Kennungen verwalten

Katalog > Katalogisierung

• Druck Kurzlisten>Druck Langlisten: Die beiden Punkte befinden sich im Katalog unter dem Menüpunkt Datei und können über diese Berechtigung gesperrt werden.

• Anzeige festlegen: Der Punkt befindet sich im Katalog unter dem Menüpunkt Katalogisierung und kann hier freigeschaltet oder gesperrt werden.

• Schlagworte vergeben, die nicht im Register sind: Die entsprechende Kennung kann jedes beliebige Schlagwort vergeben, auch ohne dass das Schlagwort ins Register aufgenommen wird. Wenn der Punkt auf rot gesetzt ist, darf die Kennung nur noch Schlagworte aus dem Register übernehmen und zu einem Datensatz zuordnen.

Katalog > Katalogisierung > Neuaufnahme

Der Zugang zu den Neuaufnahmemasken im Katalog wird gesperrt.

Katalog > Katalogisierung > Änderung/Makulierung

• Recherche: Der Zugang zur Recherche im Katalog wird gesperrt.

• Titel ändern: In der Trefferliste des Katalogs kann hier der Punkt Ändern und damit der Aufruf des Mediensatzes ausgeblendet werden. Mit der rechten Maustaste kann aber noch die Exemplaränderung aufgerufen werden.

• Titel löschen: Die Funktion Löschen in der Trefferliste des Katalogs kann ausgeblendet werden. Auch Makulieren ist dann auf diesem Weg nicht mehr möglich. Dies ist dann z. B. über den Barcode-Änderungsmodus möglich.

• Alle Exemplare ändern: Ist der Punkt grün, darf die Kennung alle Exemplardaten ändern. Ist der Punkt rot, kommt es auf die Einstellung der Berechtigung Nur Ex. seiner Zwst. ändern an.

• Nur Ex. seiner Zwst. ändern: Ist der Punkt grün, und die Berechtigung Alle Exemplare ändern rot, darf die Kennung nur noch die Exemplare ändern, die zur eigenen Zweigstelle gehören. Die Zuordnung des Punktes Benutzer ist in Zweigstelle bei den Kennungen ist dafür erforderlich.
  Ist der Punkt rot und die Berechtigung Alle Exemplare ändern ist ebenfalls rot, darf die Kennung keine Exemplare mehr ändern.
  Ist der Punkt rot und die Berechtigung Alle Exemplare ändern ist grün, darf der Mitarbeiter alle Exemplare ändern, d. h. die Berechtigung Alle Exemplare ändern hat Priorität gegenüber Nur Ex. seiner Zwst. ändern.

• LeserAnzeigen: Im Katalog kann in der Katalogkartenanzeige auf die Leserdaten zugegriffen werden (bei entliehenen Medien). Dies kann bei Bedarf gesperrt werden, so dass der Zugriff nur in der Verbuchung möglich ist.

• Exemplarinfo: Im Katalog kann in der Trefferliste per rechtem Mausklick die Exemplarinfo aufgerufen werden. Nach Bedarf kann dies im Katalog gesperrt werden, damit die Exemplarinfo nur in der Verbuchung verwendet werden kann.

Katalog > Katalogisierung > Barcode

• Medienänderung: Im Katalog kann der Punkt Barcode > Medienänderung gesperrt werden.

• Exemplardaten ändern: Für diesen Punkt gibt es derzeit keine Entsprechung in BIBLIOTHECAnext.

• Löschen: Der Punkt Barcode > Löschen kann gesperrt werden.

• Änderungsmodus: Wird dieser Punkt gesperrt, werden derzeit die Punkte Barcode Änderungsmodus, Barcode Makulieren, Barcode Zugang buchen, Barcode Zweigstelle ändern gesperrt.

• Makulieren

Katalog > Katalogisierung > Register bearbeiten

Die Arbeit mit den Registern Personen, Körperschaften, Notationen /Systematik, Interessenkreis, Verlage wird gesperrt.

Berechtigungen für den Katalog / Erwerbung

Katalog > Erwerbung

• Neubestellung: Neubestellungsmaske deaktivieren.

• Bestellung ändern : Punkt Ändern in der Erwerbung sperren.

• Bestellte Medien (Eingang): Punkt Eingang in der Erwerbung sperren.

