Umläufe verwalten

Umlaufgruppe anlegen

Über Verwaltung > Umlaufgruppen im rechten Fensterbereich des Periodikamoduls oder über Umlaufverwaltung > Umlaufgruppen bearbeiten in der Menüleiste öffnen Sie die Maske zur Änderung und Neuanlage von Umlaufgruppen. Im oberen Bereich des Fensters befindet sich die Suche, in der mit einem oder mehreren der angebotenen Felder recherchiert werden kann.

Mit Hinzufügen oder direkt im Abosatz der Zeitschrift über Neue UG wird eine neue Umlaufgruppe angelegt.

Sie haben in der Registerkarte Umlauf folgende Optionen:

• Das Kürzel dient der eindeutigen Identifizierung der Umlaufgruppe, weshalb das gleiche Kürzel nicht mehrmals verwendet werden kann. Ein einmal vergebenes Kürzel für eine Umlaufgruppe kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.

• Die Bezeichnung ist frei wählbar. Die Wahl von Kürzel und Bezeichnung kann an die Organisationsstruktur der Bibliothek angelehnt sein, z. B. Abt.1 und Abteilung Personalwesen, oder sie kann an bestimmten Zeitschriften orientiert sein, z. B. Zeitschrift 123.

 Achtung: Das Kürzel kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Die einzige Möglichkeit einer Gruppe ein neues Kürzel zuzuweisen ist, die Gruppe neu anzulegen.

• Titel und Bemerkung werden beim Generieren von Umläufen und auf den Umlaufzetteln wiedergegeben. Wird Medientitel übernehmen aktiviert, wird sobald der Umlaufgruppe ein Exemplar zugeordnet wird der Titel des Exemplars für die Umlaufgruppe übernommen. Wird die Umlaufgruppe allerdings angezeigt, ohne dass ihr ein Exemplar zugeordnet ist, erscheint im Titelfeld XXX, da ja kein Medientitel zur Übernahme vorhanden ist. Mit der Funktion Annotation übernehmen wird die Annotation aus dem Mediensatz übernommen.

• Frist: Es kann ein Tageswert eingegeben werden, nach dem Umläufe dieser Gruppe beendet sein sollten. Dieser Wert bestimmt das Enddatum bei einem automatisch generierten Umlauf und ist auch für das automatische Löschen von Umläufen wichtig.

• Umlaufart: Wählen Sie unter Ring, Stern, Sackgasse

• StandardReport dient dazu einen Report zu bestimmen, der beim automatischen Starten von Umläufen gedruckt wird.

Auf der Registerkarte Mitglieder werden die Teilnehmer der Umlaufgruppe zugeordnet.

• Mit der Schaltfläche Neu wird ein neues Mitglied hinzugefügt. Die Mitglieder werden aus den im Ausleihmodul erfassten Bibliotheksbenutzern ausgewählt.

• Mit Löschen wird ein Mitglied wieder entfernt, es wird dabei nur aus dem Umlauf gelöscht, die Benutzerdaten im Ausleihmodul bleiben erhalten.

• Prio bestimmt, in welcher Reihenfolge die Mitglieder das Heft erhalten. Sie kann über die Tastatur direkt in der Spalte Prio eingetragen werden, oder mit + oder - schrittweise erhöht bzw. gesenkt werden. Eine dritte Möglichkeit die Priorität einzutragen ist, den Leser zu markieren in dem kleinen Feld die Nummer einzutragen und # zu drücken. Die höchste Nummer hat die höchste Priorität. D. h. das Mitglied mit der Prio 1 erhält das Heft als Letzter.

• Mit OK wird die neue Umlaufgruppe gespeichert.

Umlaufgruppe ändern

Über Verwaltung > Umlaufgruppen > Ändern wird der Umlaufgruppendatensatz aufgerufen. Die Verwendung der Felder entspricht jener in der Neuanlage.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Umlaufgruppe zu bearbeiten:

1. Rufen Sie mit einem Doppelklick ein Umlaufmitglied die Kurzdaten für die Benutzerverwaltung für den Umlauf auf.

2. Erfassen Sie neben Adressdaten die Urlaubszeit oder eine allgemeine Bemerkung . Die Einträge in den Feldern Urlaub von: bis und Bemerkung erscheinen dann in jeder Liste der Umlaufteilnehmer, gerade beim Starten eines Umlaufes kann dann auf eingetragene Abwesenheit Rücksicht genommen werden, z. B. indem der Teilnehmer dort für den speziellen Umlauf aus der Gruppe gelöscht wird. Die Angabe von Urlaub von: bis beim Umlaufmitglied dient lediglich zur Information – der Name der Person erscheint weiterhin auf den ausgedruckten Umlaufzetteln und Etiketten.

