Work records
Inleiding
De bibliotheekgebruiker is primair geïnteresseerd in de inhoud van een document. Bibliotheken zijn bij het catalogiseren primair gericht op het document zoals dat op dat specifieke moment in die specifieke vorm op dat specifieke tijdstip bij die specifieke leverancier is verschenen. Dat document wordt immers aangeschaft zodat de eindgebruiker kennis kan nemen van de inhoud van dat document. Voor de bibliotheek is de catalogus een hulpmiddel om zichtbaar te maken welke documenten in de collectie beschikbaar zijn. Voor de eindgebruiker is de catalogus een hulpmiddel om de informatie te vinden die hij nodig heeft.
Maar een gebruiker kan dus wel vier, vijf of tien edities van een zelfde werk vinden in de catalogus. Hij kan een bepaalde vertaling vinden, maar niet geïnformeerd worden over andere vertalingen of over andere edities. Soms vindt een gebruiker beschrijvingen van werken op papier of elektronisch door elkaar. Of soms gemengd in één beschrijving. Om dit voor de gebruiker beter te structureren is het FRBR-model bedacht. Daarin wordt een begripsmatig onderscheid gemaakt tussen het werk enerzijds en de fysieke drager van dat werk anderzijds. In het kader van FRBR zijn daartoe vier entiteiten onderscheiden: Work, Expression, Manifestation, en Item (WEMI)
RDA is gebaseerd op dit FRBR-model en schrijft voor dat bij het beschrijven van een document de eigenschappen van de vier entiteiten worden beschreven en de relaties tussen de vier entiteiten expliciet worden gemaakt. Hoe dat precies gebeurt, schrijft RDA niet voor.
Deze notitie gaat concreet in op de vraag wanneer de relaties tussen de vier FRBR entiteiten expliciet worden vastgelegd tijdens het catalogiseren.
Uitgangspunten
RDA is gebaseerd op het FRBR-model. In dat model wordt een informatiebron of document beschouwd als het product van een intellectuele of creatieve inspanning. Dat product kan met behulp van de volgende vier entiteiten beschreven worden: als Work, als Expression, als Manifestation en als Item. Dit zijn de zgn. groep-1 entiteiten (WEMI).
Uitgangspunt van RDA is dat de relaties tussen deze vier entiteiten expliciet worden gemaakt. RDA benoemt (§17.3) als core-activiteit het leggen van een relatie naar minimaal het Work, of naar de Expression indien er meerdere Expressions zijn. De vraag is echter of dit wel bij alle documenten relevant is. In een catalogusapparaat zou een relatie naar een Expression of een Work gelegd moeten worden, indien dit de keuze ondersteunt van de eindgebruiker om een document te selecteren. RDA noemt (§6.2.2) als categorieën met speciale aandacht muziekwerken, juridische werken, religieuze werken en overheidspublicaties. Vanuit de literatuur is ook de toepasbaarheid aangetoond van literatuur, bewegend beeld en geluid.
Tweede uitgangspunt van RDA is dat niet wordt voorgeschreven hoe de relatie naar een Work wordt vastgelegd. Door het vastleggen van de relaties in één record of door het maken van een apart Work record. RDA beschouwt het niet als de taak van RDA om hierover een uitspraak te doen. Dat is een kwestie van implementatie van de catalogiseerregels in een specifieke catalogiseercode en een specifiek datamodel. RDA laat dat over aan het systeem waarin de catalogiseerder werkt of de eindgebruiker zoekt.
Problematiek
Altijd alle relaties expliciet maken?
Veel documenten kennen meerdere edities, zijn vaak vertaald, worden uitgegeven op verschillende dragers. Maar nog veel meer documenten verschijnen maar één keer. In dat laatste geval zijn Work, Expression en Manifestation eenmalig. Deze relaties helder beschrijven in één record is dan voldoende voor de eindgebruiker om de gezochte informatie snel te kunnen vinden. Pas wanneer er meerdere expressies en meerdere manifestaties zijn, wordt het relevant om de relaties niet alleen expliciet vast te leggen, maar ook in aparte records te registreren om redundantie van dezelfde data in vrijwel identieke beschrijvingen te vermijden.