• Fortsetzungen: Menüpunkt Erwerbung > Fortsetzungen sperren.

• Geschäftspartner bearbeiten: Die Anlage und Bearbeitung von Lieferanten sperren.

• Buchungen bearbeiten (Eingang > Rechnungsbearbeitung): In der Erwerbung wird beim Menüpunkt Etat > Etatkonten > Rechnungen suchen die Registerkarte Buchungen gesperrt. Man kann somit nicht mehr nach Buchungen suchen oder diese nachbearbeiten. Das gleiche gilt für den Punkt Buchungen auf der rechten Seite in der Erwerbung.

• Etatkonten buchen (manuelle Buchungen anlegen): Der Punkt Etatkonten buchen, wird hiermit sowohl im Menü, als auch auf der rechten Seite in der Erwerbung ausgeblendet.

• Mahnungen drucken : Der Punkt Mahnungen drucken in der Erwerbung kann hier wahlweise gesperrt werden.

• Ekz Edifactdateien einlesen: Hiermit kann der Punkt Erwerbung > ekz-EDIFACT-Meldungen einlesen in der Erwerbung gesperrt oder aktiviert werden.

• Rechnungsbearbeitung: Bei der Suche nach Buchungen über Etat > Etatkonten > Rechnungen suchen wird die Registerkarte Rechnungen gesperrt. Die eigentliche Prüfung von Rechnungen ist davon nicht betroffen.

• Rechnungen prüfen: Mit diesem Punkt können keine Rechnungen mehr erstellt und geprüft werden. In der Eingangsbearbeitung ist der Punkt Rechnung prüfen unter der rechten Maustaste zwar noch sichtbar, aber man kann hier keinerlei Änderungen vornehmen.

• Anweisungsbearbeitung: Die Suche nach Anweisungen über Etat >Etatkonten >Rechnungen suchen wird hiermit deaktiviert. Damit können Anweisungen nicht mehr nachbearbeitet werden. Die Erstellung der Anweisungen ist in der Eingangsbearbeitung weiterhin möglich.

• Anweisungen erstellen: Wird dieser Punkt gesperrt, können keine Anweisungen mehr erstellt werden (Eingangsbearbeitung).

• Anweisungen exportieren: Der Menüpunkt Erwerbung > Export zur Fibu wird gesperrt.

• Zugangsbuch drucken: Der Punkt Erwerbung > Zugangsbuch drucken wird gesperrt.

• Darf geprüfte Titel ändern: Ist der Punkt auf grün gesetzt, darf die entsprechende Kennung bereits geprüfte Datensätze ändern, d. h. auch die Beträge, Rabatte usw. verändern. Ist der Punkt auf rot gesetzt, kann eine geprüfte Rechnung, sowie die Bestellung von dieser Kennung nicht mehr geändert werden. Die Schaltfläche OK in der Bestellung ist dann z. B. inaktiv.

• Einzelbestellungen löschen (über Eingang)

• Einzelbestellungen löschen (über Ändern)

• Angewiesene Bestellungen löschen Katalog > Erwerbung > Etatüberwachung:

• Darf Budget ändern: Wird der Punkt gesperrt, kann die Kennung unter Etat > Etatüberwachung, rechter Mausklick auf Budget anzeigen, die dort angezeigten Daten nicht mehr verändern.

• Darf alles sehen: Wird der Punkt gesperrt, kann die entsprechende Kennung zwar die Etatüberwachung aufrufen aber die Tabelle wird nicht mit Zahlen gefüllt.

• Darf Zahlen aller Zweigstellen sehen: Bei Einstellung auf rot sieht die entspr. Kennung nur noch die Daten der definierten Zweigstelle (Benutzer ist in Zweigstelle)

Katalog > Erwerbung > Sonstiges

• Erwerbungsstatus zurücksetzen: Sonderanpassung!

• Darf nicht nur die Auswahllisten sehen:
  Beispiel: Die Bücherei erstellt ca. alle zwei Monate so genannte Auswahllisten. Es handelt sich dabei um Vorschlagslisten zur Bestellung, an die sich die Zweigstellen anhängen können. Vorteil dieser Funktion ist, dass die Zweigstellen keine Bestellungen mehr selbst anlegen, sondern sich nur noch an eine vordefinierte Bestellung anhängen könn
  
  Um diese Funktion nutzen zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in den Einstellungen auf den Menüpunkt Registerpflege > Werte > Tabelle: GeschPartnerGruppe.

