Erwerbung: Kostenstellen / Kostenarten ändern

Gilt für

• BIBLITOHECAnext Version 11

Antwort

In der Erwerbung sollen Kostenstellen oder Kostenarten geändert bzw. umgezogen werden. Die Kürzel von Kostenstellen und Kostenarten dürfen in BIBLIOTHECAnext nicht geändert werden. Daher empfehlen wir, neue Kostenstellen und Kostenarten zu erstellen und die Werte der alten Kostenstellen / Kostenarten umzubenennen bzw. über Registerkürzel auszublenden, bis die alten Kürzel nicht mehr genutzt werden (z.B. weil die alten Bestellungen gelöscht wurden). 

a) Hinzufügen von neuen Kostenarten / Kostenstellen:
Neue Kostenarten und Kostenstellen können jederzeit im Register aufgenommen werden. Dazu öffnen Sie das Modul Einstellungen. Unter Registerpflege / Werte / Tabelle Kostenart oder Tabelle Kostenstelle können mit den Schaltflächen Neu und Hinzufügen neue Kürzel und Werte ins Register übernommen werden. Mit einem Neustart von BIBLIOTHECAplus, stehen Ihnen diese in der Erwerbung zur Verfügung.

b) Löschen von alten Kostenarten / Kostenstellen:
Grundsätzlich raten wir vom Löschen von Registerwerten ab. Der Grund ist, dass diese meistens noch mit Datensätzen verknüpft sind und die Werte dann aus den alten Datensätzen entfernt werden. In diesem Fall würde es alte Bestellungen betreffen, aus denen dann eben die gelöschten Kostenarten / Kostenstellen entfernt werden würden. Im Grunde wären die Werte noch vorhanden, aber auf der Oberfläche nicht mehr zu sehen. Damit können diese Datensätze dann z. B. über die Kostenart / Kostenstelle nicht mehr recherchiert / ausgewertet werden. Sollten Sie Bestellungen aus vergangen Jahren oder die betroffenen Bestellungen alle gelöscht haben und die Kostenarten mit keinen Datensätzen mehr verknüpft sein, dann können die Kostenarten problemlos gelöscht werden. Beachten Sie auch, dass ggf. weitere Module die Kostenarten genutzt haben (z. B. das Periodika-Modul) und dass dort auch Datensätze damit verknüpft sein könnten. Bitte prüfen Sie, ob Daten mit den bisherigen Kostenarten verknüpft sind.

Wenn Registerwerte nicht mehr verwendet werden sollen, kann der Wert der Kostenart / Kostenstelle als Zwischenschritt im Register geändert werden. Im Einstellungsmodul unter Registerpflege / Werte / Tabelle Kostenart oder Tabelle Kostenstelle markieren Sie die entsprechende Kostenart / Kostenstelle und ändern Sie den Wert (NUR den Wert, NICHT das Kürzel).  Hier empfehlen wir Ihnen einen Wert wie "nicht verwenden" zu ergänzen. Sobald keine Verknüpfungen mehr bestehen, können diese "nicht verwenden"-Kostenarten gelöscht werden.

Als Alternative zum Löschen kann man die nicht verwendeten Registerwerte über extra angelegte Registerkürzel auszublenden. Dazu ein Auszug aus der F1-Hilfe:
Registerkürzel: In BIBLIOTHECAplus sind standardmäßig für alle Kennungen die Werte in den Registern, z. B. Kostenarten, Kostenstellen, Zweigstellen etc. gleich. Durch die Nutzung des Registerkürzels erhalten Sie die Möglichkeit, für einzelne Zweigstellen oder Mitarbeiter spezielle Registerwerte zu hinterlegen. Hierzu weisen Sie dem Benutzer in der Kennungsverwaltung ein so genanntes Registerkürzel zu. Dieses Kürzel geben Sie zu jedem Wert eines Registers, das nur diese Kennung sehen darf, ein.
Welche unterschiedlichen Gruppen Sie bei Registerzuordnung unterscheiden möchten, geben Sie in den Einstellungen unter Registerpflege → Werte → Tabelle RegisterKürzel ein: z. B. ZW1, ZW2 oder ERW, KAT, AUSL etc. Sie sind in der Anzahl und Wahl Ihrer Registerkürzel nicht eingeschränkt. Danach geben Sie zu jedem Wert eines Registers das Registerkürzel an. Wählen Sie z. B. das Register Kostenart (ebenfalls unter Registerpflege → Werte) und geben bei dem Wert Belletristik das Registerkürzel ERW ein. Die Kostenart Belletristik ist danach nur bei den Kennungen sichtbar, die als Registerkürzel in der Kennungsverwaltung ERW stehen haben. Die Kennungen, die das Registerkürzel ERW nicht eingetragen haben, können die Kostenart Belletristik nicht sehen und demnach auch nicht auswählen. Registerwerte, die kein Registerkürzel haben, sind immer für alle Kennungen sichtbar.
Sinnvoll ist die Einstellung des Registerkürzels vor allem für die Kostenarten und -stellen in der Erwerbung, wenn Sie verhindern wollen, dass eine Kennung bestimmte Kostenarten/-stellen sieht und bei einer Bestellung zuordnet. Bei den einzelnen Zweigstellen oder Lektoraten können Sie so festlegen, dass die entsprechenden Kennungen immer nur ihre eigene Kostenart/-stelle auswählen können und damit nur deren Etat belastet wird.
 

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