Damit die Nutzerkonten mit dem automatischen Umstellen auf Benutzergruppe "Erwachsener" nicht weiterhin online nutzbar sind, ohne Gebühren zu bezahlen, sollten Sie für Kinder und Jugendliche (bestenfalls) bei der Erfassung bereits das Datum des 18. Geburtstages in das Bezahl-Bis-Feld eintragen. Damit ist das Nutzerkonto ab dem 18. Geburtstag automatisch abgelaufen und muss erst kostenpflichtig verlängert werden, bevor wieder Selbstbedienungsfunktionen vor Ort wie auch online verwendet werden können.
Dass ein leeres Bezahlt-Bis-Feld für die E-Medien-Schnittstelle "gültig" bedeutet, liegt am Zusammenwirken von "Gültig Bis" und "Bezahlt Bis". "Gültig Bis" ist standardmäßig mit dem 01.01.2199 befüllt (auf Datenbank-Ebene) und wird nur dann geändert, wenn man manuell ein anderes Datum in das Feld einträgt. "Bezahlt Bis" ist die zweite Bedingung für einen "gültigen" Ausweis. Bleibt es leer, weil es sich evtl. um ein kostenfreies Gebührenmodell handelt, greift das System auf "Gültig Bis" zurück. Wenn "Bezahlt Bis" mit einem Datum in der Vergangenheit befüllt ist, wird die E-Medien-Schnittstelle den Zugriff blockieren.
Natürlich kann man auch das "Gültig Bis"-Datum mit einem abweichenden Datum befüllen (z. B. auf den 18. Geburtstag). Allerdings sind die Auswirkungen hier weitreichender. Das Nutzerkonto ist damit total gesperrt - ein Login z. B. im OPEN damit unmöglich. Damit kann man auch nicht mehr sehen, welche Medien gerade entliehen sind, ob evtl. schon Gebühren angefallen sind, geschweige denn den Ausweis selbstständig verlängern und online bezahlen. Ein abgelaufenes "Gültig-Bis"-Datum kann nur von Mitarbeitern der Bibliothek wieder entfernt oder hochgesetzt werden.
Meistens wird "Gültig Bis" gesetzt, wenn eine befristete Ermäßigung oder Kostenbefreiung vorliegt, für die ein Nachweis erbracht werden muss, oder wenn der Ausweis an sich an bestimmte Bedingungen geknüpft ist (z. B. Immatrikulation bei Studenten).