Zur generellen Änderung in den Benutzerdaten des Teilnehmers dient die Funktion Umlaufmitglieder bearbeiten.

Mitglieder ändern

Über den Menüpunkt Mitglieder > Mitglieder in der rechten Menüleiste oder den Menüpunkt Umlaufverwaltung > Mitglieder Ersetzen/Löschen werden die Mitglieder bearbeitet. Beim Ausscheiden eines Umlaufmitglieds oder dem Wechsel zu einer anderen Abteilung kann es nötig werden, diese Person aus den Umlaufgruppen oder Umläufen zu löschen oder durch einen anderen zu ersetzen.

Sie haben folgende Optionen:

• Mit Beenden wird das Fenster geschlossen und eventuelle Änderungen gespeichert.

• Mit Löschen wird das gewählte Umlaufmitglied je nach Einstellung aus allen oder selektierten Umlaufgruppen und Umläufen gelöscht. Wählen Sie bei Umlaufgruppe und Umlauf In allen oder In ausgewählten – je nachdem, ob das Mitglied aus allen Umlaufgruppen und Umläufen gelöscht werden soll, oder nur aus ausgewählten.

• Mit Ersetzen wird das gewählte Umlaufmitglied je nach Einstellung aus allen oder selektierten Umlaufgruppen und Umläufen durch ein anderes ersetzt. Wählen Sie bei Umlaufgruppe und Umlauf In allen oder In ausgewählten – je nachdem, ob das Mitglied in allen Umlaufgruppen und Umläufen ersetzt werden soll, oder nur in ausgewählten.

• Mit Drucken werden je nach Auswahl die Umlaufgruppen oder die Umlauftitel ausgedruckt.

Erscheinen in den Tabellen für die Umlaufgruppe und Umläufe trotz korrekt ausgewähltem Mitglied keine Umlaufgruppen und Umläufe, fehlt ebenfalls eine Ansicht in Ihrer Datenbank.

Umlauf bearbeiten

Über den Menüpunkt Umlauf bearbeiten in der rechten Menüleiste oder den Menüpunkt Umläufe bearbeiten > Umlauf bearbeiten in der grauen Menüleiste können Umläufe zur Bearbeitung ausgewählt werden.

Je nach Auswahl in der Liste auf der rechten Seite des Fensters können nur die aktiven, nur die beendeten oder alle vorhandenen Umläufe in der Tabelle angezeigt werden. In der Tabelle werden Kürzel, Name, Titel, Art (R=Ringumlauf, S=Sternumlauf, G=Sackgassenumlauf), die Frist und die Umlaufnummer angezeigt. Erscheint beim Titel XXX, ist dem angezeigten Umlauf kein Exemplar zugeordnet und im Umlauf ist für den Titel die Übernahme des Medientitels vorgesehen. Die Zuordnung eines Exemplars erfolgt im Umlaufdatensatz auf der Registerkarte Exemplar. Der Umlaufdatensatz kann an dieser Stelle über Ändern aufgerufen werden.

Sie haben folgende Optionen:

• Mit Ändern wird der Umlaufdatensatz aufgerufen. Die eingetragenen Daten können verändert werden. Das Abspeichern erfolgt über OK.

• Mit Löschen wird der Umlauf nach einer Warnmeldung gelöscht.

• Mit Kopieren werden die Umlaufdaten dupliziert und die Kopie kann angepasst werden. Diese Funktion dient dazu, ähnliche Umläufe schnell erstellen zu können. Das Abspeichern erfolgt über OK.

• Weitergeben dient bei der Rückgabe von Sternumläufen zur Weitergabe an die nächste Umlaufteilnehmerin und bei anderen Umlaufarten zum Beenden des Umlaufs.