2. Tragen Sie hier als neues Kürzel AUS und als Wert Auswahlliste ein.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

4. Starten Sie BIBLIOTHECAnext neu.

5. Erfassen Sie in der Erwerbung einen neuen Geschäftspartner (das Kürzel ist frei wählbar, z. B. Auswahl 07/03). Als Gruppe in der Registerkarte Adresse  wählen Sie die Auswahlliste aus. Zu diesem Lieferanten kann nun eine Bestellung mit einem beliebigen Titel erfasst werden.

6. Lassen Sie die Registerkarte Sammelbestellung dabei zunächst leer (Anzahl Exemplare=0).

7. Speichern Sie die Bestellung. Es erscheint die Meldung, dass erst Exemplare angelegt werden sollen. Sie können die Bestellung aber trotzdem ohne Exemplare abspeichern. Damit haben Sie die Grundbestellung angelegt.

8. Legen Sie für die Zweigstellen entsprechende Kennungen in den Einstellungen unter Kennungen > Kennungen verwalten an. Bei diesen Kennungen muss der Punkt Benutzer ist in Zweigstelle ausgefüllt werden. Des Weiteren kann nun für diese Kennung der Punkt Katalog > Erwerbung > Sonstiges > Darf nicht nur die Auswahllisten sehen auf rot gesetzt werden.

9. Wenn sich die entsprechende Zweigstellenkennung in BIBLIOTHECAnext anmeldet, kann diese in der Erwerbung unter Eingang nur noch die Bestellungen aufrufen, die z. B. zum Lieferant Auswahl 07/03 erfasst sind. Es sind nur noch Bestellungen recherchierbar und änderbar, die zu einem Lieferanten gehören, der als Gruppenzuordnung AUS - Auswahlliste aufweist. In der Eingangsliste kann eine solche Bestellung mit einem rechten Mausklick angeklickt werden. Es wird die Registerkarte Sammelbestellungaufgerufen. Der Mitarbeiter kann nun ein Exemplar für seine Zweigstelle an die Bestellung anhängen. Der Eintrag der Zweigstelle wird anhand der Daten zur Kennung schon vorbelegt.

Verbuchung > Verbuchung

• Ausleihfunktionen: Sperren von Ausleihfunktionen in der Verbuchung (Ausleihe, Rückgabe, Verlängerungusw.), die mit den F-Tasten ansteuerbar sind.

• Chronik anzeigen: Die Auswahl der Chronik über den Menüpunkt Datei > Chronik anzeigen wird gesperrt.

• Notprotokoll lesen: Die Möglichkeit, Protokolle einzulesen (Menüpunkt Datei) wird gesperrt.

• Leihfristen pauschal ersetzen: Dies betrifft den gleichlautenden Punkt im Menü unter Verbuchung.

Verbuchung > Benutzer

• Neu: Die Neuanlage eines Benutzers kann gesperrt werden.

• Ändern: Die Änderung von bereits angelegten Benutzern kann gesperrt werden. Es wird auch die Benutzerrecherche gesperrt.

• Daten: Der Aufruf der Benutzerdaten zur Ansicht wird verhindert.

• Löschen: Das Löschen von Benutzern wird verhindert.

Verbuchung > Mahnung

Die genannten Möglichkeiten beziehen sich auf die entsprechenden Funktionen in der Verbuchung unter dem Punkt Mahnung.

Nur eigene Zweigstelle: Wenn der Punkt auf rot gesetzt wird, wird für die entsprechende Kennung nur noch die voreingestellte Zweigstelle aufgerufen und angemahnt.

Verbuchung > Recherche:

• Vorbestellungen

• Wer hat(te)

• Vorbestellungen nur Zweigstelle: Wird dieser Punkt gesperrt, können nur noch Daten der Zweigstelle aufgerufen werden, zu der die Kennung zugeordnet wurde.

• Zweigstellentransport: Der Punkt ist nur bei Aktivierung des Parameters unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: ZSVorbestellungTransport sichtbar. Die weiteren Punkte entsprechen den Vorgaben unter dem Menüpunkt Recherche in der Verbuchung.

