E-Mail-Versand über SMTP

Voraussetzungen

Sie müssen folgende Voraussetzungen für den SMTP-Versand erfüllen:

• Funktionsfähiger SMTP-Server, der vom Client aus erreicht werden kann. Der SMTP-Server kann unter einem beliebigen Betriebssystem laufen.
• BIBLIOTHECAnext ab Version 2.6
• Datenbank mit mindestens dem Datenbankschema 5.24
• Microsoft .NET Framework ab Version 3.5

Einstellungen

Im Folgenden ist beschrieben, wie Sie den E-Mail-Versand per SMTP aktivieren können:

1. Gehen Sie ins Einstellungsmodul von BIBLIOTHECAnext.
2. Wählen Sie Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung / Abschnitt ALL / Parameter MAILSERVER. Geben Sie den Namen des Mailservers ein, der bei Ihnen verwendet wird, z. B. mail.musterhausen.de.
3. Wählen Sie im gleichen Abschnitt die Einstellungen für die folgenden Parameter:
   SMTPKennung: Kennung für den Zugang zum SMTP-Server
   SMTPPasswort: Passwort für den Zugang zum SMTP-Server
   SMTPPort: Port des Mailservers
   SMTPEncryption: Einstellung für die E-Mail-Verschlüsselung:
   0 = keine Verschlüsselung
   1 = SSL-Verschlüsselung
4. Speichern Sie diese Einstellung.
5. Gehen Sie zu Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt ALL / Parameter E-Mail-Versandart. Sie können wahlweise M für MAPI oder S für SMTP einstellen. Standardmäßig ist MAPI voreingestellt.
6. Stellen Sie auf S für SMTP um.
7. Speichern Sie die Einstellung.
8. Gehen Sie zu Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe / Parameter MailAbs.
9. Geben Sie eine Absenderadresse an, von der aus die E-Mails verschickt werden sollen. Außerdem können Sie im Parameter MailBCC eine weitere E-Mail-Adresse angeben, an die die E-Mails als Blindcopy verschickt werden sollen. Diese beiden Einstellungen sind arbeitsplatzbezogen und sollten deshalb für alle Arbeitsplätze eingestellt werden, die den E-Mail-Versand per SMTP nutzen sollen.
10. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu. Sie können dadurch den E-Mail-Versand über SMTP nutzen.

E-Mail-Vorlagen

Bei Versand von Mahnungen und Vorbestellbenachrichtigungen per E-Mail werden die Exemplare pro Benutzer und Mahnstufe zusammengefasst. Ist der Benutzer z. B. mit mehreren Titeln in der 1. Mahnung, erhält er eine E-Mail für alle Titel dieser Mahnstufe.

Für den E-Mail-Versand stehen Ihnen Vorlagen zur Verfügung, die Sie im Verzeichnis ..\Templates\MAIL Ihrer Programm-CD finden. Die Vorlagen dienen dazu, vorgegebene E-Mail-Texte in den E-Mail-Versand einzufügen, die z. B. den Text für die Mahnung enthalten. Sie können bei Bedarf diese Dateien in Ihr System kopieren und die von Ihnen benötigten Anpassungen am Text erneut vornehmen. Folgende Dateien sind betroffen:

• v_best.txt: Versand von Vorbestellbenachrichtigungen per E-Mail.
  Folgende Felder können verwendet werden:
  <Betreff xxx>
  <BRIEFANREDE>
  <NAME>
  <VORNAME>
  <AUSWEISNR>
  <AUSLEIHSTELLE>
  <Datum>
  <TABELLE>: diese enthält die Titeldaten zu den Vorbestellungen.
   
• v_mahn1.txt bis v_mahn5.txt: Versand von Mahnungen per Mail.
  Folgende Felder können verwendet werden:
  <Betreff xxx>
  <BRIEFANREDE>
  <NAME>
  <VORNAME>
  <AUSWEISNR>
  <Datum>
  <Ausleihstelle>
  <TABELLE>: diese enthält die Titeldaten zu den Mahnungen.
  <MAHNGEBÜHR>
  Die Währung kann bei Bedarf als Text geändert und hinter der Mahngebühr angegeben werden.
   
• v_mahn0.txt: Versand von Erinnerungen per E-Mail.
  Folgende Felder können verwendet werden:
  <Betreff xxx>
  <BRIEFANREDE>
  <NAME>
  <VORNAME>
  <AUSWEISNR>
  <Datum>
  <Ausleihstelle>
  <TABELLE>: diese enthält die Titeldaten zu den Erinnerungen.
   
• v_gebm1.txt bis v_gebm5.txt: Versand von Gebührenmahnungen per E-Mail.
  Folgende Felder können verwendet werden:
  <BRIEFANREDE>
  <NAME>
  <VORNAME>
  <GEBÜHR>
  <MAHNGEBÜHR>
  Die Währung kann bei Bedarf als Text geändert und hinter der Mahngebühr angegeben werden.
   
• Mailtext.txt: Versand von Serien-E-Mails: Diese Datei enthält nur Text, der beliebig angepasst werden kann.

Wenn Sie Anpassungen vornehmen möchten, gehen Sie so vor:

1. Kopieren Sie die Dateien aus dem Verzeichnis der CD in das entsprechende Programmverzeichnis auf dem Server oder Einzelplatz.
2. Öffnen Sie die Dateien über den Windows-Explorer. Nutzen Sie dazu z. B. den Editor oder Wordpad.
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
4. Speichern Sie die Dateien. Die Änderungen stehen beim nächsten E-Mail-Versand zur Verfügung.

Mahngebühr und Mahnpauschale bei E-Mails

Beim Versand von Mahnungen per E-Mail wird am Ende der E-Mail die Mahngebühr der aktuell gemahnten Exemplare als Summe angezeigt. Enthalten ist dabei die Summe der Mahngebühren pro Exemplar plus die Mahnpauschale.

Die Anzeige dieser Summe wird über die Datei v_mahn1.txt gesteuert (1 steht als Beispiel für die jeweilige Mahnstufe 1-5). In dieser Datei ist das Steuerfeld <MAHNGEBÜHR> angegeben. Wenn die Mahngebühr in der E-Mail nicht angezeigt werden soll, kann das Feld <MAHNGEBÜHR> aus der Datei v_mahn1.txt entfernt werden.

Da sich die Mahnpauschale meist auf ein Porto für den Briefdruck bezieht, soll die Mahnpauschale beim Versand von Mahnungen per E-Mail meist nicht berechnet werden. In diesem Fall steht eine die Einstellung im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) / Direkteinstellung / Abschnitt: Ausleihe / Parameter: MahnInMailVerrech zur Verfügung. Im Feld Wert sind folgende Einstellungen möglich:

• J = die Mahnpauschale wird bei Versand der Mahnung per E-Mail gebucht.
• N = die Mahnpauschale wird bei Versand der Mahnung per E-Mail nicht gebucht.