OPEN: Automatische Mails zur Bestätigung einer Vormerkung werden verschickt, obwohl das Medium noch nicht in der Bibliothek vorliegt
Problembeschreibung
- Die automatische Mail-Benachrichtigung aus dem OPEN wird verschickt, obwohl das Medium noch nicht zurückgegeben wurde. Dadurch kommen die Vormerker in die umsonst Bibliothek und können ihr Medium doch nicht mitnehmen.
Gilt für
- OPEN; automatische Vormerk-Bestätigung per Mail
Lösung
Dies wird häufig missverstanden: Die automatische Vormerk-Bestätigung aus dem OPEN dient dazu die getätigte Vormerkung zu bestätigen (Vormerkung ist im System registriert worden) und dient NICHT der Abhol-Benachrichtigung für bereitgestellte Medien.
Sollten Sie also den Mailtext im OPEN so formuliert haben, dass das Medium zum Zeitpunkt X abgeholt werden kann, sollten Sie diese Formulierung wieder entfernen. Es ist nämlich keinesfalls sicher, dass das Medium rechtzeitig zurückgebracht wird.
Die Einstellungen und Formulierungen für die automatische Vormerk-Bestätitgung finden Sie im OPEN (als Bearbeiter angemeldet) unter Verwalten > OCLC OPEN > Open.Settings > Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Vorbestellung.
Weitere Informationen
Natürlich gibt es auch eine Möglichkeit für bereitgestellte Medien eine Abhol-Benachrichtigung an die Vormerker zu verschicken. Dies wird allerdings nicht vollautomatisiert im OPEN geschehen, sondern über BIBLIOTHECA im Ausleih-Modul. Dort gibt es unter Recherche > Vorbestellungen eine Liste aller aktuellen Vorbestellungen. Über die Listenauswahl "Zu benachrichtigen" werden jene Vormerkungen die bereitgestellt werden können aufgeführt und es steht auch die Möglichkeit zur Verfügung die Nutzer entsprechend zu benachrichtigen. Hierfür gelten wie für alle Benachrichtigungsarten aus BIBLIOTHECA die Versandwahlen, die im jeweiligen Benutzerdatensatz festgelegt sind (Brief, Mail oder SMS).
Der Prozess die Abhol-Benachrichtigungen bzw. Vorbestell-Benachrichtigungen zu verschicken kann über den automatischen Tagesabschluss auch automatisiert werden.