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Hier erklären wir den Kassenabschluss, den Tagesabschluss (Statistik) sowie den automatischen Abschluss.

Abschluss

Zum Abschluss gehören:

  • Kassenabschluss
  • Tagesabschluss (Statistik)
  • Automatischer Abschluss

Kassenabschluss

Zur Kassenverwaltung oder zum Kassenabschluss sind keine regelmäßigen Arbeiten von BIBLIOTHECAnext vorgeschrieben. Es können verschiedene Maßnahmen täglich, wöchentlich oder monatlich vorgenommen werden. Dabei kommt es darauf an, welche Anforderungen die Bibliothek oder die übergeordnete Stelle an die Kassenverwaltung stellt.

Im Ausleihmodul kann über Abschluss > Kasse und Abschluss > Auswertung Zahlungen die Kassenverwaltung aufgerufen werden.

Kassenstand

Über Abschluss > Kasse kann der Kassenstand abgerufen werden. Dabei werden der rechnerische und der tatsächliche Stand angegeben. Diese beiden Werte sollten übereinstimmen. Der tatsächliche Kassenstand kann verändert werden, z. B. um Korrekturen vorzunehmen. Der rechnerische Stand wird von BIBLIOTHECAnext errechnet.

Außerdem wird ein Wert als Übertrag angegeben. Dieser Wert zeigt den Kassenstand vom Vortag an. Der Betrag Heutige Einnahmen zeigt den Wert an, der in BIBLIOTHECAnext im Verlauf des Tages als Zahlung gebucht wurde.

Achtung: Auszahlungen werden hierbei ebenso verrechnet. Wenn morgens eine Auszahlung gemacht wurde, kann der Betrag bei Heutige Einnahmen zunächst im Minus sein. Die im Lauf des Tages eingenommenen Zahlungen verringern dann den Minusbetrag entsprechend. Über Beleg kann ein Beleg des Kassenstandes auf einen Belegdrucker ausgegeben werden. Über Druck wird ein Ausdruck an einem angeschlossenen Windows-Drucker erzeugt. Der tatsächliche Kassenstand sollte immer mit der Barkasse überprüft werden. Regelmäßig sollte die Barkasse ausgezählt werden, um festzustellen, ob beide Beträge (Barkasse und Betrag in BIBLIOTHECAnext) übereinstimmen.

Auszahlung

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Auszahlung vorzunehmen:

  • Über Abschluss > Kasse können Auszahlungen getroffen werden, d. h. Beträge werden aus der Bibliothekskasse an eine andere Stelle (Gemeinde, Stadtkasse) abgeführt.
Auszahlungen Barkasse
  1. Tragen Sie im Feld Auszahlung unter der Spalte Bar den entsprechenden Betrag ein, der ausgezahlt werden soll.
  2. Sie können den Text "Auszahlung an Kasse" im Feld Kommentar manuell anpassen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen, um die Auszahlung zu verbuchen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Zahlung wirklich gebucht werden soll.
  4. Bestätigen Sie mit Ja. Der Kassenstand hat sich nun um den ausgezahlten Betrag vermindert.

Über die Schaltfläche Beleg bzw. Drucken können Sie einen Ausdruck über die aktuelle Auszahlung erzeugen und ausdrucken lassen.

 Achtung: Der Betrag darf nicht mit einem Minus-Zeichen angegeben werden. Beträge mit Minus-Zeichen werden als Einzahlung in die Bibliothekskasse gewertet. Der Betrag darf auch nicht in der Form 100,- angegeben werden. Der Bindestrich wird ebenfalls als Minus-Zeichen interpretiert. Der Auszahlungsbetrag sollte immer in der Form 100,00 angegeben werden.

ECash nullsetzen

Der Text "ECash auf Null setzen" im Feld Kommentar kann von Ihnen manuell angepasst werden.

  1. Wählen Sie die Schaltfläche Nullsetzen aus.
  2. Beantworten Sie die Frage "Wollen Sie den Stand der ECash-Kasse wirklich auf Null setzen?" mit JA. Der rechnerische Kassenstand wird jetzt vollständig auf Null gesetzt.
  3. Sie können über die Schaltfläche Drucken und der Liste Kasse (EC) einen Ausdruck für die aktuelle Nullsetzung erzeugen und drucken lassen.
  4. Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche Schließen.

 Hinweis: Über die Schaltfläche Auswertung können Sie einen Ausdruck Ihrer Auszahlungen und ECash-Nullsetzungen vornehmen, indem Sie im unteren Fensterbereich auf das kleine Drucker-Symbol neben Auszahlung klicken. Hierbei wird auch der Auswertungszeitraum berücksichtigt, den Sie im oberen Fensterbereich bei Zeitraum von [..] bis […] eingetragen haben.

Korrektur und Ausgleichsbuchung

Es kann verschiedene Ursachen geben, weshalb die Barkasse und der tatsächliche Kassenstand nicht mehr übereinstimmen. Ein Grund kann z. B. sein, dass das Bibliothekspersonal einen falschen Betrag als Wechselgeld herausgegeben hat oder der Leser einen falschen Betrag gezahlt hat, ohne dass es bemerkt wurde. Um dies feststellen zu können und Gegenmaßnahmen zu treffen, sollte die Barkasse mit dem tatsächlichen Kassenstand in BIBLIOTHECAnext regelmäßig verglichen werden. Falls der Kassenstand in BIBLIOTHECAnext von der Barkasse abweicht, sind folgende Gegenmaßnahmen möglich:

