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Funktionen für Bild- und Medienstellen

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Hier erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen für Bild- und Medienstellen.

 

Funktionen für Bild- und Medienstellen

BIBLIOTHECAnext bietet einige Funktionen, die besonders in Bild- oder Medienstellen eingesetzt werden können. Im Folgenden erhalten Sie darüber einen Überblick.

Vorbestellung auf einen Zeitraum in der Zukunft

Durch diese Funktion können Sie Vormerkungen auf Medien oder Objekte eingeben. Sie können damit etwa Projektoren, Beamer oder andere Geräte und Objekte verwalten. BIBLIOTHECAnext stellt dazu einen Vormerkungskalender zur Verfügung, mit dem Sie jederzeit genau feststellen können, welches Objekt in welchem Zeitraum bereits reserviert oder noch verfügbar ist. Diese Informationen stehen sowohl in der Verbuchung als auch im Katalog zur Verfügung.

Des Weiteren können die Reservierungen für einen bestimmten Termin aufgerufen und in einer Liste zusammengestellt werden.

Durchführen einer Vorbestellung

  1. Stellen Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe für den Parameter VorbestellZeitraum ein J ein. Starten Sie das Hauptmodul und die Ausleihe neu.
  2. Wählen Sie in der Verbuchung Vorbestellen (oder F4-Taste).
  3. Öffnen Sie das betreffende Leserkonto.
  4. Geben Sie über das Menü Verbuchung > Vorbestellzeitraum den Vorbestellzeitraum vor.
  5. Wählen Sie Recherche (oder F12-Taste), um die Dienstrecherche aufzurufen und eine entsprechende Recherche durchzuführen.
  6. Markieren Sie den gewünschten Titel. In der Trefferliste werden unten die Exemplare angezeigt. Ein Exemplar wird dann in roter Schrift angezeigt, wenn es im gewünschten Zeitraum entweder noch ausgeliehen ist oder aber eine Reservierung vorliegt.
  7. Markieren Sie mit der linken Maustaste ein Exemplar und klicken Sie das Exemplar mit der rechten Maustaste an.
  8. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Vormerkkalender anzeigen aus. Damit wird für das betreffende Exemplar der Vormerkkalender angezeigt. Im Vormerkkalender werden die Tage, an denen das Exemplar entweder noch entliehen oder reserviert ist, mit grauem Hintergrund angezeigt.
  9. In diesem Kalender kann der gewünschte Zeitraum ausgewählt werden, indem der erste Tag des Zeitraums und dann mit gedrückter Shift-Taste der letzte Tag des Zeitraums markiert werden, die ausgewählten Tage werden somit blau unterlegt angezeigt.
  10. Übernehmen Sie den ausgewählten Zeitraum mit OK. Zurück in der Kontoansicht wird das ausgewählte Exemplar als Vorbestellung angezeigt.
  11. Speichern Sie die Vorbestellung mit der Eingabetaste oder Klick auf den grünen Haken. Sie haben die Möglichkeit die Vorbestellung jederzeit nachträglich über Konto oder Exemplar einzusehen.

 Hinweis: Falls der bereits über den Menüpunkt Verbuchung > Vorbestellzeitraum angegebene Vormerkzeitraum korrekt war, müssen Sie nicht erneut auf den Vormerkkalender zugreifen. Sie können das in der Trefferliste angezeigte Medium sofort in die Vorbestellung übernehmen.

Ausdruck eines Vorbestellbelegs

Um zur Eingabe einer Reservierung einen passenden Beleg zur Bestätigung ausdrucken zu können, können Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration(AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: BelegtabellenFelderV angeben, welche Datenfelder pro Vorbestellung auf dem Beleg gedruckt werden sollen. VORDATUM ist dabei das Datum, zu dem die Reservierung beginnt, RESERVIERTBIS das Datum, zu dem die Reservierung endet.

Beispiel: VERFTITEL||VORDATUM||RESERVIERTBIS

Vorbestellungen zu einem Termin aufrufen:

  1. Im Ausleihmodul unter Recherche > Vorbestellungen können Sie sich die Vorbestellungen zu einem Termin anzeigen lassen.
  2. Tragen Sie den ersten Tag des gewünschten Vormerkzeitraums im Feld Vormerkdatum ein.
  3. Wählen Sie in der Liste Auswahl den Eintrag Alle aus.
  4. Diese Liste können Sie über Liste drucken ausdrucken. Die Medien, deren Vormerkzeitpunkt bereits eingetroffen ist, können aus dem Regal geholt und bereitgestellt werden, z. B. über den Parameter LeerRückgabe unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe.
  5. Übernehmen Sie die Reservierung in die Ausleihe.
  6. Starten Sie über Ausleihe das Ausleihmodul.
  7. Scannen Sie den Benutzerausweis ein. Das Konto des Lesers wird aufgerufen: Im unteren Teil werden offene Vormerkungen und Reservierungen in grüner Schrift dargestellt.
  8. Wählen Sie eine Sie eine Vormerkung oder Reservierung aus.
  9. Übernehmen Sie diese mit der rechten Maustaste über Ausleihen in die Ausleihe. Es kann an dieser Stelle ohne Barcode verbucht werden.

Berechnung der Leihfrist: Wenn eine Vorbestellung oder Reservierung in die Ausleihe übernommen wird, wird i. d. R. die Standardfrist für das Exemplar berechnet und das Rückgabedatum gesetzt. Optional haben Sie die Möglichkeit, BIBLIOTHECAnext so einzustellen, dass die normale Ausleihfrist umgangen wird und stattdessen der Vormerkungszeitraum als Leihfrist gesetzt wird. Das Datum, bis wann der Reservierungszeitraum gültig ist, ist dann identisch mit dem Rückgabedatum.