Aparte Work records?
Er zijn nog weinig voorbeelden in de praktijk van FRBR-implementaties op basis van RDA. Door een van de RDA-editors, Tom Delsey, is in 2009 een voorzet gegeven voor drie mogelijke datamodellen waarop een FRBR-implementatie gebaseerd kan worden:
- Naast een bibliografisch record zijn er thesauri voor namen en voor auteurtitelwerken. De gegevens van de thesauri worden gekopieerd naar het bibliografisch record en zijn niet aan elkaar gelinkt (Delsey, scenario 3)
- Naast een bibliografisch record is er een apart holdings record en zijn er thesauri voor namen en voor auteurtitelwerken. De gegevens van de thesauri worden opgenomen in het bibliografisch record en "gecontroleerd". Dat wil zeggen dat gegevens in het bibliografisch record en in de thesaurus aan elkaar gelinkt worden (Delsey, scenario 2)
- Het bibliografische record wordt gesplitst in een Manifestation record, een Item record, een Expression record, en een Workrecord. Daarnaast worden de naamsgegevens in deze records "gecontroleerd" door deze gegevens te linken aan thesauri van personen (Delsey, scenario 1)
Voor een uitgebreide beschrijving hiervan zie: http://www.rda-jsc.org/docs/5editor2rev.pdf
Naast deze drie mogelijke implementaties, zijn er bestaande "FRBR"-implementaties die gebruik maken van clustering en het creëren van zgn. "Worksets" met een gemeenschappelijke "identifier". OCLC gebruikt een dergelijk mechanisme in WorldCat. Op basis van bestaande Marc21-bibliografische records worden records die betrekking hebben op een zelfde Work op geautomatiseerde wijze geclusterd en voorzien van een OWI (OCLC Work Identifier). Voor de eindgebruiker levert dat als resultaat dat hij bij het zoeken in eerste instantie één representant uit de set vindt en met een aparte knop alle overige expressies en manifestaties geclusterd gepresenteerd kan krijgen.
In het kader van de NBC (Nederlandse Bibliotheekcatalogus van Bibliotheek.nl) is men recent een stap verder gegaan door op basis van de clustermechanismen ook nieuwe en aparte Werkrecords te creëren die als thesaurusrecord functioneren en gelinkt worden aan de bibliografische records.
Er zijn ook bibliotheeksystemen op de markt die het maken van aparte records voor Works, Expressions, Manifestations en Items ondersteunen.
RDA doet geen uitspraak over welk systeem, welk datamodel of welke catalogiseercode gebruikt moet worden. Het probleem is echter dat er voor het beschrijven en zoeken wel een systeem, en een datamodel en een catalogiseercode gebruikt moet worden!
Work records of uniforme titels
In het pre-FRBR en pre-RDA tijdperk worden informatiebronnen vooral als manifestaties beschouwd en beschreven.
In geval er meerdere manifestaties zijn die eigenlijk over hetzelfde Werk gaan, maar verschillende of van elkaar afwijkende titels hebben, kan aan de beschrijving van die manifestatie een uniforme titel toegevoegd worden. Die uniforme titel kan in bepaalde gevallen als primaire ingang gebruikt worden, in andere gevallen als extra ingang. Standaardisatie, identificatie, collocatie en dus vindbaarheid spelen hierbij een belangrijke rol.
Categorieën waarbij dit gebeurt, zijn bijvoorbeeld de klassieke anoniemen en bijbelboeken, waarvoor standaardlijsten zijn gemaakt. Maar ook bij beschrijvingen van muziek en bij tijdschriften gebeurt dit omdat bij deze categorieën de titelinformatie vaak te onvolledig is om de informatiebron goed te kunnen identificeren.