  • Der Fehlbetrag wird im Fall von kleineren Beträgen in der Barkasse ausgeglichen, d. h., es wird das fehlende Geld eingezahlt oder das übrige Geld entnommen.
  • Wenn es sich um größere Beträge handelt, die falsch gebucht wurden, kann der Kassenstand korrigiert werden. Im Feld tatsächlicher Kassenstand steht z. B. ein falscher Betrag. Dieser wird gelöscht und stattdessen der korrekte Betrag eingetragen. Unter dem Kassenstand wird das Feld Ausgleichsbuchung aktiv. Aktivieren Sie diese Option und bestätigen Sie die Änderung mit Buchen eines Ausgleichbetrags. Es erscheint die Sicherheitsabfrage, ob die Auszahlung gebucht werden soll. Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja. Es wird nun der korrigierte Kassenstand im Feld tatsächlicher Kassenstand angezeigt. Mit Schließen kann das Fenster geschlossen werden. Eine Ausgleichsbuchung wird im Kassenjournal als Korrekturbuchung ausgewertet. Mit dieser Methode kann die Kasse auf null gesetzt werden, z. B. wenn sich die Bibliothek erst in der Anfangsphase der elektronischen Ausleihverbuchung befindet. Dazu wird im Feld tatsächlicher Kassenstand 0,00 eingetragen und wie beschrieben die Ausgleichsbuchung durchgeführt.
Einschränkung auf Mitarbeiter

Die Funktion Abschluss > Kasse kann für verschiedene Mitarbeiter verwaltet werden. Dadurch ist möglich, dass verschiedene Kassen verwaltet werden. Im Register Mitarbeiter sind die Kennungen hinterlegt, die im Einstellungsmodul angelegt wurden. Über die Einstellungen kann ebenfalls festgelegt werden, dass die Mitarbeiterkennung in der Kasse bereits fest hinterlegt ist. Die Gebühren und Zahlungen, die an dem PC gebucht werden, werden fest auf diese Mitarbeiterkennung gespeichert. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter welche Gebühren gebucht oder kassiert hat. Über die Kassenjournale kann dies ausgedruckt werden.

Für die Beschränkung der Kasse auf die Mitarbeiterkennung gibt es im Einstellungsmodul folgende Optionen:

  • Kennungen: Diese Einstellung bewirkt, dass unter dem Menüpunkt Abschluss > Kasse die Mitarbeiterkennung voreingestellt ist. Andere Mitarbeiter können dann nicht mehr ausgewählt werden. Die Einstellung ist mitarbeiterbezogen.
  • Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: Kassenabrechnung. Diese Einstellung bewirkt, dass die Mitarbeiterkennung ab der Anmeldung fest in der Kasse eingestellt ist. Die Einstellung gilt für das ganze System.

Einschränkung auf Zweigstellen

Die Funktion Abschluss > Kasse kann für verschiedene Zweigstellen verwaltet werden. Dadurch wird ermöglicht, dass jede Zweigstelle ihre eigene Kasse verwaltet. Im Einstellungsmodul wird unter Registerpflege > Werte jede Zweigstelle mit einem Kürzel angelegt. An jedem PC wird dann unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Registerkarte: Zweigstellen eingestellt, in welcher Zweigstelle sich der PC befindet. Es kann zusätzlich eingestellt werden, dass die Zweigstelle in der Kasse fest hinterlegt ist. Die Gebühren und Zahlungen, die dann an dem PC gebucht werden, werden fest auf diese Zweigstelle gespeichert. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Zweigstelle welchen Kassenstand hat. Wie bei der Einschränkung auf Mitarbeiter gibt es auch für die Zweigstellen die genannten Einstellungen.

Kassenauswertung und Druckoptionen

Über Abschluss > Kasse kann die Schaltfläche Auswertung verwendet werden. Dadurch kann eine Auswertung der Kasse für einen bestimmten Zeitraum gestartet werden. Voreingestellt ist immer das Tagesdatum. Wenn ein größerer Zeitraum, z. B. der letzte Monat oder das aktuelle Jahr ausgewertet werden soll, wird das Tagesdatum entsprechend überschrieben und auf das Geldscheinsymbol geklickt. Damit wird die Auswertung gestartet.

Oberer Fensterbereich

Der obere Fensterbereich des Fensters Tagesabschluss zeigt eine Auswertung der angefallenen Gebühren in BIBLIOTHECAnext. D. h. diese Gebühren wurden vom System oder vom Bibliothekspersonal berechnet und dem Leser ins Konto gebucht. Dieser Bereich macht aber noch keine Aussage darüber, ob der Leser die Gebühr bezahlt hat oder nicht. Im oberen Bereich werden auch Erlasse aufgeführt. Dies ist der Fall, wenn eine Gebühr für den Leser erlassen wurde. D. h., bevor es zur Zahlung der Gebühr kam, wurde die Gebühr aus dem Konto deaktiviert. Es können auch Stornos erscheinen, wenn eine Gebühr storniert wurde. Gelöschte Gebühren erscheinen nicht mehr.

 Hinweise: In der Kassenauswertung gibt es in der oberen Tabelle zwei verschiedene Formen, wie Erlasse angezeigt werden. Diese sind von der Vorgehensweise abhängig, wie die entsprechenden Gebühren in der Ausleihe erlassen wurden:

Wenn im Fenster Gebühren bezahlen eine Gebühr oder ein Teil einer Gebühr erlassen wird, wird dies von BIBLIOTHECAnext als Pauschalerlass betrachtet. Der Erlass ist damit nicht auf eine konkrete Gebühr bezogen. In der Kassenauswertung steht deshalb nur Erlass ohne nähere Bezeichnung.

Wenn eine Gebühr im Gebührenjournal per rechtem Mausklick erlassen wird, wird dieser Erlass dieser konkreten Gebühr zugeordnet. In der Kassenauswertung steht deshalb nicht nur Erlass, sondern z. B. Vormerkung Erlass, weil sich der Erlass auf eine Vormerkgebühr bezogen hatte.