Beispiel: Wenn Sie einen Reservierungszeitraum vom 01.05.2024 bis 07.05.2024 eingeben, wird der 07.05.2010 als Rückgabedatum in die Ausleihe übernommen.

Um diese Option zu nutzen, können Sie im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: VorbestBisAlsZurück die Option auf J stellen.

 Hinweise:

  • Wenn ein Exemplar eine Vormerkung auf einen Zeitraum in der Zukunft aufweist, erscheint bei einer Rückgabe zunächst kein Hinweis darauf, dass eine Vormerkung existiert, wenn der Zeitraum noch nicht erreicht ist. Das Exemplar wird wieder ins Regal gestellt.
  • Wenn ein Exemplar, das eine Vormerkung auf einen Zeitraum in der Zukunft aufweist, entliehen werden soll, prüft das System, ob die Ausleihfrist und die Vormerkung miteinander übereinstimmen. Wenn ja, wird die Ausleihe abgelehnt. Wenn nein, wird die Ausleihe zugelassen, da die Rückgabefrist dann noch vor dem Zeitraum der Vormerkung liegt.
  • Wenn der Zeitraum für eine Vormerkung eingetroffen ist, wird das Exemplar, sollte es bereits verfügbar sein, nicht automatisch auf den Exemplarstatus Zurückgelegt gesetzt. Dafür ist es notwendig, regelmäßig - wenn möglich täglich - die Liste unter Recherche > Vorbestellungen aufzurufen und wie beschrieben das Vormerkdatum einzugeben. Die entsprechenden Exemplare werden dann aus dem Regal geholt und mit Hilfe der LeerRückgabe auf Zurückgelegt gesetzt.

Versand von reservierten Medien

Die Medien, die vorbestellt wurden, können Sie bei Bedarf per Post an den Benutzer versenden. Dazu können die Reservierungen mit einer Versandoption gekennzeichnet und zum gewünschten Termin separat aufgerufen werden. Es ist außerdem der Ausdruck eines individuellen Versandbriefes möglich:

  1. Klicken Sie im Ausleihmodul auf Vorbestellen.
  2. Geben Sie einen Benutzer ein.
  3. Geben Sie über den Menüpunkt Verbuchung > Vorbestellzeitraum einen Vormerkzeitraum in der Zukunft ein.
  4. Suchen Sie über Recherche nach dem Exemplar, das vorbestellt werden soll.
  5. Wählen Sie das gewünschte Exemplar aus, wenn die Kontoansicht wieder zur Verfügung steht.
  6. Klicken Sie das Exemplar mit der rechten Maustaste an.
  7. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Zu versenden.
  8. Speichern Sie die Vorbestellung. Im Konto erscheint unter Konto bei dieser Vorbestellung in der Spalte Ausleihbemerkung ein V.
  9. Um die Vorbestellungen für den Versand vorzubereiten, wählen Sie regelmäßig den Menüpunkt Recherche > Vorbestellungen.
  10. Geben Sie im Feld Vormerkdatum das Datum der Vorbestellungen ein, die aktuell bearbeitet werden sollen.
  11. Wählen Sie aus der Auswahlliste den Punkt Zu versenden aus. Es werden nun die Vorbestellungen angezeigt, die für den Versand markiert wurden. Über den Punkt Benachrichtigen haben Sie die Möglichkeit einen Versandbrief auszudrucken.
  12. Der Versandbrief kann über HED-Formulare oder über Word angesteuert werden.
  13. Um den Ausdruck über Word zu aktivieren, aktivieren Sie die Option Vorbestellbenachrichtigungen im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Briefdruck. Beim Druck über HED wird das Formular V_versbest.hed, beim Druck über Word die Datei V_versbest.dot verwendet. Bei der Ausleihe der Vorbestellung wird in die Spalte Ausleihbemerkung ebenfalls ein V eingetragen. Unter Konto oder Exemplar können Sie somit jederzeit feststellen, ob es sich um eine Ausleihe handelt, die über den Versand ausgegeben wurde.

Ansprechpartner bei Institutionen

Sie können zu einer erfassten Institution mehrere Ansprechpartner definieren. Bei der Ausleihe können Sie jeweils individuell festlegen, welcher Ansprechpartner als Entleiher dienen soll. Damit können Sie jederzeit nachverfolgen, welcher Ansprechpartner der Institution welche Medien entliehen hat.

  1. In den Einstellungen wird dazu über den Punkt Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: InstEntleiher eine Funktion aktiviert, mit der mehrere Entleiher zu einer Institution erfasst werden können.
  2. Zusätzlich sollten Sie unter dem Einstellungspunkt Registerpflege > Zusätzliche Felder beim Punkt Benutzer das Feld Entleiher hinzufügen. Dieses sollten Sie als mehrzeiliges Feld anlegen. Bei der Erfassung von Institutionen in der Benutzermaske können in der Registerkarte Weitere somit mehrere Entleiher angegeben werden. Bei der Ausleihe kann rechts oben ein Entleiher ausgewählt werden.
  3. Der Entleiher kann dadurch auch im Mahnschreiben angegeben werden. Dazu kann beim Parameter BriefMahnTabellenFelder unter Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe das Feld AUSLBEMERKUNG angegeben werden.