unterart: Heft). Der Katalogeintrag enthält in Medien- bzw. Exemplarsatz alle in der Aboaufnahme angegebenen Werte. Beim Eingang müssen oft weitere Einträge im Exemplarsatz wie z. B. die Eingabe des Barcodes vorgenommen werden. Wird bei Exemplareintrag zum Nachbearbeiten anzeigen ein Haken gesetzt so muss hierzu nicht in den Katalog gewechselt werden, die Erfassungsmaske für Exemplardaten, wie Sie sie auch aus der Katalogisierung kennen wird beim Eintreffen automatisch zur Bearbeitung angezeigt und kann beliebig ergänzt werden.
  Der Abonnement-Satz und die eingetroffenen Hefte sind nicht im Katalog recherchierbar. Nur wenn diese Option aktiviert ist erfolgen automatische Einträge im Kataloge beim Eintreffen der Hefte, die dann auch im Katalog / OPAC recherchierbar sind. Außerdem ist, wenn der Haken nicht gesetzt wird, kein nachträglicher manuell zugeordneter Umlauf mehr möglich, da für diesen eine Verknüpfung einer Umlaufgruppe mit einem Katalogeintrag vorgenommen wird.

• Lieferverfolgung aktiviert (Automatisch nächstes Heft generieren): Diese Option ist von zentraler Bedeutung. Durch Aktivieren dieser Option werden entsprechend den Lieferdaten offene Hefte generiert. Nur dann kann das System Ihnen mitteilen, wenn ein neues Heft fällig wird, erkennt Lücken in der Lieferung und nutzt das Mahnwesen. In den meisten Fällen ist das Aktivieren der Lieferverfolgung sinnvoll. Ausnahme sind unregelmäßig erscheinende Periodika, hier kann die Lieferung nicht verfolgt werden.

• Anzeigen beim Eintreffen: Eine hinterlegte Bemerkung erscheint beim Eintreffen eines Exemplars jedes Mal, z. B. nützlich bei unregelmäßiger Bindefrequenz (bindefertig nach Eintreffen des Registerbandes) oder für die Weitergabe, wenn die Umlaufverwaltung nicht genutzt wird.

• Automatische Mahnung für alle zukünftigen Hefte aktivieren: Überfällige Hefte kommen automatisch in die Mahnung.

Sie haben zudem folgende Optionen:

• Anzeigen beim Zurückbuchen: Diese Funktion wird nur verwendet, wenn ein Exemplar in einen Stern-Umlauf geschickt wird. Der Text, den Sie angeben, wird bei der Funktion Weitergeben für den Stern-Umlauf angezeigt.

• Änderungsgrund: Es besteht die Möglichkeit einen Hinweis für spätere Bearbeiter zu hinterlassen.

Registerkarte Bindeverwaltung

Die Bindeverwaltung dient dazu, für das Abonnement Informationen zum Bindevorgang wie zum Einband zu verwalten. Zentrale Funktionen sind der automatisch erscheinende Hinweis auf die Bindung nach entsprechenden Zeiträumen oder entsprechender Anzahl gelieferter Hefte sowie die Verwaltung von binderelevanter Information, die gebündelt aufgerufen werden kann.

Geben Sie zu Ihrem Abo an, ob ein Einband, Titelblatt und Register mitgeliefert wird. Zusätzlich kann ein Buchbinder ausgewählt und die Anzahl der zu bindenden Hefte angegeben werden. Sie können einstellen, ob der Bindehinweis beim Eintreffen der Hefte angezeigt wird.

Sie haben folgende Optionen:

• Titel binden: Bindeverwaltung für dieses Abonnement aktivieren

• Buchbinder: Entsprechenden Buchbinder wählen. Das hinterlegte Register entspricht dem der Geschäftspartner. Vor der Arbeit mit der Bindeverwaltung müssen also die Buchbinder als Geschäftspartner eingetragen werden.

• Hefte je Band: Von der hier angegebenen Anzahl von Heften je Band kann der automatische Bindehinweis abhängig gemacht werden. Wird z. B. 5 eingegeben, erscheint beim Eintreffen des fünften Hefts die Meldung „Alle Hefte zu ABO: BEISPIEL sind eingetroffen, damit können diese Hefte gebunden werden.“

• Zukünftiger Standort: Standort des Bandes, damit ist zu sehen, was auf das Signaturetikett des fertigen Bandes zu schreiben ist.

• Zu bindende Exemplare: Zahl der zu bindenden Exemplare. Dies ist wichtig, wenn zu einem Abonnement mehrere Exemplare geliefert, aber nicht alle gebunden werden sollen.