Unterer Fensterbereich

Im unteren Fensterbereich werden die Zahlungen angezeigt, die von den Lesern im genannten Zeitraum bezahlt wurden. Des Weiteren werden Auszahlungen und Korrekturbuchungen angezeigt. Korrekturen werden angezeigt, wenn eine Ausgleichsbuchung vorgenommen wurde. Im unteren Bereich können ebenfalls Stornos angezeigt werden, wenn Zahlungen storniert wurden. Wenn über die Einstellungen festgelegt wurde, dass nur die Daten einer Zweigstelle angezeigt werden, gilt das auch für diese Auswertung. Unter den beiden Tabellen wird jeweils die Summe in der jeweiligen Landeswährung angegeben.

 Hinweise: Im Bereich der Auflistung der Zahlungen (untere Tabelle der Kassenauswertung) sind zwei verschiedene Angaben zu Zahlungen möglich, in Abhängigkeit davon, wie Zahlungen in BIBLIOTHECAnext vorgenommen wurden:

Wenn eine Gebühr über das Fenster Gebühren bezahlen bezahlt wird, wird dies in der Auflistung der Kassenauswertung als Einzahlung angegeben. Das System erstellt keinen Bezug zur Gebühr. Warum die Zuordnung zur Gebühr von BIBLIOTHECAnext nicht erstellt werden kann, erläutert das folgende Beispiel:

Beispiel: Ein Leser hat mehrere Gebühren offen, z. B. 5,00 EUR Jahresbeitrag + 3,00 EUR Säumnisgebühr + 2,00 EUR Mahngebühr. Nach Schließen des Leserkontos erscheint das Gebühren-bezahlen-Fenster. Der Leser wird aufgefordert, die Summe von 10,00 EUR zu bezahlen. Der Leser zahlt aber nur 3,00 EUR. Das System bucht 3,00 EUR als Einzahlung, da in diesem Fenster nicht zugeordnet wird, für welche Gebühr die 3,00 EUR gezahlt wurden. Eine Auswertung nach den konkret bezahlten Gebührenarten (Säumnisgebühren, Mahngebühren) ist bei dieser Zahlungsform nur über Abschluss > Auswertung Zahlungen möglich.

Wenn eine Gebühr über das Gebührenkonto per rechtem Mausklick bezahlt wird, wird dies in der Auswertung der Kasse nicht nur als Einzahlung angezeigt, sondern mit der konkreten Bezeichnung der Gebühr. Dies wird allerdings nur bei den detaillierten Auswertungen ausgegeben, z. B. bei Kasse (Gebühr). Dabei wird die konkrete Bezeichnung, z. B. Vorbestellgebühr, Mahngebühr, angezeigt. Bei den Kassenjournalen können Stornos sowohl bei den Gebühren als auch bei den Zahlungen angegeben werden, da sowohl Gebühren als auch Zahlungen im Gebührenkonto des Lesers per rechtem Mausklick storniert werden können.

Druckoptionen

Es stehen Ihnen in diesem Fenster folgende Druckoptionen zur Verfügung. Sie klicken hierbei jeweils auf die Drucken-Schaltfläche rechts neben den hier erwähnten Begriffen:

  • Gebührenart: Der Ausdruck der Kasse nach Gebührenart listet alle Gebühren nach Gruppen auf. Dabei werden alle Gebühren, die über die Konditionen im Einstellungsmodul definiert wurden, ausgewertet. Zusätzlich werden alle manuellen Buchungen und alle Sonderbuchungen angezeigt. Zur Gebührenart gibt es folgende Druckmöglichkeiten:
    • Kasse (Gebühr) beinhaltet eine detaillierte Auflistung aller Gebühren. Der Ausdruck umfasst je nach Datenmenge meist mehrere Seiten.
    • Kasse (Gebühr, Summe) zeigt nur die Summen zu jeder Gebührenart, d. h., die Summe der Verzugsgebühren, Summe der manuellen Buchungen. Dieser Ausdruck ist zu verwenden, wenn eine kurze Auswertung gewünscht wird.
  • Zweigstelle: Der Ausdruck der Kasse nach Zweigstelle listet alle Gebühren und Zahlungen nach Zweigstellen auf. D. h., es werden die einzelnen Positionen nach den Zweigstellen ausgewertet, in denen die Gebühren angefallen oder die Zahlungen gezahlt wurden. Dies ist dann möglich, wenn die Kassenverwaltung nach Zweigstellen aktiviert wurde. Je nachdem, wie die Zahlung von Gebühren in den Zweigstellen gehandhabt wird, ist es möglich, dass eine Gebühr in einer Zweigstelle angefallen ist und in einer anderen bezahlt wurde. Wie bei der Auswertung nach Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter Kasse (Zweigstelle) und den kurzen Ausdruck unter Kasse (Zweigstelle, Summe).
  • Mitarbeiter: Der Ausdruck der Kasse nach Mitarbeiter listet alle Gebühren und Zahlungen nach den Mitarbeiterkennungen auf. Dazu muss die Kassenverwaltung nach Mitarbeitern aktiviert werden, damit die Gebühren und Zahlungen den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden. Wie bei der Auswertung nach Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter Kasse (Mitarbeiter) und den kurzen Ausdruck unter Kasse (Mitarbeiter, Summe).
  • Tage: Der Ausdruck der Kasse nach Tagen listet alle Gebühren und Zahlungen nach dem Tagesdatum auf. Dies ist sinnvoll, wenn ein längerer Zeitraum eingegeben wurde, damit mehrere Tage aufgelistet werden. Wie bei der Auswertung nach Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter Kasse (Tagen) und den kurzen Ausdruck unter Kasse (Tagen, Summe).
  • Lesernummer: Der Ausdruck der Kasse nach Lesernummer listet alle Gebühren und Zahlungen nach Lesern auf. Es wird dabei die interne Lesernummer verwendet, nicht die Ausweisnummer. Diese ist in den Leserdaten rechts oben als blaue Nummer zu finden. Die Nummer kann in der Benutzerrecherche über Benutzer > Ändern im Feld Benutzernummer recherchiert werden. Der Grund, warum nur die interne Benutzernummer verwendet wird, liegt darin, dass der Leser seinen Ausweis eventuell verlieren kann und dann eine neue Ausweisnummer bekommt. Anhand der internen Nummer können, trotz Wechsel der Ausweisnummer, alle Gebühren und Zahlungen der Vergangenheit dem Leser zugeordnet werden. Wie bei der Auswertung nach Gebührenart gibt es den ausführlichen Ausdruck unter Kasse (Lesernummer) und den kurzen Ausdruck unter Kasse (Lesernummer, Summe).
  • Optionsfeld Alle, Nur Sollbuchungen und Nur Zahlungen: Standardmäßig ist Alle aktiviert. Das bedeutet, dass bei einem Ausdruck nach Gebührenart, Zweigstelle, Mitarbeiter, Tagen und Lesernummer alle Informationen ausgedruckt werden.
    Wenn Nur Sollbuchungen ausgewählt wird, wird bei den Ausdrucken zu Gebührenart z. B. nur der Abschnitt der Gebühren ausgedruckt. Der Abschnitt zu den Zahlungen wird dadurch ausgeblendet.
    Wenn Nur Zahlungen angeklickt wird, wird beim Ausdruck der Abschnitt der Gebühren ausgeblendet.
  • Schaltfläche rechts neben Auszahlungen: Druckt nur den Bereich der Auswertung aus, der die Auszahlungen ausweist.
  • Option Storni ausblenden: In der Anzeige sind keine Stornos der Zahlungen angeben. Dies betrifft nicht die Stornos von Gebühren (obere Tabelle der Kassenauswertung).

