2. Gezamenlijk UKB Collection Management : Aandachtspunten

Ketenautomatisering

De inhoud en kwaliteit van de Knowledge Base is sterk afhankelijk van de kwaliteit van werkzaamheden en data in de gehele keten. Alle betrokken partijen spelen daarin een rol:

• content leveranciers (uitgevers, verzamelsites)
• eventuele aggregators (Ebsco, Proquest, etc.)
• OCLC Knowledge Base beheerders
• Lokale Knowledge Base beheerders

Het waarborgen van de kwaliteit moet worden gezien als een gedeelde verantwoordelijkheid van alle partijen.

De bibliotheken kunnen er bij onderhandelingen over licenties met leveranciers en aggregators op aandringen dat kwalitatief hoogwaardige en tijdige informatie wordt aangeleverd, volgens standaard protocollen.

Aan de UKB bibliotheken wordt aangeraden om:

• gemeenschappelijk beleid te ontwikkelen ten aanzien van kwaliteit, iig voor die collecties waarvoor enige vorm van gezamenlijk beheer gevoerd zou kunnen worden;
• het bewaken van de kwaliteit gaandeweg steeds meer te centraliseren;
• bij contacten met leveranciers aandacht te besteden aan het realiseren van de juiste kwaliteit bij levering van gegevens aan en via OCLC.

Collectie

Een kernbegrip binnen WCKB is collectie. Dit is een verzameling van publicaties die in samenhang beheerd worden.

Er bestaan een aantal typen collecties:

• Non-customizable
  Veelal samengesteld door leveranciers. Er kunnen door bibliotheken geen aanpassingen aan de samenstelling van de collectie worden aangebracht. Er kunnen wel wijzigingen via het coöperatief beheer worden aangebracht, maar deze worden niet lokaal opgeslagen en worden derhalve pas actief indien de wijziging goedgekeurd is door het coöperatief beheer.
• Customizable collecties
  De bibliotheek kan zelf wijzigingen doorvoeren. Titels kunnen aan/uitgezet worden. De wijzigingen worden bij een update van de collectie niet overschreven, de metadata van de collectie blijft wel centraal beheerd. Titels echt weghalen/verwijderen kan alleen via coöperatief beheer.
• Local collecties
  De bibliotheek stelt zelf een collectie samen en beheert deze verder ook zelf.
• Gedeelde local collecties
  Een door een instelling gemaakte collectie die binnen het Platform wordt gedeeld met andere bibliotheken. Het beheer blijft bij de bibliotheek die de collectie deelt vanuit de local knowledge base.
• Collecties op maat
  Collecties voor de specifieke bibliotheek (DDA en holding feeds). Er wordt steeds meer gewerkt aan een manier van werken waarbij de content leverancier op maat collectie-informatie aanlevert aan OCLC voor een bepaalde bibliotheek. Deze informatie wordt dan tot een collectie gevormd. Meer informatie: Providers and contacts for automatic collection loading.
• SURFMarket collecties
  Specifiek voor UKB (zie paragraaf 3.2)

Aanbevelingen voor Knowledge Base beheer:

• Bij voldoende vertrouwen in de betreffende leverancier: kies voor collecties op maat, die worden aangeleverd aan OCLC en door de leverancier worden onderhouden. Dit levert in potentie de beste kwaliteit en tijdigheid.
• Maak zoveel mogelijk gebruik van in de Knowledge Base aanwezige informatie, dus van bestaande collecties, non-customizable indien passend. Dit geeft in potentie het minste werk voor de eigen organisatie. In UKB verband zijn vooral de SURFMarket collecties relevant.
• Maak alleen gebruik van lokale collecties als het niet anders kan, dit levert veel beheer op.

Verbindingen tussen de bestanden

De Knowledge Base is een aparte database die beperkte bibliografische gegevens bevat en daarnaast vooral informatie die voor link resolving van belang is. De connectie tussen de Knowledge Base en de WorldCat database wordt gelegd door een achtergrondproces dat een OCN in de Knowledge Base plaatst. Indien een OCN aanwezig is in de Knowledge Base is er dus ook een relatie met een uitgebreid bibliografische record in de WorldCat database.

Zoals bekend kunnen er in WorldCat meerdere bibliografische records bestaan voor hetzelfde object. Het Knowledge Base record is dan aan een enkel bibliografisch record verbonden. Er wordt ook geclusterd met behulp van Grouped OCNs: deze OCNs worden gezocht op een FRBR-achtige manier en gelinkt aan een bepaalde titel in de Knowledge Base. Dit verhoogt de kans op treffers voor full-tekst links. Grouped OCNs worden echter niet gebruikt voor het zetten van holdings.

Het activeren van een collectie of delen daarvan in Collection Manager triggert een achtergrondproces waarbij symbols worden gezet in de WorldCat database, op basis van het OCN. Dit proces duurt normaliter 24 uur, kan maximaal oplopen tot 48 uur .

Het plaatsen van het symbol zorgt er ook voor dat het bezit zichtbaar wordt in WorldCat.org en de bibliotheekspecifieke OCLC discovery omgeving. Het speelt ook een rol bij de export van bibliografische records via Collection Manager, voor gebruik in andere systemen (ILS, discovery, etc.).

Er zijn ook records in de Knowledge Base waarbij geen OCN beschikbaar is. Activering hiervan leidt dan ook niet tot plaatsing van een symbol, het bibliografisch record komt niet in de discovery of in de output.

OCNs kunnen worden toegevoegd via het “Override OCN” veld (ook als er géén OCN is). Deze kunnen vervolgens worden toegevoegd aan de Global Knowledge Base via coöperatief beheer.