• Position öffnet ein Fenster zur Bestimmung der nächsten Teilnehmerin bei Sternumläufen.

Alle Aktionen stehen auch im Kontextmenü über die rechte Maustaste zur Verfügung.

Umlauf starten

Es gibt folgende Möglichkeiten, Umläufe zu starten:

• Der Umlauf wird bei Eingang eines Heftes automatisch gestartet. Für den automatischen Start muss die entsprechende Funktion Automatisch Umlauf starten im Abonnement-Satz auf der Registerkarte Verwaltung aktiviert sein.

• Der Umlauf wird im Nachhinein manuell gestartet. Das Fenster für den manuellen Start wird über den Menüpunkt in der rechten Menüleiste Umlauf starten oder über Umläufe bearbeiten > Umlauf starten in der grauen Menüleiste aufgerufen.

Sie haben dabei folgende Optionen:

• Mit Starten wird das Fenster zum Starten des Umlaufs aufgerufen, der als Basis die gewählte Umlaufgruppe hat.

• Auf der Registerkarte Umlauf kann eine Bemerkung eingetragen werden, die auf dem Umlaufzettel mit erscheint. Außerdem kann eine Frist angegeben werden, zu diesem Datum ist der Umlauf fällig und erscheint dann in der Anzeige der überfälligen Umläufe. Die Angabe einer Frist ist sinnvoll, um den Rücklauf der ausgegebenen Exemplare zu verwalten.

• Auf der Registerkarte Mitglieder besteht die Möglichkeit die Reihenfolge oder auch die Zusammensetzung der Mitglieder zu verändern.

Auf der Registerkarte Exemplar wird das Exemplar gewählt, das in Umlauf gehen soll. Über Exemplar suchen verzweigt man in die Dienstrecherche im Katalog und kann dort das gewünschte Exemplar wählen. Das gewählte Exemplar erhält im Katalog den Status Im Umlauf.

• Kopieren nutzen Sie, um eine Umlaufgruppe anzulegen, die weitestgehend aus denselben Mitgliedern besteht wie eine bereits bestehende. Die Daten werden dupliziert und die Kopie kann angepasst werden. Die einzige Angabe, die verändert werden muss, ist das Kürzel, da es keine doppelten Kürzel geben darf.

• Drucken: Es besteht die Möglichkeit über Liste eine Übersicht aller Umlaufgruppen auszudrucken. Über Etiketten werden für alle Umläufe je zwei Etiketten mit Angabe des Kürzels und Namens der Umlaufgruppe sowie den Namen der Umlaufteilnehmer ausgedruckt.

• Etiketten: Für den markierten Umlauf wird die in der folgenden Maske eingetragene Anzahl von Etiketten gedruckt. Die Etiketten enthalten das Kürzel der Umlaufgruppe und die Namen der einzelnen Teilnehmer. Ist für die Gruppen ein Titel eingegeben und Medientitel übernehmen deaktiviert, erscheint außerdem der angegebene Titel. Ist Medientitel übernehmen aktiviert, erscheint an dieser Stelle beim Etikettenausdruck XXX.

Hefte weitergeben

Über den Menüpunkt Weitergeben in der rechten Menüleiste, den Menüpunkt Umläufe bearbeiten > Umlauf weitergeben und der Schaltfläche Weitergeben an verschiedenen Stellen des Periodikamoduls gelangen Sie in die Maske zur Weitergabe von Periodika, die Teil eines Sternumlaufs sind oder zum Beenden eines Ringumlaufs dienen können.

Der zu bearbeitende Umlauf kann durch Markieren mit der linken Maustaste oder direkt über die Umlaufnummer oder Exemplarnummer inklusive aller Nullen aus dem Katalog (über die Tastatur oder Barcode-Scanner) ausgewählt werden.

Sie haben folgende Optionen:

• Mit OK wird das Heft an den Nächsten weitergegeben.

• Abbrechen schließt die Funktion Weitergeben ohne Veränderung.

• Mit Nächsten ändern kann die Umlaufgruppe geändert werden, indem ein anderes Umlaufmitglied als nächstes Mitglied eingesetzt wird.

• Drucken > Automatisch hat derzeit keine Funktion.

• Drucken > Dialog: Es können Umlaufetiketten oder -listen gedruckt werden.