 Hinweis: Sie können in der Rechteverwaltung einstellen, welche Felder, Variablen und Formeln in den Reports zu löschen und zu ändern sind.

Auswertung Zahlungen

Die Funktion unter Abschluss > Zahlungen dient als Erweiterung der Kassenjournale, wenn eine detaillierte Auswertung der Zahlungen erwünscht ist.

Eine Auswertung der Zahlungen kann im Kassenjournal nur vorgenommen werden, wenn jede Gebühr mit einem rechten Mausklick im Gebührenkonto des Lesers bezahlt wird, da nur dann die Zuordnung von Gebühr zu Zahlung gewährleistet ist. Wenn die Gebühren über das Fenster Gebühren bezahlen bezahlt werden, ist die Auswertung der Zahlungen nur über Vormerkung Zahlung möglich.

Voraussetzung, um die Zahlungen über diesen Punkt auswerten zu können, ist die tägliche Durchführung des Tagesabschlusses. Erst nachdem der Tagesabschluss durchgeführt wurde, kann der entsprechende Tag mit den Zahlungen ausgewertet werden:

  1. Es kann ein Zeitraum angegeben werden. Wenn Sie auf die Schaltflächen heute, Monat oder Jahr klicken, wird der entsprechende Zeitraum automatisch vorgegeben.
  2. Wenn nur eine bestimmte Zweigstelle oder ein bestimmter Mitarbeiter ausgewertet werden soll, wird dies in den entsprechenden Registern eingetragen. Die Einschränkungen und Einstellmöglichkeiten für die Kasse zu Mitarbeitern und Zweigstellen gelten hier nicht. Wann immer eine bestimmte Zweigstelle oder ein bestimmter Mitarbeiter voreingestellt werden soll, kann die getroffene Auswahl mit dem rechten Mausklick ausgewählt und als Default für alle gespeichert werden.
  3. Um die Auswertung zu starten, klicken Sie auf Berechnen.
  4. In der Trefferliste können die Schaltflächen Zahlungen, Stornos oder Erlasse angeklickt werden, um die jeweiligen Positionen anzeigen zu lassen.
  5. Das Ergebnis kann über die Druckschaltflächen neben Gebührenart, Zweigstelle, Mitarbeiter, Tagen und Lesernummer ausgedruckt werden. Beim Ausdruck bestehen jeweils die Möglichkeiten eines detaillierten oder kurzen Ausdrucks. Beim Ausdruck werden alle Zahlungen, Stornos und Erlasse des angegebenen Zeitraums ausgegeben.
  6. Es können verschiedene Arten von Zahlungen angegeben werden, z. B. Vormerkung und Vormerkung Zahlung oder Leihgebühr und Leihgebühr Zahlung.

Der Punkt Vormerkung erscheint, wenn eine Gebühr über das Fenster Gebühren-bezahlen bezahlt wurde. Der Punkt Vormerkung rweqerscheint, wenn eine Gebühr über den rechten Mausklick im Gebührenkonto bezahlt wurde.

Position OFFEN

Die Position OFFEN entsteht immer dann, wenn eine Zahlung nicht mehr der entsprechenden Gebühr zugeordnet werden kann. Eine Position OFFEN stammt in den meisten Fällen von einer gelöschten Zahlung oder Gebühr. Sobald im Gebührenkonto gelöscht wird, kann die Position OFFEN entstehen, deshalb sollte im Gebührenkonto nicht gelöscht werden. Falls doch gelöscht werden musste, muss man die Tabelle der Auswertungen Zahlungen neu aufbauen, um einen korrekten Wert zu erhalten.