Verbuchung > Abschluss

• Kasse: Der Punkt Abschluss > Kasse wird gesperrt.

• Tagesabschluss: Der Punkt Tagesabschluss (Statistik) kann gesperrt werden.

• Tagesabschluss automatisch: Der Automatische Abschluss kann gesperrt werden.

Verbuchung > Kulanz

• Benutzersperren: Bei den Benutzerdaten können Sie Sperren hinterlegen, die bei der Ausleihe mit dem Hinweisfenster „Weiter: Ja/Nein“ angezeigt werden. Wenn der Punkt Benutzersperren auf rot gesetzt wird, erscheint bei diesen Sperren nicht mehr das Fenster „Weiter: Ja/Nein“ sondern eine komplette Sperre, die nicht mehr umgangen werden kann. Die Ausleihe ist somit nicht mehr möglich.

• Andere Sperren: Mit anderen Sperren sind die Sperren gemeint, die sich nicht auf die Benutzer, sondern auf die Exemplare beziehen. Bei diesen Sperren erscheint normalerweise auch die Frage „Weiter: Ja/Nein“. Wenn der Punkt auf rot gesetzt wird, erscheint bei allen anderen Sperren eine Komplettsperre, die nicht mehr umgangen werden kann. Betroffen sind z. B. die Meldungen / Sperren, bei denen:
  - die maximal möglichen Verlängerungen erreicht sind,
  - das Medium nicht verlängert werden kann,
  - das Medium bereits zum Ausleihtermin vorgemerkt ist,
  - das Medium den Status xxx (z. B. Präsenz) hat.

• Vorbestellung alle Zweigstellen: Wird der Punkt auf rot gesetzt, ist es beim Vorbestellen nicht mehr möglich, das Feld Alle Zweigstellen zu aktivieren.

• Vorbestellung alle Exemplare: Wird der Punkt auf rot gesetzt, ist es beim Vorbestellen nicht mehr möglich, das Kontrollkästchen Alle Ex.-stati zu aktivieren.

• Gebühren stornieren: Damit kann erlaubt oder verboten werden, im Gebührenkonto des Lesers eine Gebühr per rechtem Mausklick zu stornieren.

• Zahlungen stornieren: Damit kann erlaubt oder verboten werden, eine Zahlung im Gebührenkonto zu stornieren. Ein Zahlungsstorno ist generell nur möglich, wenn nach der Zahlung noch kein Tagesabschluss erfolgt ist.

• Gebühren löschen: Die Funktion zum Löschen von Gebühren kann über den Parameter Konfiguration(AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: GebührenLöschen generell verboten werden. Falls der Parameter jedoch aktiviert ist, kann das Löschen hier für einzelne Kennungen gesperrt werden.

• Gebühren erlassen: Hierüber kann gesteuert werden, ob eine Gebühr im Gebührenkonto per rechtem Mausklick erlassen werden darf.

• Gebühren bezahlen: Mit diesem Punkt wird die Funktion Bezahlen im Gebührenkonto bei rechtem Mausklick gesperrt. Gebühren können dann weiterhin über das Gebühren-Bezahlen-Fenster bezahlt werden (siehe Einstellung zu Verbuchung > Kasse > Gebühr bezahlen).

• Gebühren manuell buchen

Verbuchung > Kasse

• Für alle Mitarbeiter verwalten: Die Auswertung der Kasse über den Punkt Abschluss wird bei der Einstellung auf rot auf eine Kennung fest eingestellt. Alle Gebühren und Zahlungen werden während der Anmeldung auf diese Kennung verbucht. Die Kennung fungiert somit als eigene Kasse.

  Alternativ hierzu kann die Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: Kassenabrechnung verwendet werden, falls eine systembezogene Einstellung gewünscht ist. Der Unterschied zu dieser Einstellung: Über die Kennungen kann diese Funktion nur für bestimmte Mitarbeiter eingestellt werden, damit andere Mitarbeiter Vollzugriff haben.
  Die Auswahl des Mitarbeiters --- zeigt die Gesamtkasse, d. h. die Summe aller Mitarbeiter an. Die Anzeige darf somit nicht für Auszahlungen oder Korrekturen verwendet werden. Diese dürfen nur dann erfolgen, wenn eine Kennung ausgewählt ist und somit die Auszahlung auf diese Kennung (entspricht der Kasse) gebucht werden kann.