Een uniforme titel kan beschouwd worden als de omschrijving van het “Werk”-aspect van de informatiebron.
In tegenstelling tot de Nederlandse catalogiseerpraktijk die zich meestal beperkt tot het maken van uniforme titels daar waar nodig, kan in de AACR2-community bij het maken van iedere bibliografische beschrijving een auteur-titel-ingang worden toegevoegd.
Op basis van dergelijke gecontroleerde ingang is het vaak al redelijk goed mogelijk om FRBR-clusters te maken en beschrijvingen van eenzelfde Werk bij elkaar te brengen.
In de discussies over de vraag of er aparte Work records gemaakt moeten worden, wordt wel gesteld dat dat niet nodig zou zijn, als men doorgaat met het maken van gecontroleerde auteur-titel-ingangen. Het toekennen van een uniforme titelingang aan een manifestatie zou dan al voldoende zijn om de vindbaarheid voldoende te verbeteren.
Zolang in catalogiseersystemen het maken van aparte Work records niet mogelijk is, kan de Nederlandse catalogiseergemeenschap overgaan op het maken van auteur-titel-ingangen.
Voorstel
Wanneer worden de relaties naar het werk expliciet geregistreerd?
In ieder geval wanneer het de eindgebruiker helpt om een betere keuze te maken. En daarbij is RDA uitgangspunt.
RDA benoemt (§17.3) als core-activiteit het leggen van een relatie naar minimaal het Werk, of naar de Expressie indien er meerdere Expressies zijn.
RDA noemt (§6.2.2) als categorieën met speciale aandacht muziekwerken, juridische werken, religieuze werken en overheidspublicaties. Vanuit de literatuur is ook de toepasbaarheid aangetoond van literatuur, bewegend beeld en geluid.
Voorgesteld wordt de relaties tussen de vier FRBR entiteiten uit groep 1 (WEMI) expliciet te registreren wanneer dat nodig is. Het gaat daarbij om de volgende situaties:
- De resource is in verschillende vormen, via verschillende kanalen, media of dragers beschikbaar
- De resource is in verschillende edities, uitgaven, bewerkingen, reproducties, arrangementen, opvoeringen of uitvoeringen beschikbaar
- De resource is in verschillende talen beschikbaar
- De resource is een aggregaat of een onderdeel daarvan
- De resource is het onderwerp van andere resources
- De resource is een afgeleide of een beschrijving van een andere resource
- De resource heeft een inhoudelijke verwantschap binnen een set van resources, is een vervolg of voorloper
Wanneer maak je een apart Work record
RDA doet hierover geen uitspraak en wil hierover ook geen uitspraak doen.
Op basis daarvan kan de RDA-projectgroep ook geen bindende voorstellen doen. De RDA projectgroep adviseert om daar waar relaties expliciet gemaakt moeten worden, in principe ook aparte Work records te maken. Om dat te doen als thesaurusrecords en die te linken aan de andere bibliografische records.
De RDA projectgroep adviseert ook om die Workrecords zoveel mogelijk automatisch te maken, maar faciliteiten te ontwikkelen om daar waar het automatisch maken van Work records lastig is of verkeerd gaat, dit handmatig te doen, dan wel te kunnen corrigeren.
Consequenties
Bij systeemleveranciers dient te worden aangedrongen op goede en werkbare oplossingen.
NB. OCLC streeft naar het maken van werkrecords als ingangrecords die ook handmatig kunnen worden gemaakt, zowel in het GGC als in WorldCat.
Nationaal en internationaal moet worden aangedrongen op het vaststellen van een standaard uitwisselingsformaat voor Work records.
Ontwikkelingen op het terrein van RDA en FRBR implementaties dienen te worden gestimuleerd en nauwgezet gevolgd mede in het licht van de "BIBFRAME"-ontwikkelingen bij de Library of Congress.