Problembeschreibung
Ist der Menüpunkt "Abrechnung" bei der Aboverwaltung direkt mit Etat/Buchungen verknüpft? Was bedeuten darin die Buttons "Umlegen" und "Pauschale"?
Lösung
Wenn über "Offene Periodika" oder direkt im Abosatz eine Rechnung eingetragen wird, wird auch in der Erwerbung ein Buchungssatz angelegt (keine Rechnung!). Die Anzeige der Buchungen hängt einerseits vom Status der Rechnung in "Offene Periodika" ab und andererseits damit, unter welcher "Mittelbindung" Sie bei den Buchungen in der Erwerbung laufen. Hier eine kleine Übersicht über die Stati und ihre Bedeutung:
Rechnungsstatus (Per.) // Bestellstatus (Erw.) // Mittelbindung (Erw.) // Etatüberwachung (Erw.):
'Bezahlt' // 'A', 'G' // 'Verausgabte' // 'Ausgaben absolut'; 'Gebunden', 'Offen' // 'B', 'E', 'C' // 'Gebundene' // 'Gebunden'; 'Verplant' // 'D', 'Z' // 'Verplante' // 'Verplant';
Der Menüpunkt "Aboverwaltung\Abrechnung" dient dazu, eine Übersicht über AboRechnungen zu geben, gruppiert nach Zeitschrift, Kostenstelle usw.
Außerdem können hier die Einträge geändert werden, z.B. das Haushaltsjahr oder der Rechnungsstatus.
"Umlegen" und "Pauschale" sind Anpassungen für bestimmte Bibliotheken, die die Aborechnungen von den Lesern bezahlen lassen bzw. eine Art "Benutzungsgebühr" für alle Umlauf-Leser erheben. Bei diesen Bibliotheken erfolgt die Abrechnung nicht direkt über den Benutzer (d.h. als Buchung über das Gebührenjournal), sondern über eine Kostenstelle (die Leser sind in diesem Fall Mitarbeiter, die über eine eigene Kostenstelle verfügen). ACHTUNG: Die Besonderheit liegt darin, dass die Kostenstelle dann aus den Benutzerdaten geholt wird und hierfür das Feld "Hauptausweis" zweckentfremdet verwendet wird.
UMLEGEN: ein Rechnungsbetrag wird anteilmäßig auf die Umläufe und seine Leser verteilt. Dabei gilt: hat die Zeitschrift mehrere Umläufe, wird die Rechnungssumme zuerst gleichmäßig auf die Umläufe verteilt; innerhalb der Umlaufgruppe wiederum wird der Umlauf-Rechnungsanteil auf die Mitglieder des Umlaufes aufgeteilt. Bsp.:
das Abo "GEO" hat 2 UmlaufGruppen mit insges. 3 Mitgliedern (UG1 mit M1 und M2, UG2 mit M3), Rechnungssumme=100,- ergibt:
UG1=50,-, wovon M1=25,- und M2=25,- bezahlen muß und UG2=50,-, wovon M3=50,- bezahlen muß, somit werden aus 1 markierten Rechnung mit "Umlegen" und "Speichern" 3 Rechnungen gemacht => in der Erwerbung\Buchungen erscheinen damit auch automatisch 3 Buchungen. Diese werden dann wie "manuelle Buchungen" weiterbehandelt, d.h. es können dazu Rechnungen angelegt und diese geprüft und angewiesen werden.
PAUSCHALE: damit erhebt man eine Pauschale - etwa wie eine Art Benutzungsgebühr - für ALLE Leser ALLER Umläufe. Die Höhe der Pauschale legt man vorher in den Einstellungen\Konfiguration(Sys)\Direkteinst.,
Abschnitt=Periodika, Parameter=PauschAbo unter "Wert" fest - in dem Abschnitt kann man für das "Umlegen" auch noch einiges mehr vorbelegen, wie etwa die Kostenart u.ä..
Bsp.: mit PauschAbo=15,00 bezahlen im o.g. Beispiel M1, M2 und M3 je 15,- (unabhängig vom Rechnungsbetrag des Abos). Nachdem man über "Pauschale", "Umlegen" und "Speichern" die Pauschalen gebucht hat (in der Erwerbung entstehen damit 3 Buchungen für die Pauschalen, keine für die Rechnung), kann später die Taste "Pauschale" zum Ein- und Ausblenden dienen bzw. um über "umlegen und "Speichern" erneute Pauschalen z.B. für ein neues AboBenutzungsjahr zu buchen.
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