• Für alle Zweigstellen verwalten: Die Kasse wird, wenn der Punkt auf rot gesetzt wird, fest auf die Zweigstelle eingestellt, die unter dem Punkt Konfiguration AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen > Zweigstelle in der sich dieser Arbeitsplatz befindet angegeben ist. Die Zuordnung Benutzer ist in Zweigstelle wird ignoriert. Alle Gebühren und Zahlungen werden auf diese Zweigstelle gebucht.
  Die Auswahl der Zweigstelle --- zeigt die Summe aller Zweigstellen an.
  Es dürfen keine Auszahlungen oder Korrekturen erfolgen, sondern immer nur direkt in der jeweiligen Zweigstellenkasse.

• Auswertung: Der Punkt Abschluss > Kasse > Auswertung kann gesperrt werden.

• Ausgleichsbuchungen: Wenn der Kassenstand korrigiert wird, kann eine Ausgleichsbuchung möglich gemacht oder verboten werden.

• Gebühr bezahlen: Ist der Punkt gesperrt, ist die Funktion Bezahlen: Ja im Gebühren-Bezahlen-Fenster deaktiviert. Bezahlt werden kann nur über das Gebührenkonto per rechtem Mausklick. Diese Funktion kann ebenfalls gesperrt werden (siehe Berechtigung Verbuchung > Kulanz > Gebühren bezahlen).

• Kassenstandanzeige sofort: Bei Aufruf der Funktion Abschluss > Kasse wird sofort der Kassenstand der ausgewählten Zweigstelle oder Mitarbeiterkennung angezeigt. Wenn diese Funktion auf rot gesetzt ist, wird der Kassenstand nicht mehr von BIBLIOTHECAnext errechnet. Das System lässt das Feld Kassenstand leer und wartet auf eine Eingabe.

Verbuchung > Sonstiges

• Makulieren im Konto

• Ersatz buchen im Konto

• Verlust buchen im Konto

• Verlängern im Konto

• Rückgabe im Konto

• Vormerkung löschen

Folgende Punkte beziehen sich auf die Funktion, die in der Verbuchung unter F6 - Konto mit dem rechten Mausklick angewählt, bzw. gesperrt werden kann:

• Exemplar bereitstellen: Die Funktion Bereitstellen finden Sie unter F11 – Exemplar auf der Registerkarte Vorbestellung . Wenn ein Medium für einen Leser bereitgestellt ist, kann damit die Bereitstellung auf einen anderen Leser übertragen werden, außer Sie verbieten dies über die Kennung.

• Exemplar Prio Vormerkung: Ebenfalls unter F11 – Exemplar > Registerkarte Vorbestellung können Prioritäten zu Vormerkungen vergeben werden, um die Reihenfolge der Vormerkungen zu beeinflussen. Wenn Sie dies über die Kennungen verbieten, können Prioritäten nicht mehr geändert werden.

Allgemeines > Sonstiges

• Eigenes Passwort ändern: Im Hauptmodul unter Datei / Passwort ändern können Sie das Passwort der aktuell angemeldeten BIBLIOTHECAnext - Kennung ändern

• Eigene Voreinstellungen ändern: An verschiedenen Stellen in BIBLIOTHECAnext, z. B. bei der Erfassung der Mediengruppe im Katalog, ist es möglich, per rechtem Mausklick die Funktion Als Benutzer-Default speichern zu nutzen. Dies kann gesperrt werden.

• Allgemeine Voreinstellungen ändern: An verschiedenen Stellen in BIBLIOTHECAnext, z. B. bei der Erfassung der Mediengruppe im Katalog, ist es möglich, per rechtem Mausklick die Funktion Als Default für alle speichern zu nutzen. Dies kann gesperrt werden.

• Tabellenlayout speichern: An verschiedenen Stellen in BIBLIOTHECAnext ist es möglich das Layout zu verändern, z. B. durch Verschieben der Spalten. Mit dem rechten Mausklick kann die Funktion Layout speichern aufgerufen werden. Dies kann gesperrt werden.

• Dialoglayout speichern: Nicht genutzt!

Allgemeines > Hauptmodul

Nicht genutzt!