Die Position entsteht auch, wenn über Abschluss > Kasse eine Ausgleichsbuchung gemacht wird. Dabei wird der Kassenstand korrigiert. Diese Korrektur steht immer als OFFEN mit einem negativen Vorzeichen bei der Auswertung Zahlung, da bei der Korrektur nicht bekannt ist, welche Gebühr oder Zahlung davon betroffen ist.

Die gelöschten Gebühren können sowohl mit negativem als auch mit positivem Vorzeichen bei der Position OFFEN angezeigt werden. Wenn entdeckt wird, dass die Auswertung Zahlung nicht mit der Kasse übereinstimmt, muss die Tabelle neu aufgebaut werden. Um zu vermeiden, dass die Position OFFEN immer neu entsteht, sollte nicht gelöscht werden.

 Hinweis: Wie die erwähnte Tabelle neu aufgebaut werden kann, erfragen Sie beim OCLC-Support.

Zuordnung der Gebühren zu Zahlungen

Bei der Auswertung der Zahlungen können die Gebühren zu den Zahlungen zugeordnet werden, in der Auswertung der Kassenjournale hingegen nicht – wenn nicht über den rechten Mausklick bezahlt wird.

Der Grund liegt darin, dass die Funktion der Auswertung Zahlungen ein anderes Schema als die Auswertung über die Kassenjournale aufweist. Die Kassenjournale können nur eindeutig zuordnen, wenn über den rechten Mausklick die Zahlung der konkreten Gebühr zugeordnet wird. Die Auswertung der Zahlungen ordnet die Zahlungen anhand der offenen Positionen im Gebührenkonto des Lesers zu. Die älteste offene Gebühr wird dabei immer zuerst bei einer Zahlung herangezogen.

Beispiel: Ein Leser hat 10,00 EUR Jahresgebühr vom 03.01.2010 zu zahlen, außerdem 0,50 EUR Vormerkgebühren vom 15.02.2010 und eine Mahnpauschale über 3,00 EUR vom 01.03.2010. Wenn der Leser nun nur 13,00 EUR zahlt anstelle der gesamten offenen 13,50 EUR, geht BIBLIOTHECAnext aber immer von der ältesten offenen Gebühr aus, d. h., es wird zuerst die Jahresgebühr von 10,00 EUR gezahlt. Die nächste älteste Gebühr sind die 0,50 EUR, deshalb werden zunächst diese bezahlt. Es bleiben 2,50 EUR, die als Teilzahlung mit den 3,00 EUR Mahnpauschale verrechnet werden. Der Leser hat dann noch einen Rest von 0,50 EUR für die Mahnpauschale zu zahlen. In der Auswertung der Zahlungen steht die Jahresgebühr und die Vormerkgebühr als bezahlt. Die Mahnpauschale steht mit 2,50 EUR als bezahlt in der Auswertung der Zahlungen.

Da über das Fenster Gebühren bezahlen nicht bestimmt wird, welche Gebühr bezahlt wird, geht die Auswertung der Zahlungen anhand des Buchungsdatums vor. Im Regelfall führt dies zu einer korrekten Auswertung, außer im genannten Beispiel. D. h., die Auswertung Zahlungen kann zu Ungenauigkeiten führen, wenn nur Teilbeträge gezahlt werden oder wenn jüngere Gebühren vor älteren bezahlt werden sollen. Diese Unstimmigkeiten können bei den genannten Fällen nicht vermieden werden. Deshalb ist genau abzuwägen, ob die Auswertung der Zahlungen über diesen Punkt oder über die Kassenjournale vorgenommen werden soll. Die Auswertung der Zahlungen im Kassenjournal – wobei Zahlungen mit dem rechten Mausklick im Gebührenkonto getätigt werden – ist zwar aufwändiger, aber dafür exakt.

Tagesabschluss (Statistik)

Der Tagesabschluss ist hauptsächlich für die Überführung der Ausleihzahlen in die Ausleihstatistik zuständig. Er gilt für das ganze System und wird zentral für alle von einem Arbeitsplatz aus ausgelöst.

Um den Tagesabschluss zeitgesteuert oder kombiniert mit anderen Aktionen wie dem Mahnlauf, der Vorbestellbenachrichtigung oder dem Kassenabschluss auszulösen, ist der automatische Abschluss vorgesehen.

Durchführen des Tagesabschlusses (Statistik)

Um den Tagesabschluss manuell zu starten, wählen Sie in der Ausleihe Abschluss > Tagesabschluss (Statistik). Haben Sie sichergestellt, dass keine Ausleihe mehr stattfindet, beantworten Sie die Frage „Soll der Tagesabschluss jetzt gestartet werden?“ mit Ja. Der Fortschritt der Durchführung wird oben rechts in Prozenten angegeben.

