Etatüberwachung: Anzeige der Ausgaben zu hoch

Problembeschreibung

Warum werden in BIBLIOTHECAplus in der Erwerbung unter "Etat / Etatüberwachung" zu hohe Ausgaben angezeigt, nachdem in den Einstellungen der Punkt "Konfiguration (Sys) / Erwerbung / Registerkarte: Buchungen / offene Bestellungen dem o.g. Haushaltsjahr zuordnen" durchgeführt wurde?

Die Etatüberwachung bzw. die Budgets und verplante Ausgaben stimmen nicht mehr.

Lösung

Es werden zu hohe Ausgaben für das aktuelle Haushaltsjahr angezeigt, wenn einige Bestellungen aus den vergangenen Jahren nicht den Bestellstatus "abgeschlossen" haben.

Durch die Aktion "offene Bestellungen dem o.g. Haushaltsjahr zuordnen" werden alle Bestellungen, die nicht den Bestellstatus "abgeschlossen" aufweisen, auf das neue Haushaltsjahr gesetzt. Betroffen sind auch alle Bestellungen mit dem Bestellstatus "eingetroffen".
Zudem wird bei den auf das neue Haushaltsjahr gesetzten Bestellungen das Buchungsdatum auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt.
Die Etatüberwachung greift auf dieses neue Buchungsdatum zurück.
Bestellungen aus vergangenen Jahren, deren Bestellstatus nicht "abgeschlossen" ist, werden dem neuen Haushaltsjahr zugeordnet und vom aktuellen Etat abgezogen, obwohl sie bezahlt sind.

Hinweis: Setzen Sie alle alten Bestellungen konsequent auf den Bestellstatus "abgeschlossen".

Nach der Aktion "offene Bestellungen dem o.g. Haushaltsjahr zuordnen" bereinigen Sie die Etatüberwachung wie folgt:
1.Wählen Sie im rechten Arbeitsbereich den Punkt "Erwerbung / Eingang" aus.
2. Suchen Sie z. B. anhand des Bestelldatums nach den alten Bestellungen.
3. Markieren Sie in der Trefferliste alle Bestellungen.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung.
5. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt "Einem anderen Haushaltsjahr zuordnen" aus.
6. Sie werden gefragt, ob Sie wirklich alle markieren Titel einem anderen Haushaltsjahr zuordnen möchten. Bestätigen Sie mit "Ja".
7. Geben Sie im Fenster "Haushaltsjahr ändern" das ursprüngliche Haushaltsjahr ein.
8. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über die Schaltfläche "Weiter". Alle markierten Bestellungen werden wieder dem alten, ursprünglichen Haushaltsjahr zugeordnet.
9. Rufen Sie in der Etatüberwachung über die rechte Maustaste den Punkt "Aktuelles Jahr (Haushaltsjahr)" auf. Der Etat des aktuellen Haushaltsjahres wird angezeigt.

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