Bei der Bereinigung des PLZ-Registers müssen zuerst die Benutzerdaten "aufgeräumt" werden und das außerdem innerhalb eines Tages bzw. zwischen zwei Tagesabschlüssen. Denn der Tagesabschluss prüft die Benutzerdaten auf neue bzw. im Register fehlende Postleitzahlen und fügt diese wieder ins Register ein, womit Löscharbeiten im PLZ-Register umsonst wären.
Deshalb empfehlen wir Ihnen, das Postleitzahlenregister schrittweise wie folgt zu bereinigen:
Da der Tagesabschluss Einfluss auf den PLZ-Register-Aufbau hat, sollten Löscharbeiten immer innerhalb eines Tages bzw. zwischen zwei Tagesabschlüssen erfolgen.
Für die Bereinigung gibt es zwei Möglichkeiten:
Wichtig: Es muss auch die Zweit- und Drittadresse überprüft werden! Denn die dortigen PLZ zieht sich der Tagesabschluss ebenfalls für die Registerbildung heran.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass erst alle Benutzerdatensätze mit einer bestimmten Schreibweise der Postleitzahl oder des Ortes korrigiert sein müssen, bevor der zugehörige Eintrag aus dem PLZ-Register gelöscht werden kann.
Zusammengefasst: Beachten Sie unbedingt diese Reihenfolge:
Alternativ könnten wir kostenpflichtige SQL-Befehle zur Bereinigung der Daten auf Datenbankebene zur Verfügung stellen.
Sofern Sie dazu SQL-Befehle nutzen möchten, wenden Sie sich bitte bei Interesse an den OCLC-Support. Zusätzlich benötigen wir eine Konkordanz, welcher Wert A in welchen Wert B in den Benutzerdaten geändert werden soll (das kann sowohl den Wert der PLZ als auch die Ortsbeschreibung zu einer PLZ sein) - nutzen Sie hierfür am besten die exportierte Liste aus dem PLZ-Register. Anhand dessen schätzen wir den Aufwand der Befehlserstellung. Sie erhalten dann ein unverbindliches Angebot.
Hinweis: Es muss für jeden eingetragenen Ort bzw. die PLZ ein Befehl ausgeführt werden. Je nachdem, wie viele Werte betroffen sind - betrifft es z.B. nur die Erstadresse oder müssen auch auch die Zweit- und Drittadressen berücksichtigt werden -, kann das Ausführen der SQL-Befehle ggf. genau so aufwändig werden, wie eine manuelle Bereinigung.
Tipps:
Berechtigungen zur PLZ-Neuvergabe bzw. automat. Registerübernahme bei Eingabe einschränken.
Um zu vermeiden, dass neue falsche Werte im PLZ-Register angelegt werden, empfehlen wir Ihnen beispielsweise, die Anlage neuer PLZ-Werte im Benutzerdatensatz zu sperren, bzw. nur für bestimmte Kennungen freizugeben.
Dafür werden in der Kennungsverwaltung die entsprechenden Kennungen für diese Funktion gesperrt. Mindestens eine Kennung sollte den Zugriff allerdings behalten.
So sperren Sie die Funktion im Einstellungsmodul > Kennungen > Kennungen verwalten:
Benutzerstatistik
Um sich einen groben Überblick zumindest über die betroffenen Erstadressen zu verschaffen, können Sie im Statistikmodul über Benutzer > Benutzerstatistik eine Auswertung vornehmen:
Sie erhalten eine Trefferliste nach PLZ aus den Erstadressen aller Benutzerdaten, wobei in der Spalte Anzahl die Menge der Benutzer angegeben ist.
Diese Benutzerstatistik können Sie auch gruppiert nach Ort vornehmen, um sich die Anzahl der betroffenen Leserdaten anzuschauen.
Zusammen mit der Liste aus dem PLZ-Register-Export können Sie so ggf. besser einschätzen, ob eine manuelle oder SQL-Befehl-unterstützte Datenpflege betrieben werden kann.
Sie können auch beide Varianten einsetzen, also bspw. Einzelfälle von Hand bearbeiten und für alle weiteren PLZ/Orte die SQL-Befehle beantragen, wenn z.B. zu viele Leser betroffen wären, um sie manuell zu bereinigen (bspw. wenn eine Angemeindung stattfand und sehr viele Benutzersätze davon betroffen wären).