Reihenfolge für Sternumlauf ändern

Gehen Sie im Fenster Periodika weitergeben wie folgt vor:

1. Mit Nächsten ändern kann die Umlaufgruppe geändert werden, indem ein anderes Umlaufmitglied als nächstes Mitglied eingesetzt wird. Es kann kein neues Mitglied hinzugefügt werden, sondern nur aus den bereits im Umlauf eingetragenen eines ausgewählt werden. Wenn ein Nutzer hinzugefügt werden soll, muss die Umlaufgruppe entsprechend geändert werden.

2. Eine an dieser Stelle vorgenommene Veränderung gilt nur für diesen speziellen Umlauf für das spezielle Exemplar, die Gruppe an sich bleibt unverändert. Die Änderung gilt also nur für dieses Exemplar, nicht für zukünftige Umläufe in dieser Umlaufgruppe.

3. Durch die Wahl des Teilnehmers –ENDE– wird der Umlauf beendet.

Ist in der Umlaufgruppe für die einzelnen Mitglieder keine Priorität zugeordnet, erfolgt der Ablauf nach Ändern eines Teilnehmers nicht weiter dem Eingabeschema, sondern erfolgt alphabetisch ab dem letzten Mitglied. Es können also Mitglieder aus dem Umlauf herausfallen. Wird die Funktion verwendet, ist also die Festlegung einer Reihenfolge über einen Eintrag in der Spalte Prio also erforderlich. Sind Einträge bei Prio vorhanden, wird ab dem nächsten Mitglied der Reihenfolge nach weitergegeben.

Es kann also z. B. ein Umlaufmitglied übersprungen werden, indem Nächsten ändern gewählt wird und der Name des übernächsten Teilnehmers gewählt und mit OK bestätigt wird. Das übersprungene Mitglied fällt aus dem Umlauf dieses Exemplars heraus, ist aber in der Umlaufgruppe für zukünftige Umläufe unverändert gespeichert.

Erscheint die Meldung „Dieser Umlauf ist beendet“ und das Heft soll aber an ein anderes Umlaufmitglied gehen, kann auch hier über Nächsten ändern das –ENDE- durch den Namen des entsprechenden Mitglieds ersetzt werden.

Umläufe beenden

Sie haben folgende Möglichkeiten, einen Umlauf zu beenden:

• Über Umläufe bearbeiten > Überfällige Umläufe in der grauen Menüleiste, können Umläufe markiert und über die Schaltfläche Beenden den Status beendet zugewiesen bekommen.

• Über Weitergeben kann der zu beendende Umlauf markiert und über die Schaltfläche Nächsten ändern der Benutzer –ENDE- durch Eingabe der Buchstaben ende ausgewählt und mit OK bestätigt werden.

Beendete Umläufe werden blau angezeigt. Über Umlauf bearbeiten können die Umläufe auch direkt oder später gelöscht werden.

Überfällige Umläufe

Über den Menüpunkt Umläufe bearbeiten > Überfällige Umläufe wird das Fenster zur Bearbeitung der überfälligen Umläufe aufgerufen. Ein Umlauf wird überfällig mit Ablauf der Frist, die beim Start des Umlaufes eingetragen wurde. Wenn Umläufe nicht fristgerecht zurückgegeben werden, können sie verlängert werden.

Über Drucken > Mahnbrief kann eine Mahnung an den letzten Umlaufteilnehmer ausgegeben werde. Bei Sternumläufen ist dies derjenige, dem ein Exemplar zuletzt weitergereicht wurde, bei Ringumläufen ist es immer der letzte Teilnehmer.

Sie haben folgende Optionen:

• OK: Änderungen speichern

• Abbrechen: Fenster ohne Änderungen schließen

• Drucken führt zum Druck der Mahnungen oder einer Liste aller zu mahnenden Umläufe.

• Beenden beendet den überfälligen Umlauf. Das sollte nur geschehen, wenn das Exemplar sich tatsächlich wieder in der Bibliothek befindet, da nach dem Beenden der Umlauf nicht mehr recherchierbar oder nachvollziehbar ist.

• + und - Die Frist kann verändert werden, wobei + einen Tag addiert und - einen Tag abzieht.

• Speichern: Mit dieser Schaltfläche wird die Fristveränderung gespeichert.