 Hinweise:

  • Wir empfehlen, den Tagesabschluss jeden Tag nach der Ausleihe zu starten. Der Tagesabschluss darf nicht angestoßen werden, solange noch Ausleihen stattfinden.
  • Der Tagesabschluss kann nicht wiederholt werden. Stoßen Sie den Tagesabschluss an einem Tag mehrmals an, werden beim zweiten Mal nur die Ausleihen seit dem letzten Tagesabschluss angezeigt.
  • Falls bei der Durchführung des Tagesabschlusses Unstimmigkeiten auftreten, die in die Protokolldatei (perm.pro) eingetragen werden, wird dies am Ende des Tagesabschluss angezeigt. Die Protokolldatei kann über das Einstellungsmodul unter Datei > Protokolldatei öffnen aufgerufen werden. Sollten dort Fehlerstellen zum Zeitpunkt des Tagesabschlusses genannt sein, nehmen Sie Kontakt mit der Service-Abteilung auf.
Ergebnisfenster

Nachdem der Tagesabschluss vollständig durchgelaufen ist, stehen Ihnen folgende Auswertungstabellen als Registerkarten zur Verfügung:

  • Ausleihen: Anzahl der Ausleihen seit dem letzten Tagesabschluss, gruppiert nach Mediengruppen
  • Benutzer: Anzahl der Ausleihen des aktuellen Tages, gruppiert nach Benutzergruppen
  • Tagesstatistik: Anzahl der Ausleihen seit dem letzten Tagesabschluss, gruppiert nach Ausleihstunden
  • Zahlungen: Einnahmen der Bibliothek für den aktuellen Tag. Weiterhin können über Stornos und Erlasse Stornos und Erlasse berechnet werden. Voreingestellt ist als Auswertungszeitraum der aktuelle Tag. Der Auswertungsvorgang entspricht dem Menüpunkt Ausleihe > Abschluss > Auswertung der Zahlungen.

 Tipp: Die Zahlen, die der Tagesabschluss ermittelt, können im Statistikmodul unter dem Menüpunkt Ausleihen abgerufen werden. Dort kann auch der Ausdruck des Tagesabschlusses bei Bedarf wiederholt werden.

Sie haben im Ergebnisfenster folgende Optionen:

  • Drucken: Über diese Schaltfläche können Sie sich die Ergebnisse der jeweils aktiven Registerkarte Ausleihen, Benutzer oder Tagesstatistik ausgeben lassen. Die Zahlungen haben eigene Druckschaltflächen, unterteilt nach Gebührenart, Zweigstelle, Mitarbeiter, Buchungsdatum und Lesernummer.
  • Schließen: Beendet das Fenster.
Funktionsweise

Jedes Exemplar, das durch einen Tagesabschluss erfasst und dessen Ausleihinformationen (Ausleihart, Mediengruppe, Ausleihort) in die Ausleihstatistik übertragen wurden, wird intern mit einer Markierung versehen. Jede Ausleihaktion (Neuausleihen, Verlängerungen und Rückgaben) entfernen diese Markierung wieder. Auf diese Weise kumulieren die Ausleihzahlen zwischen zwei Tagesabschlüssen.

Da der aktuelle Tagesabschluss immer nur die letzte Ausleihaktion zu einem Exemplar sieht, können bestimmte Ausleihen nicht in die Tagesstatistik oder Ausleihstatistik übergeben werden. Die Ausleihzähler im Exemplar und im Benutzerdatensatz sowie die damit verbundene Medienstatistik oder Benutzerstatistik bleiben davon unberührt: Es zählt jede Ausleihaktion, z. B. jede Neuausleihe oder Verlängerung setzt den Ausleihzähler im Moment der Ausleihbestätigung jeweils um den Wert 1 hoch.

Beispiel: Ein heute entliehenes Medium, welches heute wieder zurückgegeben wird, wird in der Tagesstatistik > Ausleihstatistik nicht gezählt, aber in der Benutzer- und Medienstatistik einmal gezählt. Ein heute entliehenes Medium wird heute verlängert: Es wird unter Tagesabschluss > Ausleihstatistik einmal gezählt, unter Benutzer- > Medienstatistik zweimal gezählt.

Weitere Auswertungen

Neben der Überführung der Ausleihdaten in die Ausleihstatistik führt der Tagesabschluss im Hintergrund noch einige andere Funktionen aus. Diese sind meist von bestimmten Einstellungen abhängig.

Benutzerdaten

Die Berechnung des Alters wird einstellungsunabhängig ausgeführt und intern im Benutzerdatensatz gespeichert.

 Hinweis: Die Berechnung des Alters findet in Abhängigkeit zum beim Benutzer eingetragenen Geburtsdatum statt und wird auch immer beim Speichern der Benutzerdaten automatisch aktualisiert.

Tipp: Das Alter des Lesers kann im Konto angezeigt werden, wenn an diesem Rechner im Einstellungsmodul unter Konfiguration (AP) > Ausleihe in den Grundeinstellungen Alter des Lesers in der Ausleihverbuchung anzeigen aktiviert ist.

Die altersbezogene Umsetzung der Benutzergruppe erfolgt, sofern im Einstellungsmodul unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellungen > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: BenutzerGrpAuto im Wert J eingestellt ist. Die umzusetzenden Benutzergruppen können vorher unter Registerpflege > Werte in der Tabelle BGrpAlter definiert werden.

Sie können die Anpassung der unter Zweitadresse eingetragenen Optionen Art der Zweitadresse und Mahnadresse verwenden. Die diesbezügliche Parametrisierung erfolgt unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellungen > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: MahnFlag2Löschen und MahnFlag2AdrLöschen.

Löschung des allgemeinen Sperrvermerks in Abhängigkeit vom Datum Sperre gültig bis erfolgt in den Benutzerdaten > Sperren/Hinweise.

Benutzerkonten (Gebührenjournal)

Verrechnung offener Gebühren mit Zahlungen, Generierung der Einträge für die Auswertung Zahlungen (unter Zuordnung der Gebühren zu Zahlungen).

Buchen einer Medienersatz-Gebühr in Höhe des im Exemplardatensatz gespeicherten Preises. Die dafür erforderlichen Funktionen finden sich unter Konfiguration (Sys) > Direkteinstellungen > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: Medienersatz, MedErsAnzFrist und Bearbeitungspauschale.

Exemplardaten

Zurücksetzen des Exemplarstatus Z (Zurückgelegt) auf V (Verfügbar), sofern keine Vorbestellung mehr vorliegt.