• Automatischer Hinweis, wenn bindefertig: Nach Ablauf der angegebenen Frist, oder wenn die unter Hefte je Band angegebene Anzahl von Bänden eingetroffen ist, erscheint die Meldung „Alle Hefte zu ABO: BEISPIEL sind eingetroffen, damit können diese Hefte gebunden werden.“ Es muss ein Zeitraum ausgewählt werden.
  Dieser Zeitraum wird nur berücksichtigt, wenn unter Hefte je Band kein Eintrag gemacht wurde.

• Einband: Festlegung, ob mit Einband gebunden werden soll, ob für den Einband eine Musterpappe vorliegt und in welcher Farbe gebunden wird sowie wer für die Lieferung des Einbands zuständig ist.

• Titelblatt / Register: Angabe, ob Titelblatt und Register geliefert werden.

• Zusätzliche Informationen: Anzeige der von Ihnen angelegten zusätzlichen Felder.

Die zusätzlichen Felder, die in der Abonnement-Neuaufnahme auf der Registerkarte Bindeverwaltung angeboten werden, können im Einstellungsmodul unter Registerpflege > Zusätzliche Felder zugeordnet werden.

Eingangsverbuchung bei automatischer Lieferverfolgung

Gehen Sie für die Eingangsverbuchung bei automatischer Lieferverfolgung wie folgt vor:

1. emspNach Eingang der Zeitschrift recherchieren Sie die zu diesem Abonnement gehörenden offenen Hefte. Diese werden Ihnen in der Liste im Fenster für Offene Hefte angezeigt.

2. Überprüfen Sie die Eintragungen (z. B. Zählung, Lieferdatum) in der Tabelle. Möchten Sie eine Angabe ändern, rufen Sie den Datensatz über die Schaltfläche Ändern auf. Die angezeigten Daten können Sie beliebig anpassen, das Lieferdatum kann über die Schaltfläche Heute auf das heutige Datum gesetzt werden.

3. Sind die Daten korrekt, kann der Eingang des Mediums verbucht werden, dies erfolgt über die Schaltfläche Eingetroffen. Die Anzahl der angelegten Exemplare für das Abonnement wird angezeigt.

4. Sind alle Exemplare des Abonnements geliefert, klicken Sie auf OK.

5. Handelt es sich um eine Teillieferung, überschreiben Sie die Angabe der Anzahl der eingetroffenen Hefte. In der Liste der offenen Hefte bleiben nicht gelieferte Exemplare so erhalten und der Eingang kann später verbucht oder gemahnt werden. Durch einfaches Setzen oder Entfernen des Häkchens vor einem Exemplar wird entschieden, welches Exemplar eintreffen soll. Hierbei kann die Priorität vernachlässigt werden.

6. Je nach Einstellungen auf der Registerkarte Verwaltung im Abonnement wird ein Katalogeintrag angelegt und die Exemplardaten zur Bearbeitung werden angezeigt, für alle Exemplare mit dem Status Im Umlauf wird ein Umlaufzettel gedruckt. Das eingetroffene Heft wird in der Liste der offenen Hefte nicht mehr angezeigt und das nächste zu erwartende Heft wird in der Liste generiert. Dabei gilt: Bei monatlich erscheinenden Heften werden jeweils zwei offene Heft im Voraus generiert, bei wöchentlich erscheinenden jeweils fünf Hefte im Voraus und bei täglich erscheinenden Heften ein Heft.

Eingangsverbuchung ohne automatische Lieferverfolgung

Gehen Sie wie folgt vor:

1. emspIst die automatische Lieferverfolgung nicht aktiviert, muss zur Eingangsverbuchung ein offenes Heft erstellt werden. Nutzen Sie hierzu die Schaltfläche Hinzufügen.

2. In der Erfassungsmaske wählen Sie das Kürzel aus. Die Daten, die aus dem Abonnement-Satz bekannt sind, werden automatisch für das Heft übernommen. Die Zählung gibt automatisch das nächste zu erwartende Heft an (z. B. Jahrgang, Heftnummer).

3. Ändern Sie die Daten entsprechend dem vorliegenden Heft ab und speichern Sie es mit OK. Der Datensatz erscheint in der Tabelle und kann entsprechend der Eingangsverbuchung bei automatischer Lieferverfolgung als Eingang verbucht werden.

Zusätzliche Funktionen für offene Periodika

Sie haben zusätzliche Funktionen im Fenster Offene Periodika. Es stehen Ihnen dabei folgende Schaltflächen zur Verfügung:

• Löschen: Offenes Heft löschen. Die Sicherheitsfrage bestätigen Sie mit Ja. Wir empfehlen, bei der darauffolgenden Meldung, ob die Zählung der nachfolgenden offenen Medien angepasst werden soll, auf Nein zu klicken.

Lücke: Ermöglicht es, ein markiertes Heft als Lücke einzutragen. Das Heft wird somit als Fehlbestand im Kardex nachgewiesen. Die sollten Sie nur nutzen, wenn Hefte ohne Katalogeintrag angelegt werden. Über einen rechten Mausklick kann bei Mehrfachexemplaren die Liste der fehlenden Exemplare angezeigt werden. Die Nutzung dieser Funktion dient für die Kardexverwaltung und ist insofern nur sinnvoll, wenn keine Katalogeinträge angelegt werden. Im Katalog werden natürlich keine Lücken angezeigt, der Eintrag für ein nicht geliefertes Heft fehlt. Wird aber der Kardex zur Bestandsverwaltung genutzt, erscheint für ein nicht geliefertes Heft ein Eintrag, der dieses Heft eindeutig als Lücke ausweist.

Im Kontextmenü über die rechte Maustaste finden Sie folgende Funktionen:

• Aboexemplare: Angaben zu den einzelnen Aboexemplaren anzeigen und wenn gewünscht auch unabhängig vom Eintreffenlassen des Exemplars verschiedene Umlauflisten drucken.
  Treffen von einer Lieferung nicht alle bestellten Exemplare auf einmal ein, können nur die tatsächlich eingetroffenen Exemplare als Teillieferung behandelt werden. In der Liste der offenen Hefte bleiben nicht gelieferte Exemplare dadurch erhalten und der Eingang kann später verbucht oder gemahnt werden.

• Fehlende Exemplare: Später die fehlenden Exemplare zu einer bestimmten Lieferung anzeigen

Mahnfristen festlegen

Wählen Sie im Periodikamodul aus dem Menü Mahnung > Mahnfristen. Die Mahnfristen bestimmen den Zeitraum, nach dem ein offenes Heft in die jeweils höhere Mahnstufe gestellt wird. Die Mahnfristen sind additiv zu verstehen. Die Zählung beginnt bei der 1. Mahnung mit der Fälligkeit, für die folgenden Mahnungen jeweils mit dem Auslösen der vorhergehenden Mahnung.

Mahnungen werden nur für Hefte automatisch generiert, bei denen auch die automatische Lieferverfolgung im Abonnement-Satz auf der Registerkarte Verwaltung aktiviert ist.

Die Fälligkeit eines Heftes wird anhand der Daten im Abonnement-Satz auf der Registerkarte Lieferdaten berechnet: Als Fälligkeitsdatum angenommen wird das Datum Nächste Lieferung plus die ggf. eingetragene Lieferzeit.

Beispiel: Das Datum der nächsten Lieferung im Abonnement-Satz ist der 01.03.2010, bei Lieferzeit sind 7 Tage eingetragen. Bei den Mahnfristen ist jeweils 7 Tage eingetragen. Damit kommt die Zeitschrift am Freitag, dem 14.03.2010, in die 1. Mahnung. Gemahnt wird immer montags, die 1. Mahnung wird also am 17.01.2010 ausgelöst. Sieben Tage später, am Montag, dem 24.03.2010, kommt sie in die 2. Mahnung und diese Mahnung wird auch direkt ausgelöst. Wieder sieben Tage später, am Montag, dem 31.03.2010, kommt sie in die dritte Mahnung.

Mahnungen bearbeiten

Wählen Sie im Periodikamodul aus dem Menü Mahnung > 1. Mahnung, Mahnung > 2. Mahnung oder Mahnung > 3. Mahnung. Im Fenster Mahnungen bearbeiten werden alle offenen Hefte angezeigt, die die Mahnfrist überschritten haben. Im linken oberen Fensterbereich besteht die Möglichkeit, sich nur die offenen Hefte für eine bestimmte Zweigstelle anzeigen zu lassen.

Sie haben folgende Optionen:

• Über Nicht Mahnen wird jeweils das markierte offene Heft aus der Liste genommen und nicht gemahnt. Rufen Sie die Mahnstufe das nächste Mal auf, stehen die so nicht gemahnten Hefte wieder in der Liste.

• Über Drucken wird der Briefdruck angestoßen und die Mahnung ausgelöst. Die Vorlagedateien für die Mahnbriefe sind unter Zmahn1.qrp, Zmahn2.qrp und Zmahn3.qrp zu finden und können über den Reporteditor angepasst werden. Nach dem Druck erfolgt die Abfrage, ob der Mahnstatus erhöht werden soll:
  Ja: Es erscheinen die Medien nach Ablauf der entsprechenden Frist in der nächsten Mahnstufe.
  Nein: Es erscheinen die gemahnten Medien wieder in der 1. Mahnung. Wir empfehlen die Bestätigung mit Ja.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten sind im Kontextmenü (rechten Maustaste) zu finden:

• Abodaten ruft den Abonnement-Satz auf, der dann direkt bearbeitet werden kann.

• Offene Hefte ruft die Liste der offenen Periodika auf, deren Eingang dann direkt gebucht werden kann.

• Ansprechpartner: Für den Mahnbrief kann ein Ansprechpartner eingetragen werden, wenn die Anrede nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“ sein soll.

• Drucken entspricht der Schaltfläche Drucken.