Zurücksetzen des Exemplarstatus von seinem Karenzwert auf V (Verfügbar), sobald die unter Konfiguration (AP) > Ausleihe > Zweigstellen eingegebenen Karenztage abgelaufen sind.

Vorbestellstatistik
  • Jede Vorbestellung, die noch nicht durch einen vorangegangenen Tagesabschluss registriert wurde, wird in die Vorbestellstatistik übertragen. Anschließend wird diese Vorbestellung mit einem internen Marker versehen. Auf diese Weise kumulieren Vorbestellungen zwischen zwei Tagesabschlüssen.

 Hinweis: Vorbestellungen, die zwischen zwei Tagesabschlüssen erstellt und wieder gelöscht werden, werden nicht in die Vorbestellstatistik übertragen.

Besucherstatistik
  • Jede Ausleihaktion eines Lesers (Ausleihen, Rückgaben, Verlängerungen, Vormerkungen und Änderungen der Benutzerdaten) setzt in den Benutzerdaten den internen Statistikmarker N (Nein, Benutzer noch nicht in der Besucherstatistik gezählt). Weiterhin wird intern das Datum der letzten Aktivität gespeichert. Der Tagesabschluss liest aus den mit dieser Markierung versehenen Benutzerdaten die statistischen Informationen (wie Benutzergruppe, Datum der letzten Aktion, Benutzerzweigstelle) aus und überträgt sie in die Besucherstatistik. Anschließend wird die Markierung auf J (Ja, in die Besucherstatistik übertragen) gesetzt, damit die nächste Ausleihaktion wieder registriert werden kann.

 Hinweis: Wird der Tagesabschluss nicht regelmäßig (z. B. täglich) ausgeführt, kann dies die Besucherstatistik bestimmter Tage verzerren.

Beispiel: Die Bibliothek hat fünf Tage in der Woche geöffnet, der Tagesabschluss wird jedoch nur einmal in der Woche angestoßen. Ein Vielleser, der in den Ferien jeden Tag kommt, wird für diese Ausleihwoche nur einmal mit seiner letzten Ausleihaktion in der Besucherstatistik gezählt. Wird der Tagesabschluss jeden (Ausleih-)Tag ausgeführt, sind es dagegen fünf Zähler in der Woche.

Automatischer Abschluss

Durch den automatischen Abschluss können Sie verschiedene Funktionen wie z. B. den Tagesabschluss, den Ausdruck des Kassenjournals, der Mahnungen etc. in einem einzigen Lauf durchführen lassen. Beachten Sie aber, dass Sie dabei dann keine weiteren Eingriffsmöglichkeiten mehr haben, beispielsweise bei den Mahnungen keine Titel mehr verlängern oder sperren können.

Um den automatischen Abschluss zu starten, gehen Sie so vor:

  1. Wählen Sie im Menü Abschluss > automatischer Abschluss. In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet, erscheinen alle Funktionen, die über den automatischen Abschluss gestartet werden können, sowie ggf. das Datum, an dem sie zuletzt durchgeführt wurden.
  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor allen Funktionen, die Sie nicht über den automatischen Abschluss durchführen möchten:
  • Tagesabschluss: Hier wird derselbe Vorgang ausgeführt, wie unter Abschluss > Tagesabschluss (Statistik). Es wird zusätzlich ein Bogen mit den Ausleihen nach Mediengruppen ausgedruckt.
  • Standardstatistiken: Es werden einige Statistikdaten ausgedruckt:
  • Ausleihzahlen in Bezug auf den Bestand
  • Ausleihzahlen in Bezug auf Benutzergruppen
  • Ausleihzahlen nach Uhrzeit
  • Mahnungen: Hier wird der Punkt Mahnung > manuell durchgeführt und die entsprechenden Mahnbriefe ausgedruckt. Benutzer mit E-Mail-Adressen und den entsprechenden Einstellungen werden automatisch per E-Mail gemahnt. Wenn keine Medien oder Benutzer in den Mahnstufen zu finden sind, wird für jede Mahnstufe ein Kontrollblatt ausgedruckt.
  • Gebührenmahnung: An dieser Stelle wird der Punkt Mahnung > offene Gebühren ausgeführt und die entsprechenden Briefe gedruckt. Es kann bestimmt werden, ob nur die Benutzer Briefe erhalten sollen, die keine Medien mehr entliehen haben: Einstellung Konfiguration (AP) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: MahnGebNichtsEntl. Benutzer mit E-Mail-Adressen und den entsprechenden Einstellungen werden automatisch per E-Mail gemahnt.
  • Alte Vorbestellungen abräumen: Hier wird auf die Daten unter Recherche > Vorbestellungen > Auswahl: nicht abgeholt zurückgegriffen. Die nicht abgeholten Vorbestellungen werden abgeräumt und ggf. für den nächsten Benutzer bereitgestellt.
  • Vorbestellungen benachrichtigen: Es wird der Punkt Recherche > Vorbestellungen > Auswahl: zu benachrichtigende ausgeführt und die entsprechenden Briefe gedruckt. Über die Einstellungen kann auch definiert werden, ob bestimmte Benutzergruppen keine Briefe erhalten sollen: Einstellung > Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: VormerkbriefNichtDrucken. Benutzer mit E-Mail-Adressen und den entsprechenden Einstellungen erhalten ihre Vorbestellbenachrichtigung automatisch per E-Mail.
  • Kassenjournal: Es wird eine Kassenauswertung wie beim Punkt Abschluss > Kasse > Schaltfläche: Auswertung ausgedruckt. Über die Einstellung > Konfiguration (Sys) > Direkteinstellung > Abschnitt: Ausleihe > Parameter: AbschlussAutoGebühr kann bestimmt werden, welches Kassenjournal gedruckt werden soll.
  • Erinnerungen: Hier wird der Punkt Mahnung > manuell > Erinnerungen durchgeführt und die entsprechenden Erinnerungsbriefe ausgedruckt. Benutzer mit E-Mail-Adressen und den entsprechenden Einstellungen werden automatisch per E-Mail erinnert
  1. Klicken Sie auf Starten.

Alle angekreuzten Aktionen werden jetzt automatisch nacheinander durchgeführt.

 Hinweis: Weitere Einstellmöglichkeiten finden Sie unter Einstellungen > Konfiguration (Sys) > Automatischer Abschluss

Zeitgesteuerter Abschluss

Beim Abschluss in BIBLIOTHECAnext werden einige Punkte durchgeführt, die Sie eventuell täglich benötigen. Damit nicht jeden Tag ein Mitarbeiter diese Aktionen ausführen muss, können Sie das System so einrichten, dass der automatische Abschluss zeitgesteuert stattfindet. D. h. der Vorgang wird zu einer von Ihnen definierten Uhrzeit gestartet. Demnach wird kein Mitarbeiter mehr für diese Funktionen benötigt.

Wenn Sie den automatischen Abschluss zeitgesteuert starten möchten, können Sie das Programm Tagesabs.exe verwenden. Das Programm befindet sich standardmäßig im ..\BIN Verzeichnis des Servers, bzw. Einzelplatzes. Wenn Sie das Programm starten, finden Sie folgende Optionen:

  • Automatischer Abschluss aktiviert: Das Kontrollkästchen sollte aktiviert sein, wenn Sie den automatischen Abschluss zeitgesteuert durchführen möchten
  • Einstellungen: Über den Menüpunkt Datei > Einstellungen können die Grundvoraussetzungen für den zeitgesteuerten Abschluss getroffen werden:
  • Aktuelle Uhrzeit: Hier wird die Systemuhrzeit angegeben. Achten Sie darauf, dass diese korrekt ist.
  • Start Tagesabschluss: Hier geben Sie die Start-Uhrzeit an, zu der der zeitgesteuerte Abschluss gestartet werden soll.

 Wichtig: Achtung: Damit der zeitgesteuerte Abschluss starten kann, muss das Programm Tagesabs.exe aktiv bleiben, d. h. das Programm darf nicht beendet werden. Vorzugsweise sollte die Tagesabs.exe deshalb an einem Server eingerichtet werden, da dieser die ganze Nacht läuft. Der Nutzer am Server darf sich dann nicht mehr abmelden, sondern stattdessen sollte der Server für unberechtigten Zugriff gesperrt werden.

Hinweis: Die Durchführung des Abschlusses darf nicht mit anderen Aktionen kollidieren. Beispielsweise sollte für den Abschluss so viel Zeit eingeplant werden, dass der Abschluss beendet werden kann, bevor die nächtliche Bandsicherung aktiviert wird. Führen Sie dazu am besten einen Test-Abschluss aus, um festzustellen, wie viel Zeit der Abschluss bei Ihnen in Anspruch nimmt. Planen Sie immer etwas mehr Zeit ein, als der Abschluss tatsächlich benötigt.

  • Tage der Woche: Bei diesen Kontrollkästchen aktivieren Sie die Tage, an denen der Abschluss zeitgesteuert gestartet werden soll.
  • Datenbankname: Hier geben Sie den Namen Ihrer Datenbank an.
  • DB-Zugangsdaten > Benutzer: Hier geben Sie eine Kennung an, mit der sich das Programm an BIBLIOTHECAnext anmelden soll. Bitte beachten Sie: hier darf nur eine solche Kennung angegeben werden, die in BIBLIOTHECAnext unter Kennungen > Kennungen verwalten angelegt wurde, und die erforderlichen Rechte besitzt.
  • DB-Zugangsdaten > Passwort: hier geben Sie das Passwort für die Kennung ein.
  • Programmpfad: Hier geben Sie den Pfad zu dem Verzeichnis an, in dem BIBLIOTHECAnext installiert ist. Sie sehen diesen Pfad u. a. auch auf der Startseite in den Einstellungen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit dem grünen Haken.
Zugang testen

Bevor Sie den zeitgesteuerten Abschluss in Betrieb nehmen, sollten Sie über den Menüpunkt Datei einmal den Zugang testen. Sobald Sie auf diese Funktion klicken, wird eine Anmeldung an BIBLIOTHECAnext anhand der eingestellten Zugangsdaten versucht. Bitte beobachten Sie, ob die Anmeldung erfolgreich verläuft. Wenn ja, kann der zeitgesteuerte Abschluss genutzt werden:

  • Anhand der getätigten Einstellungen wird zu der vorgegebenen Uhrzeit der automatische Abschluss gestartet.
  • Dazu meldet sich das Programm Tagesabs.exe an BIBLIOTHECAnext an und wählt den Menüpunkt Verbuchung > Abschluss > automatischer Abschluss aus.
  • Alle dort aktivieren Optionen werden durchgeführt.
  • Die Ausdrucke werden automatisch an den Standarddrucker weitergeleitet. Nach Abschluss aller Aktionen wird BIBLIOTHECAnext wieder beendet.
  • Sie können am nächsten Morgen einfach die ausgedruckten Daten aus dem Drucker entnehmen.
  • Um festzulegen, welche Punkte standardmäßig unter Verbuchung > Abschluss > automatischer Abschluss aktiviert sind, beachten Sie bitte die Einstellung unter Konfiguration (Sys) > Automatischer Abschluss.